档案室管理制度通用3篇.docx

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1、文本为Word版本，下载可任意编辑档案室管理制度通用3篇 公司档案管理制度 篇一 一、目的 为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋

2、级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守

3、，严格遵守公司员工保密管理制度。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。 七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入， 具体时限要求如下： 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档； 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、 社会保险、合

4、同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八、 人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必须在2天内归还。 6、所有调阅档案，均需登记备案。 九、

5、 人事档案归属 1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。 发出部门：行政人事部 借用、查阅人事档案审批表 公司员工档案管理制度(二)：公司人事档案管理办法 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司 人事档案管理办法 20xx年9月 公司档案管理制度 篇二 一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档

6、案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。 二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。 三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。 （一）客户档案管理由总经理制定专人负责。 （二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。 四、 档案的整理与移交 （一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人； （二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案

7、资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。()项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐； （三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）； （四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码； （五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角

8、两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后； （六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认； （七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认； （八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。 五、重要权证资料的移交 （一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件； （二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相

9、关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认； （四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存； （五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为20xx鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为20xx鸿借字第001号。 六、档案的借阅 （一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写档案资料出借单，并经公司董事长、总经理或主管副总经理

10、批准； （二）档案管理员凭出借单办理档案借阅手续并登记台帐； （三）档案借阅人必须在档案资料出借单规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员； （四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。 七、本实施细则自颁布之日起执行。学院实验室工作档案管理制度卫生监督档案管理制度工程档案管理制度。 公司档案管理制度 篇三 1、总则 1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。 1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

11、1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。 1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。 1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。 2、档案管理的机构与职责 2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。 2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。 2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集、保管本部门的档案资料并督促其

12、及时归档。 2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。 2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。 2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。 3、档案管理 3、1档案的归档 3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。 3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本

13、部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。 3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。 3、1、4公司各部门（人力资源部除外）的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。 3、2档案保管 3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。 3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。 3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理

14、。 3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。 3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见。 3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。 3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。 3、3档案的查阅、借阅 3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅（借阅）手续，由档案管理员对查阅（借阅）人、所查阅档案名称、查阅（借阅）时间和归还时间进行详细登记。 3、3、2查阅（借

15、阅）密级档案时，如查阅人为中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅（借阅）。公司员工不得查阅（借阅）档案内容与本身工作无关的档案。 3、3、3档案查阅（借阅）的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。 3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。 3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。 3、3、6严禁公司员工未经允许

16、私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司的有关规定予以处罚。 3、4档案的销毁 3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。 3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见。 3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。 4、附则 4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。 4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。 4、3本制度施行后，凡既有的类

17、似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。 4、4本制度自颁布之日起施行。 实用的企业档案管理制度 1、目的 规范全公司的档案管理。 2、适用范围 本制度适用于公司及所属各部门档案管理。 3、管理原则 分类分部门管理，行政部统一监管。 4、职责与权限 4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。 4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查（每月至少抽查一次），对违反本制度的部门有权进行处罚。 5、档案的分类 （1）证照类：如营业执照及各类证照。 （2）文件类：分外来文件和内部文件。 （3）制度类。 （4）合同类。 （5）计划总结和会议纪要类。 （6）财务类。 （

18、7）图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。 （8）人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。 6、档案的归口存放部门 （1）公司级档案存放在行政部。 （2）其它档案由归口部门负责存放。 7、档案建档要求 建立档案时要有档案编号和档案目录。 8、档案装订 档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。 9、保存年限 原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。 10档案日常管理 10.1借阅 10.1.1借阅手续 （1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的档案资料借阅登记表，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。 （2）档

19、案归还时，档案管理员填写归还日期。 10.1.2档案借阅审批权限 （1）证照类：由公司总经理或者其授权人审批。 （2）文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。 （3）制度类：由行政部审批。 （4）合同类：由公司总经理或者其授权人审批。 （5）计划总结和会议纪要类：由行政部审批。 （6）财务类：由总经理或者其授权人审批。 （7）图纸类：由总经理或者其授权人审批。 （8）人事管理类：人力资源部审批。 10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。 10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

20、 10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。 10.2销毁 10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。 10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。档案销毁审批表由行政部永久保存。 10.3移交 10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。 10.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 11、如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。 12、附则 本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。第 15 页 共 15 页