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1、作业1办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）1 .将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。a办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司（含外企）文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容文书制作复印资料。印文稿及表格觊文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。小档案管理档案管理。会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7a信息资料准备好公司要公开的资料;收集及整理各种信息信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待来宾和员工的来访。
2、接待工作接待来访来宾;接待来宾和员工的来访。协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职工或速记员。1办日程安排替上司定约会并做好记录;平常事务阅读并分类信件通讯事务、电话;14办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品1 5其他临时以速记记下上司交待的事项;执行上司交办事项办的事项-1外替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有：(1)信封、纸张；(2)软盘、光盘等；(3)铅笔；(4)圆珠笔；(5)签字笔或钢笔；(6)修正液或修正带；(7)印盒；a (8)各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔
3、机、装订机(涉及装订线)、日期号 码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9)小刀；10(总)日历等；a(11)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大A头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何？文员工作分为三个环节：计划、实行和检查。(1)计划的环节，要充足了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。(2 )实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要对的地实行；配合上司预期的期限。a (3)检查的环节，要分析计划和实绩的差 异，并把以前进行过的工作或别人做过的工a作和目前自己所从
4、事相同性质的工作加以比较分析。另一方面,说明三个环节之间的关系。A 三者的关系为：相联系形成一个循环。a先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕“计划一一实行一一检查”这样一个滚动的a过程开展。三者互文员一方面要仔细制定计划,然后根据这个计划去实行,并严格检查其结果,使得这 个结a果对下一次的计划有所帮助和启示。a 4、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的结识。1 .请示方法和报告方法；2
5、.计划方法和总结方法*3.受意方法；4 .传达方法；5 .进言方法；6 .变通方法和挡驾方法；a 7 ,分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文 件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易 于文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下,或与其别人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和见解等）。受意方法要注意：（1）善于领略上司意图,不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点;a （3）注意倾听，专心判断指示的用意;4（八）必要时可以提问，直 至明了意图为止，但不要打断谈话；a
6、 （ 5）如有不批准见，可以公开提出但要言之成理，并要注意方式、 态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实行。结合实际谈体会。a 我曾经经历过一件事情，使我充足结识到,在受意时，充足做好记录的重要性。a 才 开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一a份公司的简介，内容要涉 及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时.，我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点;事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总
7、经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。a 从这个事情中，我体会到了在受意时,做好记录的重要性。总 注意：同 学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思绪作答;并且要注 意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识A点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分 的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学A们在回答本题时要加以注意。a 作业2总一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。K a)都应先问好，再传达自己的信息；(2)都应保持耐性、热情的态度；(3)通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情；(4 )都应简明扼要表达自己的意思。异：a (1
8、)打电话应一方面查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、如何做好为领导筛选电话的工作，重要做法有哪些？1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。2、平常做好来电目录,对特殊的人，特殊的号码进行登记。3、最佳有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。4、假如领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘掉。三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)按照收件人的姓名分拣；(2)按照邮件的重要性分拣；(3)按照收件部门的名称分拣。a 四、如何解决上司不在时的邮件？本题的答案请同学们见教材第72页。
9、教材上有明确的答案，在此不再具体说明。a 五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？(1)上司正在开会时；a(2)上司繁忙时；3( A)上司即将外出时；(4)远道来访或有重要事情的来访时。作业3一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。1、注意把握时间，灵活的话,可以以端茶、递交文献等提醒会议人员注意节奏;2、主题；这是一个相称重要的 环节，在议题上一定要扣紧;3、发言顺序;这个直接关系到会议质量，一般的顺序是先谈问题，再表扬，最后总结; 4、中场休息，这个时间要选择合适；5、会议人员的座位顺序，这个关系到他们是否能及时的发表意见。二、日程安排计划表的种类大体有几种?试以其中
10、一种为例，编制一份XX预定表。a日程安排计划表的种类：(1)年预定表。是公司在每年度例行的重要业务活动，及有关公司的活动事项一览表,总所记载的活动事项 有股东大会、董事会、公司创建纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再告知各部门。(2)月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的a会议、面谈、出差、 访问等预定计划。a 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更具体。a 日预定 表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，具体地预定从a早到晚的业务活动。a 各 种预定表的编制请同
11、学们参照教材P.16 6P. 1 70上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。(1)准备旅行计划和旅馆信息、。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和 到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。假如办公室其别人想要并有 权利要，应再额外准备一份。(2)制定约会让划。约会计划表应当涉及：城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市名和国家名)， 日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见过面，
12、要把当时记录的档案找出，交给上司。(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决的每一个问题的文献准备好，如与某项要探讨的问题有 关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文献扎在一起，每一扎都要 标得清清楚楚。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文县用品列出清单。打点行李时按照清单检 查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票 笔记本 地址目录：电话、传真等号码 日历卡世界各地时间表国际电话号码表文献夹商业名片声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 钞票、私人与商业支票簿、私人与商
13、业信用卡 相关档案旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 日程表、约会安排表、时间表和计划表 护照、签证等 钢笔、错笆同形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子图章和印泥盒急救药盒a四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面?a 提神醒脑的服务。总 上司早上到公司上班 或外出返回，以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。A 私事方面的协助。协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私事:a (1)特别指示事项 的时候一一虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象问题，所总以文秘人员必须从头到尾替上司
14、办理这些 琐碎的事，使上司得到充足的便利。a (2)纯私人性请求时一一碰到这种情形,就把它当作上司运用文秘人 员是下属同事的a关系来协助他解决私人的事务。a 财物管理。涉及：(1)薪金收入管理一一薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，a由文秘人员保 管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。A (2)支票往来的管理一一最重要的是保管支票簿、 支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。5、举办
15、一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。答：1 .根据参与宴会的人选地点,定档次.发请帖2 .拟定参与人员，订餐4,到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请。5 .届时间正式进行。文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行,可以采用倒计时的方法,将 以上内容再细化成更具体的表格,逐项拟定期限，规定负责人完毕进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排,有否临时发生的问题,如有应尽快给予解决,文秘人员在宴会当天应负责招待的 工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒
16、客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。4 作业4一、简要阐述社交话题的选择原则。合适的话题涉及：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；a (2) 一般人喜闻乐见的话题，如天气、 时事新闻、体育报道等;3( a)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风 士人MW等；(4)比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；(5)积极、健康的生活体验的话题；(6)风趣、风趣的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题涉及：1(应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
17、3( a)过于敏感的话题。如个人的特 殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。a (5)夸耀自己的话题。a (6) 庸俗的、色情的话题。4(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。二、印章的使用重要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的重要形式为：1( a)落款章；(2)更正章；(3)证见章；(4)骑缝章；(5)骑边章；(6)密封 章；封存章。A 落款章、骑缝章、更正章的使用范围：(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表白作者的法定性和文献的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，
18、加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。3( A)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自a行更正的凭信。三、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。a 收文解决的程序:签收和拆封一一登记一一分送一一拟 办批;办承办催办一4注办。分送的基本原则：(1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告 之类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决；(2 )属于机关平常事务性的已有明确分工的文献,或早有批示规定和有规可循的例行A公文,按主管业务的 分工范围分送给有关部门或承办人阅办;3( a)分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，
19、连同 文献一并送批；(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理;a (5)在文献份数少时, 阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知,a先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分别审 阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。aa 4、按照文书立卷特性立卷，重要有几种类型？简要说明按照问题特性立卷的基本含义。本题重要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。1 .类型：(1)按问题特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3)按文种特性立卷;(4)准时间特性立卷；(5)按地区特性 立卷;(6)按通讯者特性立卷。2 .按问题特性立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互相联系和解决情况，运 用最广泛。同学们回答第一个问题时,应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。五、简要说明电子文献归档的基本方法。电子文献归档一般采用以下方法：1、将应归档的电子文献最终版本存入磁、光记录介质上。 2、压缩归 档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文献，通过一段时间积累后进行压缩操作，录入到 磁、光记录介质上。 3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文献在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文献记录在磁、光记录介质上.