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1、起 草 人：文件名称：文件编码管理制度审 核 人:文件编码：XRSMP-00001-01版本编号：01分发部门：【目的】【目的】审 批 人：颁 布 人：起草日期：审核日期：批准日期：生效日期：建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻.【适用范围】【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。【责任人】【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责.【内容】【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致,以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。三、文件
2、编码原则3.1 系统性.文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记.3。2 准确性.文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。3.3 相对稳定性。文件编码规则,不得任意更改变动,应保证系统的稳定性。3。4 可追踪性。根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史.3.5 相关一致性。文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正.四、文件编码分类：4.1 总概框概框文件记录 REC管理性文件 SMP技术性文件 TS标准操作性文件 SOP4。2 管理类文件分类管理类文件SMP文件管理WJ人员管理RY质量管理ZL生产
3、管理SC设备管理SB物料与产品管理WC厂房管理CF4。3 技术性文件分类技术性文件TS验证标准YZ风险评估FX质量标准ZL工艺规程GY设备验证SB清洁验证QJ工艺验证GY原料标准YL辅料标准FL包装材料标准BZ中间产品标准ZJP成品标准CP4.4 标准操作性文件标准操作性文件SOP清洁类QJ岗位职责GW生产类SC检验规程JY质量类ZL设备类SB包装材料BZ4。5 记录类文件分类通则TZ原料YL辅料中间产品FLZJP成品CP记录REC人员RY设备SB清洁QJ生产SC物料WL质量ZL库房KF附件FJ财务CW原料YL辅料FL中间产品 ZJP成品CP五、文件编码办法5.1 文件编码方式:如：-部门类别
4、小结-编号-版号 XY-SMPZL0000101或部门-类别小结小结 a编号-版号 SC-S0P-JY-TZ-00001-015.2 文件编码含义：使用相应字母代表相应的文件类别；a 使用相应字母代表该小结的进一步分类;使用数字表示文件的流水编号；使用数字表示文件的修订号,00 为新版新发布的文件，01 为该版第一次修订，02 为该版第二次修订，以下类推。注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法.5。3 文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次,如 01 表示第一版。六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。七、编码一经确定，就必须登记在案,当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。变更记载原文件编码变更原因、依据作废日期