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1、教学 目标知识目标：理解报表编制的原理、自定义编制报表及利用报表模板生成报表的流程；理解UFO报表系统 与其他系统的关系。能力目标：掌握报表格式定义、公式定义的操作方法；掌握报表单元公式的定义及操作方法；掌握报表 数据处理与分析的方法。教学 重占报表模板的选择及运用；报表数据的整表重算、数据采集。教学 难点自定义报表的设计；报表关键字的定义；报表系统的表页管理、图表功能的运用。教学 手段以理论讲授法和计算机操作例如为主，辅以课堂提问和学生操作展示，引导学生积极思考，从而加强对 UFO报表系统的报表格式定义及数据管理相关操作的理解和记忆。教学 学时教学 内容与 教学过程设计注 释第四章UFO报表
2、系统财务会计报告是会计信息系统的最终产品。财务报表是财务报告的重要组成局部。UFO （User Friend Office, UFO）是用友财务软件的报表管理系统的简称。它是用友软件股份有限 公司开发的通用电子表格软件，是报表事务处理的工具，是一个独立于系统后台数据库的模 块，但通过定义各种函数与数据库保持密切的联系。第一节UFO报表系统概述一、UFO报表系统简介UFO报表系统既可以独立使用，也可以与用友U8V10.1软件中的其他系统结合使用。 UFO报表系统独立运行时，通常应用于处理日常办公事务，具有表格制作、数据运算、图形 分析等电子表格的所有功能。UFO报表系统与总账管理系统同时运行时，
3、可作为通用财务报 表系统使用，应用于各行各业的财务、会计、人事等部门，总账管理、应收款管理、薪资管 理、固定资产、应收款管理、应付款管理、财务分析、采购管理、库存管理、存货核算和销 售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需要的各种会计报表。UFO报表系 统无需启用，可直接使用。二、UFO报表系统的功能概述（一）功能目标UFO报表系统的功能目标是，提供各类报表的格式设计和数据来源公式定义的功能；自 动根据预设的报表格式和数据来源公式，从源数据库中提取数据，进行数据处理，生成报表； 提供各种报表信息的查询功能；按照预定格式输出各种报表。（二）基本功能总的来说，UFO报表系统的基本功能是
4、，根据需要定义任何要求的报表，利用系统提供 的报表模板功能直接生成一些常用报表，进行报表的汇总、合并，独立编制现金流量表，进 行多种报表数据管理和报表数据分析功能。这些功能完全能满足企业编制各种财务报表的需 要。其具体基本功能如下。1 .格式设计UFO报表系统的格式设计功能包括设置表尺寸、行高、列宽、线条、单元属性、组合单 元、关键字等。2 .公式设计UFO报表系统提供了绝对单元公式和相对单元公式，既可以对单元公式进行设置，也可 以对审核公式和舍位平衡公式进行设置。其公式设置可以通过公式向导逐步完成。弹出的“审核公式”对话框的中录入审核公式C38=G38, D38=H38，然后切换到数据状态,
5、 执行“数据” T “审核”命令，报表左下角出现“完全正确！”提示。2.利用报表模板生成利润表、现金流量表可参照前述方法，同理生成利润表、现金流量表，在此不作赘述。提示：在生成现金流量表时，本例中的用友账务函数名选择“现金流量工程金额（XJLL）”，现 金流量工程编码按报表工程编码选择，并应注意“方向”；也可以执行“业务工作” T “财务 会计” T “现金流量表”命令，通过现金流量表系统生成现金流量表（须依次完成初始化、 基本科目设置、凭证准备等相关工作）。感谢您的支持与使用如果内容侵权请联系删除仅供教学交流使用3 .数据处理UFO报表系统的数据处理功能是指根据定义好的报表格式和公式，生成报
6、表数据、审核 报表数据和进行舍位平衡操作。4 .表页管理UFO报表系统的表页管理包括表页排序、表页查找、表页透视、定义显示风格和设置报 表的显示比例、打印分页等。5 .图表功能UFO报表系统的图表功能是指将数据以图表的形式表现出来，直观地反映数据之间的关 系，图表包括直方图、圆饼图、折线图和面积图等。6 .报表模板UFO报表系统为用户提供了不同行业的各种标准财务报表模板，用户可以直接引用，也 可以自己编制报表模板，还可以根据需要对模板进行修改。7 .其他功能UFO报表系统还提供了文件管理、UFO数据与其他文件格式的转换、导入和导出、二次 开发功能等，用户可根据需要选用。三、UFO报表系统与其他
7、系统的关系UFO报表系统与其他系统的关系主要是，UFO报表系统从其他系统中提取编制报表所需 的数据；总账管理、应收款管理、应付款管理、固定资产、薪资管理、采购管理、销售管理、 库存管理、存货核算和财务分析等子系统都可以向报表管理系统传递数据，以生成用户所需 要的各种财务报表。第二节UFO报表系统业务处理一、UFO报表系统初始设置UFO报表系统的初始设置主要是完成报表格式设计和公式设计，一般应在格式状态下完 成。(-)报表格式设计报表格式是报表数据处理的基础。设计报表格式也就是用户在系统中保存一个报表模板, 之后在生成报表时，可以无限次地复制使用相同格式的表格。8 .报表格式报表格式一般由表头、
8、表体和表尾三个局部组成，不同的报表，其表头、表体和表尾的 内容不同。(1)表头。表头包括报表的标题、编制日期、编制单位及栏目等信息，是报表中说明报 表整体性质的局部。报表栏目决定了报表的纵向结构、报表的列数及列宽，报表栏目可以是 一层，也可以是多层。(2)表体。表体是报表的核心，是一张二维表格。报表中行和列的相交处称为表元或单 元。单元是组成报表的最小单位。(3)表尾。表尾用来辅助说明该报表的补充信息，如制表人、审核人等。9 .报表格式设计在定义报表格式时，要对报表进行整体设计，包括设计报表标题的位置、报表的工程、 各行的行高、各列的列宽，以及字体、字号等。一般而言，报表格式设计的步骤如下：(
9、1)定义表尺寸。表尺寸是指报表的行数和列数，即整张报表由几行几列组成。(2)设置行高和列宽。设置行高和列宽即设置表格的整体行高和列宽。(3)区域画线。区域画线是指在查询和打印报表时，在报表上需要显示表格线的地方进 行画线。(4)组合单元。表中由行和列确定的方格称为单元，把几个单元作为一个单元来使用， 即为组合单元，组合单元与一般单元的操作一样。(5)录入报表工程。录入报表工程是指录入报表的固定文字信息，包括表头、表体工程、 表尾工程的信息等。(6)设置单元属性。单元属性用于设置每一个单元的单元类型、数字格式和边框线等。 单元类型分为表样型、数值型、字符型。表样型单元的设置对所有的表页都有效，数
10、值型和 字符型单元的设置只对本表页有效；表样型单元在数据状态下不允许修改和删除，字符型单 元在数据状态下可以录入文字信息。(7)设置关键字。在一个报表文件中，可以有很多张结构相同而编制单位或编制时间不 同的表页，关键字可以唯一标识表页，用于在大量的表页中快速选择表页。关键字主要有单 位名称、年、月、日等。用户还可以根据实际情况自定义关键字。(二)报表公式定义报表公式定义是指为了从账(表)中获取数据，或将获取的数据进一步加工生成数据而 定义的取数公式。报表公式定义中应说明从哪里取数据、取什么条件的数据和数据要经过怎 样的处理等。在UFO报表系统中，可以利用函数向导来设置报表公式。报表公式包括单元
11、公式、审核 公式和舍位平衡公式。单元公式一般情况下必须设置，审核公式和舍位平衡公式可根据需要 设置。L单元公式单元公式是指对某一单元设置的取数公式。其主要作用是，从公式描述的数据库文件中 提取指定的数据，进行表达式指定的运算，并将运算结果放入单元中。用友U8V10.1软件的 单元公式一般通过函数来实现。企业常用的财务报表数据一般来源于总账管理系统或UFO报 表系统，取自于报表的数据又可以分为从本报表取数和从其他报表的表页取数。(1)账务取数函数。用友报表系统中从总账管理系统取数的函数又称为用友账务函数， 用友账务函数是报表系统中使用最多的一类函数。用友账务函数格式的要素如下：科目编码或者科目名
12、称。其必须用双引号引起来。会计期间。其可以是“年”“季”“月”等变量，也可以是具体的表示年、季、月的数 字。方向。其即“借”或“贷”,可以省略。账套号。其为数字，缺省时表示当前登录企业应用平台的账套。会计年度。其即数据取数的年度，可省略。编码1、编码2。其与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、 工程编码等，如无辅助核算那么省略。常用的用友账务函数如表4-1所示。表47常用的用友账务函数金额式数量式外币式期初(QC)SQCWQC期末(QM)SQMWQM发生(FS)SFSWFS累计发生(LFS)SLFSWLFS条件发生(TFS)STFSWTFS对方科目发生(DFS)SDFSWD
13、FS净额(JE)SJEWJE汇率(HL)SHLWHL(2)本表页取数函数。本表页取数函数用于在本表页内的指定区域内做出诸如求平均值、 求最小值、求和等统计结果的运算。主要的本表页取数函数有：求和函数PTOTAL、求平均 值函数PAVG、求最大值函数PMAX、求最小值函数PMIN。例如，PTOTAL(C5:C9)表示求区域C5到C9单元的总和。（3）本表其他表页取数函数。如果一个表页中的数据取自同表中的其他表页的数据，那么 可以利用某个关键字或直接以页标号为定位依据，指定取某个表页的数据。例如， C12=B122表示当前页C12单元的值等于当前表第2页B12单元的值。（4）其他报表取数函数。在报
14、表之间取数时，既要考虑数据取自哪一张表，还要考虑数 据来源于哪一表页、哪一单元。例如，C9=hbzjb”一C92表示当前C9的值等于表“hbzjb.rep” 第2页C9单元的值。2 .审核公式审核公式是报表数据之间关系的检查公式。报表中的各个数据之间一般都存在一定的钩 稽关系，利用审核公式可以进一步检查报表编制的结果是否正确。利用审核公式可以对同一 表页、同表不同页或不同报表之间的数据的钩稽关系进行检查。3 .舍位平衡公式在编制报表时，由于计量单位的原因需要重新进行位数转换，如将计量单位“元”转换 成“千元”或“万元”，进位操作必然引起小数位数的四舍五入，为了保证进位后的平衡关系 仍然成立，可
15、以进行舍位平衡公式设置。定义舍位平衡公式需要说明舍位表名、舍位范围和 舍位位数，并且录入平衡公式。（三）报表模板用户可以根据需要，按照报表格式设计和公式定义的方法自定义报表，也可以利用系统 提供的报表模板直接生成报表。用友UFO报表系统为用户提供了不同行业的各种标准财务报 表格式，用户可对其进行修改。用户也可以将经常使用的自定义报表设置为模板，供以后直 接调用。二、UFO报表系统的日常业务处理（一）报表数据处理报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和进行舍位平衡操作等。报表数据 处理工作必须要在数据状态下进行，计算机自动按照设计好的格式和公式进行相应的报表数 据处理。报表数据处理有时还
16、会涉及表页的操作，如表页的增加、删除、插入、追加等。表页是 由假设干行和列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页有相同的格式，但其中的数据不同。 每一张表页是由假设干单元组成的。一个UFO报表最多可以容纳99 999张表页。1 .录入关键字关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，再在数据状态下对 其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标识，为表页间、表与表间的取数提供依据。2 .整表重算计算报表数据是在数据状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也 可以使用菜单功能计算。3 .汇总报表UFO报表系统提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。汇总的数据可以存放在本报 表
17、的最后一张表页上，也可以生成一张新的汇总报表。4 .数据采集数据采集是指把其他文件中的数据追加到当前报表文件中。UFO报表系统可以把后缀为 “.rep”的其他报表文件、后缀为.txt的文本文件、后缀为“dbf”的数据库文件的数据采 集到当前报表中。（二）表页管理UFO报表系统的表页管理包括表页排序、表页查找、表页透视，设置表页的显示比例， 定义显示风格和设置打印分页等。在UFO报表系统中，用户正常情况下每次只能看到一张表 页。如果要对每个表页的相同行或列区域的数据进行比拟，可以利用“数据透视”功能，将 多张表页相同位置的数据显示在一个平面上，即将立体形式展开成平面形式，形成一种类似报表的“虚表
18、”显示在平面上，以便对数据进行比照。（三）图表功能报表数据生成之后，为了能够更直观地对报表数据进行分析和说明，可以将数据转化成 图表形式。图表是利用报表文件中的数据生成的。因此，报表数据发生变化时，图表也会随 之变化；报表数据删除后，图表也会随之消失。图表功能的使用应在数据状态下进行。UFO 报表系统提供了四大类共十种格式的图表供用户使用。第二节UFO报表系统应用案例一、案例内容及要求L案例内容（1）自定义一张货币资金表。（2）利用报表模板生成报表。2.案例要求（1）引入第3章应用案例的账套数据。（2）以CW001陈亮”的身份进行UFO报表系统的操作。二、案例资料及操作指导（-）自定义货币资金
19、表自定义一张货币资金表，将单位名称和年、月、日设置为关键字，报表内容及主要格式 和单元公式定义如表4-2所示，要求定义舍位公式（舍3位），并进行报表数据处理。表4-2货市资金表单位名称：宏远电器年 月 日单位：元工程行次期初数期末数库存现金1C5+C6+C7D5+D6+D7人民币2QC（ “100101”，月）QM（ “100101”，月）美元3QC（ “100102”,月）QM（ “100102”，月）港币4QC（ “100103”,月）QM（ “100103”，月）银行存款5C9+C10+C11D9+D10+D11工行存款6QC（ “100201”,月）QM（ “100201”，月）交行存
20、款7QC（ “100202”，月）QM（ “100202”，月）中行存款8QC（ “100203”,月）QM（ “100203”，月）总计9C4+C8D4+D8制表人：操作指导：UFO报表具有格式和数据两种状态，按报表窗口左下角的“格式/数据”切换按钮，可以 在两种状态中进行切换。在格式状态下主要进行格式处理，即报表格式的设计、取数公式的 定义等；在数据状态下主要进行数据处理，即数据的计算、分析等。L报表格式设计（1）新建一个报表。以“CW001陈亮”的身份登录企业应用平台，执行“业务工作” f “财务会计” 一“UFO报表”命令，系统翻开“UFO报表”窗口，执行“文件” f “新建” 命令，
21、UFO报表”窗口呈现 个处于格式状态的新表格。（2）定义表尺寸。在格式状态下，执行“格式”一“表尺寸”命令，系统弹出“表尺寸” 对话框，录入行数“13”、列数“4”，单击“确认”按钮，出现13行7列的表格。如果表尺 寸太小，可以通过执行“编辑” 一 “插入”或“追加命令来增加行数和列数。（3）设置行高和列宽。执行“格式” 一 “行高”或“列宽”命令，设置表格的整体行高 和列宽，也可以将光标置于行或列的分隔线上，按住鼠标左键拖拽来调整。行高和列宽的单位为毫米。本例“行高”设置为“10”，列宽设置为“60”。（4）设置区域画线。用鼠标拖拽选定需要画实线的区域范围，即A3:D12,执行“格式” 一
22、“区域画线”命令，系统弹出“区域画线”对话框，设置画线类型、样式，然后单击“确 认”按钮。本例画线类型选择“网线”，样式选择“实线”。（5）设置组合单元。用鼠标拖拽选定需要组合单元的区域范围A1:D1,执行“格式”一 “组合单元”命令，系统弹出“组合单元”对话框，选择组合单元的方式。本例选择“整体 组合”或“按行组合”。同理，定义A2:D2为组合单元。（6）录入报表工程和定义单元属性。单元属性用于设计每个单元格的单元类型、字体图 案、对齐方式和边框。选中需要录入内容的单元或组合单元，根据表4-2的内容录入报表项 目，并根据需要对各单元进行属性设置，然后单击“确定”按钮。提示：需要录入内容的单元
23、系统默认为表样型单元，未录入内容或公式的单元系统默认为数值 型单元；如果想在数据状态下录入文字，那么应将该单元设置为字符型单元，本例中的“制表 人”单元可以设为字符型单元；表样型单元录入内容后对所有表页都有效，数值型和字符型 单元录入内容后只对本表页有效。（7）定义关键字。选中需要录入关键字的单元，本例选中A2单元，依次执行“数据” 一 “关键字” 一 “设置”命令，系统弹出“设置关键字”对话框，选中“单位名称”单项选择按 钮，单击“确定”按钮。同理，设置“年” “月” “日”关键字。然后，通过执行“数据” 一 “关键字” 一 “偏移”命令来根据需要调整关键字所在的位置，偏移的负数值表示向左偏
24、移, 正数值表示向右偏移。关键字偏移量单位为像素。本例定义好关键字之后如以下图所示。如果 要取消关键字，可以通过执行“关键字” 一 “取消”命令来实现。ABC011货币资金表2单位名称：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX：XXXXXXXXXX 年XX 月 XX 日3工程行次期初数期末数4库存现金1人民币26美元3港币48银行存款59工行存款610交行存款711中行存款8总计913D13Y.南瓯工I A p S c口 6蜀00国1岫0UFOJS表(fepoftl| 文函F) 4(E)信式 RSMhlhk M1S Id 1,34001施效盘昨员:&MM主工）计算完毕的货币资金表提示：
25、单位名称关键字可以确认报表数据取数的空间范围，日期关键字可以确认报表数据取数 的时间范围；执行“数据” T “整表重算”命令，可以对本表中的所有表页重新进行计算； 执行“数据” T “表页重算”命令，可以对本表中的当前表页重新进行计算；选定一个有数 据的单元，单击鼠标右键，选择“联查明细账”，可以联查相应的明细账，在翻开的明细账中 还可以进一步联查凭证。（3）舍位平衡。执行“数据”一“舍位平衡”命令，系统自动按照前面定义的舍位平衡 公式进行舍位平衡，并将舍位平衡后的报表保存在“SW.rep”文件中，翻开该文件可以查看 舍位平衡后的结果，如以下图所示。如果舍位平衡公式有误，那么系统左下角会提示“
26、无效命令 或错误参数！:IB UFOMEft -$w文侬F) M(E)格式 BS(D)工B(T) n(W) 助(H)AllAll货币黄金衰货币资金表货币资金表2单位名称：武汉宏远电器2020年1月31日工程行次期初数期末数4库存现金厘不敌挖19. 007. 905人民币24. 004. 506美元33. 003. 007港币42. 000. 408银行存款5950. 001116.55工行存款6715. 50884. 6010交行存款732. 5030. 7511中行存款8202. 00201.2012总计9959. 001124.45Bl $w人就i页 / ll“ I舍位平衡后的货币资金表4
27、 .报表生成分析图UFO报表系统的功能还很多，在实际工作中，可以根据需要执行表页的排序、查找、透 视、显示比例、显示风格等表页管理功能，以及圆饼图、直方图、折线图等图表功能。下面 我们介绍根据前面的货币资金表生成直方图。操作指导：（1）翻开表格之后切换到格式状态，执行“编辑”- “追加行”命令，在弹出的“追加 行”对话框中录入追加行数“20”，单击“确定”按钮。（2）切换到数据状态，选定需要进行图表分析的单元范围A3:D11,执行“工具”一“插 入图表对象”命令，系统弹出“区域作图”对话框，数据组选中“行”单项选择按钮，数据范围 选中“当前表页”单项选择按钮，标识保持默认（中选择“当前表页”作
28、图时，标识不能更改）， 图表名称录入“货币资金分析图”，图表标题录入“货币资金分析”，X轴标题录入“时间”， 丫轴标题录入“金额”，图表格式选择“立体成组直方图”。（3）单击“确认”按钮，用鼠标拖动图表的边框对图表的大小和位置进行调整，生成的 货币资金分析图如以下图所示。贸币资金表】单位名称：武汉宏远电器a x货币资金表项H行次100000人民币 美元港币11工行存款 交行存款 中行存款 总计LUP期初数期末数9000. 007900. 004000. 004500. 003000. 003000. 002000. 00400. 00,950000. 001116550. 00715500.
29、00884600. 0032500. 0030750. 00202000. 00201200. 00959000. 001124450. 002020年1月31日我播 ，*lll I五4五毫中中/文:货币资金分析图提示：当单元中的数据发生变动时,图表的内容也会随之发生变动；可以双击选定该图表，然后单击鼠标右键重新选择图表格式；双击其他位置，可以对“区域作图”中的元素进行修改。 （二）利用报表模板生成报表1 .利用报表模板生成资产负债表操作指导:（1）依次执行“业务工作”f “财务会计” 一“UFO报表”命令，翻开“UFO报表” 窗口，执行“文件” 一 “新建”命令，进入报表格式状态窗口。（2）
30、执行“格式” 一 “报表模板”命令，系统弹出“报表模板”对话框。（3）行业选择“2007年新会计制度科目”，财务报表选择“资产负债表二（4）单击“确认”按钮，系统“模板格式将覆盖本表页！是否继续？ ”提示框，单击“确 定”按钮，即翻开资产负债表模板，根据实际情况调整报表格式和报表公式，然后保存调整 后的报表模板。本例需录入单位名称“武汉宏远电器”，其他工程不做调整。（5）单击“格式/数据”切换按钮，切换到数据状态，执行“数据” 一 “关键字” 一 “录 入”命令，系统弹出“录入关键字”对话框，设置年为“2020”、月为“01”、日为“31”，单 击“确认”按钮，系统”是否重算第1页？ ”提示框，单击“是”按钮，系统自动按照关键 字取1月份的数据进行重算。（6）执行“文件” 一 “保存”命令保存当前表页。提不：资产负债表有数据的钩稽关系，即“资产=负债+所有者权益因此，可以在此设置 审核公式，即在格式状态下执行“数据”-“编辑公式”-“审核公式”命令，然后在系统