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1、企业外贸管理条例企业外贸管理条例一、组成人员一、组成人员：老板-盯目标望远镜-全面的看待市场和使命,要有前瞻性；外贸部经理-追过程 求结果-平面镜-真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员-强有力地正确执行显微镜-把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：开心、付出有回报(个人能力提升和经济收入）二、管理制度二、管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩,同时帮助外贸人员更好的成长,特制定如下条例：（一）（一）、基础工作：、基础工作：1)1)接受培训接受培训-接受阿里巴巴的电子商务培训,将培训内容运用到日常工作中。2 2）熟悉产品）熟悉产品-了解贵公司的产品知识，
2、相关术语,建立一份所有产品的价格表,并经常更新;3)3)准备实物样本和电子样本：准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4 4）准备报价单）准备报价单:A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价.5 5）询盘处理）询盘处理:A/接收客户询盘:至少每天三次收发 email（早中晚各一次)B/询盘回复：a。确保回复每一个查询b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价
3、提问确保在一天内完成,争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在，完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司C询盘整理：每天在收到买家查询后第一步：接收和评级，将所有询盘按 ABCD级进行保存，进行 EXCEL 表管理（参考客户管理档案）（参考客户管理档案）第二步：建立买家数据库:定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品,并通知买家到网站上去看;新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品国外参展并拜访客户;利用买家数
4、据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格.按照买家反馈与买家约见面；利用买家数据库寄送最新的样本,样品和节日问候及正常性商务问候;利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域,性质和最受欢迎的产品。注：A 级:有明确意向,成交可能性较大的客户。B 级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C 级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D 级:意向不明确，但也有可能成交。每月由贵公司操作人员将所有A 级客户名单及具体情况提交给总经理。6 6）客户跟进：）客户跟进：按 ABCD 级进
5、行.A 级：每周 2 次 B 级：每周一次 C 级：每半月一次 D 级：每月一次方法:1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Access/Excel/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过,问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进;如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。3)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次,如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。4)经常利用客户管理系统来发直邮给
6、所有问过产品的买家。5)常发新产品推荐给买家.6)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，TrademanagerTrademanager；skype,msn skype,msn。TEL 电话:针对 A 级客户了解详细的情况；FAX 传真：传真查询用传真回复（12 小时以内)；POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7 7）客户要求寄样品）客户要求寄样品：a.电子样本。先寄电子样本给客户,因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b。真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费,快件费倒付方式,样品量大,客户先由 T/T 方式汇到我司帐号,如果客
7、户对产品确有诚意,他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了.8)8)网页资料更新网页资料更新：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具my alibaba 是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。具体要求如下：A、首先建立一个产品关键词表,因为所有的操作都须围绕关键词来；B、每天发布 20 个新产品，可使用导入功能,将时间最早的老产品导入，发布成新的产品,24 小时后将被导入的老产品删除（防止产品越积越多,造成页面繁乱）。C、发布 20 个新产品时
8、按照关键词发布，尽量做到每个产品主推的关键词都不同，以达到全面覆盖关键词，从而全面提升曝光量。D、橱窗产品每 2 周更新一次,主要考虑更换部分图片,以保持网页新鲜感。（二）（二）、外贸部销售人员薪酬激励、外贸部销售人员薪酬激励（具体数据每个公司不同）：基本工资（每月发放）外贸业务提成(每月、季度或半年发放一次）+奖金（每半年或一年发放一次）为激励外贸人员多做业绩，可采用浮动底薪制及分层提成法。浮动底薪制浮动底薪制:例如基本工资最低 800 元，每月根据业绩量给予不同的底薪，完成2 万以内 800 元，2 万4 万 1000 元,依次递增;分层提成法分层提成法：按照销售金额提成而非利润,提供给外
9、贸人员产品成本价(最低销售价)，实际销售金额低于成本价部分按照 2%提成，高于成本价 20%之内部分按照 8提出,高于成本价 20%50之内部分按照12%提成，高于成本价 50以上部分按照 15%提成。奖金奖金根据每季度阿里巴巴有效利用率、工作态度及方法、业绩情况等综合而定,奖金额度不少于相应期间的基本工资。（三）（三）、外贸部作息时间外贸部作息时间：考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：上午:09：0011:30 工作中午：11:3013：30 休息下午：13：3017:00 工作晚上：17:0018:00 休息晚上：18：0020：00 工作周日休
10、息如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.（四）（四）、外贸部的学习培训外贸部的学习培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流,学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用,加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习,好的意见要充分利用,帮助自己提升业务能力和业绩；（五）（五）客客户跟进管理方法：户跟进管理方法：要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件或表格管理，把每个客户每次跟进的情况，在客户管理平台进行管理和记录,老板会定期查看；也方便自己有效管理客户.一周内的新客户必须在当周至少联系一次，
11、对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5 次（任何形式）。（六）（六）工工作报告的提交：作报告的提交：要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理,同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）（参见工作周报）1本周工作回顾；2本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明,客户公司名称，地址，主要联系人,电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；3工作总结:本周工作中发现的问题,包括公司内部的问题,自身存在的问题，改进方法,公司如何给予支持;自己业务员心态的变化及感受。公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中,可以及时补充，目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。