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1、第 1 页 宁夏万赛软件科技 行政人事岗位管理职责制度总汇 总 纲 宁夏万赛软件科技行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依据是万赛软件科技管理制度与万赛软件科技员工守则。本制度由总经理、公司管理中心、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。本制度的修改须经总经理核准；重大事项的更改须报公司总裁核准。第一章 人事管理 总 则 1 人事管理是公司“人才为本”价值的直接表达；2 人事管理以合法、平等为基准，以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨；3 人事管理以满足公司发展需要为核心目标。一 人力资源规划 1 1 根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划；2 2 建立明确的人才标准、工作
2、分析体系；3 3 短期人力资源计划由总经理核准，中长期人力资源计划报董事会核准；4 4 经核准后由总经理领导制定征用计划；5 5 人力资源部部依据招聘计划执行招聘流程；6 6 建立公司人才库（全部应征人才简历），作为公司业务发展的储备。人力资源规划流程 公司/部门发工作分人才标短期计划 中长期计总 经 理 董 事 长 征用计执行人：行政部、各部第 2 页 二 招聘及录用 1.宁夏万赛软件科技各部门需招聘新员工时，应该按照公司标准文本 人员增补申请表进行填写后上交公司人力资源部，由人力资源部上报总经理办公室，经批准后，开始招聘程序。2.各部门所需招聘的新员工，人力资源部应首先尝试公司内部人员调动
3、，在公司内无合适人选或无法调动时，开始公司对外的招聘程序。3.人力资源部对外的招聘方式可以采用：公司内部人才库寻觅、设摊现场招聘、登报广告招聘、网络招聘等方式。4.人力资源部于招聘前须将本公司用人计划、本次招聘人数、职位、要求等材料报总经理办公室，经批准后转交政府有关劳动人事部门批准,方可拟稿登报或设摊招聘。5.人力资源部负责应聘人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并及其共同商定参加初试者人员名单。6.初试由人力资源部主持,包括笔试与面试，同时填写 面试记录 及 初（复）试考核表。7.复试由人力资源部及录用部门共同主持,同时填写面试记录及初（复）试考核表。8.录用建议由人
4、力资源部及录用部门会同总经理共同作出，由人力资源部发放聘用通知书。9.新进员工凭 录用通知书 报到，应缴验以下材料:身份证复印件一份、最高学历影印件、证件照两张，据此人力资源部建立人事资料卡电子版与纸质版，并由人力资源部保存并管理使用。10.录用人员试用期为一至三个月,试用满一至二个月时,由人力资源部会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行一次中期考核,若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘。届满后再进行正式考核。11.录用人员试用期结束，成为公司正式员工，公司及之签定 劳动合同并由公司人力资源部将劳动合同送至劳动监察部门进行见证，同时办理劳动人事档案关系的调动、五险等相关福利等事宜。1
5、2.对公司高级管理人员的聘用由总经理或总裁直接签发任命书，然后由人力资源部及其签订聘用合同。13.员工人事档案由人力资源部建立、保存并管理，必须准确、及时、保密。14.员工人事档案包括：应聘人员登记表、履历、面试考核表、录第 3 页 用通知书、承诺书、人事资料卡、劳动合同、职务、工资计录。第 4 页 招聘流程 可以 不可以 各部门填妥 人员增补公司内部调内部人员调动登报广告设摊招内部人才筛选候选人（人力资源部初试（人力资源初（复）人 员 增测试打字、语言、总 经 理复试（人力资源部协时间间隔 2 周总 经 理信函通知报人力资源部明确工录 用 通报到建档 员 工 资 考 核 考核表正式录用，签定
6、劳动合同见证解 三个面初（复）面 合 不合格 责任人：人力资源部主管 第 5 页 三 培 训 1.人力资源部负责综合协调各部门的培训计划,订立公司全年各项教育培训计划。2.人力资源部须督导实施教育培训计划,检查各项培训情况并做效果分析。3.人力资源部负责收集、编订教育培训教材。4.人力资源部协同公司其他部门进行相关人员的业务培训。5.公司培训分为：新员工引导培训、在职培训（主管指导、在岗司内外、脱岗司内外）及主管培训等多种。宁夏万赛软件科技迎新引导培训体系表 项目 培训内容 受训对象 目 的 公司介绍 公司发展概况及业务范围 新入职员工 对公司有一个概括性的认识与了解 制度培训 人事行政制度培
7、训 全体员工 让员工明了公司的办事规则，能很有序地工作、生活 财务借支及报帐制度培训（OA 系统培训）全体员工 让员工掌握公司的财务规范 新员工入职培训 新入职员工 让新员工了解公司相关规定 职业化培训 职业心态培训 全体人员 提高员工的职业化水平，树立良好的心态 职业礼仪培训 全体人员 培养良好的行为习惯 团队意识培训 全体人员 增强员工的团队意识 岗位职责培训 全体人员 增强员工岗位职责意识 管理知识及技能 执行能力培训 全体管理 提高管理人员的执行能力 第 6 页 培训 人员 5S 管理 全体人员 提高5S 管理水平 专业知识及技能培训 目标管理 中层管理人员 提高受训人员的目标管理能力
8、 现代市场营销知识 业务人员 提升受训人员的专业知识水平 如何满足顾客要求 业务人员 提升受训人员的满足客户需求能力 培训流程需求分析 内容确定 培训计划 总 经 理 实 施 总 经 理 培训需执行人：行政部、各部主管 责任人：行政部 监督人：总经理 总经理 评 估 培训执行人：人力资源部、各部主管 第 7 页 四 考勤 1.公司每位员工在每一正常工作时日，必须自行、守时、准确打卡。2.凡是漏打，错打卡者须在 8 小时内申请补办，经部门主管核定后报人力资源部。工作时间：公司每周工作五天半，每日正常工作时间为 8 小时。周一至周五上午 08:30-12:00，下午 13:00-17:30 为工作
9、时间，周六上午08:30-12:00 为工作时间。实行轮班制的部门，作息时间按公司其他规章制度执行。3.公司员工出差,须转交 OA 申请，经部门主管、总经理批准后方可执行。3.1 员工出差依下列程序办理：（1）出差前应转交 OA 出差申请。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序实核。(2)出差人凭批复的 OA 申请向财务部暂支相当数额的差旅费，返回后一周内填具出差旅费报销单，并结清暂支款。3.2 出差的审核决定权限如下：(1)国内出差：三日内由部门经理核准，四日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员出差一律由总经理核准。(2)国外出差，一律由总经理核准。3.3 出差不得报支
10、加班费。3.4 出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要 联系，请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。3.5 出差旅差费分为交通费、住宿费、膳食费、通讯费、交际费等，其标准另定。3.6 出差费用的报销：(1)交通费、住宿费按标准报销，超标自付，欠标不补。(2)膳食费按标准领取。第 8 页(3)通讯费以实际凭证报销。(4)交际费由领导核定，凭据报销。4.人力资源部将人员出差情况记入员工出勤情况表，出差期间之例假记入员工出勤资料表。5.出差日期由人力资源部以公假记入员工出勤资料表。6.如遇业务人员外出执办公务，须经部门主管批准后有效，通知人力资
11、源部专职人员，作为考勤之依据。7.人力资源部若发现申请外出人员无出勤记录,须向申请人部门核查,若无确凿证明,以作废论。8.员工按政府规定进行日常工作及休假，同时实行带薪或无薪假。9.申请假期应于事前向本部门主管提出并报人力资源部核准，紧急事项于事后 24 小时内补申请。10.假期的请休严格按照公司管理制度规定执行。11.公司人力资源部负责每月月底统计作业,汇集“出勤卡”、周工作时间统计表、请假单等相关记录,统计填制员工出勤资料表,交财务部计算工资之用，并入案备查。对一切不合制度之事向有关主管提出处理意见,并填写员工假期规划提示单提交给公司员工。15.人力资源部主办人若发现员工旷职达 2 日或超
12、出 2 日者、请假超出规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请人力资源部主管核办。考勤流程 五 假期（一）请休假 1.公司给假分为事假、病假、公假、婚假、工伤假、丧假、计划生育假与年休假,各种给假标准参见管理制度。2.因突发事件或疾病而不得已请假者，须在半日内通知人力资源部负责人，并在请假后 24 小时补填请假单。4.各部门主管因私或工作外出不论几天者，须提前三天填妥 请假申请单，经人力资源部批签后，递交总经理批示，同时安排妥后续工作方可。5.普通员工因私或工作外出在一天之内者，须提前一至二天填写 请人 事 专 员 提 示 行 为 提示单 月出勤记录 考勤卡、时控表、请假每月 2
13、4公司员工 财 务 出 勤 资第 9 页 假单，由本部门主管批准，交人力资源部主管审批并备案；若员工请假在一天以上者，在本部门主管允许后经总经理批示，交人力资源部备案。6.人力资源部在经办请假手续人员审查所附请假材料,病假者需附医院诊断证明,请假者须有充足理由。(二)请假：1、病假。员工请病假须于上班时间开始前 30 分钟内，即 08:00-08:30致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上班后须办理补假并出示县级以上就诊证明，病假期间工资按正常工资的 70%计发。2、事假。紧急突发事件或意外事故可由本人或委托人告知部门负责人批准，其余请假均应填写请假单，经权责领导核准报人力资源部备案，方可离开
14、工作岗位，否则按旷工论处，事假期间不计发工资。请假/调休流程 申 请 人 请假申请职务代理人签部门主管签字 2 天以上总经理人力资源部主管请假申请申 请 人 责任人：部门主管 监督人：人力资源主第 10 页 六 奖惩 1奖惩依据为公司员工守则；2公司各级主管均有提出奖惩的建议权；3人力资源部负责事实调查并报告总经理；4各级主管按公司权限行使奖惩；5各类奖惩由行政部执行；6各类奖惩须报备人力资源部备案，登记入人事资料卡。奖惩流程 奖惩申请 人力资源部调查 核 准 公 告 人力资源部执人力资源部备报告总经理 奖惩申请表第 11 页 七 考 核 1.考核管理是宁夏万赛软件科技管理的一项重要内容，它的
15、目的在于维持企业的良好秩序，更好地贯彻企业管理制度，完成计划指标与实现经济效益。2.对公司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判，激励先进，褒扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性，完成指标，提高工作效率。3.对部门的考核，主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况；对员工的考核主要为业绩、品德与行为的执行情况。4.于考核作业前,人力资源部须备妥员工之考勤、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据。5.对部门考核一般周期为半年一次。6.考核由直线上级主管执行，人力资源部参及配合，亦可设立考核小组 7.对公司员工的考核区分为月度、季
16、度、年度考核，每月、季、年度底前 5 天内，人力资源部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系，并结合员工 IDE 协议等相关指标，对员工月、季、年度工作情况进行考核，填写考核记录表，上报总经理。考核流程 人力资源业务部 人力资源人事资料 业绩 工作分析 考 核 考 核 总经理 考核第 12 页 八 核薪 1.财务部根据出勤资料卡、业绩奖金确认单进行核薪；2.出勤资料卡由人力资源部统计提供；3.业绩奖金确认单由相关业务部统计提供；4.财务部汇总之薪资表报总经理核准；5.周考勤、奖惩发生薪资增减，依据公司员工守则。核薪流程 人力资源业务部 考勤资料 业绩奖资财务核薪 总经理 出纳支付 薪
17、资表 出 勤业 绩第 13 页 九 保险 公司在员工试用期结束转正后为正式员工办理以下几项社会统筹保险：1养老保险；2医疗保险；3失业保险；4生育保险；5.工伤保险。十 人员流动（一）调动 1部门内员工岗位调动，由部门主管向人力资源部提出调动说明；听取人力资源部建议后决定；并报备总经理；2部门内主管岗位调动，由部门主管向人力资源部及上级主管提出调动说明，听取意见后决定；并报备总经理；3部门级以上主管岗位调动，由总经理提出调动说明，听取有关建议后决定；并报备总裁；4调动由人力资源部发布调动令 部门内员工调动流程 部门内主管调动流程 部门级以上主管调动流程 （二）辞职 部门主管 调动说明 人力资源
18、部建调动说决 定 执 行 调动令 报备总调动令 部门主管 调动说明 人力资源上级意调动决 定 执 行 调动令 报备总经调动总经理 调动动议 人力资源相关意调动决 定 执 行 调动令 调动第 14 页 按制度办理辞职手续，填写离职申请书，经有任免权限的主管批准后由人力资源部办妥移交手续并填写 移交接清单后方得视为按正常手续辞职，人力资源部通知财务结算工资。（三）辞退与开除 有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的，应填写解聘/开除通知书，然后交人力资源部办理有关离职移交手续。被解聘员工应办妥移交接手续，填写移交接清单后方得离职，同时由财务部结清工资。无论以何种情况离开公司者,由人力资源部签
19、发离职证明书，一式二份,一份交离职人，一份留存人力资源部。员工离职后,人力资源部须将离职人员各项手续、表单归档封存。辞职交接流程 第二章 行政管理 一 礼仪纪律 1.人力资源部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2.行政部主管发现不当现象，可以提示警告，并报备有关部门主管；3.行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；4.对公司礼仪纪律现象，行政部及各部门主管均可直接向总经理提出。二 工作计划及报告 没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确与把握我们的工作方向，同时提高工作效率及工作效益。因此，通过对计划体系的规定
20、，并通过相关计划流程与计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行与评估。（一）公司、部门年度发展计划 1 公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。2 公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定执行。3 部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。辞职/离职申主管意人力资源主管GM 批业务交财务交行政出勤统计 行政交GM 秘书备退工/结辞职/辞工作交接工作交接责任人：人力资源主管第 15 页 4 公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础与依据。5 公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础
21、。年度计划流程 （二）部门、员工月度工作计划 1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。2 月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排与时间控制。3员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。4部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。5月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。年度月度工作计划 （四）专项市场、业务规划 1 在公司进行新市场的开拓与新业务的推广时，该市场与业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。2 专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入研
22、究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划与市场需求及竞争变化的基础上。3 专项市场、业务规划通过制作市场规划表与业务规划表来完成，并严格按照规划进行市场拓展及业务推广。三 会议管理 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式及场合。公司会议区分为定期例会及非定期会议，规定的人员必须准时参及，指定人员作好会议记录，及会人员遵守会议秩序。(一）定期例会 总经理 公司计划报稽董事会 各部主管 报告 部门计划总经理核执 行 部门主管 计划草案 报稽总经理 部内员工 报告 计划草案 主管核准 执 行 公司年度计划 第 16 页 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人
23、员 业务诊断会议 每工作日上午 9:00-10:00 各部门人员 对外服务中相关问题讨论、日计划 各部主管 月度总结、规划会议 每月第一周周一早上 总经理 各部门主管、工作人员 上月度工作总结、月度工作规划报告 办公室主任/总经理 主管例会 每周六上午 总经理、各部主管 工作计划、协调 办公室主任/总经理 员工大会 每月中旬一次 总经理 全体员工 经营总结、工作安排、其他相关内容 办公室主任/总经理 董事长办公室会议 每年度一次 董事长、总裁、总经理、各部门主管 公司重大事项决议 总经理/董事长（二）非定期会议 会议名称 时间安排 参加人员 会议内容 召集/主持人员 公司发展研讨会 不定时 总
24、经理、部门主管、主要经营业就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的办公室主任/总经理 第 17 页 务人员 讨论 临时会议 不定时 总经理、部门主管、其他有关人员 特殊事宜 办公室主任/总经理 董事会临时会议 不定时 董事长、总裁、总经理 公司经营特殊重大事宜 总经理/董事长（三）会议安排 1公司内会议由办公室主任安排，部门内会议由各部自行安排 2主持会议人员须提前一天向办公室主任告知会议安排、会议内容 3办公室主任须提前半工作日致电通知及会人员具体会议地址、时间、内容 4办公司主任负责会场布置及协调 5开会期间，由指定专人负责记录；并于会后将会议摘要及决定整理、存档并转发给有关人员及总经理
25、备案 会议流程 四 办公设备管理 1电脑 1.1 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；1.2 根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 1.3 员工在所属部门目录下设立个人子目录 1.4 员工不得私设电脑密码 会议计划 办公室主通 知 安 排 记 录 摘要备案 会议计会议通第 18 页 2 机、复印机：2.1 由公司行政部统一管理及使用 2.2 建立严格的使用登记制度 2.3 未经许可，个人不得自行操作使用 3可运用状态维护 3.1 总经理办公室负责电脑、机复印机的检查、保养与维修,保证设备的可运用状态 五 文书作业（一）打印 1总经理、各部门主管
26、交由办公室文员打印之文函、广告，需填写打印登记表，并标明文件之性质，如 、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由办公室文员根据其缓急确定先后秩序。2打印完毕后办公室文员先行校核并于打印登记表上签字，转交委办单位之经办人校核、签字 3对外 、公函办公室文员须复印存档（参见收发文流程）4文书处理过程中，未经同意办公室文员不得将受托文书传阅他人 文书作业流程 （二）复印 1公司复印作业由办公室文员统一执行 2一般文件由各部门委托人员口头交托办公室文员 3 客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印登记表（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印 4办公室文员于复印、装订作业后
27、，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）复印流程 总经理/主管 文书委托 办公室文员委办校核 保密标打印登记打印登记打印登记各部门 复印委托 复印登记第 19 页 六 收发文 1.文件是经营信息传送、交流及反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。2.本公司对外文件之收发工作由办公室主任统一负责，每件收发文必须记录收、发文登记表。3.办公室在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，办公室对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对
28、文本进行复印与留档。4.公司的各类文件均属内部机密文件,办公室不得截留、泄露与私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在收、发文登记表，上登记即可，直接分送有关人员阅办。5.本公司对外之发送文函按性质订立参见文档管理制度。6.文件 的发文工作由办公室人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交办公室登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。8.每月未，办公室应将收、发文整理装订成册。每半年将各部门主管确认无使用价值的文件、报刊可作一次销毁，同时制定档案
29、资本销毁情况记录表备查。复印装订 各部门 核准 保密标识 复印装订第 20 页 收发文流程 信函收文 总台收收件人签个人信部门信私函自公函归业务部总经主管归秘书筛登记归总经责任人：办公室文员、GM 助理 发 函 发发函打主管签用公司收 函分理 复印存信件 快递 文员送总台 责任人：办公室文员、总台用 印发 文 保密标第 21 页 七 用印 1.本公司以公司名义对外之行文由办公室负责盖印。2.公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后由办公室主任负责盖印并在登记表上签字。用公司印流程 八 文档（一）图书杂志 1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由办公室统一保管，于
30、每年 6 月、12 月下旬详实盘点。2.办公室应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号并建立图书登记册，各部门员工由于工作需要借阅的须在办公室登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到办公室登记。4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。图书管理流程（二）专业资料 1资料分类：1.1 公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、专业理论等文件正本 及复印件；1.2 公司由政府主管部门购买的政策法规；1.3 公司各类剪报;1.4 公司搜集的各类行业（如建
31、材、装饰等）材料 2公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携带外出 3特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 公司章 合同章 法人章用印申办公室主任 办公室主任签用印 办公室主申请单归申请人 责任人：办公室主任 用 印申 请图书购文员登入库 借阅 文员登借书人 图书每月清点图书图 书 借阅 登 记按时回责任人：文员 第 22 页 资料管理流程 （三）客户档案 1客户档案是公司文档管理与商业秘密保护作业中的重要领域 2客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本 3客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携带外出 4特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5服务结案前，
32、由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任 客户档案管理流程 （四）办公文档 1 1人力资源部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理 2 2行政人员办公文档设：工作计划及报告 公司内行政 3 3业务人员办公文档设：工作计划及报告 公司内行政 资料整登记注入 库 借阅 复印 登记 申请 借阅复印人 登记表 保密标定 时 清清点报当 天 回借阅复印专案人员管结 案 行政登记 入 库 借 阅 复 印 登 记 申 请 借阅人 复印人 当 天 回借 阅复印定时清保 密 标登记表 清点报告 第 23 页 拓展资料 洽谈项目 A、B、C 执行项目 A、B、C 九 访客接待 1.来本公司之宾客由办公室负
33、责接待。2.接待来访宾客须热情、大方、并迅速及有关主管部门联系接洽。3.办公室做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。访客接待流程 十 办公用品（一）文具 1 1办公室负责办公文具的采购及领用登记 2 2 办公室须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行（二）茶、水 1办公室负责茶、水等日用品的采购及使用登记 2定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序 3公司举办培训、讲座等大型活动时，办公室应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行 十一 采
34、购 1.公司办公日用品与低耗品由办公室在为公司节约总成本与控制办公费用总额度的基础上统一购置。2.办公设备维修、邮件投递等业务均由办公室统一处理。3.办公室须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、更换供应商。4.公司各业务部门将需要购置的固定资产以 OA 申请形式上报办公室，经批准后，由办公室对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出清单，递交总经理批示，经批准后由办公室下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后访客 总台询推 销总台应客户 业务员 出迎进专文员上朋友 受访人 出迎进接董事长/GM 朋 秘书 出迎进办秘
35、书上责任人：总台、办公室主任、文员 第 24 页 确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交办公室备案。采购作业流程 验收付款流程 采购申GM 批示 行政专固 定 供行政专询价/比GM 复议 定货合验收付款通报会责任人：行政专员 询价/采购一般采大宗采责任人：办公室主任、财务 请款验收报告采购合会计支付到货 行政/财务验退货 接收 GM 批示 财务付款行政资产采 购 申 请询价/比价 请资 产第 25 页 十二 固定资产管理 1.办公室对公司所有固定资产进行登记注册，同时在物资管理软件中登记 2.因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值的固定资产,由使用部门或管理部填制“固定
36、资产处理申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处理原因、处理方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,送办公室查核，由总经理签核，办公室具体实施。3.“固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送办公室。4.财务部收到“固定资产处理单”后，如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。5.办公室收到“固定资产处理单”后，应根据核准方式处理资产，并将处理日期、处理原因、处理金额（出售时填）填入“财产管理卡”，同时填写“固定资产处理申请单”
37、转送总经理签核并存档。6.固定资产如遭窃盗或破坏者，办公室应提出损失清单及时向执法单位报案办理。十三 物业 1办公室负责公司的各项物业管理 2负责及物业管理公司协调水、电、信函及安全事宜 3负责办公室内的照明、植物、家具等事务管理 4负责组织安排办公室内的清扫保洁 5负责办公室的钥匙管理 6.负责公司车辆管理 十四 公司福利 1.公司员工福利事项由办公室统一负责；2.公司员工遇有生日、婚假等喜庆时日,办公室经申请以公司名义安排祝贺；3.遇民族传统文化节日时，由办公室酌情考虑提前提出福利申请；4.公司经批准转正的正式员工均享有公司福利的权力；5.办理福利程序如下：由办公室主任负责提出具体福利申请
38、，经总经理签第 26 页 核后转财务部支付。第三章 业务支持 一 公司主页 1网络部负责公司主页的设计、制作与宣传事宜 2网络部根据公司业务需要，负责主页内容的组织、策划与更改 3网络部根据经确认的主页内容，进行下载、修改及上传的技术处理 4网络部负责主页反馈查询、上网人数的统计与报告事宜 二 商业秘密保护制度（一）目的 保护公司及客户的商业秘密，维护公司的安全及利益。（二）使用范围 本规则适用于宁夏万赛软件科技全体员工。（三）定义 1、公司的商业秘密指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有实用性，并经公 司采取保密措施的技术信息与经营信息。其中：不为公众所知悉，指该信息不能通过公开渠道（
39、如：报纸、新闻、出版物等）由外界直接获取；能为公司带来经济利益、具有实用性，指该信息具有确定的可应用性，能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或竞争优势；经公司采取保密措施的，指包括设置保密警示标识、制订保密条款、签订保密协议、建立保密制度及其他合理的保密措施的实施。2、前款所述的技术信息与经营信息，包括：（1）公司管理、财务、人事等方面的系统设计、制度文本内容及方法；（2）公司顾问服务的内容及方法。（3）公司公共关系的内容及方法；（4）公司客户名册；（5）公司经营计划及营销策略；（6）招投标的规划及标底；（7）客户资料；（8）上述列举以外的技术信息与经营信息，符合本条第一款所述之定义的，认定为
40、公司商业秘密。3、公司商业秘密的来源：（1）公司自行制作并符合所述定义者；第 27 页（2）公司以外第三方制作并符合所述定义者；（3）公司及第三方合作制作并符合所述定义者。4、本制度所称之载体系指载有公司商业秘密内容的：（1）工作底稿、文本、电子磁盘及其他载体（含正本、副本、影印件、件、摘抄件）；（2）公司文件档案管理制度规定的各类秘密文件、资料等。（四）保护原则 保护商业秘密的工作，遵循积极防范、层级管理、既确保商业秘密的安全性又便利于各项工作的原则。（五）责任部门及人员 1 由办公室及法律顾问协同负责公司商业秘密监督、管理事宜。2 公司全体员工负有保护商业秘密的责任与义务。（六）保护措施
41、1在宁夏万赛软件科技劳动合同中明确规定商业秘密保护条款，员工在聘用期及解聘后规定期限内须承担规定的义务。2公司根据需要，可要求专案与有关人员签订对特定事项的保密承诺书。3办公室对电脑设定完整的文件目录与子目录系统，并根据需要设定管理密码，由专人控管；控管人员对密码管理工作负第一责任。4办公室对 机、复印机统一管理，由专人使用，建立严格的使用登记管理流程。5办公室建立严格的管理流程对公司发文进行管理。6办公室负责根据文件档案管理制度进行对各类载体设置警示标识的工作。警示标识包括：密级标识、字样及“不得复印”、“不得携出”等特定字样。（七）泄密应急 1员工发现公司商业秘密有可能泄露时，均有义务报告
42、主管部门立即采取防范措施；2公司商业秘密已经泄露，发现人及当事人均有义务立即报告主管部门即采取补救措施；（八）泄密责任追究 1当公司商业秘密已经泄露，公司有权追究当事人的经济与法律责任；2根据情况，公司同时可追究主管部门与人员的连带责任。（九）培训 人力资源部负责组织对公司全体员工进行相关培训。三 文件档案管理制度（一）意义（二）文件档案的类别及形式 第 28 页 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡与电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、
43、记要等 3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等 7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件：服务过程中及客户沟通产生的往来 、往来函、建议书、分析底稿
44、、调查底稿、客户提供之资料等 10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等 四 公共关系 1宁夏万赛软件科技的对外公共关系工作包括：公司及客户、股东、媒体及政府机构之间
45、的关系。办公室应详细制作客户沟通登记表 2 公共关系主要表达在各部门开办各项业务活动进行所需的对外事务性工作中建立的长期、友好的关系。3对外建立必要的咨询、顾问关系；必要的外界沟通、联络。维护万赛公第 29 页 司的利益与声誉；积极服务各项业务经营活动的开展；保障外界关系的渠道畅通，最大限度的节省开支是对外公共关系工作的原则。4一切因工作关系建立的对外沟通渠道属宁夏万赛软件科技所有，由本公司对外联络人向办公室报送有关工作单位、职务、通讯地址 ，及本公司的关系及联络等资料，各部门的公共关系必须无条件用于公司工作的开展，各部门均有义务积极协助办公室建立畅通的对外渠道。各部门应及时建立客户意见反馈表
46、，并由办公室统一更新管理。五 广告宣传 1.广告是极其重要的业务活动。广告费用是公司营运成本控制与扩展市场的重要环节。2.办公室根据公司服务的定位特点，对广告策划方案进行审查、审批，确保广告的效益。3.广告费用使用的强度、媒体或提出的责任人为公司业务部门，它的使用分配须经过办公室与总经理的审批。4.财务部是广告费用支付执行的审查者与把关部门，它依据批准的广告方案、广告计划、广告费用来审查费用支出的合理性。5.公司可根据目前实际的经营状况，每季度可以申请广告费额度，在申请报告中需包括广告计划、费用金额以及使用方式与时间，其基本格式由各业务部门提供 6.如业务情况不理想，公司可中止广告以节省费用，原申请额度自动作废，办公室以文字形式通知财务部。附：1、人员增补申请表 2、面试记录表 3、初复试考核表 4、聘用通知书 5、人事资料卡 6、试用期人事考核表 7、应聘人员登记表 8、面试考核表 第 30 页 9、周工作时间统计表 10、出勤资料表 11、请假申请单 12、考核记录表 13、调令 14、离职申请书 15、移交接清单 16、解聘/开除通知书 17、离职证明书 18、文件复印、打印登记表 19、收发文登记表 20、公文处理单 21、档案资本销毁情况记录表 22、图书登记册 23、承诺书