《第十章-商务函电课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第十章-商务函电课件.ppt（31页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、第十章第十章 商务函电商务函电第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用一、商务函电的概念与特点一、商务函电的概念与特点商务函电是企业通过信函、电报、电传、传真、电子邮件等现代化的商务函电是企业通过信函、电报、电传、传真、电子邮件等现代化的通信方式，在商业伙伴间进行商务往来的书信与电传。函和电在经济通信方式，在商业伙伴间进行商务往来的书信与电传。函和电在经济贸易中统称贸易中统称“函电函电”，它主要用于传递信息，商洽业务，询问和
2、答复，它主要用于传递信息，商洽业务，询问和答复问题。问题。“函电函电”是经济工作中对外联系业务、处理问题、履行合同的是经济工作中对外联系业务、处理问题、履行合同的主要通信方式和重要工具。主要通信方式和重要工具。商务函电具有很强的实用性、专业性和往来性，其行文更显得内容单商务函电具有很强的实用性、专业性和往来性，其行文更显得内容单一，结构紧凑，语言凝练。其行文方向不受限制，适用的范围宽泛，一，结构紧凑，语言凝练。其行文方向不受限制，适用的范围宽泛，既可以在国内商务往来中使用，也可以在国际商务往来中使用。既可以在国内商务往来中使用，也可以在国际商务往来中使用。商务函电具有以下几个特点。商务函电具有
3、以下几个特点。下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用1.作用地位中心化作用地位中心化随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加人世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济加人世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务函电在当今世贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务函电在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节
4、大多通过函电进行。的各个环节大多通过函电进行。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用 从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，现代国际贸易又被称为纷等，大都需通过函电解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据贸单据贸易易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。
5、国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。作用也日渐明显。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用2.传输方式信息化传输方式信息化随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进人了信息随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进人了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段，但在信真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段
6、，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用 可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下订单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高告、报价格、下订单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、
7、网络化国际贸易是国际贸国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是国际贸易的发展方向。据外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交流易的发展方向。据外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交流98%使用的是使用的是E-mail,其余的是电传，有时候会打打电话。其余的是电传，有时候会打打电话。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用3.书写格式自由化书写格式自由化商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着式。函电格式自由化主要体现
8、在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用二、商务函电的作用二、商务函电的作用商务函电是商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和商务函电是商务往来中经常使用的联系方式，是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具。商务函电的作用大致有如下几个方有关商务活动的基础及重要工具。商务函电
9、的作用大致有如下几个方面。面。1.索取信息或传递信息索取信息或传递信息在世界经济一体化日益增强，生产资料和生活资料的配置日益全球化在世界经济一体化日益增强，生产资料和生活资料的配置日益全球化的今天。企业和个人之间需要通过信函、电传、互联网和电子邮件来的今天。企业和个人之间需要通过信函、电传、互联网和电子邮件来索取信息，发布广告，捕捉商机，以满足自己的生产、生活需要。索取信息，发布广告，捕捉商机，以满足自己的生产、生活需要。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用2.处理商务交流中有关事宜处理商务交流中有关事宜在现代商务活动中，交易双方的业务磋商往往要辅之以商务函
10、电等通在现代商务活动中，交易双方的业务磋商往往要辅之以商务函电等通信方式进行。交易磋商的目的是为了达成协议，签订合同，因而业务信方式进行。交易磋商的目的是为了达成协议，签订合同，因而业务性的商函、电报、电传、传真和合同有着密切的联系。一笔交易的达性的商函、电报、电传、传真和合同有着密切的联系。一笔交易的达成，一般要经过询盘、发盘、还盘和接收四个环节。在实际业务中，成，一般要经过询盘、发盘、还盘和接收四个环节。在实际业务中，有时只有发盘和接收两个环节有时只有发盘和接收两个环节;或一次还盘不行，要往返还盘几次，或一次还盘不行，要往返还盘几次，经过多次磋商，才能达成协议，订立合同。但不论哪种情况，必
11、须有经过多次磋商，才能达成协议，订立合同。但不论哪种情况，必须有一次肯定的发盘被有效地接收后，才能成为一项对双方都具有法律约一次肯定的发盘被有效地接收后，才能成为一项对双方都具有法律约束的契约。可见作为磋商交易中的书面形式的商务函电，不仅在达成束的契约。可见作为磋商交易中的书面形式的商务函电，不仅在达成交易的业务环节中起着重要的语言工具作用，而且实际上已成为具有交易的业务环节中起着重要的语言工具作用，而且实际上已成为具有法律效力的文件。法律效力的文件。上一页 下一页返回第一节第一节 商务函电的概念和作用商务函电的概念和作用3.联络与沟通感情联络与沟通感情在全球经济一体化的今天，我国的对外贸易日
12、益增多，在对外贸易业在全球经济一体化的今天，我国的对外贸易日益增多，在对外贸易业务中，商务函电又具体体现我国的外交政策和外贸政策，直接关系到务中，商务函电又具体体现我国的外交政策和外贸政策，直接关系到我国的国际声誉，因而正确利用商务函电的功能能够起到体现政策、我国的国际声誉，因而正确利用商务函电的功能能够起到体现政策、促进交流、增进友谊和发展贸易的作用。促进交流、增进友谊和发展贸易的作用。上一页返回第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类商务函电的种类包括商务信函、电报和电传、电子邮件三种形式。商务函电的种类包括商务信函、电报和电传、电子邮件三种形式。(一一)商务信函商务信函商务信函是指在商
13、业洽商过程中使用的信函，又称商函。商函是各公商务信函是指在商业洽商过程中使用的信函，又称商函。商函是各公司、企业间进行业务联系，洽谈商务，磋商问题的函件。司、企业间进行业务联系，洽谈商务，磋商问题的函件。商函与一般的公函和私人信件不同，它有自己的特点。从其目的和内商函与一般的公函和私人信件不同，它有自己的特点。从其目的和内容来看，它以商务交易为目的，以洽谈生意为内容，所以，它的内容容来看，它以商务交易为目的，以洽谈生意为内容，所以，它的内容总离不开总离不开“买卖买卖”二字。虽有必要的问候和客套，但不进行长篇的抒二字。虽有必要的问候和客套，但不进行长篇的抒情和议论，而是以说明为主，或说明情况，或
14、通报商品规格和价目，情和议论，而是以说明为主，或说明情况，或通报商品规格和价目，或通知货物发运和到达日期，或敦促交付货款和索取赔款等，要求明或通知货物发运和到达日期，或敦促交付货款和索取赔款等，要求明确简洁。确简洁。商务信函可分为国内商务信函和对外商务信函两种。商务信函可分为国内商务信函和对外商务信函两种。下一页返回第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类(二二)商务电报和电传商务电报和电传1.电报电报电报以四个数码为一组，按电报纸格填写，包括收报人地址、姓名、电报以四个数码为一组，按电报纸格填写，包括收报人地址、姓名、电报内容、具名四个部分。电报分普通电报、书信电报和加急电报二电报内容、具
15、名四个部分。电报分普通电报、书信电报和加急电报二种。普通电报，按种。普通电报，按7个字起算字数。不足者以个字起算字数。不足者以7个字计费，超过者按个字计费，超过者按实际字数收费。书信电报，按实际字数收费。书信电报，按22个字为起算字数，不足者以个字为起算字数，不足者以22个字个字计费，超过者按实际字数收费。由于电传的出现，大多数国家已取消计费，超过者按实际字数收费。由于电传的出现，大多数国家已取消书信电报，我国也已于书信电报，我国也已于1980年取消。加急电报，也以年取消。加急电报，也以7个字算起，个字算起，并须在收报人姓名地址前写明业务标志并须在收报人姓名地址前写明业务标志“-VRUENT-
16、，一般在两，一般在两小时以内收到。每个字的价目按照普通电报加倍收取。小时以内收到。每个字的价目按照普通电报加倍收取。随着电讯事业的快速发展，电报逐渐被电传机所替代。随着电讯事业的快速发展，电报逐渐被电传机所替代。上一页 下一页返回第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类2.电传电传用户在安装在办公室或住宅内的电话机上加装一台传真机，通过市内、用户在安装在办公室或住宅内的电话机上加装一台传真机，通过市内、国内，国际长途线路即可相互间直接收发文字，图表、照片等真迹资国内，国际长途线路即可相互间直接收发文字，图表、照片等真迹资料。用户传真具有快速、直观、真迹、可靠等特点，特别适合商务往料。用户传真
17、具有快速、直观、真迹、可靠等特点，特别适合商务往来通信。若将传真机置于自动接收状态，在无人值守时照样能随时接来通信。若将传真机置于自动接收状态，在无人值守时照样能随时接收对方的传真件，在不需要进行传真通信时即可进行电话通信。电传收对方的传真件，在不需要进行传真通信时即可进行电话通信。电传以其传递快速，通信方便，费用低廉等特点，已成为世界上广泛使用以其传递快速，通信方便，费用低廉等特点，已成为世界上广泛使用的一种磋商交易、联系业务的通信方式而取代了电报业务。的一种磋商交易、联系业务的通信方式而取代了电报业务。上一页 下一页返回第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类3.电子邮件电子邮件电子邮件
18、电子邮件(electronic mail,E-mail)，又称电子信箱，指用电子，又称电子信箱，指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。电子邮件综合了电话手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能像信通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能像信件一样使收信者在接收端收到文字记录。件一样使收信者在接收端收到文字记录。上一页 下一页返回第二节第二节 商务函电的种类商务函电的种类 通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格，以非常快速的
19、方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式，这是任何传统的方式都无法相比的。是文字、图像、声音等各种方式，这是任何传统的方式都无法相比的。正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉，易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。另外，电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同一了极大的改变。另外，电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同
20、一邮件可以一次发送给许多人。邮件可以一次发送给许多人。上一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求一、国内商务信函的格式和要求一、国内商务信函的格式和要求国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六个部分。个部分。1.事由事由事由，即函件的主旨，写在信笺第一行中间，让对方一看就知道信的事由，即函件的主旨，写在信笺第一行中间，让对方一看就知道信的主要内容，它好似函件的标题。因此，事由部分的语言既要能够明确主要内容，它好似函件的标题。因此，事由部分的语言既要能够明确地概括出全信的主旨要点，又要语
21、言简洁。在繁忙的商务活动中，写地概括出全信的主旨要点，又要语言简洁。在繁忙的商务活动中，写明事由，可以节省许多时间，提高工作效率，充分发挥商函的作用。明事由，可以节省许多时间，提高工作效率，充分发挥商函的作用。如如:“事由事由:关于日产关于日产510吨卫生纸成套设备的报价吨卫生纸成套设备的报价”等。等。下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求2.字号字号字号中的字号中的“字字”是发函单位的代称，是发函单位的代称，“号号”是发函单位的函件顺序。是发函单位的函件顺序。“字号字号”写在信笺的右上角，一般略高于写在信笺的右上角，一般略高于“事由事由”。字的前面一般要。字
22、的前面一般要写年度，年度应加上括号。如写年度，年度应加上括号。如“(2004)中石油字第中石油字第054号号”。“中中石油石油”代表中国石油总公司。写明字号，目的在于归档存放时便于收、代表中国石油总公司。写明字号，目的在于归档存放时便于收、发函单位分类、查询、管理。发函单位分类、查询、管理。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求3.发函对象发函对象发函对象是信函发给的商号、公司、董事、经理、店主。为使商函发发函对象是信函发给的商号、公司、董事、经理、店主。为使商函发挥作用，必须写清商号名称或主要负责人姓名及职务，放置在挥作用，必须写清商号名称或主要负责
23、人姓名及职务，放置在“事由事由”之下的第一行左边，顶格书写，后面加上冒号。准确无误地写清行之下的第一行左边，顶格书写，后面加上冒号。准确无误地写清行文对象，不仅能发挥商函的作用，而且也是礼貌的表示。文对象，不仅能发挥商函的作用，而且也是礼貌的表示。“发函对象发函对象”可看作商函的开头。有时还可加上表不尊敬的附加成分。可看作商函的开头。有时还可加上表不尊敬的附加成分。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求4.正文正文正文是商函的主体。行文应简明扼要，直截了当。语言必须文明礼貌，正文是商函的主体。行文应简明扼要，直截了当。语言必须文明礼貌，态度必须鲜明，感
24、情必须诚挚。应写在态度必须鲜明，感情必须诚挚。应写在“发函对象发函对象”下一行，行首空下一行，行首空两格，表示商函内容叙述的开始。一般由四个部分内容组成两格，表示商函内容叙述的开始。一般由四个部分内容组成:开头语、开头语、发函主旨、发函意见和结束语。发函主旨、发函意见和结束语。(1)开头语。开头语是商函正文的起始部分。要根据不同情况，确定开头语。开头语是商函正文的起始部分。要根据不同情况，确定不同的写作方法。开头语贵在直截了当，反对离题万里、无病呻吟。不同的写作方法。开头语贵在直截了当，反对离题万里、无病呻吟。一般情况下，开头语有三种写法一般情况下，开头语有三种写法:一是直截了当说明发函的意图
25、，使一是直截了当说明发函的意图，使主旨明确主旨明确;二是对新的商户作自我介绍，以便让对方了解本企业的业二是对新的商户作自我介绍，以便让对方了解本企业的业务经营范围及特点务经营范围及特点;二是说明收到信函的日期及来函所需讨论的问题。二是说明收到信函的日期及来函所需讨论的问题。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求(2)主体。主体部分阐明发函者的意见。在提出解决问题的办法时，主体。主体部分阐明发函者的意见。在提出解决问题的办法时，必须摆事实讲道理，实事求是地说明情况，以便使对方信服和接受。必须摆事实讲道理，实事求是地说明情况，以便使对方信服和接受。因此，主
26、体的写作应做到观点正确，叙述简洁，条理清楚。因此，主体的写作应做到观点正确，叙述简洁，条理清楚。(3)结尾。结尾部分比较简单，往往用一两句话，表示希望对方回复，结尾。结尾部分比较简单，往往用一两句话，表示希望对方回复，或提出其他要求。结尾是点睛之笔，有突出主旨的作用，也是全文自或提出其他要求。结尾是点睛之笔，有突出主旨的作用，也是全文自然的结束语。然的结束语。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求5.落款落款落款包括两项内容落款包括两项内容:一是写上发函单位的名称，并加盖印章一是写上发函单位的名称，并加盖印章;二是主要二是主要负责人的签名，而且不能以打
27、字取代。负责人的签名，而且不能以打字取代。6.附件附件如有附件如有附件(商品目录、订货单、发货单、价格表等资料商品目录、订货单、发货单、价格表等资料)，应在落款之，应在落款之下注明附件的名称和件数。下注明附件的名称和件数。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求二、对外商务信函的格式和要求二、对外商务信函的格式和要求对外商务信函的格式与国内商务信函有较大区别。它一般包括六个部对外商务信函的格式与国内商务信函有较大区别。它一般包括六个部分分:开端、信内地址、称呼、正文、结语、署名。开端、信内地址、称呼、正文、结语、署名。1.开端开端在信笺的右上角详尽地写下
28、发信人的组织名称、地址、发信日期和电在信笺的右上角详尽地写下发信人的组织名称、地址、发信日期和电话、传真号码。如备有专用信笺，组织名称、地址、电话、传真号码话、传真号码。如备有专用信笺，组织名称、地址、电话、传真号码已印好，就只需要写上发信日期。新式的写法，日期也可写在最后一已印好，就只需要写上发信日期。新式的写法，日期也可写在最后一页信笺的签名下边。页信笺的签名下边。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求2.信内地址信内地址信内地址，除了信纸右上角的发信人地址外，还要在信纸的左上角信内地址，除了信纸右上角的发信人地址外，还要在信纸的左上角(位置略低于
29、发信人地址位置略低于发信人地址)，写明收信人的姓名、所在组织的名称和详，写明收信人的姓名、所在组织的名称和详细地址。细地址。3.称呼称呼不论写给组织或个人，在开始时，都得有个称呼，对外称呼，可称为不论写给组织或个人，在开始时，都得有个称呼，对外称呼，可称为“先生先生”、“女士女士”、“小姐小姐”等。如收信人身份特殊，在社会上有等。如收信人身份特殊，在社会上有很高的地位，如教授、博十等，在称呼中应照用他们的头衔。英语商很高的地位，如教授、博十等，在称呼中应照用他们的头衔。英语商函的称呼常写着函的称呼常写着“Centle-men，或，或“Dear Sirs，等。，等。上一页 下一页返回第三节第三节
30、 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求4.正文正文对外商函在内容上的写作，与对内商函没有区别，都必须做到主旨鲜对外商函在内容上的写作，与对内商函没有区别，都必须做到主旨鲜明，自然流畅，坦率真诚，语气适当，不枝不蔓，抓住重点，言简意明，自然流畅，坦率真诚，语气适当，不枝不蔓，抓住重点，言简意明。对外商函要合乎外文文法，符合规定格式。如，对外商函不可一明。对外商函要合乎外文文法，符合规定格式。如，对外商函不可一张纸两面都写。如需要连接第二页，可用一张空白纸。纸上不必再写张纸两面都写。如需要连接第二页，可用一张空白纸。纸上不必再写开端，只记下页码，在左上角写上收信人名称，在右上角写上发信
31、日开端，只记下页码，在左上角写上收信人名称，在右上角写上发信日期即可。期即可。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求5.结语结语英语信函的结语，相当于中文信函结尾的英语信函的结语，相当于中文信函结尾的“专此，敬请大安专此，敬请大安”之类谦之类谦恭的话语。对外商函常常省略祝语。恭的话语。对外商函常常省略祝语。6.署名署名对外信函在结语之下，不管是打字机打的，还是手写的，都应该用笔对外信函在结语之下，不管是打字机打的，还是手写的，都应该用笔签署发信人的姓名。但有时签名很潦草，为了避免看不清，最好在用签署发信人的姓名。但有时签名很潦草，为了避免看不清，最好在
32、用笔签名的下面，再用打字机打出清晰的姓名来。英语商函的落款常常笔签名的下面，再用打字机打出清晰的姓名来。英语商函的落款常常写道写道:“Yours very truly”“Yours sincerely，或，或“Respectfully yours”等。等。此外，为了方便收发和存档，有的对外商函在称呼之下，正中位置标此外，为了方便收发和存档，有的对外商函在称呼之下，正中位置标上事由提纲，这与国内务商信函的事由相同。上事由提纲，这与国内务商信函的事由相同。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求对外商函的用纸要求比较严格，纸质坚韧，不厚不薄，纯白色的最为对外
33、商函的用纸要求比较严格，纸质坚韧，不厚不薄，纯白色的最为大方。信封和信纸的纸质和颜色必须一致，否则便会流于不敬。信纸大方。信封和信纸的纸质和颜色必须一致，否则便会流于不敬。信纸的规格约为的规格约为8.5英寸英寸X11英寸英寸;便笺约为便笺约为4英寸英寸X5英寸。信封的规格英寸。信封的规格由由3.5英寸英寸X6英寸和英寸和4英寸英寸X9英寸两种。对外商函的信封除日本、英寸两种。对外商函的信封除日本、朝鲜、蒙古等国可用中文直接填写外，其他均须用寄送国的母语或官朝鲜、蒙古等国可用中文直接填写外，其他均须用寄送国的母语或官方用语来书写。书写格式也和国内明显不同方用语来书写。书写格式也和国内明显不同:信
34、封最上一行先写寄信信封最上一行先写寄信人的姓名，再写地址人的姓名，再写地址;最下一行才写收信人的地址。地址的书写顺序最下一行才写收信人的地址。地址的书写顺序与汉语信函相反。应先写门牌号数、街道，然后写城市名称，再写所与汉语信函相反。应先写门牌号数、街道，然后写城市名称，再写所属州、省，最后才是国家名称。信封必须写清收、发信人的姓名和地属州、省，最后才是国家名称。信封必须写清收、发信人的姓名和地址，又必须和信内保持一致。址，又必须和信内保持一致。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求三、商务电传的格式与写作要求三、商务电传的格式与写作要求商务电传的格式商
35、务电传的格式:按照传真机的要求，电传稿一般使用按照传真机的要求，电传稿一般使用A4打印纸。其打印纸。其内容和格式与商务信函相似，只是发送方式不同。通过传真机可以将内容和格式与商务信函相似，只是发送方式不同。通过传真机可以将信函迅速送达给对方。其具体写作要求有如下几点。信函迅速送达给对方。其具体写作要求有如下几点。1.表达的内容应明确、具体、完整表达的内容应明确、具体、完整书写商务电传的目的主要是交流情况，磋商交易，争取有利时机达成书写商务电传的目的主要是交流情况，磋商交易，争取有利时机达成协议，签订合同，因此在询盘、发盘、还盘、接收等每个业务环节中，协议，签订合同，因此在询盘、发盘、还盘、接收
36、等每个业务环节中，电传的内容必须明确、具体、完整，叙述说理清楚，使国内外客商迅电传的内容必须明确、具体、完整，叙述说理清楚，使国内外客商迅速而正确地理解来意并作出相应的反映。防止对方利用内容含糊不清、速而正确地理解来意并作出相应的反映。防止对方利用内容含糊不清、结构支离破碎而钻空子，以致陷于被动，造成不应有的损失。结构支离破碎而钻空子，以致陷于被动，造成不应有的损失。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求2.语言要简明扼要，平实朴素语言要简明扼要，平实朴素商务电传是为了交流情况，磋商交易而写的，因此语言应力求条理清商务电传是为了交流情况，磋商交易而写的
37、，因此语言应力求条理清楚，简明扼要，不要使用含义晦涩、令人费解或语意模糊、似是而非楚，简明扼要，不要使用含义晦涩、令人费解或语意模糊、似是而非的词语。的词语。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求四、邮件地址的格式、电子邮件的工作过程和四、邮件地址的格式、电子邮件的工作过程和电子邮件的写作要求电子邮件的写作要求1.邮件地址的格式邮件地址的格式电子邮件电子邮件(E-mail)的通信与传统的通信一样。在日常生活中，为了的通信与传统的通信一样。在日常生活中，为了能与对方正常通信，要有一个自己的具体通信地址，还要有对方的通能与对方正常通信，要有一个自己的具体通
38、信地址，还要有对方的通信地址。信地址。E-mail的通信也一样，既要有自己的的通信也一样，既要有自己的E-mail地址地址(又称又称E-mail账号账号)，也要有对方的，也要有对方的E-mail地址。地址。E-mail地址是使用地址是使用E-mail通信的前提条件。通信的前提条件。上一页 下一页返回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求电子邮件地址的格式是电子邮件地址的格式是“user ”，由三部分组成。，由三部分组成。第一部分第一部分“user”代表用户信箱的账号，对于同一个邮件接收服务器代表用户信箱的账号，对于同一个邮件接收服务器来说，这个账号必须是唯一的来说，这个
39、账号必须是唯一的;第二部分第二部分“”是分隔符是分隔符;第二部分第二部分“”是用户信箱的邮件接收服务器域名，用以标志其所是用户信箱的邮件接收服务器域名，用以标志其所在的位置。譬如在的位置。譬如support 即为一个邮件地址。即为一个邮件地址。2.电子邮件的工作过程电子邮件的工作过程电子邮件的工作过程遵循客户一服务器模式。每份电子邮件的发送都电子邮件的工作过程遵循客户一服务器模式。每份电子邮件的发送都要涉及发送方与接收方，发送方构成客户端，而接收方构成服务器，要涉及发送方与接收方，发送方构成客户端，而接收方构成服务器，服务器含有众多用户的电子信箱。服务器含有众多用户的电子信箱。上一页 下一页返
40、回第三节第三节 商务函电的写作格式和要求商务函电的写作格式和要求发送方通过邮件客户程序，将编辑好的电子邮件向邮件服务器发送。发送方通过邮件客户程序，将编辑好的电子邮件向邮件服务器发送。邮局服务器识别接收者的地址，并向管理该地址的邮件服务器发送消邮局服务器识别接收者的地址，并向管理该地址的邮件服务器发送消息。邮件服务器将消息存放在接收者的电子信箱内，并告知接收者有息。邮件服务器将消息存放在接收者的电子信箱内，并告知接收者有新邮件到来。接收者通过邮件客户程序连接到服务器后，就会看到服新邮件到来。接收者通过邮件客户程序连接到服务器后，就会看到服务器的通知，进而打开自己的电子信箱来查收邮件。务器的通知，进而打开自己的电子信箱来查收邮件。3.电子邮件的写作要求电子邮件的写作要求电子邮件的写作与一般书信或商务信函写作的要求一样，做到称谓要电子邮件的写作与一般书信或商务信函写作的要求一样，做到称谓要得当，主旨要集中，行文要开宗明义，语言要有分寸感。得当，主旨要集中，行文要开宗明义，语言要有分寸感。上一页返回