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1、医科大学教学类档案管理实施细那么为了提高教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档 案在学校教育管理、教学活动及教学研究等项工作中的作用, 并为考核教学工作提供依据，根据档案法、高等学校档 案管理方法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工 作规范，结合我校实际，特制定本细那么。第一章总那么第一条但凡学校在教学管理和教学实践活动中直接形 成的具有保存价值的文件、图表、声像、电子文件等载体材 料均属教学档案。第二条教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量 的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。第三条教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、 系统和安全，便于开发利用。第四条教学档案工作是教
2、学管理的重要组成部份，必须 实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳 入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教 学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文 件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料 形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、（二）定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。第二十一条教学管理单位负责人职责（一）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案 全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。（二）加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、 监督和检查工作，保证教学档案质量。（三）对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要
3、求， 并帮助他们解决一些实际困难。第二十二条档案部门职责（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政 策和法规，制订学校教学档案工作管理制度并付诸实施。（二）催促、指导和检查全校档案工作，验收各部门移 交的教学档案。（三）按照教学类档案管理实施细那么要求做好教学 档案的各项业务工作。（四）努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。（五）努力开展教学档案理论研究，参加各种学术活动， 不断提高工作质量。（六）组织全校兼职档案员的业务学习，经验交流。第 二十三条各单位兼职档案干部职责（一）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。（二）将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合 理，编目清楚，标题准
4、确，并及时将永久和长期保存的教学 档案向学校档案部门移交。（三）做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、 编目、登记、保管、利用等工作。第二十四条基层教学单位负责人职责（一）负责收集本基层教学单位的教学大纲、典型教案、 集体备课记录及催促教师把试题、试卷等向所属部门兼职档 案员移交。（二）催促教师向学校档案部门归档移交各种教学业务 档案。第七章附那么第二十五条本实施细那么自发布之日起施行，原XX医科 大学教学类档案管理实施细那么（试行）同时废止。本实施细 那么由教务处、档案馆负责解释。优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；就业派遣情况、 上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证
5、 明同步。第五条学校教学档案严格实行文件材料形成部门立卷 归档制度。学校教务处、研究生学院、继续教育学院、国际 教育学院、就业指导中心等均为教学档案立卷归档主管部门。第六条学校各教学管理和教学业务部门或单位应明确 一名分管档案工作的负责人和配备相应兼（专）职档案人员， 统一管理本部门、本系统的教学文件材料，协同各立卷主管 部门按要求做好教学档案的积累、立卷和移交工作。第二章教学档案归档范围第七条归档范围确定的原那么（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文 件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证 作用。（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学 实践活动的全过程，保证
6、完整、准确、系统。（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律， 保持有机联系和成套性，符合教学管理和教学实践活动的特 点。第八条归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、专业建设、招生、 学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材 等方面，具体范围见附件2：XX医科大学教学类档案归档范 围和保管期限表。（二）归档的重点是学校在教学工作，特别是教学实践 各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。第九条不归档的文件材料（一）上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文 件；（二）上级有关教学的未定稿的文件；（三）重份文件；（四）无查考利用价值的事务性临时性文件；（五）非隶
7、属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文 件；（六）校内其他单位发来的文件；（七）与校外单位交换来的材料；以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。第三章教学文件材料的部门立卷与归档流程第十条形成与积累（一）每年新学年开始后，学校分管理档案工作的校领 导向各二级单位、部门部署新学年教学工作时，同时向各单 位布置形成积累教学文件材料的任务。（二）各教学单位兼职档案员按XX医科大学教学类档 案归档范围和保管期限表分别积累、收集教学类文件材料, 并定期进行整理。（三）档案部门随时了解、催促、检查、指导兼职档案 员做好文件材料的积累工作。（四）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一, 移交手续完备
8、。（五）教学档案管理发文归档一式二份，其它文件材料 一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀 教材等）除原稿外，可根据实际情况，酌情增加副本。第十一条整理组卷坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原那么，由各学 院或教学管理单位的专（兼）职档案员负责将积累的文件材 料按内容分别向教务处、研究生学院、继续教育学院、国际 教育学院、就业指导中心等立卷主管部门分类移交，组卷后 再由以上单位的专（兼）职档案员集中统一向学校档案部门 归档移交。第十二条整理步骤（一）分类。综合性文件，将归档文件按其形成或针对 的年度分开。一般文件归入形成年度；跨年度的请示与批复 归入批复年度；跨年度规划、计划，
9、归入文件内容针对的最 后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年 度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；历经数年 办完的文件，应归于结束年度；法规性文件归入公布或批准 年度；按学年处理的文件归入专门年度。（二）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系 和便于利用查考的原那么进行组卷。原那么上相同内容的文件材 料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别 组成假设干卷，每卷不超过50页（学籍案卷因经常利用复印， 应以组薄卷为宜）。也可以根据文件材料的内在联系，对问题 单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷，注意分清年度, 不可混年立卷。（三）在不影响卷内文件自然形成规律
10、和有机联系的前 提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。（四）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后; 印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。（五）卷内材料一律撤除易锈蚀的金属物，分别用线或 不锈钢钉装订，对破损的文件材料应进行修补。（六）但凡文件材料未注明标题的应另制封面，注明题 名、责任者、时间。（七）各种材料大小均为A4纸，图纸按此规格叠成手风 琴式，图名、图签折在外面。（A）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内； 附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字 材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可分专柜保管， 但需填写与文件材料一致的档号。（
11、九）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张 号及与文字报告一致的档号。（十）按顺序编页号，以“卷”为单位编号，无论单面 或双面只要有书写文字，均应一面编写一页号，页号位置在 非装订线一侧的下角。不装订的以“件”为单位者编号，卷 内文件应逐件在右上角加盖有单位名称、档号、件号的“档 号章”，并逐项填写，每件文件中只要具有有效书写图文的 均应编写页号，页号位置在每页材料非装订线一侧的右下角 （如原文件已有页码可用原号码）。（十一）编目（著录）归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目，并在 “XX医科大学档案管理系统”中，完成“案卷级”和“文件 级”目录的著录。1.“案卷级”著录。案卷封面填写
12、：（1）拟写“案卷标题”并录入“XX医科大学档案管理 系统”中，完成“案卷级”目录的著录。案卷标题要求应简 明确切，结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、 内容、文件种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗歹鼠 标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之 内为宜。如：XX医科大学XX学院XX专业XX届（级）XX班 学生成绩表。（2）归档单位：立卷部门全称。（3）起止日期：填写案卷内文件材料起止日期。（4）保管期限：填写划定的保管期限。2 .“文件级”著录。对每份文件的相关信息在“XX医科 大学档案管理系统”中进行著录。3 .著录项内容。在“XX医科大学档案管理系统”的录入 界面
13、中，教学类档案主要著录以下内容：顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号（即卷内文件 的件号”）。案卷号：案卷编号文件编号：文件制发机关的发文字号。责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或 署名者。文件题名：即文件标题。一般应照实抄录，假设没有标题 或标题不规范的可自拟标题，并外加“口”号标识。成文日期：文件的形成时间。填写时可省略“年、 月”、“日”字样，可以在年、月、之间的右下角加“ ” 号分隔，如2008. 08. 08。页数：每一件归档文件的实际页数（文件中有效书写图 文的页面为一页）。页号：卷内文件起止之页的编号（指以“卷”为保管单 位，在装订成册的案卷中，著录每份文件首页编号，
14、对案卷的末份文件，要著录文件的起止编号）。备注：注释文件需说明的情况。（十二）装盒将归档文件按卷为单位依件号顺序装入档案盒。（十三）填写卷内备考表备考表置于卷内文件之后，工程包括卷内文件情况说明 （填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并 注明卷内文件材料的件数、页数）、立卷入（负责整理归档文 件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员 姓名）、日期（归档文件整理完毕的日期）。第十三条归档验收（一）移交档案时，交接双方必须当面检查验收，档案 部门根据有关标准进行验收，检查文件材料是否齐全、完整, 排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要 求者，档案部门不予接收
15、，并限期改正移交。（二）移交手续：按照国家标准（GB/T13968-92）办理 档案交接手续。移交时填写移交登记表。移交登记表一式二 份，双方各执一份。（三）归档时间：按自然年度归档的教学综合管理文件 次年六月底前进行整理并立好卷归档，其它各类材料完成一 个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性 立好卷归档第四章教学档案的管理第十四条学校档案部门负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。第十五条保管期限和保密期限已满的教学档案由学校 档案鉴定小组鉴定。第十六条教学档案保管期限分为永久、长期和短期。第十七条教学档案的补充和修改。（一）各学院（部）和教学管理部门随时将补充收集到 的教学文件材料整理后向学校档案部门补充归档。（二）凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单 位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。第五章教学档案的开发利用第十八条学校档案部门应编辑各种形式的参考资料，如 数据汇编、专题文摘、文件汇编等，积极为领导和师生服务。第十九条教学档案的借阅按XX医科大学档案借阅制度 办理。第六章教学档案工作岗位职责第二十条分管教学工作的校领导职责（一）组织学习贯彻中华人民共和国档案法及有关 档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划， 在经费，用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方 面提供条件。