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1、企业外贸管理条例一、组成人员：老板-盯目标望远镜-全面的看待市场和使命，要有前瞻性；外贸部经理-追过程 求结果-平面镜-真实的看待自己，时刻检查自己的工作外贸部业务员-强有力地正确执行显微镜-把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）二、管理制度为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：一、基础工作：1）接受培训-接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。2）熟悉产品-了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配
2、合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4）准备报价单：A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。5）询盘处理：A/接收客户询盘：至少每天三次收发email (早中晚各一次)B/询盘回复：a. 确保回复每一个查询b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并
3、强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司C询盘整理：每天在收到买家查询后第一步：接收和评级, 将所有询盘按ABCD级进行保存 （参考客户管理示范）第二步：建立买家数据库：l 定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻l 隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；l 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品l 国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；l 参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面；l 利用
4、买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；l 利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。 注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。D级：意向不明确，但也有可能成交。每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。6）客户跟进：按ABCD级进行。A级：每周2次 B级：每周一次 C级：每半月一次 D级：每月一次方法：1) 将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Access/Excel/crm客户管理系统中，而不只是
5、来自阿里巴巴的邮件查询。2) 每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。3) 系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。4) 经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。5) 常发新产品推荐给买家。6) 从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager; skype, msn。 TEL电话：针对A级客户了解详细的情况
6、；FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7）客户要求寄样品：a. 电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b. 真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。8）网页资料更新：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具SupplierCRM是
7、为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供Admin Tools操作手册和培训。三、外贸部销售人员收入计算方法（具体数据每个公司不同）：基本工资（每月发放）外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+ 奖金（每年发放一次）提成根据外贸业绩，每季度累计业务0-100万人民币（包括100万）提成2%100万-500万（包括500万）提成2.5%, 500万以上提成4%和额不外奖金奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度不少于整年的工资。四、 外贸部作息时间：考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：上
8、午：09:0011:30工作中午：11:3013:30休息下午：13:3017:00工作晚上：17:0018:00休息晚上：18:0020:00工作周日休息如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.五、 外贸部的学习培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；六、 客户跟进管理方法：要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管
9、理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。七、 工作报告的提交：要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）1本周工作回顾；2本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；3工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。