员工时间管理培训.docx

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1、员工时间管理培训程时数：3. 5小时授课方式：讲演、案例分析、管理游戏、录象必备条件：数字投影仪、便携课程简介：本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人 们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、 技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。适合对象：新员工培训目标学完本课程后，学员能够达到：在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作计划的方法与过程课程要点v时间管理的概念与误区V时间管理的基本准则目标原则20/80 原则四象限原则有序原则对象原则时间管理的方法与技巧熟悉自己使用时间的方式与

2、状况 合时宜或者是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托, 经常引起我们困扰的是后两类请托。倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请 托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企 求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地同意请托” 的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若 由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。 第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强同意 他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。因此在我们同意请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我 的职责范围内吗？对实

3、现我的目标有帮助吗？假如同意它，将付出什 么代价？假如不同意他，则需承担什么后果？通过这一番“成本一一 效益分析”之后，你就能够决定取舍了。其次，学会利用资源：关于基层人员而言，要善于利用资源，学会从有关的部门或者人 员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比 如你想熟悉本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想熟悉公司 的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。关于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担心丧失对下属的操纵；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。事实上每个人的精力都是有限的，特别是管理者应当

4、学会授权，将要紧的精力与时间放在更重要的情况上。误区三：时间操纵不够在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习就是 拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验， 请你先做一下自我评核。拖延商数测验请据实选择下列每一个陈述最切合你的答案：(1)为了避免对棘手的难题采取行动，我因此寻找理由与借口。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(2)为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(3)我经常采取折衷办法以避免或者延缓不愉快的事是困难的工 作。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(4)我遭遇了太多足以妨

5、碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(5)当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(6)我对重要的行动计划的追踪工作通常不予理会。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(8)我经常将重要工作安排在下午处理，或者者携回家里，以便 在夜晚或者周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(9)我在过分疲劳(或者过分紧张、或者过分泄气、或者太受抑 制)时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意B略

6、表同意C略表不一致意D极不一致意(10)在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一 个物件。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不一 致意”评2分，“极不一致意”评1分。总分小于20分，表示你不是 拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你 有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或者许已患上严 重的拖延毛病。我们通常在时间操纵容易陷入下面的陷井：1、习惯拖延时间，前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典 型的拖延时间的人。2、不擅处理不速之客的打搅。3、不擅处理无端电话的打搅。4、泛滥

7、的“会议病”困扰。很多中、上层管理者曾经指出，会议 竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他 们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功 的浪费！误区四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，由于杂乱是人为的。”杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人 使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一 个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”一一”工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时 间”，我们也能够导出“文件堆积定律”一一“文件的堆积将被扩展, 以便填满可供堆积的空间。”当你的上

8、司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不 迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下 面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。文件处置测验请快速地解答下列十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确 切的答案，则请在题目前打问号。1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你 无暇阅读。3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某大学企管系学生寄来的问卷。5、部属交来的（或者是你个人的）一份用于准备下一个月业务报 告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信，但你务必先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地

9、址及新电话号码的E-mailo8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或者 其它）调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本 书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或者两个以上的“？ ”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计 这样的一套系统（包含你的纸面文件夹与电脑文件夹）！误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之因此能够 让时间白白流逝而毫无悔痛之意

10、，就象前面我们提到的“小张”，最 根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作与生活的责任感与 认真态度。要紧表现在下列几个方面：* 个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作* 唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊假如我们一直处于迟钝的时间感受中，换句话说，当你觉得时间 可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅 饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，由于你随时在丧失宝贵的机 会，随时可能被社会所淘汰！好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管往常我们做得 如何，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我 们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话:昨天是

11、一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！3. 1时间管理的六项基本原则通过前面的学习，我们对时间管理的概念与误区已经有了一个基 本的认识，现在我们一起来探讨时间管理的基本原则，只有对原则有 了一个认识后，才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。时间管理的六项基本原则：1、明确目标2、有计划、有组织地进行工作3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间5、与别人的时间取得协作6、制定规则、遵守纪律下面我们就时间管理的六项基本原则分别进行阐述。2. 1原则之一：明确目标目标刺激我们奋勇向上在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何 处去。美国的一

12、份统计结果显示，一个人退休后，特别是那些独居老 人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭与睡觉，尽管生活 无忧，但他们后来的寿命通常不可能超过七年。虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说，拟定目 标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已 透只是气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结， 就是由于没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶 性循环罢了！另外有些人没有目标，则是由于他们不敢同意改变，与其说安于 现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与 挑战，这些人最终只会是一事无成！事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有

13、淋漓尽致发挥自己 的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。然 而不幸的是，多数人对自己的愿望，仅有一点模糊的概念，而只有少 数人会贯彻这模糊的概念。许多人在公司五年，却没有五年的经验， 只能说有五年一次的经验。许多年前，某报做过300条鲸鱼突然死亡的报道。这些鲸鱼在追 逐沙丁鱼时，不知不觉被困在一个海湾里，报道上说：“这些小鱼把 海上巨人引向死亡。鲸鱼由于追逐小利而暴死，为了微不足道的目标 而空耗了巨大力量。”美国作家福斯迪克说得好：“蒸汽或者瓦斯只是在压缩状态下， 才能产生动力；尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生 命唯有在用心一意、勤奋不懈时，才可获得成长。”下

14、面不妨让我们 一起看看“赖嘉的故事”。赖嘉承随父母迁到亚特兰大市时，年仅四岁。他的父母只有小学 五年级的学历，因此当赖嘉表示要上大学时，他的亲友大多不表示支 持，但赖嘉心意已决，最后果真成为家中唯一进大学的人。但是一年 之后，他却由于贪玩导致功课不及格而被迫退学。在接下来的6年， 他过着得过且过的生活，毫无人生目标。他大半时候都在一家低功率 的电台担任导播，有是也替卡车卸货。有一天，他拿起柯维的第一本著作相会在巅峰，从那时起， 他对自己的看法完全改变，发现自己有不平凡的能力。重获新生的赖 嘉，终于熟悉到目标的重要性。的确，目标决定我们的将来。赖嘉的目标是重返大学，然而他的成绩实在太差了，以致连

15、遭墨 瑟大学拒绝两次。在遭到第二次拒绝之后的某天，赖嘉无意间撞见院 长韩翠丝，他趁机向她剖明心志。结果，院长承诺了他的请求，准许 他入学，但有一个附加条件：他的平均分数要达到乙等，否则就要再 度退学。赖嘉一改过去的散漫态度，以信心坚定、目标明确、内心无畏的 姿态，重新踏入校门。他每季平均进修多个学分。通过2年零3个月， 即以优异的成绩取得了学位，紧接着再迈向更高的目标。如今，这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士，他还在全美进展最 迅速的教会担任牧师，教会地点就在费城特尔市，距他成长的亚特兰 大仅数分钟车程。从上面的例子我们能够看出，有目标才有结果，目标能够激发我 们的潜能。那么我们毕竟如何选择或者

16、是制定正确的目标呢？我们认 为在选择或者制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价 值观，二是要熟悉自己目前的状况。请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的情况与你的价值观相符，你才会觉得成功。为什么有的人成功之后，又会感到空 虚？为什么有的人得到名利后，却发现牺牲了更可贵的事物？邓尼斯 个人设定目标能够说是一个成功的例子。在1974年，美国著名证券经纪人邓尼斯是一个已干了 6年的证 券经纪人，以社会标准来看，他是美国中产阶级分子的典范：他拥有 一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车，但是患 了溃疡。证券经纪商的收入尽管不错，却与他的性格格格不入。他希 望活得更扎实，

17、但现在却无法支配自己的命运，这使他觉得受挫。“只有自己与上帝才能支配我的命运”惊醒了他。因此，他开始 设立自己的目标。他从小就爱好业余无线电，因此他决定创业，成立 邓特隆无线电公司，生产并销售“火腿”(指业余无线电爱好者)的 设备。1974年4月，邓尼斯辞去工作，卖掉车子当资金，以信用卡借款, 开始在他的地下室生产业余无线电设备。邓特隆公司诞生了。他的许 多朋友与亲戚都以忧伤与惊慌的眼光看着他，断定他发疯了。1974年8月24日，邓特隆无线电公司成交了第一笔生意。1975 年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的厂房中。到1975年底，邓特隆 的营业额超过了 100万元。今天，邓尼斯已是一家资产数百

18、万元的工 厂的股东与总裁。2. 1.2如何制定目标一个目标应该具备下列五个特征才能够说是完整的：具体的(specific)可衡量的(measurable)可达到的(attainable)有关的(relevant)基于时间的(time-based)1、具体的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目 标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目 标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组 人的个子差不多，先是一起跳过了 1米。他对第一组说：“你们能够 跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”通过练习后,

19、 让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳 过1.2米，而第二组的人由于没有具体目标，因此他们中大多数人只 跳过了 1米，少数人跳过了 L2米。这就是有与没有具体目标的差别 所在。2、可衡量的：任何一个目标都应有能够用来衡量目标完成情况的标准，你的目 标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在 心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是 钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确 的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。3、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又 没有挑战性。多年前在美国进行了一

20、项成就动机的试验。15个人被邀 请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个 绳圈套到木棒上，离木棒的距离能够自己选择。做好工作计划缩短别人干扰的时间不要拖延第一次就把情况做好时间的推断应有弹性站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气 了；有的人站得太远，老是套不进去，因此很快就泄气了；但有少数 人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就 感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑 战性但做得到的目标。4、有关的：目标的制定应考虑与自己的生活、工作有一定的有关性，比如一 个公司的职员，整天考虑的不是如何才能做好工作，却一心发着明

21、星 梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不 思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗 弃。5、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一 定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成, 还是十年后才完成？3.2原则之二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计 划，通过采取适当的步骤与方法，最终达成有效的结果。通常会表达 在下列五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或者轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一

22、个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该 按什么次序进行，各什么是能够同时进行的工作。那么有人会问：毕竟该如何做计划呢？大致的步骤如下：1、确立目标；2、探寻完成目标的各类途径；3、选定最佳的完成方式；4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；6、定期检查目标的现实性与完成目标的最佳途径的可行性。目标如何制订，我们已在前面的内容进行了说明；至于如何制订 并检查计划，我们会在后面的章节中全面地阐述。有了计划，就务必有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家 记住：1、切实实行你的计划与创意，以便发挥它的价值，不管主意有多 好，

23、除非真正身体力行，否则永远没有收获。2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。美国的成功学家格林演讲时，经常对观众开玩笑地说，美国最大 的快递公司一一联邦快递，事实上是他发明的。他不说假话，他的确 有过这个主意。但是我们相信世界是至少还有一万个与他一样的创业 家，也想到同样的主意。60年代格林刚刚起步，在全美为公司间做撮 合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端 送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到，假如有人能够开办 一个能够将重要文件在24小时之内送到任何目的地的服务，该有多好!这办法在他脑海中驻留了好几年一直到有一个名叫弗列德史密斯的家伙确实把这主意转换

24、为实际行动。这个故事的教训是：成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想 出一千个好主意要有从价值得多。3.3原则之三：分清工作的轻重缓急请看下面的行事次序，看看你自己平常喜好用哪种方式？1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。3、先做容易的做，然后再做难做的事。4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量 时间才能做好的事。5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。7、先做通过筹划的事，然后再做未经筹划的事。8、先做别人的事，然后再做自己的事。9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。10、

25、先做有趣的事，再做枯燥的事。11、先做易于完成的整件事或者易于告一段落的事，然后再做难 以完成的整件事或者难以告一段落的事。12、先做自己所尊敬的人或者与自己关系密切的利害关系的人所 拜托的事，然后再其他人所拜托的事。13、先做已发生的事，后做未发生的事。以上的各类行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时 间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实 现目标为根据的待办事项中，到底什么应该先着手处理，什么能够拖 后处理，什么甚至不予处理？通常认为是按照情况的紧急程度来推断。 假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低， 则依循上面的推断规则。但是在多数情况

26、下，愈是重要的事偏偏不紧 迫。比如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养 接班人等等。假如我们按情况的“缓急程度”办事的话，不但使重要 的情况的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或者紧急状态之下, 最大的恶果是原本重要不紧急的事必定会转化为重要又紧急的事。举 个例子来说，所有的主管都承认（包含我们业务工作人员），业务报 告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个 月的话，则通常人大概不可能把它视为“今天应该做的事”，更不可 能把它视为“今天务必做的事”，既然今天能够不做这件事，那么就 能够不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地 处理“紧急事件

27、”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。通过一 番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告 提早准备好！但是除非能够完全地改变按“缓急程度”办事的习惯， 否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。大家还记得“波特的故事” 吗？波特的问题估计就在于此。因此，我们认为：处理情况优先次序的推断根据是情况的“重要 程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的奉献大小。提请注意: 尽管有以上的理由，我们也不应全面否定按情况“缓急程度”办事的 习惯，只是需要强调的是，在考虑行事的先后顺序时，应先考虑情况 的“轻重”，再考虑情况的“缓急”一一也就是我们通常使用的“第 二象限组织法”。我们下列面的时

28、间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工 作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、推断力的时刻，也是能够 用心耕耘的园志。假如荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们 也不能不记得，很多重要的事都是由于一拖再拖或者事前准备不足， 而变成迫在眉睫。第二象限是重要但不紧急的事。要紧是与生活品质有关，包含长 期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建 议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压 力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提 高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事

29、先的规划、准备与预防措 施，很多急事将无从产生。这个领域的情况不可能对我们造成催促力 量，因此务必主支去做，这是发挥个人领导力的领域。第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，由于迫切的 呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉一一实际上就算重要也是 对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间 在这个里面打转，自以为是在第一象限，事实上只是是在满足别人的 期望与标准。第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，因 此根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回 奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，由

30、于真正有制造意义的休闲活动是很有 价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办 公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的 毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现事实上是很空虚的。现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间 最多？请注意，在划分第一与每三象限时要特别小心，急迫的事很容 易被误认为重要的事。事实上二者的区别就在于这件事是否有助于完 成某种重要的目标，假如答案是否定的，便应归入第三象限。请思考下面的问题：你是否“明白”在哪一方面假如持续有优异的表现，对个人生活 或者工作会有积极的意义？这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如

31、下：1、改善人际关系。2、改善事先准备工作。3、更周详地规划与组织。4、善待自己。5、抓住机会。5、充实自我。6、增进能力。这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。假如你的答案也属 于这七项，为什么不身体力行呢？大家好！我们已经学习了时间管理的原则系列之一与之二，现在给大 家做一测试，看看你在做情况的急迫性上是什么样的情况。急迫性指数测验选取出你最可能作出的反应行为或者态度（A二从不；B二有的时候候；候常常）1、我在压力之下表现最好。（）2、我常归咎外在环境太匆忙或者紧张，以致无法作深入的自我反 省。（）3、我常因周围的人或者事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或者排 队。（）4、我休息时会觉得不安

32、。（）5、我大概永远在赶时间。（）6、我常为了完成某项情况而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻没与办公室联系就觉得不安。（）8、我在做一件事经常会想到另一件事。（）9、我处理危机时表现最好。（）10、处理突发状况的兴奋感，大概比慢工出细活更让我觉得有成 就。（）11、我常为了处理突发状况，牺牲与亲友共处时间。（）12、当我为了处理突发状况，务必取消约会或者中途离开，我认 为别人应该能谅解。（）13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）14、我常边工作边吃饭。（）15、我一直认为总有一天能做我真正想做的情况。（）16、一天下来办公桌上“已办”文件假如堆得高高的，我会很有 成就感。（）“A

33、”总数：“B”总数：“C”总数：总得分：（A=0 分;B=2 分；C二4 分）0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。2.4 原则之四：合理地安排时间首先我们来看看穆尔的故事：案例穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员 的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个 月薪1000美元的目标。当穆尔逐步对工作感到得心应手后，他立即拿 出客户资料与销售图表，以确认大部分的业绩来自什么客户。他发现, 80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他 花在每个客户身上的时间都是一样的。因此，穆尔

34、的下一步就是将其 中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年 便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。 最后还当了凯利穆尔油漆公司(Kelly-Moore Paint Company)的董事 长。这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还表达了巴列 特定律(也称80/20原理)：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所 形成的按情况的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重 要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明：80%的销售额是源自20%的顾客；80%的电话是来自20%的朋

35、友；80%的总产量来自20%的产品；80%的财富集中在20%的人手中；再举个例子，传统式的电冰箱在结构上，冷冻库是位于上端，冷 藏库则位于下端。当你使用冷冻库时，则往往非下蹲不可。不幸的是 我们使用冷冻库的机率高达80%,使用冷冻库的机率只有20%,致使我 们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。 基于此，某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改，将冷藏库与冷冻 库的位置做了对调，这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不 难发现，这种设计就是利用了 80/20原理。80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的 多数问题上，由于就算你花了 80%的时间，你也只能

36、取得20%的成效。 因此，你应该将时间花于重要的少数问题上，由于掌握了这些重要的 少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。掌握重点能够让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为 危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的情况处理 中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最 高的优先级。2.5 原则之五：与别人的时间取得协作任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性; 而我们作为社会或者是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门 或者人发生必定的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时 间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。认清

37、并习惯组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全 世界最伟大的广告构想，但是假如你在各公司都已经做完广告预算后 才提出你的构想，你可能就不可能有太好的运气，可能要等到几个月 后，你的构想才会被慎重考虑，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去!同样地，当我们需要到某一部门去参观学习，也需要提早与该部 门人员进行预约，双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等等 的约定。否则，突如其来的打搅会令对方措手不及，甚至有可能将你 拒之门外！大家想想，我们是不是也在经常埋怨外部的打搅（电话、来访等）、 突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题， 严格要求自己，提早做好计划与安排，与他人的时

38、间取得协作，少一 份慌乱，多一份从容！2.6 原则之六：制定规则、遵守纪律我们在成长的过程中，常被各类纪律所束缚，“没有规矩、不成 方园”，由于有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调 纪律与规则。世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而 他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至能 够用代数程式来计算。历史学家梅尔克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信; 杰出的演说学家乔查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期 一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打 电话给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔

39、前务必完成一定 的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一 个月后，写1000字便易如反掌。接着你能够增加字数到大概1200字, 过十几天后，或者许可再增加几百字。第一章：时间管理的概念与误区1:时间管理的概念1.1什么是时间？在我们探讨“时间管理”这个问题往常，不妨先来读篇文章：1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如 下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你 们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。往常的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从 今以后，你们能够依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强

40、的时 候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时 候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？ 即使要做学问，既没有图书馆，是否具有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也 不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯 做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然 会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只 能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书, 每年可看3600多页书；30年读11万页书。因此，我们说，制定规则

41、、遵守纪律的核心要紧表达在下列三个方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的 目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提早与有关部门取 得联系，将影响缩小在最小范围内。在我们谈具体的时间管理的方法与技巧之前，先要有必要分析一下 自己使用时间的方式与状况。3. 2. 1分析自己使用时间的方式与状况大多数人不喜欢好好地熟悉自己，躲避现实比观察及解释我们的 行为更容易。面对自己并客观地制定我们对时间的使用，需要巨大的 勇气。而若你愿意花一个星期做这种功夫，将毫无疑问地发现，这是 一种有益的经验。下面的练习将显示你

42、以你的时间与生命真正去做的许多有关事 项。在本项练习中列有一个你在一星期内花费时间的清单。这里要强 调的这不是一个要你计算每一分钟的“时间难题”练习，而是要求你 记录下一星期每隔半小时的所有活动。请记住：时间管理并没有什么 高超的技巧，关键就在于持之以恒。接下来就请按部就班地完成如何进行时间使用清单的分析，之 后，你会考虑到一些问题，寻找指引你更适当的运用你的时间的答案。请先看表一与表二：表一：时间使用清单表时间统计项目活动 每星期估计花费的时间（小时）每星期实际花费的时间（小时）上两项时间的差额（小时）占每星期的总时间的百分比（%）一、公务活动1上下班2开会3打电话4阅读文件、整理通信5帮助

43、下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它工作上的活动小计二、个人活动11整理仪容12饮食13睡觉小计三、家庭活动14煮饭15洗熨衣服17杂务与家事18卖杂物19其它的逛街活动20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出24家庭沟通25其它家庭活动小计四、休闲活动26听广播与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛31运动32休闲旅游33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动17杂务与家事18卖杂物19其它的逛街活动20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出24家庭沟通25其它家庭活动小计四、休闲活动26听广播与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛31运动32休闲旅游

44、33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动16打扫房屋小计时间统计（小时）表二：一星期时间日志与简略分析表时间周一周二周三周四 周五周六周日活动标号 时间小计7:00 1上下班7:30 2开会8:00 3打电话8:30 4阅读文件、整理通信9:00 5帮助下属9:30 6接待宾客10:00 7向上级汇报10:30 8公务出差11:00 9拜访客户11:30 10其它工作上的活动12:00 11整理仪容12:30 12 饮食13:00 13 睡觉13:30 14 煮饭14:00 15洗熨衣服14:30 16打扫房屋15:00 17杂务与家事15:30 18卖杂物7:00 1上下班7:30 2开会

45、8:00 3打电话8:30 4阅读文件、整理通信9:00 5帮助下属9:30 6接待宾客10:00 7向上级汇报10:30 8公务出差11:00 9拜访客户11:30 10其它工作上的活动12:00 11整理仪容12:30 12 饮食13:00 13 睡觉13:30 14 煮饭14:00 15洗熨衣服14:30 16打扫房屋15:00 17杂务与家事15:30 18卖杂物16:00 19其它的逛街活动16:30 20 缴款17:00 21看孩子17:30 22宗教活动18:00 23家庭外出18:30 24家庭沟通19:00 25其它家庭活动19:30 26听广播与音乐20:00 27看电视2

46、0:30 28休闲阅读21:00 29 嗜好21:30 30观看比赛22:00 31 运动22:30 32休闲旅游23:00 33聚会与社交23:30 34其它休闲活动24:00 35其它活动实施步骤:1、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。这份假设的清单 是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职 业妇女，因此效率先生也分担了一些家务。2、在表一中效率先生列出约30项每星期中的要紧活动，并分成五或 者六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动 与休闲及其它活动等类30余项，但你的分类与活动可能与效率先生很不一 样。3、在列出在所有活动并予以

47、分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。4、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的 活动对应地列在表二中。5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二 的适当位置记上该活动的号码。比如效率先生星期一上午7点到7点半穿 衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一 项活动出现的次数。比如效率先生在时间表上第二项活动出现了 15次，即 表示他花了 7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏 的“时间小计”中记上7. 5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都 有一个数目字（可能是零）。7、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间” 上。8、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在 表一的“上两项时间的差额”上。假如是负数，表示你花费在该活动上的 时间多于你的估计；假如是正数，则正好相反。9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下:百分比（加二（每星期实际花费时间+ 168） X10010、检查数目字