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1、资料档案安全管理办法资料档案安全管理办法1目的为了加强公司的档案管理和保密工作,更好地为公司的生产(工作)服务2适用范围适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料档案管理3职责3.1 行政部为公司档案管理的牵头部门3.2 除设备财务等专门档案由各相关部门管理,其余档案由资料档案室集中管理4工作程序4.1 凡是能反映公司主要职能活动,具有考查利用价值的文字 图表声像等材料,均属归档范围4.1.1 建厂时原始设计资料,各种招投标文件,各种普查调查形成的文字材料其它需要存档的文字材料4.1.2 各部门如生产行政设施维修合同技术保卫设备固定资产等管理中形成的各类原始材料4.1.3 部门制定的各类规
2、章制度总结报告及需要归档的其它文件4.1.4 会议记录工作计划总结情况汇报,以公司名义签订的各类合同协议4.2 档案的收集鉴定与整理4.2.1 档案管理部门除了通过正常渠道外,应经常向有关部门和个人收集文件资料有关部门和个人应主动配合,定期检查应存档资料,主动向管理部门资料室移交,在外开会等带回的文件资料,应及时向行政部作收文登记,个人确需的,经批准可以复印留用4.2.2 档案管理部门在收到有关归档资料后,应根据其内容,对其价值进行鉴定,确定是否存档每年六月底前,各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作无归档和存查价值的文件资料,经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁凡应存档文件
3、,应按内容进行分类组卷装订编号上架,并编制检索工具,以便于查找利用4.3 档案管理人员要求档案管理是一项保密性较强的工作,从事档案工作的专(兼)职人员,应热爱档案事业,不务名利,遵纪守法严守秘密;工作作风严谨一丝不苟业务上应努力学习,具有一定深度和广度知识面,掌握一定的档案管理专门业务知识,熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律,能够处理档案管理中存在的问题,不断提高自己的工作水平4.4 档案管理员岗位职责4.4.1 努力学习宣传和执行档案法,遵守厂的各项规章制度,做好本职工作4.4.2 认真按照公司 档案综合管理办法 的要求,按时完成档案的收集整理组卷和编制检查等工作质量符合档案管理标准
4、要求4.4.3 耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查,为合法查阅利用档案者提供方便条件发挥主观能动性,开展档案编研工作,提高自己的业务水平和服务水平4.4.4 档案人员必须认真执行档案法 保密法,确保党和国家及本单位涉密工作的安全加强对档案材料利用管理,凡属重大技改科研成果发明创造经济数字人事材料等档案,不得向外泄密4.4.5 严禁非档案室人员进入档案室本室人员进出时必须关锁好文柜门窗,检查安全防盗设施,以防意外4.4.6 严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所探亲访友;严禁丢失或泄密如发生失泄密事件,应立即向领导报告并采取补救措施4.4.7 如有违反档案法和保密法造成损失的,视情节给予批
5、评教育或追究相应责任4.5 档案查阅制度4.5.1 档案的查阅外单位凭证件,经领导批准,在指定的阅览室和规定的范围查阅本单位员工查阅或复印按档案查阅制度办理4.5.2 凡属本厂管理人员,原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案4.5.3 如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时,须报副总经理同意后才能查阅4.5.4 查阅档案时,须填写登记簿,不得将档案带出室外查阅如需抄录或复印,必须经副总经理批准4.5.5 查阅者必须保护档案原貌,不得进行任何勾划涂改拆损,对确需拆卷的档案,必须副总经理批准,由档案人员办理4.5.6 严守档案秘密,不得将档案内容传与他人,否则发生后果者,根据情节给予处理
6、4.6 档案保管制度4.6.1 档案室是本厂机要重地,非本室管理人员严禁入内4.6.2 每年组卷完成的档案,必须收集齐全,按时入库(柜)并作移交登记4.6.3 库房应安装调温调湿设备,保持室内温度湿度相对稳定(一般温度 14-24;湿度 45%-60%)4.6.4 库房门窗应有防盗防尘设施,并防止老鼠入侵,并设置窗帘窗板等遮阳措施4.6.5 档案柜架应按规定整齐排列,并与墙壁保持适当距离4.6.6 对所藏档案要定期检查,掌握保管情况,定期打扫,清理柜架,确保档案保存完好无缺4.7 档案室防火安全制度4.7.1 人事档案文书档案室技术资料室财务档案室都是重点防火部位4.7.2 档案室必须经常保持清洁,室内不得存放易燃油液爆炸物品和有腐蚀性的物品4.7.3 档案室不准吸烟动火不准使用电炉,照明灯不得超过 60 瓦,下班或人不在时作到人走电断灯灭4.7.4 管理人员翻阅装订档案时不得吸烟4.7.5 闲散无关人员不得进入档案室4.7.6 档案室应配备必要的消防器材