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1、 第第7 7章章 采购与应付款管理采购与应付款管理 7.1 7.1 采购与应付款管理概述采购与应付款管理概述 7.2 7.2 采购与应付款管理的内部结构分析采购与应付款管理的内部结构分析 7.3 7.3 采购与应付款管理的初始设置采购与应付款管理的初始设置 7.4 7.4 采购与应付款管理日常业务处理采购与应付款管理日常业务处理 7.5 7.5 采购与应付款管理期末业务处理采购与应付款管理期末业务处理会计信息系统会计信息系统 采采购购环环节节不不论论对对工工业业企企业业或或商商业业企企业业都都是是企企业业价价值值实实现现的的开开始始，采采购购成成本本的的大大小小对对企企业业最最终终的的利利润润
2、有有直直接接的的影影响响，同同时时由由采采购购业业务务引引起起的的应应付付账账款款或或预预付付账账款款的的管管理理对对企企业业来来说说也也是是至至关关重重要要的的。因因此此，不不论论是是对对这这个个环环节节的的管管理理或或核核算算都都是是企企业业会会计计信信息息系系统统的的重重要要构构成成部部分分。采采购购管管理理与与应应付付款款管管理理联联系系紧紧密密，通通过过采采购购管管理理与与应应付付款款管管理理的的联联合合使使用用，能能够够实实现现业业务务与与财财务务的的一一体体化化处处理理，实实现现对对企企业业物物流流、资金流和信息流的全面管理与核算。资金流和信息流的全面管理与核算。3/5/2023
3、2第7章 会计信息系统7.1 采购与应付款管理概述采购与应付款管理概述 对于工业或商业企业来说，采购是企业生产经营活动的对于工业或商业企业来说，采购是企业生产经营活动的首要环节，企业通过采购材料或商品而开始生产经营活动。首要环节，企业通过采购材料或商品而开始生产经营活动。企业的采购是从订单开始的，订单是企业根据产品的市场销企业的采购是从订单开始的，订单是企业根据产品的市场销售状况或客户的需求和库存的情况而产生的。企业一方面为售状况或客户的需求和库存的情况而产生的。企业一方面为了减少资金的占用，另一方面为了减少经营的风险和存储的了减少资金的占用，另一方面为了减少经营的风险和存储的成本，把库存压倒
4、最低，达到目前所说的成本，把库存压倒最低，达到目前所说的“0”库存。所以，库存。所以，企业不是盲目的进行采购，采购什么、采购多少完全由市场企业不是盲目的进行采购，采购什么、采购多少完全由市场的需求来决定。具体的作法是企业根据市场的需求生成生产的需求来决定。具体的作法是企业根据市场的需求生成生产订单，根据生产订单与库存的情况及管理要求，生成采购计订单，根据生产订单与库存的情况及管理要求，生成采购计划。划。3/5/20233第7章 会计信息系统7.1 采购与应付款管理概述采购与应付款管理概述 有些商业企业它的库存完全由供应商来决定，只要库存有些商业企业它的库存完全由供应商来决定，只要库存达到最低，
5、供应商立即补充。由于计算机及网络技术在企业达到最低，供应商立即补充。由于计算机及网络技术在企业管理中的应用，企业内部各种信息的共享程度越来越高，这管理中的应用，企业内部各种信息的共享程度越来越高，这种产生采购订单的模式，已经得到许多企业的共识和采用。种产生采购订单的模式，已经得到许多企业的共识和采用。在这一章我们将从采购订单如何形成开始介绍企业一个完整在这一章我们将从采购订单如何形成开始介绍企业一个完整采购活动是如何进行管理和核算的。采购活动的最后环节是采购活动是如何进行管理和核算的。采购活动的最后环节是资金的结算，企业可以通过现付、预付和应付的方式进行资资金的结算，企业可以通过现付、预付和应
6、付的方式进行资金的结算。而结算过程中，结算方式选择、结算时间、结算金的结算。而结算过程中，结算方式选择、结算时间、结算多少、结算对象等，将是企业非常关注的问题，尤其对应付多少、结算对象等，将是企业非常关注的问题，尤其对应付账款和预付账款的管理，因为这涉及到企业的资产流失的问账款和预付账款的管理，因为这涉及到企业的资产流失的问题。题。3/5/20234第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述 采采购购活活动动是是企企业业生生产产经经营营活活动动的的开开始始，对对采采购购活活动动的的核核算算不不同同类类型型的的企企业业会会有有一一定定的的区区别别。这这种种区区别别表
7、表现现在在：第第一一，科科目目使使用用的的不不同同，第第二二，核核算算方方法法使使用用的的不不同同。如如：许许多多工工业业企企业业按按计计划划成成本本核核算算，采采用用了了“材材料料成成本本差差异异”这这个个科科目目，核核算算采采购购的的实实际际成成本本和和计计划划成成本本的的差差异异，以以达达到到控控制制采采购购成成本本的的目目的的。在在采采购购核核算算中中，一一要要核核算算材材料料采采购购或或商商品品采采购购的的采采购购成成本本，在在此此请请注注意意对对于于采采购购过过程程中中运运杂杂费费的的处处理理，工工业业企企业业运运杂杂费费直直接接计计入入采采购购成成本本，商商业业企企业业运运杂杂费
8、费计计入入营营业业费费用用；二二要要核核算算采采购购过过程程中中产产生生的的税税金金；三三要要核核算算采采购购活活动动中中产产生生的的运运杂杂费费；四四要要核核算算采采购购过过程程产产生生的的往往来来款款项项。下下面面以以工工业业企企业业为为例例，简简单单介介绍绍一一下下企企业业对对采采购购活活动的核算动的核算。3/5/20235第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述1按实际成本计价进行核算按实际成本计价进行核算按实际成本计价进行核算时，企业要设置如下账户：按实际成本计价进行核算时，企业要设置如下账户：（1）“原原材材料料”账账户户：反反映映和和监监督督各各种
9、种原原材材料料的的收收入入、发发出出和和结结存存的的情情况，期末的借方余额反映各种原材料的实际成本。况，期末的借方余额反映各种原材料的实际成本。（2）“在在途途物物资资”账账户户：反反映映和和监监督督企企业业采采购购物物资资的的结结算算和和入入库库情情况况，期末借方余额反映已经付款，但尚未验收入库的在途物资。期末借方余额反映已经付款，但尚未验收入库的在途物资。（3）“应应付付账账款款”账账户户：核核算算企企业业因因购购买买商商品品、材材料料或或接接受受劳劳务务供供应应等等而而应应付付给给供供应应单单位位的的款款项项，期期末末的的贷贷方方余余额额，表表示示尚尚未未支支付付的的应应付付账账款款的数
10、额。的数额。3/5/20236第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述（4）“应应付付票票据据”账账户户：应应付付票票据据是是指指企企业业开开出出并并承承诺诺一一定定时时期期后后，支支付付一一定定款款额额给给持持票票人人的的一一种种书书面面证证明明。企企业业在在采采购购活活动动中中，往往往往开开出出应应付付票票据据给给供供应应单单位位。“应应付付票票据据”账账户户对对“应应付付票票据据”的的开开出出和和偿偿还还进进行核算。行核算。（5）“预预付付账账款款”账账户户：核核算算企企业业由由于于购购进进货货物物、接接受受劳劳务务而而预预付付给给供供应应方方款款项项所所
11、产产生生的的企企业业短短期期债债权权，期期末末借借方方余余额额反反映映企企业业已已经经预预付付但但尚尚未结算的款项。未结算的款项。（6）“应应交交税税费费-应应交交增增值值税税-进进项项税税额额”账账户户：此此账账户户核核算算企企业业在在采采购活动中，发生的增值税的进项税。购活动中，发生的增值税的进项税。3/5/20237第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述企企业业由由于于材材料料的的采采购购地地点点和和结结算算方方式式的的不不同同，材材料料的的入入库库时时间间和和货货款款的的支支付时间可能不一致。这样在账务处理上，存在几种可能：付时间可能不一致。这样在账务
12、处理上，存在几种可能：（1）结结算算凭凭证证和和发发票票等等单单据据同同时时到到达达。企企业业应应根根据据结结算算凭凭证证、发发票票账账单单等等凭凭证证在在支支付付货货款款后后，借借记记“在在途途物物资资”账账户户，借借记记“应应交交税税费费-应应交交增增值值税税-进进项项税税额额”，贷贷记记“银银行行存存款款”账账户户，材材料料验验收收入入库库后后，根根据据收收料料单单等等凭凭证证，借借记记“原原材材料料”账账户户、贷贷记记“在在途途物物资资”账账户户；若若尚未付款，则贷记尚未付款，则贷记“应付账款应付账款”或或“应付票据应付票据”账户。账户。3/5/20238第7章 会计信息系统7.1.1
13、 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述（2）支支付付货货款款或或已已开开出出商商业业承承兑兑汇汇票票，但但材材料料未未到到或或尚尚未未验验收收入入库库。企企业业应应根根据据结结算算凭凭证证、发发票票等等单单据据，借借记记“在在途途物物资资”账账户户、借借记记“应应交交税税费费-应应交交增增值值税税-进进项项税税额额”，贷贷记记“银银行行存存款款”或或“应应付付票票据据”等等账账户户；待待材材料料收收到到后后，再再根根据据收收料料单单，借借记记“原原材材料料”账账户户，贷贷记记“在途物资在途物资”账户。账户。（3）材材料料已已到到，结结算算凭凭证证未未到到，货货款款尚尚未未支支付付。由由于于
14、一一般般在在短短时时间间内内发发票票就就可可能能到到达达，为为了了简简化化核核算算手手续续，在在月月份份内内可可以以暂暂时时不不进进行行总总分分类类核核算算，只只将将收收到到的的材材料料登登记记材材料料明明细细账账。月月末末时时，对对于于那那些些结结算算凭凭证证和和发发票票尚尚未未到到达达的的可可以以按按合合同同价价格格或或计计划划价价格格暂暂估估入入账账，借借记记“原原材材料料”，贷贷记记“应应付付账账款款”；下下月月初初，用用红红字字做做同同样样的的凭凭证证，予予以以冲冲回回，以以便便下下月付款或开出商业承兑汇票时，按正常程序进行账务处理。月付款或开出商业承兑汇票时，按正常程序进行账务处理
15、。3/5/20239第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述（4）用用预预付付货货款款的的方方式式采采购购材材料料。根根据据有有关关规规定定预预付付材材料料货货款款时时，借借记记“预预付付账账款款”，贷贷记记“银银行行存存款款”；已已经经预预付付货货款款的的材材料料到到达达时时，根根据据发发票票账账单单所所列列金金额额，借借记记“在在途途物物资资”或或“原原材材料料”、借借记记“应应交交税税费费-应应交交增增值值税税-进进项项税税额额”，贷贷记记“预预付付账账款款”。对对于于预预付付货货款款不不足足的，可用的，可用“银行存款银行存款”补付或做补付或做“应付账款应
16、付账款”处理。处理。3/5/202310第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述2计划成本计价进行核算计划成本计价进行核算 按按计计划划成成本本计计价价进进行行核核算算，除除了了要要设设置置“原原材材料料”、“材材料料采采购购”、“应应付付账账款款”、“应应付付票票据据”、“预预付付账账款款”、“应应交交税税费费-应应交交增增值值税税-进进项项税税额额”外外，还还要要设设置置“材材料料成成本本差差异异”账账户户。这这个个账账户户用用来来核核算算企企业业各各种种材材料料的的实实际际成成本本和和计计划划成成本本之之间间的的差差额额。借借方方登登记记材材料料实实际际成
17、成本本大大于于计计划划成成本本的的差差异异额额（超超支支额额），贷贷方方登登记记材材料料实实际际成成本本小小于于计计划划成成本本的的差差异异额额（节节约约额额）。在在此此种种核核算算方方法法下下，“原原材材料料”账账户是按计划成本核算入库的各种材料。户是按计划成本核算入库的各种材料。3/5/202311第7章 会计信息系统7.1.1 采购和应付款核算概述采购和应付款核算概述账务处理与按实际成本计价不同的是：账务处理与按实际成本计价不同的是：对对根根据据结结算算凭凭证证和和发发票票等等单单据据付付款款或或开开出出商商业业承承兑兑汇汇票票，且且已已验验收收入入库库的的材材料料，按按计计划划成成本本
18、借借记记“原原材材料料”，按按实实际际成成本本贷贷记记“材材料料采采购购”，按按实实际际成成本本与与计计划划成成本本的的差差额额结结转转成成本本差差异异，借借记记或或贷贷记记“材材料料成成本差异本差异”。3/5/202312第7章 会计信息系统7.1.2 采购与应付款管理的控制内容采购与应付款管理的控制内容1采购量的控制采购量的控制 企企业业为为了了增增强强市市场场竞竞争争力力，减减少少经经营营的的风风险险，把把库库存存压压到到最最低低，就就是是目目前前所所说说的的“0”库库存存，以以减减少少占占用用的的资资金金和和库库存存的的存存储储成成本本。因因此此，对对采采购购的的量量一一定定要要加加以
19、以控控制制，要要根根据据市市场场需需求求的的情情况况进进行行生生产产，根根据据生生产产和库存的情况进行采购，决不能盲目地进行采购。和库存的情况进行采购，决不能盲目地进行采购。2采购成本的控制采购成本的控制 采采购购成成本本的的控控制制对对企企业业也也是是非非常常重重要要的的。一一些些大大型型的的工工业业企企业业采采用用按按计计划划成成本本的的核核算算方方法法对对采采购购环环节节的的成成本本加加以以控控制制。目目前前，有有一一些些大大型型的的企企业业利利用用电电子子商商务务作作为为工工具具在在网网上上进进行行统统一一的的采采购购，由由于于采采购购的的量量大大，可可以以降降低低采采购购的的价价格格
20、，从从而而降降低低采采购购成成本本；同同时时，又又避避免免了了下下级级单单位位的的黑箱操作。不同的企业对采购成本的控制有不同的方法。黑箱操作。不同的企业对采购成本的控制有不同的方法。3/5/202313第7章 会计信息系统7.1.2 采购与应付款管理的控制内容采购与应付款管理的控制内容3 3资金流的控制资金流的控制 在在采采购购完完成成时时，必必然然要要与与供供应应商商进进行行结结算算。第第一一，结结算算方方式式、结结算算时时间间的的选选择择，对对于于市市场场越越来来越越规规范范的的今今天天非非常常重重要要，因因为为可可以以争争取取到到供供应应商商对对所所售售商商品品折折扣扣，以以降降低低采采
21、购购成成本本。第第二二，正正确确确确定定结结算算的的金金额额。当当企企业业采采购购活活动动频频繁繁时时，与与供供应应商商的的结结算算，可可能能稍稍一一疏疏忽忽就就会会出出错错，尤尤其其在在手手工工方方式式下下。如如果果企企业业是是按按订订单单进进行行采采购购的的，结结算算金金额额应应该该与与采采购购订订单单上上的的金金额额一一致致。第第三三，注注意意应应付付账账款款和和预预付付账账款款的的管管理理，定定期期与与供供应商对账，以防作弊。应商对账，以防作弊。4 4物流的控制物流的控制 入入库库的的材材料料的的品品种种、数数量量等等应应该该与与订订单单上上的的相相一一致致，同同时时为为了了满满足足企
22、企业业生生产产的的需需要要应应当当密密切切注注意意采采购购计计划划的的完完成成情情况况，以以免免生生产产缺缺料料现现象的产生象的产生。3/5/202314第7章 会计信息系统7.1.3 采购与应付款管理主要内容采购与应付款管理主要内容3/5/202315第7章 会计信息系统1采购与应付款管理的目标采购与应付款管理的目标采购是企业采购部门根据由企业的生产订单、库采购是企业采购部门根据由企业的生产订单、库存情况和管理需要而确定的物料需求计划，通过存情况和管理需要而确定的物料需求计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经
23、济活动。无论是经营活动所需要的各种物资的经济活动。无论是工业企业还是商业企业，采购业务的状况都会影工业企业还是商业企业，采购业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企响到企业的整体运营状况。过多的库存，会使企业产生下列不良影响：业产生下列不良影响：（1）产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、）产生额外的库存管理费用，如：仓库租赁费、保险费等。保险费等。7.1.3 采购与应付款管理主要内容采购与应付款管理主要内容3/5/202316第7章 会计信息系统（2）造成资本的僵化，使周转资金紧张。）造成资本的僵化，使周转资金紧张。（3）过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价）过多的库存
24、，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。虽然库存产生问题的原出售，导致收益的恶化。虽然库存产生问题的原因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业因可能来自生产过程，但是管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法所导致的生产缺料或物料过甚仍会造成企业无法计算的损失。由采购引起的预付和应付账款的管计算的损失。由采购引起的预付和应付账款的管理对企业非常重要，管理不善的话，会导致企业理对企业非常重要，管理不善的话，会导致企业资产的流失。资产的流失。因此，采购与应付款管理追求的目标是：密切供因此，采购与应付款管理追求的目标是：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本，预测采购应
25、商关系，保障供给，降低采购成本，预测采购资金需求；正确管理与核算供应商的往来款项，资金需求；正确管理与核算供应商的往来款项，包括应付款项和预付款项。包括应付款项和预付款项。7.1.3 采购与应付款管理主要内容采购与应付款管理主要内容3/5/202317第7章 会计信息系统2采购与应付款管理系统的主要功能采购与应付款管理系统的主要功能（1）根据生产订单、库存情况和管理的需要产生）根据生产订单、库存情况和管理的需要产生采购订单。采购订单。（2）通过采购订单与实际入库单的对比，动态掌）通过采购订单与实际入库单的对比，动态掌握采购订单执行情况。握采购订单执行情况。（3）处理采购入库单、采购发票，并根据
26、采购发）处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本，以便于财务部门及时掌握票确认采购入库成本，以便于财务部门及时掌握存货采购成本。存货采购成本。7.1.3 采购与应付款管理主要内容采购与应付款管理主要内容3/5/202318第7章 会计信息系统（4）与）与“库存管理库存管理”一起使用可以随时掌握存货一起使用可以随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压。压。（5）处理各种采购活动产生的付款单，以随时掌）处理各种采购活动产生的付款单，以随时掌握采购业务的付款情况。握采购业务的付款情况。（6）形成各种与供应商的往来账。）形成各种
27、与供应商的往来账。（7）对应付账款进行账龄分析。）对应付账款进行账龄分析。（8）形成各种会计凭证，传递给总账系统。）形成各种会计凭证，传递给总账系统。3/5/202319第7章 会计信息系统采购与应付款管理是企业计算机会计系统中比较采购与应付款管理是企业计算机会计系统中比较复杂的子系统。在采购与应付款管理中，存在物复杂的子系统。在采购与应付款管理中，存在物流和资金流两条线，如何保证这两条线相联系，流和资金流两条线，如何保证这两条线相联系，正确形成与供应商的往来账，是这个系统的关键。正确形成与供应商的往来账，是这个系统的关键。在这里我们以用友财务在这里我们以用友财务ERP-U8 V10.1管理软
28、件为管理软件为例进行介绍。例进行介绍。7.2 采购与应付款管理的内部结构分析采购与应付款管理的内部结构分析3/5/202320第7章 会计信息系统1采购与应付款管理的业务流程采购与应付款管理的业务流程采购管理系统与应付款管理系统要处理的主要业采购管理系统与应付款管理系统要处理的主要业务环节包括：务环节包括：（1）采购订货：系统根据需求规划、产品结构信）采购订货：系统根据需求规划、产品结构信息、存货管理系统提供的库存信息及事先约定的息、存货管理系统提供的库存信息及事先约定的管理要求，形成采购订货单，这主要对工业企业管理要求，形成采购订货单，这主要对工业企业而言。对一般的商业企业，采购订单直接在此
29、输而言。对一般的商业企业，采购订单直接在此输入。然后，系统可根据采购订单对采购订货业务入。然后，系统可根据采购订单对采购订货业务做各种分析。做各种分析。（2）采购入库：采购的实际入库单在此录入，通）采购入库：采购的实际入库单在此录入，通过采购订单与采购入库单的比较来反映采购订货过采购订单与采购入库单的比较来反映采购订货的实际执行情况，从而把采购订货业务和采购入的实际执行情况，从而把采购订货业务和采购入库业务相联系，同时系统可依据采购入库单，对库业务相联系，同时系统可依据采购入库单，对采购入库业务做各种统计分析。采购入库业务做各种统计分析。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流
30、程及特点3/5/202321第7章 会计信息系统（3）对采购发票的处理：采购发票在此录入，通）对采购发票的处理：采购发票在此录入，通过采购入库单与采购发票的比较，把采购入库业过采购入库单与采购发票的比较，把采购入库业务与采购发票业务联系在一起，也把物流与资金务与采购发票业务联系在一起，也把物流与资金流联系在一起，在此称为流联系在一起，在此称为“采购结算采购结算”。通过。通过“采购结算采购结算”，系统能够反映票到货未到或货到票，系统能够反映票到货未到或货到票未到存货的明细情况。同时系统可依据采购发票未到存货的明细情况。同时系统可依据采购发票对采购业务进行统计分析和形成对供应商的往来对采购业务进行
31、统计分析和形成对供应商的往来账，并生成记账凭证转总账系统。账，并生成记账凭证转总账系统。（4）对付款业务的处理：采购付款单在此录入，）对付款业务的处理：采购付款单在此录入，通过采购发票与付款单的核销，更新与供应商的通过采购发票与付款单的核销，更新与供应商的往来账，同时把采购发票业务与采购付款业务联往来账，同时把采购发票业务与采购付款业务联系在一起，并可生成记账凭证转总账系统。系在一起，并可生成记账凭证转总账系统。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202322第7章 会计信息系统对于不同企业，采购与应付业务存在许多不同的对于不同企业，采购与应付业务存在许多不
32、同的情况，如：有些是货先到票后到，有些是票先到情况，如：有些是货先到票后到，有些是票先到货后到，有些是款先付，有些是款后付，有些正货后到，有些是款先付，有些是款后付，有些正常采购业务，有些是委托代销的采购业务等等。常采购业务，有些是委托代销的采购业务等等。我们在这里讲述的这种采购与应付业务的处理模我们在这里讲述的这种采购与应付业务的处理模式，已经考虑到了采购与应付业务存在的许多情式，已经考虑到了采购与应付业务存在的许多情况，也许有些个别的问题解决不了。这种处理模况，也许有些个别的问题解决不了。这种处理模式本身也有缺点，也许有更好的处理模式。式本身也有缺点，也许有更好的处理模式。采购与应付款管理
33、的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202323图7.1采购与应付款管理业务流程图3/5/202324第7章 会计信息系统2采购与应付款管理的特点采购与应付款管理的特点 企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多；企业采购与结算方式灵活多样并且实时性较多；企业采购与结算方式灵活多样并且实时性要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账务要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账务和库存的有关数据。而且从目前企业的管理要求和库存的有关数据。而且从目前企业的管理要求看，此子系统应该更着重企业采购计划的准确制看，此子系统应该更着重企业采购计划的
34、准确制定和采购资金需求准确预测。采购业务处理的这定和采购资金需求准确预测。采购业务处理的这些特点决定了采购与应付款管理应具有如下特点：些特点决定了采购与应付款管理应具有如下特点：（1）数据量大）数据量大采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202325第7章 会计信息系统2采购与应付款管理的特点采购与应付款管理的特点 企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门企业的采购活动牵涉到企业内部和外部的部门较多；企业采购与结算方式灵活多样并且实时性较多；企业采购与结算方式灵活多样并且实时性要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账务要求高；采购业务处理过程中需要经常查询账
35、务和库存的有关数据。而且从目前企业的管理要求和库存的有关数据。而且从目前企业的管理要求看，此子系统应该更着重企业采购计划的准确制看，此子系统应该更着重企业采购计划的准确制定和采购资金需求准确预测。采购业务处理的这定和采购资金需求准确预测。采购业务处理的这些特点决定了采购与应付款管理应具有如下特点：些特点决定了采购与应付款管理应具有如下特点：（1）数据量大）数据量大采购与应付子系统的数据量大，一是由于采购的采购与应付子系统的数据量大，一是由于采购的商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于采购商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于采购的批次较多，尤其是目前的情况下，企业为了减的批次较多，尤其是目前的
36、情况下，企业为了减少库存，采取量少多进的方法。尽管采购与应付少库存，采取量少多进的方法。尽管采购与应付子系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系子系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系统的数据可能要少，如：商业企业零售或批发企统的数据可能要少，如：商业企业零售或批发企业。但对于某些工业企业也许情况不是这样，如：业。但对于某些工业企业也许情况不是这样，如：生产汽车、飞机的企业。生产汽车、飞机的企业。（2）日常数据处理频繁且实时性要求高）日常数据处理频繁且实时性要求高企业的采购活动是企业经常性业务，一般来说企企业的采购活动是企业经常性业务，一般来说企业每天都会有一定数量的采购业务和货款结算业业每
37、天都会有一定数量的采购业务和货款结算业务需要处理。采购业务直接影响企业的生产经营务需要处理。采购业务直接影响企业的生产经营活动，必须实时加以反映。同样，与供应商结算活动，必须实时加以反映。同样，与供应商结算的数据，也应如此。的数据，也应如此。（3）业务处理复杂且可靠性要求高）业务处理复杂且可靠性要求高在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结算方式是很灵活多样的。仅付款方式就有：钱货算方式是很灵活多样的。仅付款方式就有：钱货两清、延期付款、分期付款、预付货款等多种方两清、延期付款、分期付款、预付货款等多种方式。结算有现金、银行支票、银行汇票、商业票式。
38、结算有现金、银行支票、银行汇票、商业票据等多种方式。采购过程有：票先到货后到、货据等多种方式。采购过程有：票先到货后到、货先到票后到，票货同时到达。所有这些业务处理先到票后到，票货同时到达。所有这些业务处理和核算既涉及到钱也涉及到物还涉及到税的合理和核算既涉及到钱也涉及到物还涉及到税的合理计算，容不得任何错误。因此采购与应付款管理计算，容不得任何错误。因此采购与应付款管理需要处理的业务复杂且系统处理的可靠性要求很需要处理的业务复杂且系统处理的可靠性要求很高。高。（4）与其他会计子系统的数据交换较多）与其他会计子系统的数据交换较多采购与应付子系统、库存管理、存货核算和总账采购与应付子系统、库存管
39、理、存货核算和总账系统相联系。采购订单来自采购计划子系统；采系统相联系。采购订单来自采购计划子系统；采购入库时，数据要传递到库存管理子系统，更新购入库时，数据要传递到库存管理子系统，更新库存数据；对采购发票进行处理时，数据要传递库存数据；对采购发票进行处理时，数据要传递到存货核算子系统，并生成凭证传递到总账系统；到存货核算子系统，并生成凭证传递到总账系统；付款结算时，要生成凭证传递到总账系统。因此，付款结算时，要生成凭证传递到总账系统。因此，采购与应付款管理的每一笔业务的处理都要与库采购与应付款管理的每一笔业务的处理都要与库存管理、存货核算和账务处理系统进行密切的、存管理、存货核算和账务处理系
40、统进行密切的、实时的数据交换。实时的数据交换。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202326第7章 会计信息系统采购与应付子系统的数据量大，一是由于采购的采购与应付子系统的数据量大，一是由于采购的商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于采购商品品种较多，涉及的供应商多；二是由于采购的批次较多，尤其是目前的情况下，企业为了减的批次较多，尤其是目前的情况下，企业为了减少库存，采取量少多进的方法。尽管采购与应付少库存，采取量少多进的方法。尽管采购与应付子系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系子系统的数据对于某些企业可能比销售与应收系统的数据可能要少，如：商业企业
41、零售或批发企统的数据可能要少，如：商业企业零售或批发企业。但对于某些工业企业也许情况不是这样，如：业。但对于某些工业企业也许情况不是这样，如：生产汽车、飞机的企业。生产汽车、飞机的企业。（2）日常数据处理频繁且实时性要求高）日常数据处理频繁且实时性要求高企业的采购活动是企业经常性业务，一般来说企企业的采购活动是企业经常性业务，一般来说企业每天都会有一定数量的采购业务和货款结算业业每天都会有一定数量的采购业务和货款结算业务需要处理。务需要处理。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202327第7章 会计信息系统 采购业务直接影响企业的生产经营活动，必须采购业务
42、直接影响企业的生产经营活动，必须实时加以反映。同样，与供应商结算的数据，也实时加以反映。同样，与供应商结算的数据，也应如此。应如此。（3）业务处理复杂且可靠性要求高）业务处理复杂且可靠性要求高在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结在市场经济条件下，企业的采购方式和货款的结算方式是很灵活多样的。仅付款方式就有：钱货算方式是很灵活多样的。仅付款方式就有：钱货两清、延期付款、分期付款、预付货款等多种方两清、延期付款、分期付款、预付货款等多种方式。结算有现金、银行支票、银行汇票、商业票式。结算有现金、银行支票、银行汇票、商业票据等多种方式。采购过程有：票先到货后到、货据等多种方式。采购过程有：票先
43、到货后到、货先到票后到，票货同时到达。先到票后到，票货同时到达。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202328第7章 会计信息系统 所有这些业务处理和核算既涉及到钱也涉及到所有这些业务处理和核算既涉及到钱也涉及到物还涉及到税的合理计算，容不得任何错误。因物还涉及到税的合理计算，容不得任何错误。因此采购与应付款管理需要处理的业务复杂且系统此采购与应付款管理需要处理的业务复杂且系统处理的可靠性要求很高。处理的可靠性要求很高。（4）与其他会计子系统的数据交换较多）与其他会计子系统的数据交换较多采购与应付子系统、库存管理、存货核算和总账采购与应付子系统、库存管理、
44、存货核算和总账系统相联系。采购订单来自采购计划子系统；采系统相联系。采购订单来自采购计划子系统；采购入库时，数据要传递到库存管理子系统，更新购入库时，数据要传递到库存管理子系统，更新库存数据；对采购发票进行处理时，数据要传递库存数据；对采购发票进行处理时，数据要传递到存货核算子系统，并生成凭证传递到总账系统；到存货核算子系统，并生成凭证传递到总账系统；付款结算时，要生成凭证传递到总账系统。因此，付款结算时，要生成凭证传递到总账系统。因此，采购与应付款管理的每一笔业务的处理都要与库采购与应付款管理的每一笔业务的处理都要与库存管理、存货核算和账务处理系统进行密切的、存管理、存货核算和账务处理系统进
45、行密切的、实时的数据交换。实时的数据交换。采购与应付款管理的业务流程及特点采购与应付款管理的业务流程及特点3/5/202329第7章 会计信息系统1采购与应付款管理的内部数据流程采购与应付款管理的内部数据流程采购与应付款管理与其它子系统一样接受的数据采购与应付款管理与其它子系统一样接受的数据有两类：第一类是反映各种业务发生的业务数据，有两类：第一类是反映各种业务发生的业务数据，可以说是动态数据，包括：采购订单、采购发票、可以说是动态数据，包括：采购订单、采购发票、入库单和付款单等。各种单据直接输入或经过其入库单和付款单等。各种单据直接输入或经过其他方式形成后，首先存入各自的临时文件，待审他方式
46、形成后，首先存入各自的临时文件，待审核确认后，在分别存入各自正式的文件中，这样核确认后，在分别存入各自正式的文件中，这样做的目的是为了保证各种业务数据的安全可靠。做的目的是为了保证各种业务数据的安全可靠。临时文件中的采购发票数据与付款单数据经审核临时文件中的采购发票数据与付款单数据经审核确认后更新应付账款文件。第二类是基础数据，确认后更新应付账款文件。第二类是基础数据，包括：关于供应商、人员、部门、结算方式、付包括：关于供应商、人员、部门、结算方式、付款条件、存货、产品结构、税率等的基本信息，款条件、存货、产品结构、税率等的基本信息，可以说是静态数据。这类数据输入后，直接存入可以说是静态数据。
47、这类数据输入后，直接存入各种基础信息文件。各种基础信息文件。7.2.2 采购与应付款管理的数据流程采购与应付款管理的数据流程3/5/202330第7章 会计信息系统采购与应付款管理对各种文件进行相应的数据处采购与应付款管理对各种文件进行相应的数据处理。第一，系统根据生产订单数据、产品结构数理。第一，系统根据生产订单数据、产品结构数据和存货管理子系统中的库存余额文件，生成采据和存货管理子系统中的库存余额文件，生成采购订单。第二，系统对采购订单、采购发票、入购订单。第二，系统对采购订单、采购发票、入库单、付款单和应付账款文件中的数据进行各种库单、付款单和应付账款文件中的数据进行各种比较和统计分析处
48、理后，输出满足用户需要的各比较和统计分析处理后，输出满足用户需要的各种统计报表；第三，采购发票和入库单文件中的种统计报表；第三，采购发票和入库单文件中的数据要传递到库存管理和存货核算子系统；第四，数据要传递到库存管理和存货核算子系统；第四，系统依据要采购发票、入库单和付款单文件中的系统依据要采购发票、入库单和付款单文件中的数据生成记账凭证文件，然后再传递到总账系统。数据生成记账凭证文件，然后再传递到总账系统。7.2.2 采购与应付款管理的数据流程采购与应付款管理的数据流程3/5/202331第7章 会计信息系统2采购与应付款管理和其他系统之间的关系采购与应付款管理和其他系统之间的关系采购与应付
49、款管理中录入的采购订单、采购到货采购与应付款管理中录入的采购订单、采购到货单传递到库存管理系统中生成采购入库单并将入单传递到库存管理系统中生成采购入库单并将入库情况反馈给采购与应付款管理，采购管理与应库情况反馈给采购与应付款管理，采购管理与应付款管理可以根据库存管理系统的采购入库单生付款管理可以根据库存管理系统的采购入库单生成采购发票并根据库存管理系统的采购入库单进成采购发票并根据库存管理系统的采购入库单进行采购结算。行采购结算。经过采购与应付款管理结算的入库单传递到存货经过采购与应付款管理结算的入库单传递到存货核算系统中登记存货明细账；对没有结算的入库核算系统中登记存货明细账；对没有结算的入
50、库单存货系统进行暂估处理。单存货系统进行暂估处理。7.2.2 采购与应付款管理的数据流程采购与应付款管理的数据流程3/5/202332第7章 会计信息系统采购与应付款管理中采购发票记账、应付款核销采购与应付款管理中采购发票记账、应付款核销等业务生成的记账凭证传递到账务处理子系统，等业务生成的记账凭证传递到账务处理子系统，在账务处理子系统中可进行查询、审核和记账操在账务处理子系统中可进行查询、审核和记账操作。作。采购与应付款管理处理直运业务时，销售管理与采购与应付款管理处理直运业务时，销售管理与应收款管理中的销售订单会传递到采购与应付款应收款管理中的销售订单会传递到采购与应付款管理之中生成采购订