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1、第五章 项目监控51 目的项目监控的目的：将项目实际进展情况与项目计划对比，如果发现某些因素（如任务进度、费用、人力资源等）的偏差比较大，那么及时分析原因，给出纠正措施。项目监控的好处：(1) 避免原本合理的计划在实施过程中落空。(2) 避免“执迷不悟”地按照原本不合理的计划行事。5.2 关键活动与流程项目监控的流程如图5-1所示，关键活动是“任务进度监控”、“项目费用监控”、“设备资源监控”和“周期性项目进展报告”。任务进度监控周期性项目进展报告项目费用监控设备资源监控 项目经理图5-1 项目监控的流程该流程的主要工作成果见表5-1。表5-1 项目监控过程域的主要工作成果关键活动主要工作成果
2、责任人任务进度监控任务进度监控表和Gantt图项目经理项目费用监控项目费用监控表和统计图形设备资源监控设备资源监控表项目进展报告项目进展报告5.2.1 任务进度监控项目经理监控项目的所有任务，制作“任务进度表”和“Gantt图”，如图5-2所示。每个任务的主要监控数据有：实际开始日期。实际结束日期当前状态：例如正常执行、已结束、进度延误等。当前进度：给出百分比。 监控说明。如果某些任务的进度被延误了，项目经理应当和责任人交流，分析原因并给出解决措施：(1) 若是原计划太乐观了，那么适当修改计划。(2) 若是项目成员工作不得力，那么要求责任人加班追赶进度。 #项目任务树计划开始日期计划结束日期当
3、 前 状 态当 前 进 度实际开始日期实际结束日期监 控 说 明1Future2Test2需求分析2004-04-012004-04-20已结束100%2004-04-012004-04-253用户界面设计2004-04-102004-04-25已结束100%2004-04-122004-04-284 数据库设计2004-04-202004-05-10已结束100%2004-04-222004-05-155软件实现2004-05-012004-07-10已结束100%2004-05-052004-07-206功能测试与改错2004-06-252004-07-15进度延误90%2004-06-2
4、5权限管理很复杂图5-2 （a） Future2.0任务进度监控的表格2004年3月28日2004年4月4日2004年4月11日2004年4月18日2004年4月25日日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六日一二三四五六 100% 100%需求分析用户界面设计数据库设计软件实现功能测试与改错图5-2 (b) Future2.0 任务进度监控Gantt图5.2.2项目费用监控项目费用监控的目的是将项目的实际花费控制在预算之内。对于大部分软件项目而言，项目经理只需要懂得一点财务知识就行了。项目经理记录所有的开支项，如表5-2所示。表5-2 项目费用列表费用类别经 办 人金 额时
5、间用 途项目经理对财务数据进行简单的统计分析，绘制统计图形，就能获得直观的项目费用监控信息。(1) 绘制饼形图，可以查阅各类费用的比例，如图5-3（a）所示。资料费（4%）交通费（4%）会务费（13%）差旅费（13%）硬件费（53%）办公消耗费（12%）图5-3 (a) Future2.0项目费用的饼图(2) 绘制柱状对比图，将成本计划和实际费用进行对比，查阅各类费用是否超支，如图5-3（b）所示。20,00017,50015,00012,50010,0007,5005,0002,500o 差旅费 办公消耗费 硬件费 资料费 会务费 交通费 计划 开支图5-3（b） Future2.0项目费用
6、的柱状对比图5.2.3 设备资源监控 设备资源监控的目的是给出本项目的设备资源清单，确保安全有效，并且提高其利用率。项目经理填写设备资源列表，主要数据有：资源名称、重要性、状态、责任人、描述。如表53所示。表 5-3 Future2.0项目设备资源列表#资源名称重要性状态责任人描述1Toshiba笔记本脑重要正常使用林锐林锐办公用2HP笔记本电脑重要正常使用唐勇唐勇开发用3IBM笔记本电脑重要正常使用石志强石志强开发用4PC服务器重要正常使用范同祥用作Future2.0的开发服务器5网络设备重要正常使用唐勇用于异地开发、测试Future2.05.2.4 周期性项目进展报告 项目经理周期性地（例
7、如每周）召开项目进展例会，与项目成员及时交流、通报、协调、解决项目中出现的各种问题，让大家清楚地了解项目的实际情况。 会议结束后，项目经理撰写项目进展报告，发送给所有项目成员和上级领导。项目进展报告的格式可以自由制定（参见表5-4），关键是要总结出实质性的内容，让人们清楚知道项目的真实状况，而不是记流水帐。 许多人用E-mail写项目进展报告，虽然起草和发送比较方便，但是容易丢失（如果E-mail被删除了，那么报告也就丢失了）。最好是把项目进展报告保存在数据库里，人们可以使用浏览器来访问，那么任何人在任何时间都可以了解项目进展状况和历史信息。表5-4 项目进展报告的参考格式项目进展报告项目名称
8、项目经理报告名称例如第N周项目进展报告项目所处阶段时间段工作总结问题与对策5.3 常见问题解答和实施建议5.3.1 项目监控的常见问题 许多项目经理肩负重要的软件开发工作，他们往往把注意力集中在开发上面，很少认真考虑如何进行项目监控。 常见问题1：项目经理要么什么都不监控（导致项目失控），要么监控得太多而陷入琐碎事务中。 建议措施：项目监控的常见要素有任务进度、费用、设备资源、人员业绩、风险等，项目经理要根据项目的特征，确定项目监控的重点，给出优先级（或进行取舍）。例如对于大多数软件项目而言，任务进度通常是最重要的，而其它因素可能都是不太重要的。常见问题2：项目实际执行情况与原定的项目计划严重
9、脱节，领导、客户、市场人员、开发团队不了解项目真正的状况，使项目计划形同虚设。 建议措施：上级领导和相关人员每周都要检查项目的监控要素，及时发现问题，及时解决问题，既要关心结果也要关心过程。5.3.2 处理突发事件和项目风险 在项目开发过程中，可能突然发生事先无法意料的事件，例如项目成员生病、设备损坏、客户人事变动等等，对项目的正常开发造成影响。此时项目经理先设法自己解决问题，如果不能的话，则请示上级领导，由上级领导给出解决问题的措施。项目经理在撰写项目进展报告时，记录该时间段的突发事件及解决措施。 所有可能危害项目的因素都称为风险。被刻画为风险的事件最终可能发生也可能不发生。风险管理的目的是在风险产生危害之前识别它们，从而有计划地消除或削弱风险。 对于中小型软件项目而言，项目经理可以采用简单的风险监控表格来处理项目风险，如表5-5所示。表5-5 简单的项目风险监控表风险编号严重性可能性风险描述解决措施结果5.3.3 选用合适的项目监控工具 如果项目采用MS Project进行项目规划，那么也应采用MS Project进行项目监控。同理，如果项目采用Future2.0进行项目规划，那么也应采用Future2.0进行项目监控。Future2.0比较适合于中小型的软件项目规划和监控。习题为什么要进行项目监控？其关键活动是什么？