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1、商务英语函电Chapter1Chapter 1 An Overview of Written Business Communication商务书面交流概述YCF1.11.21.3目录CATALOG1.4Language and StructreThe Layout of a Business LetterTwo Styles of layoutEnvelope Addressing 公司间函电往来是为拓展并完成业务进行沟通的主要手段，高效而准确的函电既能提升公司形象，又能加快生意顺利进行。随着通信手段日新月异，电子邮件及传真已经完全或很大程度地替代了电报、电传或邮寄书信，成为人们每天使用的联系
2、方式。与此同时，我国经济迅速发展、世界经济全球化不断深入和语言词汇风格鲜明的时代变化都对我们拟写函电，高效沟通和联系提出了新的要求。本章将就商务函电的主要格式、内容和写作原则做总体介绍。通过学习信函、传真及电邮的样信，样信各组成部分的讲解，函电的常用格式及函电拟写原则，对如何进行有效的商务英语书面交流有一个整体的了解，在涉及以后不同业务流程函电拟写的学习时，能够及时参考本章对应的内容。学习目标 在熟练掌握本章范文的基础上，选读后面各章关于不同业务流程及操作的范文，将范文的格式和语言与本章介绍的商务书信写作要求进行对比分析。能力目标1.1Language and Structure 近年来的研究
3、成果表明商务函电主要遵循7C、KISS和ABC三个原则。7C是指函电要做到：Clearness（清楚）、Conciseness（简洁）、Correctness（正确）、Concreteness（具体）、Courtesy（礼貌）Consideration（体谅）和Completeness（完整）。KISS原则是要求函电保持短小简明，即：Keep it short and simple.。ABC原则是要求函电Accurate（准确的）、Brief（简短的）和Concise（简洁的）。4085%65%1.1.1Principles of Written Business Communication
4、Seven“C”Principl（1）Clearness “Clearness（清楚）”是强调直接明了地将内容表达给收信人，避免产生费解或误会，这是快节奏、高效率的商务活动对通信的必然要求。写信人首先应当学习并模仿英语母语作者所写的规范化文章作品及其字词句式，避免根据中文生硬地翻译自己的想法。其次，应尽量使用简单的句式和段落结构，清晰表达一个较小的意群；避免在一句话或一段话涉及多个意群，造成混乱。此外，写信人应该随时站在收信人的角度来考虑当收信人阅读时是否能够清楚自己的意思；也可以使用“Numbered”或“Bulleted”等方法将事情一一列明。（2）Conciseness “Concise
5、ness（简洁）”要求紧扣信件的中心主旨，保证语言承载的信息质量。写信人应首先从书写习惯上使用具有实质性信息的语言，内容与双方业务密切相关，紧密围绕业务开展所要采取的行动，避免使用脱离当前社会和商务环境的语言。（3）Correctness “Correctness（正确）”从书写技能角度要求拼写、语法及格式等各方面都要准确无误。一方面清楚地表达出业务内容，另一方面也体现出写信人认真负责的风格。写信人应养成在写完后仔细检查的习惯。另外，在拟写过程中如遇到疑问应随时加以查询。（4）Concreteness “Concreteness（具体）”强调使用生动形象、具体明确的语言，避免使用语义模糊、含义
6、不清、抽象或笼统的表达方式。检查标准如下：是否已给出对方询问的信息，是否将对方的回复限制在有效范围内，是否在业务发生争议时对表述内容无争议。（5）Courtesy “Courtesy（礼貌）”从书写技能角度要求掌握英文语言特点的字词、句式和语气，从而能熟练而礼貌地表达，为业务搭造平台。尤其是在双方发生争议时，既要表明立场争取利益，又不宜伤人，对写作方式有更加严格的要求。（6）Consideration “Consideration（体谅）”指能站在对方的角度，尊重和理解对方的状况和利益。这要求能够熟练地区分和掌握不同主语、语态等基本语素带来的不同效果，同时保持一种积极的态度（being pro
7、active）。（7）Completeness “Completeness（完整）”一方面是指对所反映的业务内容要考虑完整，如报价中是否写明了价格条款，回盘中是否点明了必要的市场情况；另一方面是指语言和结构在信息上的完整，如是否给出了己方的联系方式，是否表明了请对方及时回复等要素。ABCD “Brief（简短的）”是指在遣词造句上要努力保持句子简短、使用简单的表达方法，同时不刻意追求使用高度专业性语言。ABC Principle（1）Accurate “Accurate（准确的）”是指在拟写商务信函时要认真核对事实、确保涵盖所有相关细节并进行仔细校对。（2）BriefABCD “KISS”是“
8、Keep it short and simple.”的缩略语，指在写作时尽可能使用短小简单的字词句式，以提高函电所承载信息的有效性，保证商务活动的效率。（3）Concise “Concise（简洁的）”是指使用简单明了的语言，把握一种轻松自然的风格，既不过分拘泥礼仪，也不过分亲密。KISS Principle 商务书面交流一般采用“四部曲”的书写结构（Structure），包括：Introduction、Action、Response和Close。1.1.2 Structure（1）Introduction Introduction（介绍）部分对商务交流非常重要，它对发函的原因和起点（如针对以
9、往的那份信函或合同）作出说明，并以此引出本次通信的内容。常见句子如下：For your letter of June 1,2020,we Further to our phone conversation this morning,we hereby make the following offer for you.We are glad to meet you at the show last week.（2）Action（3）Response Action（行动）部分对本次通信的业务内容作出具体的说明，如报价的具体内容，是否接受报盘，发货的情况，等等。Response（回复）是指要求收信人
10、作出回复，如对报价的确认，对信用证改证的确认等。（4）Close Close（结束语）在用一两句话结束全文的同时，也在有效地为业务联络服务，如请收信人尽快作答（与“回复”部分作用相同，形式上更加简便），表示谢意，给出己方的联络方式等。常见句子如下：We are looking forward to your early reply.We highly appreciate your kind attention.Should you have any question,please do not hesitate to call me at 010-74420659 or send your
11、e-mail to me at .1.2The Layout of a Business Letter1.2.11.2.1 LetterLetter01Letter Head（信头）；020304 Parts of a Business Letter 当前，一封正式的英文商务信函通常由以下十部分组成：05Date（日期）；Inside Address（信内地址）；Reference Number（参考号）；Subject Heading（主题）；06 Salutation（称呼）；07080910Body of the Letter（正文）；Complimentary Close（结束敬语）；
12、Signature（签名）；Title&Contact Information（职务及联系方式）。；（1）Letter Head 信头 信头包含寄信人所在公司的名字、地址、邮政编码、电话、传真和电子邮箱等方面信息。涉及法律、礼节及重大业务事宜的时候，一般会选用印刷好的公司信头纸。但在一般书信往来中，由于文字处理和打印水平的提高，经常会用计算机设好的公司统一模版。（2）Date 日期 在信头下方，空出两行或四行后打出日期。日期的年、月、日要打全，同时年份要打满四位。美国的习惯是月/日/年（month/date/year）,而英国等国家和地区的习惯是日/月/年（date/month/year）,在
13、使用和阅读时要加以区分。（3）Inside Address 信内地址（4）Reference Number 参考号 该部分要完整地依次写明收信人的名字、职务、公司、地址及邮编。在书写时要注意和英文信封的写法一样，按照由小到大的顺序写出，和中文书信地址由大到小的顺序相反。使用参考号通常有两个作用。其一，公司内部管理的需要；其二，便于通信双方迅速准确地针对相应信件的信息进行沟通。在具体使用上主要遵循公司的制度和习惯。（5）Subject Heading主题 简明扼要地使收信人明了信件的主题。（6）Salutation 称呼 一般使用Dear+姓名（first name+last name）。不知道
14、名字时，使用Dear Sir（针对一个人）或 Dear Sirs（针对整个部门或公司等多人）。收信人可能是女士时，使用 Dear Sir or Madam。同时注意，在写给女性收信人时，无论年龄和结婚与否均可用Miss来称呼。（7）Body of the Letter 正文 正文部分为实质信息的表达部分，可以参照后面章节学习需注意的关键点和一些有效的方法。（8）Complimentary Close 结束敬语在正式书信的结尾部分，常用“Yours faithfully”“Yourstruly”“Yourssincerely”“Sincerely yours”或“Best regards”等。（
15、9）Signature 签名 本部分应由写信人亲笔签名，而不是将名字打印上去。（10）Title&Contact Information 职务及联系方式将写信人的工作职务和联系方式（固定电话或手机号、电子邮箱）打印在签名的下面，便于收信人一目了然地获取联系信息，是当前较为普遍的一种方式。Specimen LetterLetter Head（信头）Evergreen Luggage Co.，Ltd.120 Nanjing Road，Shanghai，P.R.China 200082 Telephone：021，34657821Fax：0086 2186661351E-mail：Date（日期）D
16、ate：November 9，2018Inside Address（信内地址）Mr.Eugene BrighamGeneral ManagerFour Seasons Merchandise Co.，Limited2801 East Vernon Avenue，Vernon，CA 90058 USAReference Number（参考号）Our ref.SP1158MSubject Heading（主题）Re：Catalogue requested at Canton FairSalutation（称呼）Dear Mr.Eugene Brigham，Body of the Letter（正文
17、）We are very pleased that we met you at the Canton Fair last month.Further to our discussion on items in which you are interested，two copies of our latest catalogue with prices are enclosed for your reference.You would find we carry a wide range of product lines in this area.Indeed，as a leading manu
18、facturer，we continuously provide our clients with quality luggage in terms of versatility，reliability and design.Most of the items on the catalogue are in good market demand in both eastern and western coasts of the United States.Please kindly inform us the items and quantity you consider to order.W
19、e hope we can work out our first deal soon.We are looking forward to your early reply.Should you have any question，please do not hesitate to call me at 021-74328673 or send your e-mail to me at .Complimentary Close（结束敬语）Yours truly，Signature（签名）Michael WangTitle&Contact Information（职务及联系方式）Manager o
20、f Sales DepartmentTelephone：0086（21）86661350 ext.136E-mail：，1.2.21.2.2 FaxFaxParts of a Fax 传真具有比书信快捷，比电子邮件正式的特点，当前应用仍较为普遍。传真一般包括：（1）Letter Head（信头）；（2）Recipient，Sender，Date and Subject（收件人、寄件人、日期和标题）；（3）Salutation（称呼）；（4）Body of the Fax（正文）；（5）Complimentary Close（结束敬语）；（6）Signature（签名）；（7）Title&Con
21、tact Information（职务及联系方式）。（1）Letter Head（信头）传真的信头格式和内容与信函（Letter）相同，包含寄信人公司的名字、地址、邮政编码、电话、传真、网站和电子邮箱等信息。一般使用印刷的公司信头纸或按照计算机设计好的统一模版打印出来。（2）Recipient，Sender，Date and Subject（收件人、寄件人、日期和标题）这一部分通常使用完全齐头式（Fully Blocked Style）将收件人和寄件人的姓名、部门、传真号、档案号、日期和主题垂直方向一一列出；也可以每横行两项内容，再垂直列出。（3）Salutation（称呼）与信函（Lette
22、r）的称呼部分相同，详细内容可参考1.2.1中的（6）。（4）Body of the Fax（正文）正文部分与正式信函基本相同，但是从用词上较正式信函更口语化。（5）Complimentary Close（结束敬语）与信函（Letter）的结束敬语相同，详细内容请参考1.2.1中的（8）。（6）Signature（签名）与信函（Letter）的签名部分相同，详细内容请参考1.2.1中的（9）。（7）Title&Contact Information（职务及联系方式）与信函（Letter）的对应部分相同，详细内容请参考1.2.1中的（10）。Letter Head（信头）Evergreen Lu
23、ggage Co.，Limited120 Nanjing Road，Shanghai，P.R.China 200082Telephone：0086 21 86661350，Fax：0086 21 86661351，E-mail：Specimen LetterRecipient，Sender，Date and Subject（收件人、寄件人、日期和标题）To：Four Seasons Merchandise Co.，Limited（Fax：001-818-42596370）Attn：Mr.Eugene BrighamDate：November 20，2020From：Evergreen Lugg
24、age Co.，Ltd.（Fax：0086-21-86661351）Subject：Discount RateSalutation（称呼）Dear Mr.Eugene Brigham，Body of the Fax(正文）Thank you for your fax of November 19，2020 inquiring the discount rate for orders in large quantities.In order to get the business started between us soon，we work out two discount plans for
25、 you as follows：1.Discount for any single order above USD 10，000.00：You will receive a 2%of discount for any order，of which the total amount is more than USD 10，000.00.2.Discount for any single line order above USD 3，500.00：You will receive a 3%discount for any order for a single product line，of whi
26、ch the total amount is more than USD 3，500.00.Meanwhile，the amount of your order is calculated on the basis of F.O.B.price.Should you have any question，please do not hesitate to call me at 0086（21）86661350 ext.136 or send your e-mail to me at .Complimentary Close（结束敬语）Yours truly，Signature（签名）Michae
27、l Wang Title&Contact Information（职务及联系方式）Manager of Sales Department Telephone：0086（21）86661350 ext.136 E-mail： Parts of an E-mail 电子邮件由于成本低、速度快、收信和发信方便等优点已经成为广泛使用的一种商务书面通信的方式。无论公司系统内还是公司之间的通信，绝大部分都通过电子邮件的方式完成。电子邮件从格式和内容上更口语化、简单明了、富有个人风格。一般包括：1.2.3 E-mail12345 Recipient&Subject（收件人和主题）；Salutation（称呼
28、）；Body of the E-mail（正文）；Complimentary Close（结束敬语）；Name，Title&Contact Information（发件人姓名、职务及联系信息）。（1）Recipient&Subject（收件人和主题）无论是公司内部设置的电子邮件系统、Outlook等常见的办公软件系统，还是Yahoo等公开的电子邮件系统一般都要求填写收信人电邮地址和邮件主题，同时发件人还可以根据个人需要增加内容。作为商务通信一般要求写明邮件主题，以便收信人迅速了解邮件内容。此外，对于重要邮件可以同时发给自己的邮箱，以便及时掌握邮件发送情况。（2）Salutation（称呼）此部
29、分与信函（Letter）相同，详细内容可参考1.2.1中的（6）。需要注意的是，由于电邮口语化的特点，很多邮件直接称呼First Name，如Dear Eugene或Hi Eugene，但在联系初期仍应遵循书面的习惯。（3）Body of the E-mail（正文）电子邮件的正文多用简单句式。如果能够完成通信目的，也经常用一两句话说明即可，不要求结构和语言上的“长篇大论”。但是，当用于商务交流时，仍应遵守清楚、正确等基本原则，在后面章节将会详细介绍。（4）Complimentary Close（结束敬语）与信函（Letter）的结束敬语相同，详细内容请参考1.2.1中的（8）。（5）Sign
30、ature（签名）0506（6）Title&Contact Information（职务及联系方式）与信函（Letter）的签名部分相同，详细内容请参考1.2.1中的（9）。与信函（Letter）的对应部分基本相同，详细内容请参考1.2.1中的（10）。同时可利用电子邮箱签名后缀等功能将信息储存后使用。Specimen Letter Sender，Recipient，Date&Subject（发件人、收件人、日期和主题）From：Michael Wang To：Mr.Eugene Brigham Date：March 10，2018Subject：Pictures of new items S
31、alutation（称呼）Dear Mr.Eugene Brigham，Body of the E-mail（正文）Please kindly find the file of pictures attached.They are different styles of backpacks designed for fishing.Please advise us if you want to add them to your regular order.We are looking forward to your early reply.Complimentary Close（结束敬语）Yo
32、urs truly，Signature（签名）Michael Wang Title&Contact Information（职务及联系方式）Manager of Sales DepartmentTelephone：0086（21）86661350 ext.136E-mail：1.3Two Styles of Layout Full Block Style（完全齐头格式）是指所有书写内容包括地址、正文等在内都向左对齐。这是当前普遍使用的一种商务通信的书写格式，为简便起见，本书中的信文均采用了这种格式。同时，在使用Full Block Style格式时，也通常采用Open Punctuation，
33、即不要求在每行的行末加标点。1.3.1 Full Block Style1.3.1 Full Block StyleSpecimen Letter Blyco Textile Group B.Y.Ossterstra 27524 DZ Enschede The Netherlands Tel：0031（53）8666150 Fax：0031（53）8666151 Website：Date：April 24，2019 Tianjin Textile Import&Export Corp.106 Hebei Road，Tianjin，ChinaDear Sirs，Thank you for you
34、r letter of April 18，2019.We are a company that is，for years already，engaged in importing clothing items from your country.We are interested in contacts as mentioned by you.Our Purchasing Manager，who is in Hong Kong at the moment，will contact you when he returns.With kind regards.Yours faithfully，J.
35、Kistemaker，ManagerBlyco Textile Group B.Y.Ossterstra 27524 DZ EnschedeThe NetherlandsTel：0031（53）8666150Fax：0031（53）8666151Website： Semi-block Style with Indented Paragraphs（半齐头式）主要指每个段落的首句缩行，有时封内地址、结束敬语和签名等部分也缩行书写。1.3.2 Semi1.3.2 Semi-block Style with Indented Paragraphsblock Style with Indented Pa
36、ragraphsSpecimen Letter Blyco Textile Group B.Y Ossterstra 27524 DZ Enschede The Netherlands Tel：0031（53）8666150 Fax：0031（53）8666151 Website：Date：April 24，2019 Tianjin Textile Import&Export Corp.106 Hebei Road，Tianjin，China Dear Sirs，Thank you for your letter of April 18，2019.We are a company that i
37、s，for years already，engaged in importing clothing items from your country.We are interested in contacts as mentioned by you.Our Purchasing Manager，who is in Hong Kong at the moment，will contact you when he returns.With kind regards.Yours faithfully，J.Kistemaker，Manager Blyco Textile Group B.Y.Osster
38、stra 27524 DZ Enschede The Netherlands Tel：0031（53）8666150 Fax：0031（53）8666151 Website： Simplified Style（简化式）在某种程度上与完全齐头式相似，但是省略部分内容，如称呼、结束敬语等；收信人姓名必须在信件内某个地方出现；事由和写信人姓名必须大写。1.3.3 Simplified Style1.3.3 Simplified StyleSpecimen Letter Blyco Textile Group B.Y Ossterstra 27524 DZ Enschede The Netherlan
39、ds Tel：0031（53）8666150Fax：0031（53）8666151 Website： Date：April 24，2019 Tianjin Textile Import&Export Corp.106 Hebei Road，Tianjin,ChinaDear sirs,Thank you，Mr.Smith，for your letter of April 18，2019.We are a company that is，for years already，engaged in importing clothing items from your country.We are i
40、nterested in CONTACTS AS MENTIONED by you.Our Purchasing Manager，who is in Hong Kong at the moment，will contact you when he returns.MICHAEL J.Kistemaker，Manager Blyco Textile Group B.Y.Ossterstra 27524 DZ Enschede The Netherlands Tel：0031（53）8666150 Fax：0031（53）8666151 Website：1.4Envelope Addressing
41、4085%65%如下例所示，英文信封要求将收信人的姓名和地址写在信封的正中或中偏右的位置，将寄信人的姓名和地址写于左上角。同时注意和封内地址的写法相同，要按由小到大的顺序依次写明收信人、公司及门牌号、街道、市（City）、州（State）、国家和邮编。如果是由中国向国外发信，可以在左上角英文姓名和地址下同时写出寄信人的中文姓名和地址，在正中收信人的英文姓名和地址下写出收信人本国文字的地址，便于投递或在特殊情况下的退还。Michael Wang（Stamp）Evergreen Luggage Co.，Ltd.120 Nanjing Road，Shanghai，P.R.China 200082 M
42、r.Eugene Brigham General Manager Four Seasons Merchandise Co.，Limited 2801 East Vernon Avenue，Vernon，CA 90058 USA .Please answer the following questions based on the text and explanation.根据课文内容及讲解回答下列问题。1.当前的英文商务书面往来主要有哪三种形式？各有哪些特点？2.商务通信中的信函、传真和电子邮件分别由哪几部分组成？Training and Simulation 3.商务通信中常见的三种书写格式
43、是什么？Training and Simulation 4.商务通信的拟写所遵循的7C原则是什么？5.商务通信主要包括哪几部分？.Please finish the exercises based on the following hints.根据所给信息按要求完成模拟练习。1.根据所给寄信人和收信人姓名和地址按英文信封格式填写相关内容。Senders name：Lucy LuoCompany name：Elite Stationery Co.，LimitedAddress：15 Jianshe Road，Heping District，Tianjin，China 300067Recipients name：David OkamotoCompany name：Pilot Corporation3-6-22，Kyobashi，Chuo-ku，Tokyo 104，8304，Japan2.抄写1.2部分的三篇范文，并分别指出每篇范文的各个组成部分。感谢观看