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1、 温 岭 市 机 床 装 备 行 业 协 会 标 准 T/WLJC 522017 机床装备企业风险控制指南 业务外包 Risk control guide for machine tool equipment enterprise Outsourcing 20171215 发布 20180115 实施 温岭市机床装备行业协会 发布 ICS 35.240.50 J 07 T/WLJC T/WLJC 52-2017 I 前 言 机床装备企业风险控制指南系列标准包括以下 26 个标准：T/WLJC 31-2017 机床装备企业风险控制指南 总则；T/WLJC 32-2017 机床装备企业风险控制指南
2、 组织机构；T/WLJC 33-2017 机床装备企业风险控制指南 发展战略；T/WLJC 34-2017 机床装备企业风险控制指南 人力资源；T/WLJC 35-2017 机床装备企业风险控制指南 社会责任；T/WLJC 36-2017 机床装备企业风险控制指南 企业文化；T/WLJC 37-2017 机床装备企业风险控制指南 资金；T/WLJC 38-2017 机床装备企业风险控制指南 全面预算；T/WLJC 39-2017 机床装备企业风险控制指南 筹资；T/WLJC 40-2017 机床装备企业风险控制指南 成本费用；T/WLJC 41-2017 机床装备企业风险控制指南 投资；T/W
3、LJC 42-2017 机床装备企业风险控制指南 财务报告；T/WLJC 43-2017 机床装备企业风险控制指南 担保；T/WLJC 44-2017 机床装备企业风险控制指南 采购；T/WLJC 45-2017 机床装备企业风险控制指南 存货；T/WLJC 46-2017 机床装备企业风险控制指南 销售；T/WLJC 47-2017 机床装备企业风险控制指南 研究与开发；T/WLJC 48-2017 机床装备企业风险控制指南 工程项目；T/WLJC 49-2017 机床装备企业风险控制指南 固定资产；T/WLJC 50-2017 机床装备企业风险控制指南 无形资产；T/WLJC 51-201
4、7 机床装备企业风险控制指南 合同协议；T/WLJC 52-2017 机床装备企业风险控制指南 业务外包；T/WLJC 53-2017 机床装备企业风险控制指南 企业并购；T/WLJC 54-2017 机床装备企业风险控制指南 关联交易；T/WLJC 55-2017 机床装备企业风险控制指南 信息系统；T/WLJC 56-2017 机床装备企业风险控制指南 内部信息传递。本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由温岭市机床装备行业协会提出并归口。本标准起草单位：温岭市华驰机械有限公司、巨鑫机床有限公司、台州美日机床有限公司、上海脉施科技信息有限公司。本标准主要起草人：颜建
5、军、冯文波、虞荣江、王洁、金腾飞、麻江峰、丁昆。本标准为首次发布。T/WLJC 5.22-2017 II 引 言 在温岭市经济和信息化局的指导下，配合温岭机床工具产业集群区域品牌建设示范区建设工作，由温岭市机床装备行业协会组织制定了机床装备企业风险控制指南系列标准，结合温岭市机床制造企业实际，梳理和优化业务流程，完善管理与控制方法，提出企业内部风险控制的基本规范，作为企业自身提升的管理工具，为企业转型升级提供参考依据。温岭市机床装备行业有近千家小型和微型企业，其中很多是“小而精”在细分专业领域发展前景很好的优质企业，这些企业将是温岭市工业经济的新增长点。小型和微型企业具有决策灵活机动，市场反应
6、快的优势，但重视市场，谈化管理，普遍存在基础管理薄弱问题。企业内部风险管理制度相对不完善，从而影响了企业的经济效益。对于面向市场竞争，企业经营风险无处不在。财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门于2008年5月发布企业内部控制基本规范，于2010年4月发布企业内部控制应用指引18项，基本涵盖了企业资金流、实物流、人力流和信息流等各项业务和事项，构建了中国企业内部控制规范体系。企业内部控制基本规范和企业内部控制配套指引系列文件是针对上市公司和非上市大中型企业全面提升经营管理水平制定的，但部分内容对于小型和微型企业内部风险管理也是适用的。本标准结合温岭市小型和微型机床制造企业的特点
7、，权衡取舍后参考选用了其中的大部分风险要素和控制措施，经过剪裁处理，形成了26个标准。温岭市机床装备行业协会会员单位贯彻实施本标准时，应结合企业管理实际做好剪裁（删减、改写）工作，选择其中适用内容经过再加工后形成本企业的风险控制制度。T/WLJC 52-2017 1 机床装备企业风险控制指南 业务外包 1 范围 本标准规定了企业业务外包的业务流程、关键环节风险控制、主要风险源及控制措施等风险控制的通用准则。本标准适用于机床装备企业，也适用于工量刃具企业。2 概述 业务外包是指企业利用专业化分工优势，将由公司内部员工负责的业务或职能外包给专业、高效的服务提供商的经营形式，通常包括研发、资信调查、
8、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等，不包括工程项目外包。业务外包与企业一体化是截然相反的两种经营策略。业务外包将企业内部员工负责的业务由市场交易来完成，通过承包方分担企业的固定成本，并将固定成本转化为可变成本，从而减少企业的压力，简化了企业的管理环节，使企业在开发和生产新产品的核心业务上更加灵活和高效。企业业务外包至少应当关注下列风险：1）业务外包范围和价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致企业遭受损失。2）业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致企业难以发挥业务外包的优势。3）业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致企业相关人员涉案。3 业务流程 业务外包流程，主要包括：
9、制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制，如图1所示。4 关键环节风险控制 4.1 外包策略 企业应当制定科学合理的业务外包策略，根据外部环境要求和中长期发展战略需要，合理确定业务外包内容，避免将核心竞争力的业务外包。通常包括：1）经常性的活动，即使其为重要或高技术业务。2）能够从企业整个体系与管理链条中分离而单独定义清楚的业务。3）能被有效衡量保证“手伸可及”的管理的活动。4）能找到几家以上外包提供商提供服务的相应业务。T/WLJC 5.22-2017 2 图 1 业务外包流程 4.2 承包商选择 企业应当建立承包方
10、资质审核和遴选制度，确保引入合格的外包合作伙伴。承包方的遴选一般应当考虑下列因素：1）承包方的服务能力、资格认证和信誉。2）承包方与本企业是否存在直接竞争或潜在竞争关系。3）承包方就知识产权保护方面的力度和效果。4.3 外包合同协议 企业应当及时与承包方签订不同形式的合同协议文本，通常包括：1）根据外包业务性质的不同，签订技术协议书、外包加工协议、规划试验大纲、咨询合同协议等。制订业务外包实施方案 审核批准 选择承包方 未通过 通过 签订业务外包合同 组织实施业务外包 业务外包过程管理 是否存在 违约行为并 影响履约 否 终止合同 是 办理索赔等 验收 否 是否合格 是 付款 会计控制 T/W
11、LJC 52-2017 3 2）除合同协议约定的保密事项外，企业应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。3）在价格方面每一年都要回顾上一年的价格，并和当前的情况相比，通过科学计算，看是否和预测的指数一致，而不是基于大概的猜测。4.4 外包业务监管 对外包活动进行监督和控制是外包决策顺利实施的重要保证，该环节的缺失是众多外包案例失败的重要原因。通常包括：1）在合作一开始，就必须建立切实可行的监管机制，对外包业务进行风险控制。2）明确外包业务参与人员主要职责、资产管理政策、流程中断应急措施等内容。3）审查外包合同是否得到正确的执行，并制定
12、标准对执行的业绩进行评分考核。5 主要风险源及控制措施 5.1 制定业务外包实施方案 5.1.1 主要风险 企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。主要风险如下：1）业务外包管理制度未明确业务外包范围，可能导致有关部门在制定实施方案时，将不宜外包的核心业务进行外包。2）实施方案不合理、不符合企业生产经营特点或内容不完整，可能导致业务外包失败。5.1.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围。2）根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突
13、出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。3）严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。4）根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。5.2 审核批准 5.2.1 主要风险 企业应当按照规定的权限和程序审核批准业务外包实施方案。主要风险如下：1）审批制度不健全，导致对业务外包的审批不规范。2）审批不严格或者越权审批，导致业务外包决策出现重大疏漏，
14、可能引发严重后果。3）未能对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行合理审核以及做出恰当判断，导致业务外包不经济。5.2.2 主要控制措施 T/WLJC 5.22-2017 4 主要控制措施如下：1）明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。2）加大对分公司重大业务外包的管控力度，避免因分公司越权进行业务外包给企业带来不利后果。3）在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。5.3 选择承包方 5.3.1 主要风险 企业应当按照批准的业务外包实施方案
15、选择承包方。主要风险如下：1）承包方不是合法设立的法人主体，缺乏应有的专业资质，从业人员也不具备应有的专业技术资格，缺乏从事相关项目的经验，导致企业遭受损失甚至陷入法律纠纷。2）外包价格不合理，业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势。3）存在接受商业贿赂的舞弊行为，导致相关人员涉案。5.3.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）充分调查候选承包方的合法性，即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。2）调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能。3）考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。4）综合考虑企业内
16、外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。5）按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。5.4 签订业务外包合同 5.4.1 主要风险 确定承包方后，企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。主要风险如下：1）合同条款未能针对业务外包风险做出明确的约定，对承办方的违约责任界定不够清晰，导致企业陷入合同纠纷和诉讼。2）合同约定的业务外
17、包价格不合理或成本费用过高，导致企业遭受损失。5.4.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。2）在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。3）在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方T/WLJC 52-2017 5 有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业。4）在合同的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。5）在
18、合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。6）在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。5.5 组织实施业务外包 5.5.1 主要风险 企业按照业务外包制度、工作流程和相关要求，组织业务外包过程中人、财、物等方面的资源分配，建立与承包方的合作机制。主要风险包括：组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位，影响下一环节业务外包过程管理的有效实施，导致难以实现业务外包的目标。5.5.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）制定业务外包实施全过程的管控措施，包括落实与承包方之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安
19、全保密管理等机制。2）做好与承包方的对接工作，通过培训等方式确保承包方充分了解企业的工作流程和质量要求，从价值链的起点开始控制业务质量。3）与承包方建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解决业务外包过程存在的问题。4）梳理有关工作流程，提出每个环节上的岗位职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的要求，并建立对应的即时监控机制，及时检查、收集和反馈业务外包实施过程的相关信息。5.6 业务外包过程管理 5.6.1 主要风险 根据业务外包合同的约定，承包方会采取在特定时点向企业一次性交付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外包成果。主要风险如下：1）承包方在合同期内因市场变化
20、等原因不能保持履约能力，无法继续按照合同约定履行义务，导致业务外包失败和本企业生产经营活动中断。2）承包方出现未按照业务外包合同约定的质量要求持续提供合格的产品或服务等违约行为，导致企业难以发挥业务外包优势，甚至遭受重大损失。3）控制不力，导致商业秘密泄漏。5.6.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。2）对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力
21、是否满足该项目的要求。T/WLJC 5.22-2017 6 3）建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。4）对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。5）有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。5.7 业务外包合同验收 5.7.1 主要风险 在业务外包合同执行完成后需要验收的，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收。主要风险如下：1）验收方式与业务外包成果交付方式不匹配，验收标准不明
22、确，验收程序不规范，不能及时发现业务外包质量低劣等情况。2）验收工作流于形式，可能导致企业遭受损失。5.7.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。可以对最终产品或服务进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收。2）根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。3）组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。5）验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问
23、题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。6）根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。5.8 会计控制 5.8.1 主要风险 企业应当根据国家统一的会计准则制度，加强对外包业务的核算与监督，并做好外包费用结算工作。主要风险如下：1）缺乏有效的业务外包会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业业务外包各环节的资金流和实物流情况，可能导致企业资产流失或贬损。2）业务外包相关会计处理不当，可能导致财务报告信息失真。3）结算审核不严格、支付方式不恰当、金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。5.8.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）企业财会部门应当根据国家统一的会计准则制度，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼等加强核算与监督。2）根据企业会计准则制度的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立完善外包成本的会计核算方法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。T/WLJC 52-2017 7 3）在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。