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1、 第 4 章 Excel 2003 电子表格软件 Excel 是微软 Office 系列办公软件中的一个功能强大、使用方便的电子表格软件。使用它可以完成表格数据的输入、计算、筛选、排序、统计等多项工作，还可以生成精美直观的图表。因为 Excel 和 Word 同属于 Office 办公软件，所以它们在窗口组成、格式设置、编辑操作等方面有很多相似之处，因此，在学习 Excel 时，要注意应用以前学过的关于 Word 的知识。4.1 Excel 概述 4.1.1Excel 基本概念 1工作簿 Excel 文档称为工作簿，扩展名为.xls，由 1255 个工作表组成。在默认状态下，每个新建的工作簿由
2、三个工作表（名称分别为 Sheet1、Sheet2、Sheet3）组成，当然，也可以根据需要进行设置，但每个工作簿最多不能超过 255 个工作表。2工作表 工作表是 Excel 完成一项工作的基本单位，由单元格组成。每个工作表由 256 列和 65536行组成，相当于一 X 非常大的表格。3单元格 单元格是工作表的基本组成单位。工作表中每一个长方形的小格就是一个单元格。单元格是用户输入数据、公式的地方。每个单元格都有一个名称。单元格名称由列标和行号组成，如第一个单元格的名称为 A1，表示第 A 列第 1 行。列标用字母表示，取值为 AZ，AAAZ，BABZ，IAIV 共 256 列。行号用数字
3、表示，取值为 165536，共 65536 行。单元格名称也是单元格的“引用地址”，在本章后面对公式和函数的介绍中，就要用到单元格的引用地址。4.1.2Excel 的启动和退出 117/34 1启动 Excel 要启动 Excel，可以采用以下几种方法：选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令。双击桌面上的 Excel 快捷方式。双击扩展名为.xls 的工作簿文件可启动 Excel 并打开这个工作簿。2退出 Excel 要退出 Excel，可以使用以下两种方法：选择“文件”“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按
4、钮。如果该工作簿没有保存，系统会弹出一个询问是否保存文件的对话框。单击“是”按钮，文件会被保存；单击“否”按钮，则不保存；单击“取消”按钮，则返回编辑状态。4.1.3Excel 的窗口组成 启动 Excel 后，系统会自动建立一个名为 Book1.xls 的工作簿，整个 Excel 主窗口如图 4-1所示。图 4-1 Excel 主窗口 从图 4-1 中可以看出，Excel 主窗口主要由以下几个部分组成：1标题栏 其中显示当前工作簿的名称。新建工作簿时，系统为其默认命名为 Book1，Book2，Book3，。2菜单栏 Excel 2003 的菜单栏由九个主菜单构成，每一个菜单都有一组命令。单
5、击菜单时通常出现的不是全部命令，而是使用频率最高（系统会自动调整）的一些命令，如果需要，可单击下拉菜单最下面的下拉按钮，就可以显示全部命令。3工具栏 包括格式工具栏和常用工具栏，由许多格式按钮和常用按钮组成。4名称框 用来显示和修改单元格的名称。5编辑栏 用来输入和修改当前单元格中的内容，如公式、文字、数据等。编辑栏 名称框 全选按钮 行标 标签滚动按钮 拆分框 工作表标签 标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏 列标 单击编辑栏右边空白区域，编辑栏左边会出现三个按钮、和。左边的按钮是“取消”按钮，用于取消当前操作，恢复到单元格操作前的状态；中间的按钮是“输入”按钮，用于确定编辑栏中的内容为当前选中单
6、元格的内容；右边的按钮是“插入函数”按钮，单击它表示要在单元格中插入函数，系统会输入一个等号并弹出“插入函数”对话框。6全选按钮 单击全选按钮可以选中当前工作表的全部单元格。7列标 单击列标 A，B，C，可以选中相应的列。8行标 单击行标 1，2，3，可以选中相应的行。9单元格 表格的基本组成单位。数据就是输入在单元格中的。每个工作表中有65536256 个单元格。10工作表标签和标签滚动按钮 工作表标签用来显示每个工作表的名称。单击标签上的工作表名（如 Sheet1、Sheet2、Sheet3），可以进入相应的工作表中，该表也就成为当前工作表。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。当工作表很多，工
7、作表标签栏显示不下时，单击向右、向左箭头按钮可以让全部标签向右、向左移动一个位置；单击带竖线的向右、向左箭头按钮，可以让最后一个、第一个工作表名显示出来。当然，这种操作只是改变了工作表标签的显示，当前编辑的工作表并没有改变。11状态栏 用于显示按钮功能和操作信息。12滚动条 有水平滚动条和垂直滚动条两种。水平滚动条用来使工作表左右移动；垂直滚动条用来使工作表上下移动。13拆分框 垂直滚动条上端和水平滚动条右边的深色框，可以通过拖动它而将窗口拆分成两个或四个窗格。4.2 工作簿的创建与保存 4.2.1 新建工作簿 Excel 2003 在启动的同时会自动创建一个新的工作簿 Book1.xls。如
8、果还想再创建一个新的工作簿，则可以单击工具栏上的“新建”按钮，或者选择“文件”菜单栏下的“新建”命令，或者按 Ctrl+N 快捷键。4.2.2 打开工作簿 在Windows 环境下，如果双击已存在的工作簿文件，系统会自动启动Excel 来打开工作簿。在 Excel 中，单击工具栏上的“打开”按钮，或选择“文件”“打开”命令，或者按 Ctrl+O 快捷键，均可弹出“打开”对话框。在“打开”对话框中选中要打开的工作簿后，119/34 单击“打开”按钮即可。选中文件时，如果配合使用【Ctrl】键或【Shift】键，可以一次选中多个不连续或连续的Excel 工作簿以同时打开。4.2.3 保存工作簿 方
9、法：单击工具栏中的“保存”按钮，或者按 Ctrl+S 快捷键，或者选择“文件”“保存”命令，均可保存簿。对于新建的工作簿，第一次保存时，系统也会弹出“另存为”对话框，如图 4-2 所示。这时，可以选择工作簿保存的位置（系统默认为“我的文档”），修改工作簿的名称后再单击“保存”按钮。当然，也可以改变“保存类型”。图 4-2“另存为”对话框 如果想将工作簿保存到其他位置，可选择“文件”“另存为”命令，系统将弹出“另存为”对话框。4.2.4工作簿加密 在“另存为”对话框中，选择“工具”“常规选项”命令，系统将弹出“保存选项”对话框，如图4-3所示。在这里，可以为工作簿设置“打开权限密码”和“修改权限
10、密码”。要求将密码输入两次，只有两次相同才生效，最后单击“确定”按钮。密码设置成功后，今后别人想查看该工作簿，就必须知道打开权限密码。如果要修改工作簿，还必须知道修改权限密码才行。4.2.5 管理工作表 对于工作簿内的工作表，可以进行以下几种管理操作：1选中工作表（1）选中单个工作表。单击工作表的标签。（2）选中多个相邻工作表。单击第一个工作表的标签，按住【Shift】键并单击最后一个工作表的标签。图 4-3 “保存选项”对话框 （3）选中多个不相邻工作表。单击第一个工作表的标签，按住【Ctrl】键并单击其他要选定的工作表标签。（4）选中全部工作表。右击工作表标签，然后在快捷菜单中选择“选中全
11、部工作表”命令。2移动整 X 工作表 如果要重新安排工作表的次序，则需要移动工作表。其方法为，在工作表标签行单击要移动的工作表，按住鼠标左键拖动，此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。3复制整 X 工作表 如果要产生一个当前工作表的副本，则需要复制工作表。其方法为，在工作表标签行单击要复制的工作表，按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键拖动，此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键和【Ctrl】键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。4重命名工作表 打开一个工作簿后，默认工作表名称为 Sheet1、S
12、heet2、Sheet3，有时为了更明确地表示工作表的含义，需要对工作表重命名。其方法为，在工作表标签行单击要重命名的工作表标签，单击鼠标右键并选择“重命名”命令，或双击要重命名的工作表，待光标变成“|”形状后，就可以输入名称了。5插入新工作表 默认情况是将新工作表插入到选定的工作表的前面。其方法为，选中工作表后，单击右键并选择“插入”命令，在弹出的“插入”对话框中，选择一种工作表模板，则在选定的工作表前面插入了一个新工作表，工作表名称顺延。或者选择“插入”“工作表”命令。6删除工作表 选中工作表后，单击右键并选择“删除”命令，则选定的工作表被删除。7重新设置新建工作簿中的工作表数量 系统默认
13、新建工作簿中的工作表数量为三个，如果想修改这个数字，可以进行如下操作：选择“工具”“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“常规”选项卡，修改“新工作簿内的工作表数”微调框中的数字，即可重新设置新建工作簿中的工作表数量。4.3 工作表的编辑与格式设置 4.3.1 操作区域的选择 在进行 Excel 的大部分操作前，都需要先选中操作的区域和对象，下面介绍一些常用的区域选择方法：（1）选中单元格。单击某个单元格，单元格四周以黑色粗线显示，表示此单元格被选中。121/34（2）选中连续区域。单击起始单元格，这时鼠标指针呈空心十字形状，再按住鼠标左键拖动到结束单元格即可。（3）选中大面积区域。单击该区域
14、的第一个单元格，然后按住【Shift】键并单击区域的最后一个单元格即可。（4）选中不相邻区域。按住【Ctrl】键不放，拖动或单击即可。（5）只选中空单元格。选择“编辑”“定位”命令，弹出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，弹出“定位条件”对话框，然后选择所需的条件即可。（6）选中整行、整列。单击行、列标可选中整行或整列；按住【Ctrl】键并单击行、列标可选中多个不连续的行或列；按住【Shift】键单击行、列标可选中连续的行或列。（7）全选。单击名称框下面的全选按钮，或按【Ctrl+A】组合键。4.3.2 原始数据的录入 1Excel 中的数据类型 Excel 中包括两类数据：常量和公式。（1
15、）常量 常量是直接在单元格中输入的数据，分为数值型、日期时间型和文本型常量三种。除非用户重新编辑，否则常量数据是不会发生改变的。文本型常量在公式中引用时，需要加上双引号，如公式“=计算机”中的“计算机”就是一个文本常量。（2）公式 公式以“=”开头，后面跟一连串的数值、单元格地址、函数等，它们之间通过运算符连接起来，形成一个可以计算出具体结果的表达式。公式可以从现有值中计算出新值，其结果随工作表中单元格数据的改变而改变。2数据输入中键盘的使用 鼠标在工作区中呈现为一个空心十字形状时，双击一个单元格后，在此单元格中就可以输入数据了。输入的数据会同时出现在单元格和编辑栏中。下面这些键是在 Exce
16、l 编辑过程中经常要使用的：（1）【】键或【Enter】键。下移一个单元格（若想在同一个单元格中下移一行，需使用【Alt+Enter】组合键）。（2）【】键或【Shift+Enter】键。上移一个单元格。（3）【】键或【Tab】键。右移一个单元格。（4）【】键或【Shift+Tab】键。左移一个单元格。（5）【F2】键。修改单元格中的数据。（6）【Ctrl+】、【（、）】键。快速移动光标到最后一列、第一列、最后一行、第一行。3输入字符型数据 字符型数据包括字符串、汉字和作为字符串处理的数值。如学生的学号、XX、XX等数据就是字符型数据。录入字符型数据时应当注意：（1）文字型数据默认为左对齐。若
17、需要其他对齐方式，可单击工具栏上的各对齐按钮。（2）如果想调整某列单元格的宽度，可以采用以下方法：将鼠标指针指向此单元格列标右边界，鼠标指针变为黑色双向箭头形状时，双击鼠标，系统将自动调整这一列单元格到合适的宽度。如果向右、向左拖动箭头，则可进行手动调整。（3）当较长字符串溢出到相邻单元格，又不想把列调得太宽时，可使文字在单元格中分多行显示。其方法为，将单元格调整到合适宽度，单击列标选中此列，单击右键并选择“设置单元格格式”命令，或选择“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，选中“文本控制”选项区域中的“自动换行”复选框，如图4-4所示。4输入数值型数据 数值型数
18、据中的有效字符为：数字字符（09）、加/减（正/负）号（+、-），圆括号（()）、除号（/）、百分号（%）、货币符号（￥、$）、字母E或e（科学记数法）、小数点（.）和千位分隔符（,）等。录入数值型数据时应当注意：（1）数值型数据默认为右对齐。（2）为避免系统将输入的分数当作日期，应在分数前面加上数字和空格，例如，输入“01/2”表示0.5，“71/2”表示7.5。（3）如果要将输入的数字按文字型数据处理，如邮编、XX等，应在数字前面加上单引号，如输入01234567，表示这是一个文字型数据而不是数值型数据，它将不参与任何计算操作。（4）如果要改变数字的显示格式，可以采用以下方法：选中要修改格
19、式的单元格，单击右键并选选择“设置单元格格式”命令，选择“数字”选项卡，选中相应的分类和格式，例如“数值”格式、“货币”格式和“百分比”格式等，如图4-5所示。此外，也可以使用工具栏上相应的格式按钮、和来设置百分比样式，千位分隔符样式增加、减少小数位数。5输入日期型数据 Excel 采用“/”和“-”作为日期输入的分隔符，采用YY/MM/DD或YY-MM-DD格式输入日期。对于时间，Excel用冒号（:）来分隔，采用hh:mm:ss格式（24小时制）或hh:mm:ss am/pm格式（12小时制）。其中am表示上午，pm表示下午。需要注意的是，在am或pm前应有一个空格。图 4-4 设置文本自
20、动换行 图 4-5 改变数字显示格式 123/34 录入日期型数据时应当注意：（1）日期型数据默认右对齐。如果输入错误的日期或时间格式，则输入的内容将被视为文字型数据处理（左对齐）。（2）按【Ctrl+；】组合键可以输入当前日期；按【Ctrl+Shift+；】组合键可以输入当前时间。（3）在输入了Excel可以识别的日期、时间数据后，系统会将其调整为某种内置的日期或时间格式，如YYYY-MM-DD。（4）若要改变日期和时间的显示格式，可以采用以下方法：选中要修改格式的单元格，单击右键并选择“设置单元格格式”命令，选择“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”列表框
21、中选择一种希望显示的日期、时间格式后，单击“确定”按钮，如图4-6所示。6输入序列数据 有时在表格中输入的许多数据是序列数据，如星期（17）、月份（112）、日期、有规律的数字等。对于这些数据，并不需要逐个输入，可以用数据填充的方式来快速输入。数据填充主要有两种方法：（1）使用填充柄填充数据 对于文字型序列或步长为1的日期型序列，只需在单元格中输入序列的第一个数据，如“星期一”，然后选中该单元格，将鼠标指针指向该单元格右下角，鼠标指针变成一个实心加号“+”（称为填充柄）时，向下或向右拖动填充柄即可得到数据序列。如果是数值型数据，则按住【Ctrl】键，可以实现步长为1的等差递增数据填充。对于后面
22、讲到的公式的复制，也可以采用这种填充柄来填充公式。（2）利用“序列”对话框填充数据 首先输入序列的第一个数据，然后选中要输入序列数据的单元格X围，选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出如图4-7所示的对话框。在这里选择要创建的数据序列的规律，输入“终止值”，单击“确定”按钮即可。提示：创建等比序列或特殊日期序列只能采用这种方法。7自定义序列 图 4-7 “序列”对话框 图 4-6 改变日期格式 对于不能使用数据填充方法的数据序列，用户可以自定义。假如经常使用编号1、编号2、编号3这样的数据序列，则可以使用下面的方法来使创建自定义序列。选择“工具”“选项”命令，并选择“自定义序列”选项卡，在“自
23、定义序列”列表框中选择“新序列”选项，在“输入序列”列表框中依次输入序列数据项，数据项之间必须用西文逗号或回车符分隔，输入完毕后单击“添加”按钮，一个新的数据序列就建好了，如图4-8所示。图4-8自定义序列 自定义序列完毕后，用户可以用前面介绍的两种方法来填充数据，与已有的数据序列的使用方法完全一样。4.3.3 数据的编辑 1修改单元格中的数据 如果要修改某个单元格中的数据，可以用使用以下两种方法：（1）单击该单元格，然后在编辑栏中修改。修改完成后，按【Enter】键或单击编辑栏左侧的“输入”按钮保存修改；按【Esc】键或单击编辑栏左侧的“取消”按钮放弃修改。（2）双击单元格或按【F2】键，可
24、以直接在单元格中修改数据和公式。需要时可使用【Back Space】键和【Delete】键来删除字符。2复制数据 对于单元格内数据的复制，可以分两种情况：（1）相邻 X 围内复制。可选中源区域，然后拖动填充柄到目标区域。（2）不相邻 X 围内复制。可选中源区域，单击右键并选择“复制”命令，则在此区域四周出现活动的虚线，然后单击目标区域的起始单元格，单击右键并选择“粘贴”命令即可实现复制。复制完成后，双击任意单元格即可去掉虚线框。3移动数据 如果要移动单元格内的数据，可选中源区域，将鼠标移到选中的区域四周的边框线上，鼠标指针呈现十字箭头形状时，拖动数据到目标区域。如果拖动的时候按住【Ctrl】键
25、，则可实现复制。或者选中源区域，单击右键并选择“剪切”命令，在此区域四周出现活动的虚线，然后 125/34 单击目标区域的起始单元格，单击右键并选择“粘贴”命令。4删除数据 如果要删除选中区域内的数据，可以直接按【Delete】键。如果要删除选中区域内的格式、数据或全部内容，可采用以下方法：选中要操作的区域，选择“编辑”“清除”“全部”/“格式”/“内容”命令。如果要直接删除选中区域内的全部内容，也可选择“编辑”“删除”命令，系统将弹出“删除”对话框，如图 4-9 所示。5数据的查找和替换 选择“编辑”“查找”/“替换”命令，系统将弹出“查找和替换”对话框。其中“查找内容”文本框用于输入要查找
26、的内容，“替换为”文本框用来输入替换查找内容的内容。其操作方法与 Word 中的查找和替换操作类似。6合并单元格 如果要将几个单元格合并成一个单元格，可单击工具栏上的“合并及居中”按钮，将用户选中的单元格合并成一个单元格，并且将单元格中的内容居中对齐。如果再次单击“合并及居中”按钮，则会取消合并。如果不想让单元格内容居中，可以通过工具栏上的“左对齐”、“右对齐”按钮进行调整。4.3.4 设置单元格格式 在工作表中输入完数据后，需要对单元格的字体格式、数字格式、边框格式等进行设置。在 Excel 2003 中，这些格式的设置基本上都是通过“单元格格式”对话框来实现的。要打开“单元格格式”对话框，
27、只需：选择“格式”“单元格”命令即可。1设置数字格式 Excel 2003 中的数字格式有常规格式、货币格式、日期格式、百分比格式等。其方法为：选中要进行格式设置的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“数字”选项卡，可对数字格式进行设置，如图 4-5 和图 4-6 所示。2设置文本的对齐方式 默认的对齐方式是：文字左对齐、数字右对齐、日期右对齐。其方法为，选中要进行格式设置的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“对齐”选项卡，可对对齐格式进行设置，如图 4-4 所示。其中：水平对齐下拉列表框。单击下拉按钮可选择靠左、靠右、居中、两端对齐等格式。垂直对齐下拉列表框。单击下拉按钮可
28、选择靠上、靠下、居中、两端对齐等格式。如果选中了“文本控制”选项区域中的“自动换行”复选框，则在调整单元格的宽度时，单元格中的文字会自动换行。反之，则不会自动换行。如果选中了“文本控制”选项区域中的“合并单元格”复选框，则所选中的单元格区域将会被合并；如果取消选中该复选框，将会取消合并。3设置字体格式 字体格式主要包括字体、字号、字形、字体颜色、下画线、上/下标等。可以使用工具栏上的字体格式按钮，也可以通过“单元格格式”对话框来设置。图 4-9 “删除”对话框 其方法为，选中要进行格式设置的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“字体”选项卡，可对字体格式进行设置，方法同 Word 中的
29、设置一样。4设置单元格边框 为了使工作表数据更清晰，可以设置单元格的边框。其方法为，选中要进行格式设置的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后选择线条的“样式”和“颜色”，再在“预置”选项区域中选择是“外边框”或是“内部”，可给所选区域加上边框，如图 4-10 所示。如果只想对一部分边框进行设置，可单击“边框”选项区域中的相应边框按钮；如果想取消边框，可选择“预置”选项区域中的“无”选项。除了上面的方法，还可以单击工具栏上的“边框”按钮给所选区域加上默认的边框线。或者选择“格式”“自动套用格式”命令，使用Excel 提供的现有边框格式，如图4-11 所示。图 4-10
30、 设置单元格边框 图 4-11“自动套用格式”对话框 5设置单元格底纹 选中要进行格式设置的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“图案”选项卡，在“颜色”选项区域中选择一种颜色。在“图案”下拉列表中选择一种颜色作为底纹，单击“确定”按钮，便可以给选中的区域加上底纹，如图4-12所示。6设置单元格保护 为了防止其他人修改单元格内容，可以锁定单元格内容和隐藏公式。其方法为，选中要进行保护的单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，选择“保护”选项卡，选中“锁定”及“隐藏”复选框后单击“确定”按钮，如图4-13所示。注意：只有当工作表被保护时，锁定单元格和隐藏公式才有效。如果要保护工作表，可选
31、择“工具”“保护”“保护工作表”命令。127/34 图 4-12 设置单元格底纹 图 4-13“保护”选项卡 7条件格式 如果要对某个区域内满足条件的单元格设置指定的格式，可以使用条件格式。方法：选定要设置条件格式的数据区域，再选择“格式”“条件格式”命令，系统弹出“条件格式”对话框，如图4-14所示。在该对话框中，可以添加3个条件，条件可以是单元格数值或公式，单击“格式”按钮，可以给满足条件的单元格设置指定的格式。图4-14中的条件1是“偶数行”，格式是“加上灰色底纹”。图 4-14“条件格式”对话框 4.3.5 调整工作表的行和列 1插入行 选中行（若选中若干行则可插入若干行），单击鼠标右
32、键并选择“插入”命令。Excel 默认将新行插入所选行上面。2插入列 选中列（若选中若干列则可插入若干列），单击鼠标右键选择“插入”命令。Excel 默认将新列插入所选列左边。3删除表格中的行列 选中若干行或列，单击右键，选择“删除”命令。注意：选择“删除”命令可将所选行或列的格式、内容全部删除；按【Delete】键只能删除所选区域的内容；单击“剪切”按钮则是将所选区域放到剪贴板中而并未真正删除。4调节列宽 调节单列的列宽时，可将鼠标指针指向列标的右边界处，呈现双向箭头形状进，按住鼠标左键拖动进行手动调整，或者双击鼠标左键，由系统自动调整列宽。调节多列或全表的列宽时，应先选中若干连续列或全表，
33、再将鼠标指针指向所选区域的任意一个列标右边界处，拖动鼠标进行手动调整或双击鼠标进行自动调整。5调节行高 调节单行的行高时，应将鼠标指针指向行标的下边界处，呈现双向箭头形状，拖动鼠标进行手动调整或双击鼠标进行自动调整。调节多行或全表的行高时，应先选中若干连续行或选中全表，再将鼠标指针指向所选区域的任意一个行标的下边界处，拖动鼠标进行手动调整或双击鼠标进行自动调整。4.3.6 隐藏工作表 当要处理多个工作表时，隐藏一些工作表是必要的，这样可以减少屏幕上显示工作表的数量，从而让用户集中精力来处理重要的工作表。如果要隐藏活动的工作表，可选择“格式”“工作表”“隐藏”命令，如图4-15 所示。一个工作簿
34、中至少有一个工作表是可见的，不能隐藏所有的工作表。如果需要重新显示隐藏的工作表，应先选择“格式”“工作表”“取消隐藏”命令，然后在弹出的“取消隐藏”对话框中，选中需要取消隐藏的工作表，并单击“确定”按钮。4.3.7 隐藏工作簿 在处理大量数据时，为了不使屏幕过于拥挤，可以隐藏一些工作簿。用户不能看到被隐藏的工作簿，但被隐藏工作簿中的数据仍然可以被引用和处理。如果要隐藏一个工作簿，可选择“窗口”“隐藏”命令，如图 4-16 所示，该工作簿就会从视图中消失。如果要重新显示隐藏的工作簿，可选择“窗口”“取消隐藏”命令。然后在弹出的“取消隐藏”对话框中，选择需要取消隐藏的工作簿，并单击“确定”按钮。4
35、.3.8 拆分窗口 如果处理的是一个很复杂的工作表，那么若能将表格分开显示显示将会很方便。拆分窗口功能可以将一个工作表分别放在几个窗口中，可以在任何一个窗口中对工作表进行操作。拆分窗口有两种方法，一种是拖动垂直滚动条顶部或水平滚动条右端的分割框，可竖直或水平分割窗口。另一种方法是选择“窗口”“拆分”命令。选择“拆分”命令后，在工作窗口中会出现十字交叉的两个控制条，将屏幕分割为四个窗口，如图 4-17 所示。用户可根据需要将控制条拖动到屏幕的适当位置。图 4-15 隐藏工作表命令 图 4-16 隐藏工作簿命令 129/34 图 4-17 拆分窗口 要取消对窗口的拆分，可以选择“窗口”“取消拆分”
36、命令，也可以双击窗口中的控制条。4.3.9 冻结窗格 当用户使用的表格超过屏幕的宽度或高度时，就需要用水平或竖直滚动条来显示更多的内容。但是，当使用滚动显示时，往往会将表格的标题滚动到屏幕以外，使用户看不到表格的标题。为了避免这种情况，可以使用冻结窗格功能。冻结窗格功能可以固定表格的标题，只滚动表格的内容。冻结窗格的操作方法为，单击不需要冻结区域的左上角单元格，然后选择“窗口”“冻结窗格”命令，这时在所选单元格的上边和左边就会出现两条直线，如图 4-18 所示。冻结窗格后，当使用滚动条滚动屏幕时，位于直线上方和左边的内容将固定不动。如果要取消冻结窗格，可以选择“窗口”“取消冻结窗格”命令。图
37、4-18 冻结窗格 4.3.10 打印工作表 1页面设置 在打印前，要先对页面进行设置，包括页面、页边距和页眉/页脚的设置。方法：选择“文件”“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图 4-19 所示。（a）“页面”选项卡 （b）“页边距”选项卡图 4-19 “页面设置”对话框 该对话框包括四个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”，其中：（1）“页面”选项卡。可设置纸 X 大小（默认为 A4 纸）、打印方向（默认为纵向）、缩放比例、打印质量及起始页码等。（2）“页边距”选项卡。可设置上、下、左、右的边距值以及居中方式等。（3）“页眉/页脚”选项卡。允许用户在“页眉”或“
38、页脚”列表框中选择需要的页眉及页脚，也可以由用户自己输入页眉或页脚，还可以自定义页眉或页脚。（4）“工作表”选项卡。可以控制影响文档外观和布局的各选项，如选择打印区域、选择打印标题、选择是否打印网格及打印顺序是“先行后列”还是“先列后行”。其中打印标题功能可以让顶端的标题行或左边的标题列在每一页中打印，实现类似Word 表格中的标题行重复功能。2调节表格的打印位置 打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，在“居中方式”选项区域中选中“水平”复选框，可实现表格的在打印页面中的左右居中；选中“垂直”复选框，可实现表格的在页面中的上下居中。如果不想让表格居中对齐，可以选中表格后，用鼠标拖动到适当位
39、置。还可以在表格的上面增加一空行，左边增加一空列，然后通过调整空行的宽度来调整表格的上下位置，通过调整空列的宽度来调整表格的左右位置。3设置打印区域 如果只想打印当前工作表中的一部分内容，可以设置打印区域。其方法为，首先选中要打印的工作表区域，然后选择“文件”“打印区域”“设置打印区域”命令。如果要取消打印区域设置，可选择“取消打印区域”命令。4打印预览 为了避免浪费纸 X，在打印之前，最好先在屏幕上预览打印效果。其操作方法为，单击工具栏上的“打印预览”按钮或选择“文件”“打印预览”命令即可看到打印效果。5打印 单击工具栏上的“打印”按钮。这种方法默认打印整个工作表的内容一份，如果前面设置了打
40、印区域，则默认打印打印区域一份。131/34 或选择“文件”“打印”命令，弹出“打印内容”对话框，如图 4-20 所示。图 4-20“打印内容”对话框 在这里，可以设置打印 X 围、打印份数、是否逐份打印，以及打印整个工作簿还是选中的工作表或者是选中的区域等。4.4 公式和函数的使用 在 Excel 中可以实现比较复杂的公式与函数的计算，这是 Excel 的核心功能，也是其他表格处理软件难以实现的。公式是工作表中的数据运算等式，可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除、比较等多种运算。公式中的数据可以来自同一工作表中的单元格，也可以来自不同工作表或不同工作簿中的单元格。如果公式中已经引用的单元格
41、数据发生了变化，则公式的值会自动更新，这一点非常有用。例如，当用 Excel 建好一个学生成绩表，并且使用公式计算出了每个学生的总分和平均成绩后，如果学生的成绩又发生了变化，则用户只需要修改发生变化的成绩，而总分和平均成绩都会根据公式自动更新，而不用重新计算。4.4.1Excel 中的运算符 Excel 2003 中包括四种运算符，即算术运算符，比较运算符、引用运算符和文本运算符。1算术运算符 用于完成基本的数学运算，包括加、减、乘、除、乘方和百分号五种运算符，如表4-1 所示。表 4-1 算术运算符 算术运算符 说 明 乘方*乘/除+加-减%百分号 2比较运算符 用于比较两个数据值的大小，结
42、果成立时返回一个逻辑值 TRUE，结果不成立时返回一个逻辑值 FALSE，如表 4-2 所示。表 4-2 比较运算符 比较运算符 说 明 大于=大于等于 小于=小于等于=等于 不等于 如果比较两个数值，则按其大小比较。例如，53 的结果为 TRUE。如果比较两个字符串，则按字符的 ASCII 码从左到右一一比较，直到出现不同的字符为止。如果比较两个日期，则较晚的日期较大。3引用运算符 对工作表的一个或多个单元格进行引用时，需要使用引用运算符，如表4-3所示。表4-3引用运算符 引用运算符 说 明:（冒号）对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格（区域）进行引用，如B2:B8、A2:E10
43、,（逗号）将多个引用合并成一个引用，如SUM(B1:B10,A1:A10,C11)4文本运算符 只有一个，即连字符&，用于将一个或多个数据以文本形式连接起来形成一个新文本。如 A1 单元格内为“计算机”，A2 单元格内为“基础”，则公式“=A1&A2”将产生一个新文本“计算机基础”。如果连接的是两个字符常量，则必须用双引号括起来，如公式“=计算机&基础”的结果也为“计算机基础”。4.4.2 公式的使用 1输入公式 在 Excel 的单元格中，输入公式必须以“=”开头，后面跟数值、运算符、函数、单元格引用地址等元素。如图 4-21 所示就是一个典型的公式，表示将单元格 B4 中的数值加上 25，
44、再除以单元格区域 D5:F5 的数值之和。输入公式时可直接输入单元格引用地址和运算符，如“=F3+G3-H3”，也可单击所需的单元格而获得相应的单元格地址。对于函数中使用的连续单元格，可以用鼠标拖动的方式或按【Shift】键来选择；对于不连续的单元格，则可以按住【Ctrl】键逐个选择。2显示和修改公式 图 4-21 公式举例 单元格引用 数字常量 工作表函数 区域引用 除法运算符 加法运算符(B4+25)/SUM(D5:F5)133/34 如果正确地创建了计算公式，在 Excel 2003 的默认状态下，其计算值就会显示在单元格中，而公式则显示在编辑栏中。如果要修改某个单元格的公式，可用鼠标单
45、击此单元格，在编辑栏中修改。或者双击单元格（也可按【F2】键），直接在单元格中修改公式。按【Ctrl+】组合键，可使工作表中所有的公式在显示公式内容与显示结果之间切换。3复制公式 对于计算方法相同，只是单元格引用地址不同的单元格公式，没有必要逐个单元格地输入公式，可以使用公式复制功能。对于公式的复制，可以采用以下两种方法：用填充法复制公式 如果公式的复制位置连续，可以采用这种方法。其方法为，选中含有公式的起始单元格，将鼠标指针指向该区域右下角，当鼠标指针变成一个实心加号（称为填充柄）形状时，拖动填充柄向下、向右移动即可实现公式复制，并且系统会自动修改公式中的单元格引用地址。如果起始单元格在下边
46、或右边，也可以向上或向左拖动填充柄进行公式的复制。如果在鼠标变成实心加号形状时双击鼠标，可实现公式向下连续复制。复制/粘贴法 如果公式的复制位置不连续，则可以使用“复制”、“粘贴”按钮来实现公式的复制。其操作方法为，先选中含有公式的单元格，然后单击工具栏上的“复制”按钮，再选中要复制公式的目的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，这个公式就被复制到目的单元格中了，其效果与填充出来的公式是一致的，系统也会自动修改公式中的单元格引用地址。4公式中的单元格引用地址 在公式中，单元格引用地址有三种形式：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。（1）相对引用地址 顾名思义，相对引用地址是指在进行公式移动
47、或复制时，该地址相对目的单元格的变化而改变。相对引用地址也由列标和行号组成，例如“A1”。假设E3单元格中的公式为“=B3+C3-D3”，如果将该公式复制到E6单元格，则公式自动变为B6+C6-D6，这就是相对引用地址的效果。（2）绝对引用地址 有时在复制、移动公式时，不希望公式中的地址随复制、移动而改变，例如：E列每个单元格的公式均为“B3+C3-D3”，这时就要用到绝对引用地址。绝对引用地址就是公式在复制时不改变单元格引用地址。如果在单元格的列标和行号前都加上一个“$”符号，就将地址变成了绝对引用地址。如上例中，要实现上述要求应把公式修改为“$B$3+$C$3-$D$3”。（3）混合引用地
48、址 如果单元格引用地址中一部分为相对引用地址，一部分为绝对引用地址，则这个地址就称为混合引用地址，如“B$1”或“$B1”。如果在数字前加“$”符号，则复制、移动公式时，数字不会变；如果在字母前加$符号，则复制、移动公式时，字母不会变。当公式不是被复制到一行或一列，而是一个区域时，常使用混合引用，如图4-22所示。5引用其他工作表中的数据 如果在公式中要用到其他工作表中的数据，可以直接单击数据所在的单元格，则该单元格的地址将出现在公式中。当然，也可以手动输入其他工作表中的单元格地址，只不过需要在单元格引用地址前加上“工作表名！”。例如，引用工作表“学生成绩”中的E3单元格中的数据可将其地址写为
49、“学生成绩！E3”。4.4.3 函数的使用 函数是由系统预先设置好的复杂公式，用于对指定区域内的数据实施一系列的操作。例如，要计算 A1H1 所有单元格中数值的和，用公式“=A1+B1+C1+H1”可以实现，但比较复杂，而使用 SUM 函数则简单多了。1函数的格式 Excel 中共有上百种函数，每个函数均由函数名和参数组成，具体格式为：函数名(参数 1,参数 2,)其中，参数可以是数值、字符和逻辑值，也可以是表达式、单元格地址和区域等。如果一个函数没有参数，也必须加上括号()。函数可以出现在公式中，也可以作为其他函数的参数。例如，“=SUM(A2:A11)”表示求A2:A11 区域中的数据和；
50、“=AVERAGE(A2:A11)”表示求 A2:A11 区域中的数据平均值；“=SUM(A1:E1,B2:D2)”表示对 A1:E1 和 B2:D2X 围内的单元格数据求和。这里使用的逗号表示几个不连续区域，使用的冒号表示一个连续区域。2函数的输入 输入函数的方法有两种：直接输入法和向导法。（1）直接输入法 选中要输入函数的单元格，直接输入等号“=”、函数及其参数后按【Enter】键。在这里，函数就相对公式中的一个数据。（2）向导法 选中要输入函数的单元格，单击编辑栏左侧的“插入函数”按钮或选择“插入“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，如图 4-23 所示。选择函数后，（这里选择的是 SU