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1、文件归档管理规范文件归档管理规范一、目的一、目的为进一步规范公司文件管理，完善公司文件档案管理制度，确保公司文件具有统一编码，便于文件的识别、查询和控制，保证公司文件管理体系的有效运转以及确保文件资料的完整性，特编制本规范。二、使用范围二、使用范围适用于公司各部门归档文件资料三、文件归档管理要素三、文件归档管理要素1、文件夹统一分类编码1.1 文件夹编码格式：HH/XXX-XX-X保密级别文件明细码（如有）文件类别码部门代码企业代码（禾合）1.2 文件夹编码参照表（如有更新需根据实际情况添加）1.2.1 部门代码部门行政部销售部技术部财务部代码ABCD1.2.2 文件类别码A:行政部（待补充）
2、类别（各部门）制度管理文件人员管理文件会议纪要通知文件其它管理文件代码0102030405B:销售部类别市场信息管理文件出差管理文件资质报告管理文件招投标管理文件项目管理文件代码01020304ZC:技术部（待补充）类别产品资料培训资料参会资料代码010203D:财务部（待补充）类别预算表费用分析表工资表分月费用表（行政、销售）月流水代码011.2.3 文件明细码行政部：类别明细员工考勤培训相关员工档案02周报、月报、年终总结绩效考评招聘简历020304代码01销售部：类别明细产品报价信息市场调研信息01竞争对手信息相关表格出差申请出差登记02出差报告报销明细项目费用报表03040102030
3、405代码0102相关表格企业资质文件收发文件登记报告样本（标定报告等）03技术协议合同样本产品资料其它类别明细投标审批标书购买材料招标文件04投标文件投标结果保证金返还手续调研报告立项报告出差报告Z技术协议商务谈判、技术交流报告采购合同其它文件0601020304050607代码010203040506项目流水号+A项目流水号+B项目流水号+C项目流水号+D项目流水号+E项目流水号+F项目流水号+G注：项目文件独立编码（Z）2、文件名称格式统一2.1 出差申请：XXXX(年)-XX（月）-XXX（流水号）-X（类别码）类别市场调研项目出差招投标节日拜访参加会议其它代码ABCDEF需提交的出差报告调研报告出差报告招投标结果反馈报告拜访明细会议报告出差总结报告注：出差申请与出差报告编码一致2.2 报销明细：报销人姓名+报销日期2.3 招投标：XXXX(年)XX(月)XX(月流水号)注：每一个招投标编码是招投标项目所有分项的唯一编码2.4 周报、月总结、技术考题：提交人姓名+提交日期3、文件保密级别保密级别绝密机密秘密开代码ABC无说明需部门领导授权查看文件处理过程中相关人员知悉公司内部员工知悉可对外公开