第4章电子表格软件Excel.ppt

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1、第4章电子表格软件Excel Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望4.1 Excel窗口的组成窗口的组成图图4.1 Excel应用程序应用程序窗口窗口工具栏工具栏标题栏标题栏状态栏状态栏编辑栏编辑栏任务窗格任务窗格列标列标工作表工作表标签标签行号行号菜单栏菜单栏名称框名称框单元格单元格2022/11/162大学计算机基础大学计算机基础1.工作薄工作薄ExcelExcel启动时显示一个空白的工作薄，默认启动时显示一个空白的工作薄，默认名为名为Book1Bo

2、ok1，扩展名为扩展名为.xls.xls。一个新的工作簿。一个新的工作簿中默认包含中默认包含3 3个空白的工作表：个空白的工作表：Sheet1Sheet1、Sheet2Sheet2和和Sheet3Sheet3。可以根据需要添加或删除。可以根据需要添加或删除工作表。工作表。2.工作表工作表每个工作表由若干行和列组成。各列上方的每个工作表由若干行和列组成。各列上方的字母（字母（A A、B B、C C、AAAA、IV IV）称为列标，）称为列标，用于标识列（共用于标识列（共256256列）；各行左侧的数字列）；各行左侧的数字（1 1、2 2、3 3、65536 65536）称为行号，用于标识）称为行

3、号，用于标识行（共行（共6553665536行）。行）。2022/11/163大学计算机基础大学计算机基础3.3.单元格单元格行和列相交处为单元格。用列标行号来表行和列相交处为单元格。用列标行号来表示单元格的地址，如示单元格的地址，如B4选定工作表中的某个单元格，单元格四周选定工作表中的某个单元格，单元格四周会出现加粗的黑色边框，该单元格称为活动会出现加粗的黑色边框，该单元格称为活动单元格。单元格。4.4.名称框名称框显示活动单元格的地址或区域的名称。显示活动单元格的地址或区域的名称。5.5.编辑栏编辑栏显示或编辑活动单元格中的数据、公式等显示或编辑活动单元格中的数据、公式等内容。内容。202

4、2/11/164大学计算机基础大学计算机基础6.工作表标签工作表标签显示工作表的名称。显示工作表的名称。白底显示为当前工作表，其他工作表为灰底显白底显示为当前工作表，其他工作表为灰底显示。示。用鼠标单击工作表标签可以切换当前工作表。用鼠标单击工作表标签可以切换当前工作表。2022/11/165大学计算机基础大学计算机基础4.2.1工作薄文件的基本操作工作薄文件的基本操作 新建工作薄：建立空白工作薄新建工作薄：建立空白工作薄/使用模板使用模板 打开已有工作薄打开已有工作薄 保存工作薄：可以保存为工作薄文件，也保存工作薄：可以保存为工作薄文件，也可以保存为网页文件、模板等其他文件。可以保存为网页文

5、件、模板等其他文件。4.2 Excel的基本操作的基本操作2022/11/166大学计算机基础大学计算机基础4.2.2 工作表的基本操作工作表的基本操作 插入空白工作表插入空白工作表 删除已有工作表删除已有工作表 重命名已有工作表重命名已有工作表 移动工作表移动工作表“移动或复制工作表移动或复制工作表”命令命令2022/11/167大学计算机基础大学计算机基础4.2.3 单元格的基本操作单元格的基本操作1选定单元格选定单元格在任何操作之前必须先选定单元格。单元格的选在任何操作之前必须先选定单元格。单元格的选定有单选和多选之分。定有单选和多选之分。鼠标单击某单元格鼠标单击某单元格 单击某个行号或

6、者列标单击某个行号或者列标 从某区域左上角的单元格拖动鼠标到右下角从某区域左上角的单元格拖动鼠标到右下角的单元格，或者按住的单元格，或者按住ShiftShift键的同时分别单击某键的同时分别单击某区域左上角和右下角的单元格区域左上角和右下角的单元格 按住按住CtrlCtrl键的同时单击多个单元格键的同时单击多个单元格 以上方法的组合以上方法的组合2022/11/168大学计算机基础大学计算机基础2插入或删除单元格、行和列插入或删除单元格、行和列“插入插入”菜单中菜单中”行行”或者或者”列列”或者或者”单单元格元格”菜单项，可以完成相应的插入操作。菜单项，可以完成相应的插入操作。“编辑编辑”菜单

7、中的菜单中的“删除删除”菜单项，可以完菜单项，可以完成相应的删除操作。成相应的删除操作。2022/11/169大学计算机基础大学计算机基础4.3 工作表的编辑与格式化工作表的编辑与格式化4.3.1 数据的输入与编辑数据的输入与编辑1 1单元格数据的输入单元格数据的输入 单击单元格，输入的新数据替换原有数据。单击单元格，输入的新数据替换原有数据。双击单元格，插入光标出现在单元格中，输双击单元格，插入光标出现在单元格中，输入的新数据插入到光标处。入的新数据插入到光标处。选定单元格，单击编辑框，插入光标出现在选定单元格，单击编辑框，插入光标出现在编辑框中，输入数据，单击编辑框左边的输入编辑框中，输入

8、数据，单击编辑框左边的输入按钮按钮“”“”确认，或者取消按钮确认，或者取消按钮“”取消。取消。2022/11/1610大学计算机基础大学计算机基础2.单元格中的数据类型单元格中的数据类型 数值型、字符型、日期数值型、字符型、日期/时间型等类型的数据。时间型等类型的数据。字符型：字符型：包括英文字母、数字、标点符号、特殊字符包括英文字母、数字、标点符号、特殊字符以及汉字符等。以及汉字符等。字符型数据在单元格中默认左对齐。字符型数据在单元格中默认左对齐。若输入文本型的数字，应在数据最左端加西若输入文本型的数字，应在数据最左端加西文单引号文单引号 2022/11/1611大学计算机基础大学计算机基础

9、注意：注意：字符串长度超出单元格字符串长度超出单元格列的宽度时，若右边的单元格没列的宽度时，若右边的单元格没有内容，多出的字符就会占用右有内容，多出的字符就会占用右边的单元格位置进行显示，但是边的单元格位置进行显示，但是不影响右边单元格。若右边单元不影响右边单元格。若右边单元格有内容，过长的部分会自动被格有内容，过长的部分会自动被隐藏，实际内容在编辑栏中显示。隐藏，实际内容在编辑栏中显示。2022/11/1612大学计算机基础大学计算机基础 数值型数值型 可以包括可以包括0 09 9十个数字、正负号、小数点之外，十个数字、正负号、小数点之外，还可以使用科学计数法符号（还可以使用科学计数法符号（

10、E,eE,e）、千分位分隔）、千分位分隔符（符（,）、百分号（）、百分号（%）等。）等。数值型数据在单元格中默认右对齐。数值型数据在单元格中默认右对齐。注意：注意：数值太大或者太小时，自数值太大或者太小时，自动采用科学计数法表示，并根据动采用科学计数法表示，并根据单元格的宽度对数值进行四舍五单元格的宽度对数值进行四舍五入，但不影响实际数值（在编辑入，但不影响实际数值（在编辑栏中显示）。栏中显示）。2022/11/1613大学计算机基础大学计算机基础 数值型数据过长超出列的宽数值型数据过长超出列的宽度时，单元格中会以一串度时，单元格中会以一串“#”#”显示，但不影响实际数值（在编显示，但不影响实

11、际数值（在编辑栏中显示）。辑栏中显示）。可以利用可以利用“单元格格式单元格格式”对对话框设置数值型数据的显示格式。话框设置数值型数据的显示格式。2022/11/1614大学计算机基础大学计算机基础日期日期/时间型：时间型：2008/2/15、2008-02-15、2008年年2月月15日、日、02/15/08等格式都是合法的日期格式，等格式都是合法的日期格式，15:35:12 用来表示时间，可以使用用来表示时间，可以使用24小时制，小时制，也可以使用也可以使用 AM/PM区分上下午区分上下午，时间和，时间和AM/PM之间必须输入空格。之间必须输入空格。日期时间同时输入时，先输入日期，然后日期时

12、间同时输入时，先输入日期，然后输入一个空格作为分隔，最后输入时间。输入一个空格作为分隔，最后输入时间。可以利用可以利用“单元格格式单元格格式”对话框设置日期对话框设置日期/时间型数据的显示输出格式。时间型数据的显示输出格式。2022/11/1615大学计算机基础大学计算机基础 逻辑型数据逻辑型数据 逻辑型数据的逻辑真值用逻辑型数据的逻辑真值用TRUE表示，逻辑表示，逻辑假值用假值用FALSE表示。用户直接将表示。用户直接将true、false或或者者TRUE、FALSE输入单元格，输入单元格，Excel会自动将会自动将其接收为逻辑值。其接收为逻辑值。逻辑型数据在单元格中默认居中对齐。逻辑型数据

13、在单元格中默认居中对齐。如果要将输入的如果要将输入的true、false或者或者TRUE、FALSE作为字符型数据，应在数据最左端加西作为字符型数据，应在数据最左端加西文单引号文单引号。2022/11/1616大学计算机基础大学计算机基础2自动填充数据自动填充数据 自动填充功能可以快速完成诸如等比、等差、自动填充功能可以快速完成诸如等比、等差、系统内置、用户自定义序列等有规律数据的录系统内置、用户自定义序列等有规律数据的录入。自动填充功能的使用需要入。自动填充功能的使用需要填充柄填充柄工具。工具。填充相同数据填充相同数据 填充序列填充序列 ：等差：等差/等比数列等比数列2022/11/1617

14、大学计算机基础大学计算机基础自定义填充序列自定义填充序列 选择选择“工具工具”/“/“选项选项”菜单，在菜单，在“选项选项”对话框的对话框的“自定义序列自定义序列”选项卡中有系统已有选项卡中有系统已有的自定义序列，也可以自己定义新序列。只要的自定义序列，也可以自己定义新序列。只要用户输入某序列中的一项，拖动填充柄就可以用户输入某序列中的一项，拖动填充柄就可以自动填充该序列。自动填充该序列。2022/11/1618大学计算机基础大学计算机基础3数据有效性设定数据有效性设定 数据输入前可以进行输入的有效性设定，数据输入前可以进行输入的有效性设定，以阻止非法数据的输入。以阻止非法数据的输入。选择选择

15、“数据数据”/“/“有效性有效性”菜单项，在打开菜单项，在打开的的“数据有效性数据有效性”对话框中可以进行有效性的对话框中可以进行有效性的设置。设置。4删除数据删除数据 使用使用DeleteDelete键，或者选择键，或者选择“编辑编辑”/“/“清除清除”/“/“内容内容”命令命令 ，可以删除选定单元格中的，可以删除选定单元格中的内容，但并不删除单元格。内容，但并不删除单元格。2022/11/1619大学计算机基础大学计算机基础5复制、粘贴数据复制、粘贴数据 除了普通的复制、剪切、粘贴操作，除了普通的复制、剪切、粘贴操作，ExcelExcel还提供了选择性粘贴。还提供了选择性粘贴。在源单元格进

16、行了复制操作之后，在目标在源单元格进行了复制操作之后，在目标单元格的快捷菜单中选择单元格的快捷菜单中选择“选择性粘贴选择性粘贴”命令，命令，在选择性粘贴对话框中，可以选择只粘贴数据在选择性粘贴对话框中，可以选择只粘贴数据或者格式或者公式等，也可以选择对原单元格或者格式或者公式等，也可以选择对原单元格和目标单元格中的数值进行某种数学运算，将和目标单元格中的数值进行某种数学运算，将结果粘贴到目标单元格中，还可以对源单元格结果粘贴到目标单元格中，还可以对源单元格的行列进行转置后再粘贴。的行列进行转置后再粘贴。2022/11/1620大学计算机基础大学计算机基础4.3.2 工作表的格式化工作表的格式化

17、1 1设置行高和列宽设置行高和列宽 用鼠标拖动行或者列的分隔线，在合适的位用鼠标拖动行或者列的分隔线，在合适的位置放开鼠标即可调整行高或者列宽。置放开鼠标即可调整行高或者列宽。“格式格式”/“/“行行”，或者，或者“格式格式”/“/“列列”命命令可以打开相应对话框进行精确设置。令可以打开相应对话框进行精确设置。2 2设置对齐方式设置对齐方式 各类数据都有自己的默认对齐方式。可以利各类数据都有自己的默认对齐方式。可以利用用“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中“对齐对齐”选项卡来自选项卡来自定义对齐方式。定义对齐方式。2022/11/1621大学计算机基础大学计算机基础3 3设置字体设置字体

18、“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中“字体字体”选项卡可选项卡可以设置字体、字形、字号、下划线、颜色、特以设置字体、字形、字号、下划线、颜色、特殊效果等。殊效果等。4 4设置边框和底纹设置边框和底纹 表格的分隔线在打印表格时并不打印出来。表格的分隔线在打印表格时并不打印出来。“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中“边框边框”选项卡，选项卡，可以设置表格的外边框和内部边框。可以设置表格的外边框和内部边框。“单元格格式单元格格式”对话框中对话框中“图案图案”选项卡，选项卡，可以设置单元格底纹的颜色和图案。可以设置单元格底纹的颜色和图案。2022/11/1622大学计算机基础大学计算机基础5条

19、件格式的设置条件格式的设置 “格式格式”/“条件格式条件格式”命令打开条件格式对命令打开条件格式对话框，可以设置最多三个条件格式。话框，可以设置最多三个条件格式。6自动套用格式自动套用格式 Excel提供了多个已设置好的制表格式供用提供了多个已设置好的制表格式供用户进行直接套用。户进行直接套用。2022/11/1623大学计算机基础大学计算机基础4.4.1 公式公式 公式是使用常量、运算符、内置函数、单元公式是使用常量、运算符、内置函数、单元格引用、区域引用等构成的等式。格引用、区域引用等构成的等式。1.1.运算符运算符 算术运算符：算术运算符：+、-、*、/、%文本运算符：文本运算符：&“山

20、东山东”&“&“财政财政”&“学院学院”的计算结果为的计算结果为字符串字符串“山东财政学院山东财政学院”4.4 公式和函数公式和函数 2022/11/1624大学计算机基础大学计算机基础比较运算符：比较运算符：=、=、=、比较运算规则如下：比较运算规则如下：数值型数据按数值大小比较。数值型数据按数值大小比较。字符型数据按照字符的字符型数据按照字符的ASCIIASCII码值进行比较，码值进行比较，中文字符按照拼音进行比较。中文字符按照拼音进行比较。逻辑值数据逻辑值数据FALSEFALSE小于小于TRUETRUE。日期型、日期时间型数据时间早的数据小于日期型、日期时间型数据时间早的数据小于时间晚的

21、数据。时间晚的数据。2022/11/1625大学计算机基础大学计算机基础2.2.单元格的引用单元格的引用 引用单元格：公式中使用其他单元格时，用列引用单元格：公式中使用其他单元格时，用列标行号来表示单元格。标行号来表示单元格。绝对引用：绝对引用：$G$10$G$10 相对引用：相对引用：G10G10 混合引用：混合引用：$G10 G$10$G10 G$10 引用同一工作薄的不同工作表中的单元格或引用同一工作薄的不同工作表中的单元格或者不同工作薄中的单元格：者不同工作薄中的单元格：工作薄名称工作薄名称 工作表名称工作表名称!单元格引用单元格引用 Book1Sheet1!A1Book1Sheet1

22、!A12022/11/1626大学计算机基础大学计算机基础3.3.区域引用区域引用 如如“A3:G5”A3:G5”，代表的是左上角，代表的是左上角A3A3单元格到单元格到右下角右下角G5G5单元格这个矩形区域内的所有单元格；单元格这个矩形区域内的所有单元格；如如“A3:G5,H1:H5,I2”A3:G5,H1:H5,I2”，代表的是，代表的是A3:G5A3:G5和和H1:H5H1:H5两个矩形区域内的所有单元格以及两个矩形区域内的所有单元格以及I2I2单单元格。元格。以上引用单元格的方式也适用于单元格区以上引用单元格的方式也适用于单元格区域的引用。域的引用。2022/11/1627大学计算机基

23、础大学计算机基础4.4.公式的输入公式的输入 任何公式的输入都是以任何公式的输入都是以“=”=”开始的开始的 ，编，编辑栏中显示的是原始公式，而单元格中显示公辑栏中显示的是原始公式，而单元格中显示公式计算的结果。式计算的结果。2022/11/1628大学计算机基础大学计算机基础4.4.2 函数函数1.1.函数函数 函数调用是公式的一部分，格式如下：函数调用是公式的一部分，格式如下：函数名（参数列表）函数名（参数列表）参数列表由若干个用参数列表由若干个用“，”进行分隔的参数进行分隔的参数组成，参数可以为常量、函数、表达式、单元组成，参数可以为常量、函数、表达式、单元格引用、区域引用等。格引用、区

24、域引用等。AVERAGE(A5:G5)SUM(A5:G5)AVERAGE(A5:G5)SUM(A5:G5)函数的使用见函数的使用见【例例4-14-1】。2022/11/1629大学计算机基础大学计算机基础 IF函数是最常用的逻辑函数，语法如下：函数是最常用的逻辑函数，语法如下：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)函数计算逻辑表达式函数计算逻辑表达式logical_test的值，如果的值，如果为逻辑真，则返回为逻辑真，则返回value_if_true；如果为逻辑；如果为逻辑假，则返回假，则返回value_if_false。IF(H2=90,”

25、优优”,IF(H2=80,”良良”,IF(H2=70,”中中”,IF(H2=60,”及格及格”,”不及格不及格”)2022/11/1630大学计算机基础大学计算机基础2 2公式的复制和移动公式的复制和移动 传统的传统的“复制复制”/“/“剪切剪切”/“/“粘贴粘贴”命令命令可以复制和移动公式，也可以拖动填充柄，将可以复制和移动公式，也可以拖动填充柄，将单元格中的公式自动填充到拖动经过的单元格单元格中的公式自动填充到拖动经过的单元格中。中。如果公式中有对单元格或者区域的引用，如果公式中有对单元格或者区域的引用，不同的引用方式会导致不同的复制或者移动结不同的引用方式会导致不同的复制或者移动结果。果

26、。2022/11/1631大学计算机基础大学计算机基础(1)(1)相对引用，公式在进行复制或移动时，相相对引用，公式在进行复制或移动时，相对引用的单元格地址会根据公式位置的变化对引用的单元格地址会根据公式位置的变化做相应的更改。做相应的更改。(2)(2)绝对引用，公式在进行复制或移动时，绝绝对引用，公式在进行复制或移动时，绝对引用的单元格地址不会随公式位置的变化对引用的单元格地址不会随公式位置的变化而变化。而变化。(3)(3)混合引用，公式在进行复制或移动时，绝混合引用，公式在进行复制或移动时，绝对引用部分不变，相对引用部分会根据公式对引用部分不变，相对引用部分会根据公式位置的变化做相应的更改

27、。位置的变化做相应的更改。【例例4-24-2】2022/11/1632大学计算机基础大学计算机基础4.4.3 Excel常用函数常用函数 IF函数函数IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)SUM函数函数SUM(number1,number2,)SUM(3,5,10)SUM(A2:A6)SUM(A2:A6,B7,10)AVERAGE函数函数AVERAGE(number1,number2,)2022/11/1633大学计算机基础大学计算机基础 TODAY函数函数TODAY()NOW函数函数NOW()INT函数函数INT(number)INT(8.

28、9)TRUNC函数函数TRUNC(number,num_digits)TRUNC(128.567)TRUNC(128.567,1)TRUNC(128.567,-1)2022/11/1634大学计算机基础大学计算机基础4.5 图表图表 Excel的图表按照所在位置可以分为两种：嵌的图表按照所在位置可以分为两种：嵌入式图表，与数据源在同一个数据表中；独立入式图表，与数据源在同一个数据表中；独立式图表，单独以一张工作表的形式存在，默认式图表，单独以一张工作表的形式存在，默认名称为名称为Chart1。当工作表中的数据源发生变化时，与其相关当工作表中的数据源发生变化时，与其相关的图表也会自动更新。的图表

29、也会自动更新。2022/11/1635大学计算机基础大学计算机基础4.5.1 创建图表创建图表 可以使用图表向导创建图表。可以使用图表向导创建图表。【例例4-3】2022/11/1636大学计算机基础大学计算机基础4.5.2 编辑图表编辑图表1 1组成图表的对象组成图表的对象 图表标题，图表区，数据系列，数据轴标题，图表标题，图表区，数据系列，数据轴标题，分类轴标题，图例分类轴标题，图例2 2图表的修改图表的修改“图表类型图表类型”、“源数据源数据”、“图表选项图表选项”、“图表位置图表位置”对话框可以进行图表的修改对话框可以进行图表的修改 3 3数据系列的添加和删除数据系列的添加和删除202

30、2/11/1637大学计算机基础大学计算机基础4.5.3 图表的格式化图表的格式化 图表的格式化是指对组成图表的各个对象图表的格式化是指对组成图表的各个对象的格式化，包括名称、字体、图案、颜色、对的格式化，包括名称、字体、图案、颜色、对齐方式、填充效果、显示方式、刻度、位置等齐方式、填充效果、显示方式、刻度、位置等等。等。不不同同的的对对象象有有不不同同的的格格式式化化内内容容，每每种种对对象象都都有有自自己己相相应应的的格式化对话框。格式化对话框。2022/11/1638大学计算机基础大学计算机基础4.6 数据管理数据管理4.6.1 数据清单数据清单 数据清单是有工作表中的单元格构成的矩数据

31、清单是有工作表中的单元格构成的矩形区域，相当于数据库中的一张二维表格。形区域，相当于数据库中的一张二维表格。每一列的数据是具有相同属性的数据的每一列的数据是具有相同属性的数据的集合，相当于数据库中的字段，列标题为字段集合，相当于数据库中的字段，列标题为字段名。名。除第一行为字段名以外，其余每一行的除第一行为字段名以外，其余每一行的数据构成一条记录。数据构成一条记录。不允许存在空白行和空白列，也不允许不允许存在空白行和空白列，也不允许有完全相同的两行。有完全相同的两行。2022/11/1639大学计算机基础大学计算机基础可以直接在工作表区域编辑数据清单，也可以直接在工作表区域编辑数据清单，也可以

32、使用记录单进行数据管理。可以使用记录单进行数据管理。用用“数据数据”/”/”记录单记录单”命令打开以记录命令打开以记录为单位的编辑对话框。可以浏览记录、修改、为单位的编辑对话框。可以浏览记录、修改、添加、查询记录。添加、查询记录。2022/11/1640大学计算机基础大学计算机基础4.6.2 数据的排序与筛选数据的排序与筛选1.1.数据排序数据排序 数值型数据按照数值大小进行排序；数值型数据按照数值大小进行排序；字符型数据英文字母按照字母顺序进行排序，字符型数据英文字母按照字母顺序进行排序，汉字按照拼音或者笔画进行排序；汉字按照拼音或者笔画进行排序；日期时间型数据按照时间的先后进行排序；日期时

33、间型数据按照时间的先后进行排序；单元格中数据如果是空值，则无论升序还是单元格中数据如果是空值，则无论升序还是降序，该单元格总是排在最后。降序，该单元格总是排在最后。2022/11/1641大学计算机基础大学计算机基础 简单排序简单排序 在排序字段所在的列中任选一个单元格，在排序字段所在的列中任选一个单元格，单击单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“升序升序”按钮或者按钮或者“降序降序”按钮。按钮。2022/11/1642大学计算机基础大学计算机基础 复杂排序复杂排序 ExcelExcel最多可以允许使用三列数据进行三级最多可以允许使用三列数据进行三级复杂排序。需要使用复杂排序。需要使用“数据数

34、据”/“/“排序排序”命令打命令打开开“排序排序”对话框，按要求进行排序设置。对话框，按要求进行排序设置。在在“排序排序”对话框中还可以设置英文字母对话框中还可以设置英文字母排序是否区分大小写（默认不区分大小写），排序是否区分大小写（默认不区分大小写），排序方向是按行还是按列（默认是按行），汉排序方向是按行还是按列（默认是按行），汉字排序是按拼音字母还是按笔画（默认是按拼字排序是按拼音字母还是按笔画（默认是按拼音字母）。音字母）。2022/11/1643大学计算机基础大学计算机基础2数据筛选数据筛选 数据筛选可以在众多的数据中查询到需要的数据，数据筛选可以在众多的数据中查询到需要的数据，并将不

35、需要的数据暂时隐藏起来。并将不需要的数据暂时隐藏起来。自动筛选自动筛选 在数据清单内任选一个单元格，然后选择在数据清单内任选一个单元格，然后选择“数据数据”/“/“筛选筛选”/“/“自动筛选自动筛选”命令，清单中的每个字段命令，清单中的每个字段名的右侧出现一个下拉小按钮，进入自动筛选状态。名的右侧出现一个下拉小按钮，进入自动筛选状态。可以以一个确定值筛选出相应记录，可以筛选出某可以以一个确定值筛选出相应记录，可以筛选出某字段的前字段的前n n或者前或者前n%n%的最大的最大/最小值，可以自定义筛选最小值，可以自定义筛选条件。可以同时对多个字段进行自动筛选，各个字段条件。可以同时对多个字段进行自

36、动筛选，各个字段的筛选条件之间是逻辑与的关系。的筛选条件之间是逻辑与的关系。2022/11/1644大学计算机基础大学计算机基础高级筛选高级筛选 如果各个字段的筛选条件是逻辑或的关系，则如果各个字段的筛选条件是逻辑或的关系，则需要使用高级筛选。需要使用高级筛选。高级筛选必须在数据清单之外建立一个筛选条高级筛选必须在数据清单之外建立一个筛选条件区域，在条件区域内设定筛选条件。一个筛选条件区域，在条件区域内设定筛选条件。一个筛选条件区域通常至少包含两行，第一行用来指定字段名，件区域通常至少包含两行，第一行用来指定字段名，其余行用来设定字段的筛选条件。各行之间是逻辑其余行用来设定字段的筛选条件。各行

37、之间是逻辑或的关系，同行各单元格之间是逻辑与的关系。或的关系，同行各单元格之间是逻辑与的关系。2022/11/1645大学计算机基础大学计算机基础4.6.3 数据的分类汇总数据的分类汇总 分类汇总是将数据清单中的数据按照某个字分类汇总是将数据清单中的数据按照某个字段进行分类，将字段值相同的记录进行诸如计段进行分类，将字段值相同的记录进行诸如计数、求和、求平均值等汇总统计。分类汇总之数、求和、求平均值等汇总统计。分类汇总之前，必须先按照分类字段对数据清单进行排序。前，必须先按照分类字段对数据清单进行排序。1 1简单分类汇总简单分类汇总 对一个分类字段仅做一种方式的汇总，称为对一个分类字段仅做一种

38、方式的汇总，称为简单汇总。简单汇总。见见P146例。例。2022/11/1646大学计算机基础大学计算机基础2 2嵌套分类汇总嵌套分类汇总 嵌套分类汇总分为两种：嵌套分类汇总分为两种：对同一个分类字段进行多种汇总对同一个分类字段进行多种汇总 在一个分类汇总结果的基础上，再使用其在一个分类汇总结果的基础上，再使用其它分类字段进行分类汇总。必须保证在所有汇它分类字段进行分类汇总。必须保证在所有汇总之前，以两个分类字段作为主要关键字和次总之前，以两个分类字段作为主要关键字和次要关键字对数据清单进行排序。要关键字对数据清单进行排序。2022/11/1647大学计算机基础大学计算机基础4.6.4 数据透

39、视表数据透视表 数据透视表也是一种分类汇总，一般处理数据量数据透视表也是一种分类汇总，一般处理数据量较大的数据清单，可以按一个或者多个字段进行汇较大的数据清单，可以按一个或者多个字段进行汇总，汇总之前不需要进行排序，结果显示在数据清总，汇总之前不需要进行排序，结果显示在数据清单以外的区域。单以外的区域。选定要用的数据区域。注意必须包选定要用的数据区域。注意必须包含列标题。含列标题。选择选择“数据数据”“数据透视表和数数据透视表和数据透视图据透视图”命令。命令。(3)按向导进行。按向导进行。2022/11/1648大学计算机基础大学计算机基础4.7 打印设置与输出打印设置与输出4.7.1 页面设

40、置页面设置 选择选择“文件文件”“页面设置页面设置”命令，在命令，在“页面设置页面设置”对话框中进行页面设置。对话框中进行页面设置。1“页面页面”选项卡选项卡 2“页边距页边距”选项卡选项卡 3“页眉页眉/页脚页脚”选项卡选项卡 4“工作表工作表”选项卡选项卡2022/11/1649大学计算机基础大学计算机基础4.7.2 打印预览打印预览 选选择择“文文件件”“打打印印预预览览”命命令令，或或者者直直接接在在“页页面面设设置置”对对话话框框中中单单击击“打打印印预预览览”按按钮。钮。4.7.3 打印输出打印输出 选选择择“文文件件”|“|“打打印印”命命令令，打打开开“打打印印内内容容”对对话话框框，在在此此对对话话框框中中可可以以设设置置打打印印机机、打印范围、打印份数。打印范围、打印份数。2022/11/1650大学计算机基础大学计算机基础