2022年采供部规章制度.doc

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1、杭州宏都宾馆 采供部 Hangzhou Capital star hotel Stocking Dept.部门概述采供部是宾馆的物资采供部门，担负宾馆日常运营治理所需的办公用品、客房用品、设备设备零配件、工程维修材料、食品原辅料及酒水、各类重要活动所需物资等的采购职责，并为相关部门采购部分特别物品事宜提供参考性意见。采供部负责宾馆物流系统的运转、维护，并有责任将其不断完善、开展，以习惯宾馆运营治理实际需要。同时，建立与之配套的供给商名单，并按照一定的效劳、合作标准、指标定期对其进展考核，优胜劣汰，以一直保证宾馆物资供给链的正常运作。采供部对市场上物资的价格浮动情况一直保持高度关注，并依照宾馆需

2、要及时与供给商进展协调，在保证质量的前提下，实现较为合理的性价比指数。采供部负责治理、维护宾馆的物资供给体系，履行物料验收、发放职能，对仓库实行科学化治理，合理调配各类仓库物资的库存及进出顺序，将库存物资的资金占用比率和物资损失率操纵在合理的范围内。采供部负责汇总宾馆各部门的物资采购计划，并依照实际库存进展适当调整，上报宾馆治理当局批准。 部门组织构造经理（1人）仓库领班（1人）驾驶员兼采购（1人）物料采购（1人）食品采购（1人）食品、酒水仓管员（1人）物料仓管员（1人）总共：7人岗位职责DUTIES RESPONSIBILITIESAPPROVED BY： DATE：批准人：采供部经理 日期

3、：TITLE LEVEL职务：采供部经理 级别：部门经理DEPARTMENT SECTION部门：财务部 工作区域：办公室 REPORTING REPORTING TO：报告内容： 报告：采供部经理 LINE： SUPERVISES：治理范围： 采供部 JOB SUMMARY：工作摘要：全面负责宾馆采供部的日常治理工作，保证按时、按质、按量，并以合理的价格满足各部门的供给要求。DUTIES RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、主持采供部全面工作，提出酒店物资供给计划，报总经理批准后组织施行，确保各项采购供给任务完成。2、调查研究酒店各部门物资需求及耗费情况，熟悉各种物资的供给渠道和

4、市场变化情况，供需心中有数。指导并监视下属开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常供给。3、主持或辅助总经理进展大型采购业务的洽谈，检查并维护与供给商的良好关系。4、要熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用处和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有领导责任。5、按计划完成酒店各类物资的采购任务，有效地操纵和监视物品的出入库手续和数量，及时处理有关技术征询题，压缩费用开支。6、服从酒店领导的工作安排，并协调好采供部和其他部门的关系。7、认真监视检查各采购员的采购进程及价格操纵；教育并监视部门人员在从事各项工作中不贪污、不贿赂、遵纪守法，认真完成酒

5、店的工作计划和任务。APPROVED BY： DATE：批准人：采供部经理 日期：TITLE LEVEL职务：采购员 级别：员工DEPARTMENT SECTION部门：采供部 工作区域：办公室 REPORTING REPORTING TO：报告内容： 报告：采供部经理 LINE： SUPERVISES：治理范围： JOB SUMMARY：工作摘要：依照部门经理的安排，施行详细采购任务。DUTIES RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、 供给商的寻找和开发。2、 建立供给商材料与价格记录。3、 对供给商品的价格、质量、交货日期、才能进展审核评价，确定供给商是否有稳定的供货才能。4、

6、 理解酒店各部门物资的使用情况，认真核实各部门的请购计划，然后依照仓库存货情况拟订采购计划，并做好物资使用计划，防止库存物资积压。5、 对酒店各部门物资采购要合理安排采购顺序，积极配合各部门工作，对采购物资进展分类。6、 决定采购方式和方法，制定合理采购程序。7、 对物资交货日期以及交货进度合理操纵。8、 对异常的数量、质量物资进展上报并提出处理意见。9、 进展付款整理、审查工作，做到不拖账、不挂账，严格遵照酒店财务制度，做好采购报账、清账等工作。10、对市场行情进展经常性调查。APPROVED BY： DATE：批准人：财务部经理 日期：TITLE LEVEL职务：仓管员 级别：DEPART

7、MENT SECTION部门：采供部 工作区域：仓库 REPORTING REPORTING TO：报告内容： 报告：采供部经理 LINE： SUPERVISES：治理范围： JOB SUMMARY：工作摘要： 负责物资的进出质量把关和保管工作DUTIES RESPONSIBILITIES：岗位职责：1、做好仓库日常治理事务，经常检查仓库内的温度、湿度，确保仓库储存条件。2、做好各种平安防患工作，确保货仓平安，防止发生各类事故。3、与验收员履行交接手续，确保次品或有征询题物资不得入库。4、定期进展账实核对核查工作，健全仓库保管账目。5、严格恪守仓库保管纪律，有责任对违背仓库保管纪律的其别人员进

8、展教育。6、对酒店物资出库要遵照酒店工作程序，接到出库单后及时预备出库物资，并办理好相关出库手续。7、定期对仓库进展盘点，发觉物资残损或变质、缺少等应及时查明缘故，及时提出处理意见，报上级审查。工作清单WORKING LISTDEPT DUTIES所属部门：采供部 负责岗位：采购经理WORKINGTASK工作任务：负责酒店物资供给 WORKING LIST工作清单： 1、 穿好制服2、 打卡3、 对上一天各部门的各类库存物资统计表进展分析，列出本日急需采购的物资，安排采购员联络供给商进展采购。4、 检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购和质量要求负有监视责任。5、 监视检查各采购员的采

9、购进程以及对采购物资的价格操纵。6、 教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系。7、 在每天的部门经理例会中，对采购落实情况进展汇报与沟通。8、 调查、征询酒店物资行情，比拟市场供给价格，寻找新的供给商。9、 做好本部门的其它工作任务。10、打卡DEPT DUTIES所属部门：采供部 负责岗位：采购员WORKING TASK工作任务：负责酒店物资供给 WORKING LIST工作清单： 1、穿好制服2、打卡3、理解部门物资需求及各种物资的市场信息，比值论价，降低费用开支。4、与供给商建立良好的关系，完成酒店采购任务。5、对各部门急用物资优先

10、安排采购，并及时与供货单位联络。6、及时与申购部门联络，落实物资的规格、型号、数量、防止过失。7、履行财务制度，对购进的一切物资应办理进仓手续，手续办妥后，及时到财务报账，不得拖账，挂账。8、与仓库获得联络，落实当天物资实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。9、完成采购经理交办的其它任务。10、打卡。DEPT DUTIES所属部门：采供部 负责岗位：仓库治理员WORKING TASK工作任务：负责酒店物资保管 WORKING LIST工作清单： 1、穿好制服2、打卡3、查看昨日仓库物资领用情况、物资库存量，对补仓物资及时进展信息的传递。4、对每日进仓物资按程序办理验收、清点手续，做到入库单

11、与实际收货一致性。5、对出仓物资按程序办理出仓手续，并及时输入电脑入账。6、保持仓库清洁卫生，科学合理地堆放物品。7、每月月末进展实物盘点，做到账实相符，对账实不符的物资进展上报。服从分配，按时完成领导指派的其它任务。8、下班前关好门窗、水电，检查是否存在平安隐患，在确保平安无误的情况下方可离开。9、打卡。操作程序及工作流程POLICY PROCEDUREDEPT： SECTION所属部门：采供部 工作区域：SUBJECT：工作内容：申请用款及报销PROCEDURES：操作程序：（一）申请用款操作程序1、各部门所申请使用的资金必须是经财务部核定报总经理批准后在资金使用计划内的款项，特别情况除外

12、。2、需要使用资金和银行转帐支票以及其他付款方式结算时，首先由经办人向本部门经理提出申请，得到同意后，填写用款申请单并注明用款方式。经部门经理签署意见后依次呈送财务部经理和总经理签名批准。经办人凭批准的用款申请单到财务部出纳员处办理借（领）现金和银行转帐支票等手续。3、可办理用款申请单的经办人员由各部门事先确定，并将名单通知财务部备案。财务依据名单给以接洽。经办人员应按要求逐栏填写用款申请单，字迹清晰端正。如领用支票金额填写精确，对方单位名称应提供全称，尽量防止发生过失。4、备用金、差旅费的申请用款程序按其各自的规定进展办理。（二）报销操作程序1、用款使用后进展现金报销结算时，需将发票整理齐全

13、。假如发票数量较多，应按票面金额大小分类粘贴，以利复核（如公路交通费、停车费、各种车票等）。发票假设附有入库单和鲜活直送单时，入库单必须有采购员、验收员（仓库保管员）、餐饮本钱核算员、餐厅厨师长、餐饮部经理五人签名有效。采供部与食品、饮料、鲜活直送品供给商的结算，按宾馆与供给商所签订的付款期限进展，结算审批手续按支票领用和现金报销操作程序执行。入库单和鲜活直送单作为报销凭证一并附上。发票前粘贴费用报销单。2、经办人员填写费用报销单报销现金时，应留意发票金额与报销金额必须一致，字迹清晰端正，大小写不得有误，逐栏填写不留空格，空白的栏目作划线处理。由经办人在发票背面签名并写明用处，然后请本部门经理

14、签名初审，初审后依次呈请财务部经理、总经理审批。办妥审批手续的报销单方可到财务部取款。3、报销现金的发票如金额较小，可把几张发票置放一起，使用一张费用报销单。未使用费用报销单的发票不予办理报销。4、使用支票购货的发票应连同入库单在交回财务部前，先由经办人在发票背面签名，再请本部门经理在发票背面签名确认，然后交财务部销号入账，假设本次报销发票超过申请用款金额10%时，应再呈请财务部经理和总经理加以签名审核后交财务部。使用备用金人员的购货发票也因填写费用报销单，经本部门经理初审后依次呈请财务部经理、总经理审批，方可交财务部出纳人员报销。5、出纳员治理规定财务部出纳员在领发、支付现金和支票时，必须严

15、格执行有关规章制度，认真细心把关，不得超出职权范围擅自越位。如有此类情况一经发觉，即严肃处理，情节严峻的将追查法律责任。DEPT： SECTION所属部门：采供部 工作区域：SUBJECT：工作内容：物资采购申批PROCEDURES：操作程序1、申购部门填写“请购单”一式三份，并注明品名、规格、数量及要求到货时间，经部门经理批签后，报总经理批签后交采供部采购。2、仓库必备物资由仓库保管员依照制定的最低定额和最高限额治理方法，直截了当填写请购单，经采供经理（价格高、数量多或特别物品需财务经理或总经理）批签后，由采购员施行采购。3、仓库必备物资的采购，采购员需将三家以上的报价，报采供部经理签批，严

16、重工程还需财务经理、总经理审定签字后，采购员才能施行采购。5、 原则上要求供给商送货到仓库。由仓库保管员进展质量、数量验收。6、货款结算以合同、仓库验收为准。7、付款方式按合同商定方式进展，无合同商定的货款以财务结算制度为准。8、计划外物品、零星物品采购由使用部门提早填报请购单，经使用部门经理签字、财务部、总经理批准后报采供部。9、采供部经理对采供递交的请购单进展审核。特别严重物品或特别物品由财务部经理、总经理签批。10、采购员凭审批后请购单，施行采购。11、2000元以上大型设备和固定资产的采购计划由分管领导审核，总经理批准后，采购员施行采购。2000元以下一般物资的采购由分管领导批准后，交

17、采购员施行采购。DEPT： SECTION所属部门：采供部 工作区域：SUBJECT：工作内容：物资采购PROCEDURES：操作程序：1、确保宾馆所有物资采购处于操纵及监视状态，并符合各部门运营治理的要求。2、本程序适用于宾馆工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、酒水、饮料、办公用品、印刷品、日用品等产品的采购、保管及发放的操纵。3、总经理具有合格供给商名录的最终审批权。4、办公室和财务部共享合格供给商的审核权，但双方须达成一致审核意见。5、财务部负责对采购物资价格的监视和检查。6、采供部负责对宾馆的工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、酒水、饮料、办公用品、印刷品、

18、日用品等产品的采购、验证及相关供给商的操纵。7、财务部具有对所采购物资质量的验收权。8、财务部仓库负责对其他采购物资的质量和数量的验收、入库及保管发放工作；如有必要，会同相关使用部门共同验收、入库。9、供给商三证齐全，产质量量符合国家有关的法律法规。10、供给商能提供健全完善的质量治理体系及市场销售情况报表或材料。11、对供给商企业的规模及背景实力（人员素养、同行业的评价、资信情况）调查。12、对供给商实际操作才能（价格、付款方式的优惠和送货的及时）调查。13、供给商售后效劳才能（退货换货配件的供给和设备维护保障才能等）调查。14、对供给商合作情况的调查。15、年底由宾馆采供部按评价标准，对供

19、给商进展调查，搜集相关材料，报总经理办公室和财务部。总经理和财务部依照上报材料，在派专人对供给商资质进展调查的同时，应召开宾馆部门经理睬议，理解各供给商所提供物品的实际使用情况，从中选择比拟，产生第二年合格供给商名录，呈送总经理批准。16、采供部执行下一年度的采购计划时，必须从当年年底产生的合格供给商名录中选择供给商，执行采购任务（特别情况除外）。17、透明采购原则。合格供给商确实认，由总经理和财务部经理全权负责，常用的工程物资、长期耐用品、客用低值易耗品、食品原材料、办公用品、印刷品、日用品等产品原则上从宾馆当年选定的合格供给商处采购，力争通过明折明价明扣来加强采购治理，降低采购本钱。18、

20、验收工作轮换原则。为标准宾馆治理，加强内部监视与操纵，鲜活直送验收员归口财务部治理，对验收工作实行定期轮换制，原则上一年一次。可采纳部门内部员工间的工作互换。19、财务询价与核价原则。不管是计划内依然计划外的采购，均实行货比三家原则，必须先由采供部提供三家报价，财务部经常派员到相关市场调查，经核准后，施行采购。餐饮鲜活品价格实行每十天定一次价，由餐饮部、财务部、采供部三方共同派员共同进展市场询价，共同签字确认的价格为准。确认后的价格在执行期内不再受市场价格波动而变化。20、采购施行计划的申报各部门在当月25日前，将本部门下月申购计划一式二份，报至采供部，由仓库依照库存情况编制“月度物资补仓计划

21、”，由财务部经理进展初审，并经总经理审核批准后，将申购计划交采供部。21、计划内采购。凡已列入“月度物资采购计划”的物品需采购时，由使用部门填写“申购单”（一式四份）报采供部仓库，仓库依照库存核定采购数量递交采供部，采供部提供三家供给商报价，由财务部派员核实，经财务部经理签字确认，报总经理批准后，方可施行采购任务。22、计划外采购。凡未列入宾馆“月度物资采购计划”的申购、采购行为，均属计划外采购。各部门必须严格操纵计划外采购，计划外采购物品由使用部门填写紧急报告单，呈报总经理批准后，采供部会同使用部门找三家供给商报价，经财务部人员核价，财务部经理初审，由总经理批准后方可施行采购任务。23、餐饮

22、鲜活品的采购。餐饮鲜活品（包括水产类、肉类、家禽类、蔬菜类等）定价要及时、完善、面广，需向多家供给商询价，每十天定一次价，由餐饮部、财务部、采供部三方共同派员共同进展市场询价，共同签字确认的价格为准。确认后的价格在执行期内不再受市场价格波动而变化。以减少定价失误。24、物资的验收、发放和付款方式仓库保管员负责采购物资质量和数量的验收和发放。采供部购入物资送至仓库，由仓库保管员依照采购申请批准单的数量、单价进展验收，验收时要严把质量关，必要时会同使用部门共同验收，对不符合质量、数量、规格的物资一律拒收，当天必须填妥“入库单”（一式四联）分发相关部门并输入电脑系统。使用部门对所用物品发觉有质量等征

23、询题的，应及时与仓库保管员联络，确属质量征询题的由仓库验收员通知采购员负责与供给商互换。仓库保管员在发出物资时应遵照“先进先出”的原则，因人为缘故导致物资失少、过期、变质等的损失由仓库保管员负责赔偿。25、负责对工程物资质量的验收。财务部验收员负责对工程物资采购、工程改扩建等方面的质量把关，如发觉物资质量不合格应及时向供给商（承包商）提出退货、互换或限期整改。26、采购物资货款由财务部统一安排支付。宾馆各项采购物资的货款支付由财务部统一安排，各项物资（除工程物资、改扩建工程外）从验收入库并获得对方单位发票之日起，原则上三个月内付清。27、供给商所赠送的物资全部入库，仓库保管员验收后，建立备查账

24、。28、废弃物资的变卖由采供部仓库负责，变卖收入交财务部统一治理。29、餐饮部泔水回收所得款项全部交由财务部统一集中治理。DEPT： SECTION所属部门：采供部 工作区域：SUBJECT：工作内容：验收、仓管核算PROCEDURES：操作程序1.、仓库保管员对所采购的物资，严格按照审批的数量、规格、型号验收、严格把好质量关。2.、经检查无误后，在送货单或入库单上签字，然后做好记帐工作。3、对入库的物资，应按规格、型号、分类堆放，并做到有货必有卡，有卡必有帐，卡、帐、物三相符。4、仓库保管员在发货时，应做到先进先出、后进后出，并定期进展清点，发觉霉变、破损、应及时办理物资退库或报废手续。5、

25、仓库保管员发货时，必须按照发货审批手续发货，同时严格掌握对在库物资的保质期，对马上到期物品，应提早向采购员反映，并报告采供部经理，以便及时进展处理。6、仓库保管员发货时，应核对领料单的品名、数量、规格是否相符，物品出库领用部门填写的经部门经理签名的有效物料领用单方能给予发货。7、仓库保管员对任何部门、任何人员均应严格先办手续后提货的程序发货，严禁先发货后补单或以白条代手续的做法。8、每月底进展实物盘点，做到帐帐相符，帐卡相符，帐物相符。9、电池等办公用品，各部门领用应遵照以旧换新的领用制度（无法互换的物品除外）。10、严格执行仓库平安操作规程，仓库内严禁存放私人物品或代存其他单位物品，不得会客

26、，禁止吸烟，做到人走灯灭，离库锁门，防止发生火灾和盗窃事故。11、仓库保管人员应熟悉物资的特性，精心做好在库商品的养护工作，依照仓库的温度、湿度、光照等要素，考虑存放期限，采纳通风、降温、吸潮、防漏、防变质等工作方法，留意经常检查、确保财产物资的平安完好。12、保管员依照入库验收单、领料单记帐，登记明细账。13、凭仓库领料单，按分类帐目，逐一进展实物消帐。14、记帐要及时，及时对帐、做到帐卡相符，帐帐相符。15、盘点后发觉盈亏，应及时办理审批调帐手续。16、每月末对库存物资进展盘点核对，发觉征询题，应找出缘故，及时处理。17、对入库单、领料单等有效凭证，应装订成册，妥善保管。表 单FORM 宏

27、都宾馆用款申请单申请部门： 日期：结算方式：（ ）现金、（ ）支票、（ ）汇票、（ ）汇款对方单位：开户银行：用处：合同号：金额（大写）金额（小写）备注：总经理： 副总经理： 财务部经理： 部门经理： 申请人： 宏都宾馆费用报销单 年 月 日报销部门：费用内容：单据张数：报销金额（小写）：金额（大写）备注：总经理： 副总经理： 财务部经理： 部门经理： 申请人： 食品饮品入库单供给商： 供给商编号：发票号： 收货日期： 请购部门：物资编号名 称单位规格型号数量单价金额 审批： 记账： 仓库保管员： 经办人： 合计此单一式四联，第一联财务；第二联本钱核算；第三联仓库核算；第四联采购留底 物料用品

28、入库单供给商： 供给商编号：发票号： 收货日期： 请购部门：物资编号名 称单位规格型号数量单价金额 审批： 记账： 仓库保管员： 经办人： 合计此单一式四联，第一联财务；第二联本钱核算；第三联仓库核算；第四联采购留底 商品入库单日期：编号品名单位数量本钱单价本钱金额零售单价零售金额备注合计送货单位：商场经办人：经办人：厂家编号：此单一式四联，第一联财务；第二联商场；第三联经手人；第四联供给商 食品饮品领用单领用部门： 班组： 领用日期：物资编号名 称现存量申请实发数量单价金额数量单位审批： 记账： 仓库保管员： 领料： 合计此单一式三联，第一联财务核算，第二联仓库核算，第三联领用部门 物料用品领用单领用部门： 班组： 领用日期：物资编号名 称现存量申请实发数量单价金额数量单位审批： 记账： 仓库保管员： 领料： 合计此单一式三联，第一联财务核算，第二联仓库核算，第三联领用部门宏都宾馆鲜活直送商品验收单供给商 验收日期： 年 月 日序商品品名单位单价合计备注数量金额数量金额数量金额数量金额123456789101112合计餐饮总监各餐厅厨师长签收：