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1、编者：何振林联系方式：Tel：13908045104目录教师在讲解时，可重点介绍第1、2、3、4、6、7和8章，第5、9章部分内容自学。第2章Windows7操作系统的使用第3章计算机网络与应用第4章信息的编码与存储第5章算法与实现第7章电子表格软件Excel2010第9章Access数据库技术基础第6章文字处理软件Word2010第1章计算机基础知识第8章演示文稿软件PowerPoint2010第9章Access数据库技术基础 本章以微软开发的面向小型关系数据库应用且操作简便易用的Access数据库为例，讲述数据库技术的一般应用。主要内容包括数据库、数据库管理系统的基本概念，Access数据
2、库系统应用环境，表、查询、SQL语言、报表、Access数据的导入与导出。9.1数据库基本概念9.2数据管理技术的发展9.3数据模型9.4关系数据库本本章章目目录录9.5Access数据库及数据库对象9.6数据库表的创建与应用9.7数据的查询9.8SQL语句查询9.9数据的报表与打印输出9.10数据的导入与导出9.1.1信息、数据、信息处理9.1 数据库基本概念 信息（Information）是客观事物属性的反映。它反映了客观事物的某一属性或某一时刻的表现形式。例如学生的姓名、身高、年龄、面貌、胖瘦、成绩等。数据（Data）则是信息的载体，它是信息在计算机中的量化表示。例如身高1.68M、上机
3、成绩98分等。可以看出将信息用某中符号记录下来就成了数据。信息与数据相互联系，数据是信息的载体，信息是数据的内涵。信息处理（Information Process）也称为数据处理，它是利用计算机对对各种形式的数据进行收集、储存、加工和传播等一系列活动的总和。数据处理的目的是通过对大量原始数据进行分析和处理，抽取或推导出对人们有价值的信息，为行动和决策提供依据。9.1.2数据库、数据库管理系统、数据库系统 数据库（Data Base，简称DB）是存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的数据冗余度，较高的数据独立性和扩展性，并且数据库中的
4、数据为各个合法用户共享。数据库管理系统（Data Base Management System，简称DBMS）是负责数据库的定义、建立、操纵、管理和维护的一种计算机软件，是数据库系统的核心部分。DBMS为用户管理数据提供了一整套命令，利用这些命令可以实现对数据库的各种操作，如数据结构的定义，数据的输入、输出、编辑、删除、更新、统计和浏览等。数据库管理系统通常由以下几个部分组成。数据定义语言DDL（Data Definition Language）及其编译和解释程序：主要用于定义数据库的结构。数据操纵语言DML（Data Manipulation Language）或查询语言及其编译或解释程序：
5、提供了对数据库中的数据存取、检索、统计、修改、删除、输入、输出等基本操作。数据库运行管理和控制例行程序：是数据库管理系统的核心部分，用于数据的安全性控制、完整性控制、并发控制、通信控制、数据存取、数据库转储、数据库初始装入、数据库恢复和数据的内部维护等。数据字典DD（Data Dictionary）：提供了对数据库数据描述的集中管理规则，对数据库的使用和操作可以通过查阅数据字典来进行。通信功能：数据库管理系统提供了数据库与操作系统之间的联机处理接口，以及与远程作业输入的接口，也是用户和数据库之间的接口。数据库系统（Data Base System，简称DBS）是指计算机系统引入数据库后的系统构
6、成，是一个具有管理数据库功能的计算机软硬件综合系统。具体地说，它主要包括如下几个组成部分。硬件系统：它是数据库系统的物理支持，包括主机、显示器、外存储器、输入/输出设备等。软件系统：有系统软件和应用软件。系统软件包括支持数据库管理系统运行的操作系统(如Windows XP)、数据库管理系统(如Access 2003)、开发应用系统的高级语言及其编译系统等；应用软件是指在数据库管理系统基础上，用户根据实际问题自行开发的应用程序。数据库。是数据库系统的管理对象，为用户提供数据的信息源。数据库管理员。是负责管理和控制数据库系统的维护管理人员。用户。数据库的使用者，用户包括专业用户和最终用户。用户可以
7、利用数据库管理系统软件提供的命令访问数据库并进行各种操作。专业用户即程序员，是负责开发应用系统程序的设计人员。最终用户是对数据库进行查询或通过数据库应用系统提供的界面使用数据库的人员。数据库系统具有数据的结构化、共享性、独立性、可控冗余度以及数据的安全性、完整性和并发控制等特点。9.1.3数据库系统 数据库应用系统（Data Base Application System，简称DBAS）是在DBMS支持下根据实际问题开发出来的数据库应用软件。一个DBAS通常由数据库和应用程序两部分组成。9.1.4数据库应用系统9.2.1人工管理阶段9.2 数据管理技术的发展 人工管理阶段始于20世纪50年代，
8、出现在计算机应用于数据管理的初期，既没有操作系统，也没有专门管理数据的软件，数据由计算或处理它的程序自行携带。人工管理阶段程序与数据之间的关系如图9-1所示。数据管理技术的发展主要经历了人工管理、文件管理和数据库系统管理三个阶段。图9-1 人工管理阶段程序与数据之间的关系9.2.2文件管理阶段 人工管理阶段数据管理存在的主要问题是：数据不能独立。当数据修改时，程序也得修改，而程序修改后，数据的格式、类型也得变化以适应处理它的程序。数据不能长期保存。数据被包含在程序中，程序运行结束后，数据和程序一起从内存中释放。没有专门进行数据管理的软件。应用程序和数据是相互结合且不可分割的，各程序之间的数据不
9、能相互传递，数据不能被重复使用，既不安全，编程效率低下。一组数据对应于一个程序，一个程序中的数据不能被其他程序利用，数据无法共享，从而导致程序和程序之间有大量重复的数据存在。在20世纪60年代，由于有了磁盘等大容量且能长期保存数据的存储设备，且有了操作系统。数据与程序分开，数据能长期保存。在文件管理阶段，把有关的数据组织成一个文件，由一个专门的文件管理系统对其进行管理。在这种管理方式下，应用程序通过文件管理系统对数据文件中的数据进行加工处理。应用程序与数据文件之间具有一定的独立性。与早期人工管理阶段相比，使用文件系统管理数据的效率和数量都有很大提高，但仍存在以下3个问题：数据没有完全独立。虽然
10、数据和程序被分开，但所设计的数据依然是针对某一特定的程序，所以无论是修改数据文件还是程序文件，二者都要相互影响。数据文件不能被多个程序所共享。存在数据冗余。文件系统中的数据没有合理和规范的结构，造成数据的重复存储，即数据的冗余。图9-2 文件系统阶段程序与数据之间的关系 数据库技术始于20世纪60年代末，到现在，数据库系统在全世界范围内得到广泛的应用。在数据库系统管理阶段，是将所有的数据集中到一个数据库中，形成一个数据中心，实行统一规划，集中管理，用户通过数据库管理系统来使用数据库中的数据。数据不能被集中管理。文件系统中的数据文件没有集中的管理机制，数据的安全性和完整性都不能得到保障。各数据之
11、间、数据文件之间缺乏联系，给数据处理造成不便。文件系统阶段程序与数据之间的关系如图9-2所示。9.2.3数据库系统阶段 数据的结构化。数据库中的数据存储是按同一结构进行的。数据共享。数据库系统中，数据库共享是它的主要目的。数据独立性。数据库系统中，力求减少数据结构和应用程序相互依赖，实现数据的独立性。可控冗余度。数据实现共享后，不必要的重复将全部消除，但为了提高查询效率，也可保留少量冗余，其冗余度由设计人员控制。图9-3 数据库系统阶段程序与数据之间的关系 实现了数据统一控制：数据库系统提供了各种控制功能，保证了数据的并发控制、安全性和完整性。数据库作为多个用户和应用程序的共享资源，允许多个用
12、户同时访问。并发控制可以防止多用户并发访问数据时产生的数据不一致性。安全性可以防止非法用户存取数据。完整性可以保证数据的正确性和有效性。数据库系统阶段程序与数据之间的关系如图9-3所示。1数据库系统的主要特点 数据库系统的分类有多种方式，按照数据的存放地点的不同，数据库系统可分为集中式数据库系统和分布式数据库系统。集中式数据库系统。集中式数据库系统是将数据集中在一个数据库中。数据在逻辑上和物理上都是集中存放的。所有的用户在存取和访问数据时，都要访问这个数据库。例如一个银行储蓄系统，如果系统的数据存放在一个集中式数据库中，那么所有储户在存款和取款时都要访问这个数据库。这种方式访问方便，但通信量大
13、，速度慢。分布式数据库系统。分布式数据库系统是将多个集中式的数据库通过网络连接起来，使各个节点的计算机可以利用网络通信功能访问其他节点上的数据库资源，使各个数据库系统的数据实现高度共享。分布式数据库系统的主要特点是：系统具有更高的透明度，可靠性与效率更高，局部与集中控制相结合，系统易于扩展。2数据库系统的分类3数据库的应用 数据库的应用非常广泛，如银行业、通信行业用数据库存储客户信息；企业用数据库管理原料、生产、产品等信息；经销行业用数据库存储生产、库存、销售信息；学校用数据库管理学生的个人信息、课程成绩等。数据模型是指数据库中数据与数据之间的关系，数据模型不同，相应的数据库系统就完全不同，任
14、何一个数据库系统都是基于某种数据模型的。不同的数据模型提供了模型化数据和信息的不同工具，根据模型应用的不同目的，可以将模型分为两类或两个层次：一是概念模型，二是数据模型。前者是按用户的观点来对数据和信息建模，后者是按计算机系统的观点对数据建模。9.3.1概念模型9.3 数据模型 概念模型是对客观事物及其联系的抽象，用于信息世界的建模，它强调其语义表达能力，以及能够较方便、直接地表达应用中各种语义知识。这类模型概念简单、清晰、易于被用户理解，是用户和数据库设计人员之间进行交流的语言。概念模型的表示方法很多，其中最著名的是E-R方法（实体-联系方法），它用E-R图来描述现实世界的概念模型，E-R图
15、的主要成分是实体、联系和属性。在概念模型中主要有如下一些概念：实体实体：客观存在并可相互区分的事物称为实体。实体可以是人、物、一个抽象对象、事物与事物之间的联系。例如一个学生、一个教师、一门课程、一支铅笔、一部电影、一个部门等都是实体。属性属性：描述实体的特性称为属性。一个实体可由若干个属性来刻画。属性的组合表征了实体。例如学生有学号、姓名、性别、出生日期、籍贯、专业、是否团员等属性。码码（关键字）：（关键字）：唯一标识实体的一个属性或属性集称为码。例如学号是学生实体的码。域域：属性的取值范围。例如：学生性别的域为（男，女）。实体实体型：型：用实体名及其属性名集合来抽象和刻画同类实体称为实体型
16、。例如：学生以及学生的属性名集合构成学生实体型，可以简记为：学生（学号，姓名，性别，出生日期，籍贯，专业，是否团员）；铅笔（商标，软硬度，颜色，价格，生产厂家）表示铅笔实体型。实体实体集：集：同类型的实体的集合称为实体集。例如：全体学生就是一个实体集。9.3.2实体间的联系及联系的种类 两个实体间的联系可以分为3类：一对一联系（1:1）。如果对于实体集A中的每一个实体，实体集B中至多有一个实体与之联系，反之亦然，则称实体集A与实体集B具有一对一联系。例如：在学校里面，一个班级只有一个正班长，而一个班长只在一个班中任职，则班级与班长之间具有一对一联系。一对多联系（一对多联系（1 n）：）：如果对
17、于实体集A中的每一个实体，实体集B中有n个实体（n0）与之联系，反之，对于实体集B中的每一个实体，实体集A中至多只有一个实体与之联系，则称实体集A与实体B有一对多联系。考查系和学生两个实体集，一个学生只能在一个系里注册，而一个系有很多学生。所以系和学生是一对多联系。多对多联系（多对多联系（m n）：）：如果对于实体集A中的每一个实体，实体集B中有n个实体（n0）与之联系，反之，对于实体集B中的每一个实体，实体集A中也有m个实体（m0）与之联系，则称实体集A与实体B具有多对多联系。例如：一门课程同时有若干个学生选修，而一个学生可以同时选修多门课程，则课程与学生之间具有多对多联系。又如在单位中，一
18、个职工可以参加若干个项目的工作，一个项目可有多个职工参加，则职工与项目之间具有多对多联系。实体型之间的一对一、一对多、多对多联系不仅存在于两个实体型之间，也存在于两个以上的实体型之间。同一个实体集内的各实体之间也可以存在一对一、一对多、多对多的联系，称为自联系自联系。常用的数据模型主要有4种，即层次模型（Hierarchical Model）、网状模型（Network Model）、关系模型（Relation Model）和面向对象数据模型（Object Oriented Data Model）。9.3.3常用数据模型图9-4 学校行政机构的层次模型 层次模型的特征是：层次模型像一棵倒立的树，
19、仅有一个无双亲的根结点(Root)。根结点以外的子结点，向上仅有一个父结点，向下有若干子结点。1层次模型 层次模型是数据库系统最早使用的一种模型。层次模型表示数据间的从属关系结构，它是以树型结构表示实体（记录）与实体之间联系的模型。层次数据模型只能直接表示一对多（包括一对一）的联系，但不能表示多对多联系。例如：学校的行政机构，如图9-4所示。网状模型最早出现在1961年，它以网状结构表示实体与实体之间联系的模型。网状模型可以表示多个从属关系的层次结构，也可以表示数据间的交叉关系，是层次模型的扩展。网状模型的主要特征是：有一个以上的结点无双亲。至少有一个结点有多个双亲。图9-5 网状模型示例1
20、网状数据模型的结构比层次模型更具普遍性，它突破了层次模型的两个限制，允许多个结点没有双亲结点，允许结点有多个双亲结点。此外，它还允许两个结点之间有多种联系。因此网状数据模型可以更直接地描述现实世界。图9-5给出了一个简单的网状模型。图9-5 网状模型示例22网状模型 关系模型是一种以关系（二维表）的形式表示实体与实体之间联系的数据模型（或一个关系）。表9-1所示的是一张学生信息表。表中，每一行称为一个记录，用于表示一组数据项；表中的每一列称为一个字段或属性，用于表示每列中的数据项。表中的第一行称为字段名，用于表示每个字段的名称。关系模型的主要特点有：关系中的每一分量不可再分，是最基本的数据单位
21、。关系中每一列的分量是同属性的，列数根据需要而设，且各列的顺序是任意的。关系中每一行由一个个体事物的诸多属性构成，且各行的顺序可以是任意的。表9-1 学生情况表 一个关系是一张二维表，不允许有相同的列（属性），也不允许有相同的行（元组）。Access采用的数据模型是关系模型，是一个关系数据库管理系统。3关系模型 关系数据库（Relational Database）是依照关系模型设计的若干二维数据表文件的集合。在Access中，一个关系数据库由若干个数据表组成，每个数据表又是由若干个记录组成，每个记录由若干个数据项组成。一个关系的逻辑结构就是一张二维表。这种用二维表的形式表示实体和实体之间联系的
22、数据模型称为关系数据模型。9.4.1关系术语9.4 关系数据库 关系是建立在数学集合概念基础之上的，由行和列表示的二维表。1）关系：一个关系就是一张二维表，每个关系有一个关系名。在Access中，一个关系就称为一张数据表。2）元组（Tuple）：二维表中水平方向的行称为元组，每一行是一个元组。在Access中，一行称为一个记录（Record）。3）属性（Attribute）：二维表中垂直方向的列称为属性，每一列有一个属性名。在Access中，一列称为一个字段（Field）。用来表示关系模型中全部数据项（即属性）的类型。4）域（Domain）：指表中属性的取值范围。Access中，一个字段的取值
23、称为一个字段的宽度。5）索引（Index）：为了加快数据库的访问速度，所建立的一个独立的文件或表格。6）关键字(Key Word)：关系中一个属性或多个属性的组合，其值能够惟一地标识一个元组。7）主码（关键字Primary key）：表中的某个属性或属性组合，其值可以唯一确定一个元组。在Access中，具有唯一性取值的字段称为关键字段（主键）。8）外关键字（Foreign key）：关系中的属性或属性组，并非该关系的关键字，但它是另一个关系的关键字，称其为该关系的外关键字。9）关系模式（Relational model）：对关系的描述。一个关系模式对应一个关系的结构。其格式为：关系名（属性名1
24、，属性名2，属性名3，属性名n）例如，学生情况表的关系模式描述如下：学生情况表(学号,姓名,性别,出生日期,系别,总分,团员,备注,照片)。9.4.2关系运算 进行并、差、交、积集合运算的两个关系必须具有相同的关系模式，即结构相同。1传统的集合运算 并：两个相同结构的关系R和S的“并”记为RS，其结果是由R和S的所有元组组成的集合。差：两个相同结构的关系R和S的“差”记为RS，其结果是由属于R但不属于S的元组组成的集合。差运算的结果是从R中去掉S中也有的元组。交：两个相同结构的关系R和S的“交”记为RS，交是由既属于R又属于S的元组组成的集合。交运算的结果是R和S的共同元组。广义笛卡尔积：两个
25、分别为n目和m目的关系R和S的广义笛卡尔积是一个（n+m）列的元组的集合。元组的前n列是关系R的一个元组，后m列是关系S的一个元组。若R有k1个元组，S有k2个元组，则关系R和关系S的广义笛卡尔积有k1k2个元组，记为RS。2专门的关系运算 从一个或多个关系中找出所需要的数据，就要使用关系运算。关系运算包括选择、投影、并、差、笛卡尔积和联接等。本书只对常用关系运算即选择、投影和连接进行介绍，更多内容请参考相关资料。选择（Selection）：选择运算是从关系中找出满足条件的记录。选择运算是一种横向的操作，它可以根据用户的要求从关系中筛选出满足一定条件的记录，这种运算可以改变关系表中的记录个数，
26、但不影响关系的结构。在Access的SQL语句中，可以通过条件子句WHere 等实现选择运算。例如，通过Access的命令从学生情况表7-1中找出入学总分大于等于550分的学生，结果如表9-2所示。表9-2 入学总分大于等于550分的学生 投影（Projection）：投影运算是从关系中选取若干个字段组成一个新的关系，是一种纵向的操作，它可以根据用户的要求从关系中选出若干字段组成新的关系。因此投影运算可以改变关系中的结构。在Access的SQL语句中，可以通过输出字段子句实现投影运算。例如，从学生情况表9-1（学号，姓名，性别，出生日期，专业号，入学总分，团员，简历，照片）关系中只显示“学号”
27、、“姓名”、“性别”、“专业号”4个字段的内容，如表9-3所示。表9-3 投影效果 连接（Join）：连接运算是将两个关系通过共同的属性名（字段名）连接成一个新的关系。连接运算可以实现两个关系的横向合并，在新的关系中反映出原来两个关系之间的联系。为了保证关系中数据的正确（如输入错误等）和有效，需建立数据完整性的约束机制来加以控制。关系的完整性是指关系中的数据及具有关联关系的数据间必须遵循的制约条件和依存关系，以保证数据的正确性、有效性和相容性。关系的完整性主要包括实体完整性、域完整性和参照完整性。9.4.3关系的完整性1实体完整性（Entityintegrity）实体是关系描述的对象，一行记录
28、是一个实体属性的集合。在关系中用关键字来唯一地标识实体，关键字也就是关系模式中的主属性。实体完整性是指关系中的主属性值不能取空值（NULL）且不能有相同值，保证关系中的记录的唯一性，是对主属性的约束。若主属性取空值，则不可区分现实世界中存在的实体。例如，学生的学号、职工的职工号一定都是唯一的，这些属性都不能取空值。域完整性是对数据表中字段属性的约束，它包括字段的值域、字段的类型及字段的有效规则等约束，它是由确定关系结构时所定义的字段的属性所决定的。如性别属性只允许输入“男”或“女”，其他字符的输入则认为是无效输入，拒绝接受。域完整性约束也称为用户自定义完整性约束。2域完整性（Domainint
29、egrity）3参照完整性（Referentialintegrity）参照完整性是对关系数据库中建立关联关系的数据表之间数据参照引用的约束，也就是对外关键字的约束，也就是说一个关系属性的取值要参照其他关系。如对学生信息的描述常用以下3个关系：学生（学号、姓名、性别、班级）课程（课程号、课程名）成绩（学号、课程号、成绩）上述关系中，“课程号”不是成绩关系的主关键字，但它是被参照关系（课程关系）的主关键字，称为成绩关系的外关键字。按照实体完整性规则，课程关系中“课程号”不能取空值，所以成绩关系中的“课程号”实际上是不能取空值的，只能取课程关系中已存在课程号的值。若取空值，关系之间就失去了参照的完整
30、性。数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求。数据库设计一般分为6个步骤：需求分析：准确了解和分析用户需求，包括数据和处理等。概念结构设计：对用户需求进行综合、归纳与抽象，形成一个独立于具体DBMS的概念模型。逻辑结构设计：将概念结构转换为某个DBMS所支持的数据模型。物理结构设计：为逻辑数据模型选取一个最适合应用环境的物理结构，包括存储结构和存取方法等。数据库实施：建立数据库，编制与调试应用程序，组织数据入库，并进行调试运行。数据库运行和维护：对数据库系统进行评价、调整和修改。9.4.5数据库设计*打开
31、与关闭Access程序的方法与Office 2010中的其他程序方法相同，这里不再细述。但无论何时退出，Access都将自动保存对数据的更改。9.5.1 Access数据库的启动与退出9.5 Access数据库及数据库对象图9-6 Access 2010 工作窗口9.5.2 Access开发环境 Access启动后，通常自动打开“文件”选项卡，提示用户新建或打开一个数据库进行设计，在进行数据库设计过程中，Access工作窗口一般如图9-6所示，包括标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等。作为Office中的一员，其工作环境与Word、Excel等十分相似，所不同的是Access的每个对象都具
32、有自己独特的设计视图，菜单栏和工具栏将随着不同视图状态而有所不同。Access数据库有6种不同类别的对象，即表、查询、窗体、报表、宏和模块。不同的对象在数据库中有着不同的作用。9.5.3 Access对象1表（Table）表是数据库中用来存储数据的对象。一个数据库一般由一个或多个表组成。关系数据库为表时。其他类型的对象如查询、窗体、报表或页等的数据来源都直接或间接地由表提供。2查询（Query）查询是按照用户的需求在数据库中检索所需的数据，被检索的数据可以取自一个表，也可以取自多个表，还可以取自现有的其他查询。查询的结果也以表的形式显示，但它只是数据库表对象所包含数据的某种抽取与显示，本身并不
33、含任何数据。3窗体（Form）窗体是Access数据库的人-机交互界面，主要用于为数据的输入和编辑提供便捷、美观的屏幕显示方式，其数据源可以是表或查询。窗体的类型大致可分为提示型窗体、控制型窗体和数据型窗体3类。Access中，所有的数据库对象都要在数据库中存放，因此，创建一个数据库系统就是创建一个数据库文件以及其中各个对象的过程。Access数据库文件以.accdb作为扩展名。9.6 数据库表的创建与应用 报表用于将选定的数据以特定的版式显示或打印，其内容可以来自某一个表，也可来自某个查询，还可以创建计算字段或对记录进行分组并计算出各组数据的汇总等。4报表（Report）宏是某些操作的集合，
34、其中每个操作实现特定的功能。用户可以将Access提供的基本宏指令按照需求组合起来，完成一些经常重复的或比较复杂的操作，它常常与窗体配合使用。5宏（Macro）模块是用Access提供的VBA（Visual Basic for Applications）语言编写的程序单元，可用于完成无法用宏来实现的复杂的功能。每个模块都可能包含若干个函数或过程，模块常常与窗体或报表配合使用。6模块（Module）创建数据库的方法是：单击“文件”选项卡（或按下Ctrl+N复合键），在弹出列表框中单击“新建”命令。创建一个空数据库，然后添加表、查询、窗体和报表等对象。如果使用已存在的数据库，则单击“打开”按钮。【
35、例9-1】创建一个空的“成绩管理”数据库（cjgl.accdb）。操作步骤略，参见P380。9.6.1 数据库的创建表是Access数据库中最重要的对象，是存储数据的基本单位。本节将讲述如何使用表设计器和通过输入数据创建表。9.6.2 数据表的创建 Access将二维表称为表，所有的表均包括结构和数据两部分。因此，创建一个表通常包括“创建表结构”和“输入表数据”两个方面的工作。创建表时，可将二维表标题栏的列标题定义为表的字段，标题栏正文的数据则作为相应的字段值输入表中，每一行数据构成一个记录。所谓创建表结构，就是定义表的字段，字段一般都拥有许多属性，其中最重要的属性是字段名称和数据类型。1基本
36、概念 字段名称：字段名用来区分字段。字段名最长可达64个字符，可采用汉字、字母、数字和空格以及其他一些特殊字符（除句点（.）、感叹号（！）、撇号（）、和方括号(t和)外），但不能以空格开头。数据类型：Access表中的数据可使用10种类型，详细说明如表9-4所示：表9-4 字段的数据类型 表有“设计视图”和“数据表视图”两种视图。在“设计视图”中可以创建及修改表的结构，修改表的字段及其常规属性。在“数据表视图”中可以查看、添加、删除及编辑数据表中的数据。使用表设计器创建/修改表结构的一般步骤为：打开数据库窗口；打开表设计视图；定义/修改表结构；保存表结构。表“设计视图”的操作界面如图9-9所示
37、。由上部“字段输入区”和下部“字段属性区”两个窗格组成。在上窗格中输入每个字段的名称、数据和说明，在下窗格在设置字段的属性值。2使用表设计器创建/修改表图9-9 表“设计视图”窗口 在Access 2010中，不同的字段类型有不同的属性。定义字段属性可以对输入的数据进行限制或验证，也可以控制数据在数据表视图（即显示数据）中的显示格式。常用的属性有8种：字段大小：指定文本型、数字型字段的长度。文本型默认值为50字节，不越过55字节。不同种类的数字型所占存储空间不一样。格式：指定数据的显示格式。如果要让数据按输入时的格式显示，则不需设置。3字段属性设置的说明 小数位：小数位数只有数字和货币型数据可
38、以使用。小数位数为015，视数字或货币型数据的字段大小而定。输入掩码：用于指定可以输入数据的位置以及数据种类、字符数量，确保输入数据符合要求。在设计输入掩码时，要求数据的一位使用一个掩码字符。在Access中，输入掩码使用的字符如表9-5所示。标题：为表中的字段指定不同的显示名称。默认值：指定添加新记录时自动输入的值。表9-5 输入掩码字符和说明 有效性规则：针对所选的一个字段，对输入数据进行有效性规则检查是否符合取值要求。例如，可以为“性别”字段定义有效性表达式：男 Or 女。有效性文本：当数据不符合有效性规则时所显示的提示信息。索引：是否按该字段建立索引用于排序或快速查找，表的主键将自动设
39、置索引。查阅属性：在数据表视图或窗体中显示或输入数据时所用的控件。例如，可以为“学生”表中的“性别”字段设置一个组合框类型的显示控件（“行来源”输入框中的各项数据项之间用英文的分号“;”分隔），如图9-10所示。进行相关设置后，在数据表视图中可以看到“性别”字段的值既可以直接输入，也可以从组合框中选取，如图9-11所示。注：“行来源类型”可是以值列表、表/查询、字段列表；“行来源”的内容分别是用用英文的分号“;”分隔的手工输入各数据、表和各表存在的字段值。图9-10 为“学生”表的“性别”字段设置组合框显示控件图9-11 利用组合框选取“性别”字段的值 【例9-2】用表设计器创建学生基本信息表
40、“学生”。操作步骤略，参见P384。【例9-3】用表设计器修改“学生”表结构。操作步骤略，参见P385。4定义主键 在Access中，通常每个表都应有一个主键。主键是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的组合。只有定义了主键，表与表之间才能建立起联系，从而能够利用查询、窗体和报表迅速、准确地查找和组合不同表的信息。在Access中，有两种类型的主键：单字段主键和多字段主键。字段名前有“钥匙”标记 。多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中的记录，定义多字段主键的方法是：按住Ctrl键，分别单击选择要设为主键的字段。然后，将鼠标放在任意一个已选中的行上右击并执行快捷菜单选“主键
41、”（或击表格工具“设计”选项卡“工具”组中的“主键”按钮 ）即可。要取消主键时，在设置的为主键字段前，再次单击 即可。在Access中，还可以通过使用“数据表视图”创建数据表，此种方法的优点是不事先设计表结构，可以随时在编辑表记录的同时添加、编辑和删除字段。【例9-4】通过输入数据创建“成绩”、“课程”和“系名”三张数据表，其中三能的表结构如下：1、成绩：学号（文本，8），课程号（文本，4），成绩（数字）；2、课程：课程号（文本，4），课程名（文本，20），学时（数字），学分（数字），是否必修（是/否，默认值为Yes）；3、系名：系号（文本，2），系名（文本，20）。操作步骤略，参见P386。
42、5通过输入数据创建表9.6.3 数据表的编辑 在创建好数据表以后，首要的工作就是向表中添加数据记录，之后，才可以进行数据处理工作，如执行修改、删除、复制等。【例9-5】分别输入“学生”、“成绩”、“课程”和“系名”4个表的记录，备注和“照片”的内容可以自行确定。输入记录后的“学生”、“成绩”、“课程”和“系名”4个表，如图9-15、图9-16图9-17图9-18所示。图9-18 “系名”表及其记录图9-15 “学生”表及其记录 图9-16 “成绩”表及其记录图9-17 “课程”表及其记录 调整行高和列宽 方法一：将鼠标移动至行、列分界线。拖动列分界线仅改变当前列的宽度，拖动行分界线则改变所有行
43、的高度。方法二：在数据表视图中，将鼠标移动到行选定栏或列选定栏，右击鼠标并执行快捷菜单中的“行高”或“字段列宽”命令，在打开的对话框中设置合适的数值，可精确设置当前列宽或所有行高。1浏览数据记录 列的隐藏和移动 隐藏列的方法：选要隐藏的列，右击执行快捷菜单中的“隐藏字段”命令将当不用的列隐藏起来。列的隐藏和移动并不影响表的结构。显示被隐藏的列：在某列的字段名所在处右击鼠标，执行快捷菜单中的“取消隐藏字段”命令。列的移动：选定一列或多列后，再按住鼠标左键不放，将选定的列拖到新的位置。列的冻结与解冻 冻结列：选定要冻结的列，右击执行快捷菜单中的“冻结字段”命令。解除冻结：右击并执行快捷菜单中的“取
44、消冻结所有字段”命令。Access提供了四种方法，可将光标快速移动到表最末的空记录上：打开“开始”选项卡，单击“记录”组中的“新建”按钮。单击数据表视图中的记录浏览按钮“”中的“新记录”按钮“”。在记录选定栏处，右击并执行快捷菜单中的“新记录”命令。按组合键Ctrl+。2添加数据记录3修改数据记录 要在数据表视图中修改数据记录，只需将光标移至要编辑的记录的字段中，然后输入新的数据即可。按下Shift+F2键，然后可修改“备注”类型的字段内容。4删除数据记录 选定一个或多个记录，然后单击“开始”选项卡“记录”组中的“删除”按钮，或按Delete键即可删除选中的数据记录（或在记录选定栏处选取记录后
45、，单击鼠标右键，使用快捷菜单中的“删除记录”命令）。5查找和替换数据 在Access中，利用“查找/替换”功能，可从众多的记录中查找某条记录。有时候成批的记录需要作相同的修改，如果逐条记录进行修改，显然效率不高，为达到高效率操作，也可使用Access提供的查找/替换功能。【例9-6】在“学生”表中查找1995年出生的学生，如图9-20所示。操作步骤略，参见P390。图9-20 查找1995-2-15年出生的学生 Access允许查找内容与实际数据的字符不完全匹配。因此，可以在查找内容中使用通配符来代表某些字符，表9-9列出了Access常用的通配符。它们既可以在数据库的“查找和替换”对话框中使
46、用，也可以在查询和表达式中用来查找字段值、记录或文件名之类的内容。表9-9 Access常用的通配符通配符通配符功能功能示例（查找内容及查找结果）示例（查找内容及查找结果）*与任何个数据的字符匹配优*优秀、优良?与任何单个字符或汉字匹配?及格不及格与方括号内任何单个字符或汉字匹配优良优秀、良好-与指定范围的任一个字符匹配。范围必须升序及-优及格、良好、优秀!匹配任何非方括号内的字符或汉字!车床机床、钻床#与任何单个数字字符匹配6#61、62、表的复制，通常在“导航窗格”的“表”列表框中进行，有两种方法：使用“复制”和“粘贴”命令复制表。在数据库“导航窗格”的“表”列表框中，单击选择某张表，然后
47、按下Ctrl+C复合键，再按下Ctrl+V复合键，弹出如图9-21所示的“粘贴表方式”对话框。然后选择合适的方式进行复制。6表的复制图9-21 “粘贴表方式”对话框 如果数据库中的某表不再使用，可在数据库“导航窗格”的“表”列表框中将它们选中，直接按下Delete键，或单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”按钮，或单击“开始”选项卡“记录”组中的“删除”按钮 注意：以上删除表时，不能打开其“数据表视图”窗口。7表的删除 通过“对象另存为”菜单复制表。在数据库“导航窗格”的“表”列表框中，单击选择某张表，执行“文件”选项卡中的“对象另存为”命令。在数据库“导航窗格”的“表”列表框中，右键单击
48、需重命名的表，执行快捷菜单“重命名”命令。8表的重命名9.6.4 数据的排序、索引与筛选 排序和索引的目的是为了让数据表在某个字段上有序地排列，使查询能更有效地进行。筛选是按指定的条件将筛选出来的数据显示为新的数据表。1排序 排序（Sort）必须选确定字段（排序依据），然后以升序或降序方式来重排记录。注：备注型字段的排序只针对前255个字符，“OLE对象”字段不能作为排序字段。排序的依据如果是单个字段，称为单字段排序，反之称为多字段排序。不同的字段类型，排序有所不同，具体规则如下：英文按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按AZ 排序，降序时按ZA排序。中文按拼音字母的顺序排序，升序时按AZ
49、 排序，降序时按ZA 排序。数字按数字的大小排序，升序时从小到大排序，降序时从大到小排序。日期和时间字段，按日期的先后顺序排序，升序时按从前到后的顺序排序，降序时按从后向前的顺序排序。排序操作的方法是：打开某张表的“数据表视图”，这时“开始”选项卡“排序和筛选”组中含有“升序”按钮 和“降序”按钮 ，只要选在数据表中单击要排序的字段名，然后单击排序按钮之一，排序就会立刻完成，排序字段名右侧出现“”或“”标志。在保存数据表时，Access 将保存该排序次序，并在重新打开该表时，自动重新应用排序。【例9-7】按“出生日期”升序排序排列“学生”表，排序后的情况如图9-23所示。排序操作的步骤略，参见
50、P393。图9-23 按“出生日期”升序排序 与排序不同，记录在索引（Index）时不对当表中的记录进行位置调整，如同书本中的目录一样，记录了索引关键字中的内容和所在记录的记录号。利用索引可帮助用户更有效地查询数据，但创建索引需要额外的存储空间。2索引索引的种类 按功能分类，索引可分为以下几种：惟一索引：每个记录的索引字段值都是惟一的，不允许相同。普通索引：索引字段允许有相同的值。主索引：同一表中允许创建多达32个索引，但只可以创建一个主索引，Access将主索引字段作为当前排序字段。主索引必须是唯一索引，并且索引字段不允许出现Null值。按字段数分类，索引可分为单字段索引和多字段索引两类。多