纸质文档管理办法(共2页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上关于文件的处理程序1、签收和启封:文件的收发由专人履行签收手续,其他人员不得随意签收和启封。如果标有具体人员亲收、亲拆的公文、信函,除本人委托外,任何人不得启封,应原封不动交给亲收人或指定人员。办公室收到的各类公文及重要资料、刊物须及时交送有关领导和相关科(室),按有关程序和规定及时处理,防止耽搁、延误。2、登记:登记文件必须将收发文时间、来文单位(发往单位)、文件字号、密级、标题、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。登记文件应按来文单位类型分别登记,登记簿应装订成册,易于保存、查询,妥善保存5年后销毁。3、办理:经办人员必须根据文件的内容和阅知的范围,及

2、时、迅速传阅、办理,不得拖延,事后必须在办文单上签字或写明办理经过及结果,需向领导反馈情况的必须及时反馈。领导批示后的文件,应按领导批示意见进行办理。4、传阅:传阅文件应突出一个“快”,随时掌握文件的去向,避免文件漏传、误传和延误、遗失。(1)严格登记手续。文件传阅时应做好登记手续或请传阅者做好传阅签收。(2)文件传阅时,应设立必要的文件传阅夹和办文单,以便区别于其他材料和领导阅后签字、批示。要提醒传阅者不要随意抽取文件夹里的文件,以避免文件漏传。(3)文件传阅应在部内的办公室进行,不得将文件带到住所或公共场所阅处。(4)文件传阅必须根据规定的文件阅读范围进行传阅,应由专人按部领导的排序或主次

3、先后递送。对传阅的文件应及时收回,重要文件应当天送达,当天收回。要避免文件在传阅对象之间发生相互传递的“横传”现象,以免传阅的文件失去控制,造成文件积压、丢失和下落不明等情况。要加快文件传阅的速度,要尽量减少文件传阅时的停留时间,缩短文件传阅周期。关于文件的保管文件的保管、存放必须明确专人负责,并建立健全管理制度。1、对传阅好的文件、办理好的文件,应及时核对清点,并分门别类保管存放。2、文件借阅时,必须符合规定的文件阅知范围,办理借阅文件的登记手续,在规定的场所阅读。如遇特殊情况需要携带文件外出时,必须经研发中心负责人批准,并采取必要的保密措施。涉及密级的公文和内部重要资料,要注意保密。凡是有

4、密级的文件,不得随意复印,确因工作需要必须经研发中心负责人同意才可复印,其复印件按正式文件管理。3、文件的存放场所应安全、保密,不得将文件随意放在办公桌面上或存放在玻璃橱和敞开式的橱柜中。关于文件的清退、销毁要建立定期的文件清理制度,定期做好文件的清退和销毁工作。清退和销毁文件,必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导人批准同意。个人不得擅自销毁文件。(1)公司下发的文件清退单,认真核对应清退的文件,按时、如数将清退的文件送区委机要室并办理清退、注销手续。(2)研发中心的文件根据有关归档要求,要定期清理归档,并做好归档手续。(3)对不需要归档的其他文件、资料及内部刊物,应按区委保密办的规定进行清退、销毁。(4)文件管理人员在工作调动、离职时,应先办理文件的移交手续,清退所持的全部文件,方可办理调动、离职手续。任何个人不得私自带走文件或私自销毁文件。关于文件管理职责1、研发中心综合部是文件管理的职能部门,应加强对文件,特别是公司文件的管理,严格执行有关规定和保密纪律,做到既充分发挥每份文件的作用,又严防失密、泄密现象的发生。2、综合部负责人应定期检查文件的收发、登记、传阅、保管和清退、销毁情况,加强文件管理和保密教育。3、综合部负责文件处理、保管的人员要增强责任性和保密意识,忠于职守,严格遵守有关规章制度和保密纪律,勤恳工作,确保文件正常运转,防止遗失。专心-专注-专业

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