Word实战技巧——长文档排版课件.pptx

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1、Word实战技巧实战技巧以论文为代表的长文档 虽然格式并不是论文的决定性因素,但是通过Word中丰富的排版内容和功能,就可以打造一篇在形式上很漂亮的论文。论文由封面、目录、插图目录、附表目录、中文题目和摘要、关键词以及英文题目、摘要、关键词(英文)、正文、参考文献、关键词索引、致谢等构成。论文需要编写目录、插图和表格,摘要需要单独设置页码,正文各级标题需要多级编号,页眉页脚需要单双数不同,必然使用到分节的功能。参考文献需要使用到脚注和尾注,图和表标题要用题注,设计的公式还要单独录入等。当然,并不是所有的论文都包含所有的内容,我们举的这个例子尽量囊括一些可能涉及的元素,真正做到熟练使用,还需要实

2、践。注释和参考文献要随文首先完成(1)注释和参考文献是论文中十分重要的部分,也让论文这种严肃文体增加了很多信息量和可读性。注释就是指脚注和尾注,注释依赖于文中的内容,所以中工作最好在论文撰写过程中就逐步完成。脚注用于文章的注解,参考文献的编排可以使用尾注。注释和参考文献要随文首先完成(2)1、修改脚注或尾注分隔符、修改脚注或尾注分隔符 在实际应用中涉及最多的问题,就是脚注的格式修改。被问得最多的一个问题就是:脚注这条线怎么删不掉啊?在文档中的脚注分隔线,是一个既无法选中,也无法删除的东西,有时候它还“空两格”,可是却无法调整,有时候脚注的内容距离分隔符很远,也无法调整。这是怎么回事呢?脚注或者

3、尾注是一个很特殊的元素,它们也是页面中被整体插入的元素,这个元素的修改要在特定的方式下进行。注释和参考文献要随文首先完成(3)1、修改脚注或尾注分隔符(续)、修改脚注或尾注分隔符(续)操作方法:操作方法:步骤一:步骤一:定位光标到脚注位置【页面视图】选项卡【文档视图】功能组【草稿视图】按钮 步骤二:步骤二:【引用】选项卡【脚注】功能组单击【显示备注】按钮。步骤三:步骤三:右侧下方窗口【脚注】下拉列表中选择“脚注分隔符”,即可选中脚注分隔符进行删除或删除多余空行和空格。这时,不论是脚注内容,还是分隔符的格式,都可以像修改普这时,不论是脚注内容,还是分隔符的格式,都可以像修改普通段落内容那样修改它

4、们的各种属性。所以上面提到的间距过大,通段落内容那样修改它们的各种属性。所以上面提到的间距过大,多半是脚注分隔符段前段后间距国产,甚至有多余的行造成的,多半是脚注分隔符段前段后间距国产,甚至有多余的行造成的,只要将它们去除即可。只要将它们去除即可。注释和参考文献要随文首先完成(4)2、修改参考文献的编号格式、修改参考文献的编号格式 尾注会集中显示在文档末尾,并且按照设置的格式排序显示,除了内容外,序号部分不允许在页面视图中修改。我们常见到的问题是,怎么将编号格式修改为1,2,的形式。1,2,3,很好办,外面的就不好办了。Word提供的编号格式中没有这样的形式。如果数量不多的话,那么就手动加上去

5、,并不是很费事。如果数量多,就要使用工具来达到添加此格式的目的了。使用合适的数字样式将尾注填写完毕后,采用上一节的方法将尾注分隔符去除,并在最前面添加一个分页符,将“参考文献”按照要求的样式设置好。注释和参考文献要随文首先完成(5)操作方法操作方法:步骤一:步骤一:【开始】选项卡【编辑】功能组【查找/替换】按钮打开【查找和替换】对话框。步骤二步骤二:单击【更多】按钮,在【查找】中输入内容,这时请在【特殊格式】中选择“尾注标记”,此时文本框内自动输入了“e”,这就是尾注标记的记号。下面我们用查找和替换的方式将这个不符合要求的格式改过来。思路是:查找尾注中的数字,将查找到的数字放置于“”之中并更改

6、为需要的格式。注释和参考文献要随文首先完成(6)步骤三步骤三:在【替换】文本框内输入想要的序号符号“”,将光标停留在“”内,在【特殊格式】中选择“查找内容”,文本框内自动输入了“&”,这个&就可以实现将查找到的数字放置于“”之中。这时,尾注中的编号就全部变为了与正文内容相同的格式。使用样式处理章节标题(1)论文的一个特点就是修改频繁,而且相同类型内容需要做到严格统一。这就要求一定要使用样式来处理论文这种长文档。1、根据要求修改样式、根据要求修改样式 论文中各级标题中字体字号的描述就规定了样式所包含的格式。对于已经有明确格式要求的标题级别,可以使用修改内置样式的方法来实现这个要求。比如一级标题是

7、四号黑体,说明中仅此两个格式上的要求,直接修改标题1的样式中相应的内容即可。对于其他诸如行距、段前段后距等可先不予理会,待到文档整体确定后根据美观的原则再设定。其他级别的标题样式也照此设置。但是有时快速样式中并没有更多的级别预览,这时需要手动将它们调出来方便修改。使用样式处理章节标题(2)操作方法操作方法:步骤一步骤一:【开始】选项卡【样式】功能组右下角【样式】对话框按钮 步骤二步骤二:【样式】对话框右下角【选项】按钮【样式窗格选项】对话框设置“显示所有样式”,所有样式的名称就可以显示在【样式】对话框中。使用样式处理章节标题(3)或者单击下方第三个图标,启动【样式管理】对话框修改未显示的样式。

8、样式未使用时是隐藏的,标题级别都打上了“使用前隐藏”标记。单击【修改】按钮,就可以对该标题样式进行修改。这又是一种进入样式修改的方式。使用样式处理章节标题(4)除了为各级标题设置级别外,正文样式也需要按照要求进行更改;“表题、图题”的格式可以使用题注样式来完成。设置的原则就是,内置样式能用即用,不必要认为创作很多新样式。这样做的好处在于,例如使用内置的题注样式,对图或者表进行编号、写表题,当为图标插入题注后,这部分内容会自动根据样式进行更改,也即“一劳永逸”。如果单独为此设立一个新样式,添加完题注后,还必须有一个应用的过程,这就多了一个步骤。对于个别需要做到全篇统一的元素,例如某些文档中一些特

9、定组织的称谓,可以为其临时设立一个样式,不必使用现有样式来修改。将文字部分设置好后,在右键菜单或者【样式】功能组的快速样式下拉菜单中选择【将所选内容保存为新快速样式】,命名后,这个样式就会出现在快速样式窗格,方便下次使用。使用样式处理章节标题(5)单级和多级编号的编排(1)这是一个比较麻烦的内容,但是论文的层次离不了多级编号,除非决定手动添加。在我们对段落进行格式化的时候,涉及编号部分一共有三个选择,分别是【项目符号】、【普通编号】和多级编号,在【开始】选项卡的【段落】组。单级和多级编号的编排(2)1、单级项目符号的添加和项目、单级项目符号的添加和项目符号字符修改符号字符修改 为段落的起始部分

10、添加一个项目符号,这样看起来很有条理的样子。这样,论文中罗列性质的文本,如果还不够使用表格来处理的程度,都可以使用项目符号。Word项目符号库内置了很多“项目符号字符”,只要选中需要添加的段落列表后就可以直接应用,段落项目符号属于段落标志范畴,所以可以使用格式刷应用项目符号,十分方便。单级和多级编号的编排(3)1、单级项目符号的添加和项目符号字符修改(续、单级项目符号的添加和项目符号字符修改(续1)如果不满意内置的“项目符号字符”,可以自己添加“新的样式”,可以成为项目符号的有符号和图片两种形式。单级和多级编号的编排(4)1、单级项目符号的添加和项目符号字符修改(续、单级项目符号的添加和项目符

11、号字符修改(续2)(1)单击【符号】按钮,可以在弹出的符号对话框中选择各式各样的符号。符号也有字体之分,所以在选择符号字符之前需要留意一下字体。(2)如果对内置的符号不满意,可以自己选择图片作为项目符号字符,成为“图片项目符号”。(3)也可以使用导入功能将自己电脑中的图片作为项目符号字符。Word会自动调整导入的图片的大小以适应项目符号的要求。单级和多级编号的编排(5)2、为段落编写单级编号和编号格式修改、为段落编写单级编号和编号格式修改 如果仅仅使用项目符号,还不能完全满足段落格式要求。例如涉及描述操作步骤等内容,需要顺序性较强的符号作为提示,那么这就需要为段落添加【编号】。编写一个特殊格式

12、的编号,可以在编号的下拉菜单中单击【定义新编号格式】单级和多级编号的编排(6)3、为文档各级标题添加多级列表和自定义多级列表 “多级列表”就是可以提现层次和级别的编号。如果对多级编号有不明白的地方,或者有编号设置混乱、不能做到分章节重新归一等问题,现在都不需要去寻找原因,先清除所有的编号格式,只需掌握比较顺的设置步骤即可。从右图可以看出,我们需要为包含大纲级别的标题样式附加多级列表编号,所以为章节标题添加编号的过程,就是将多级列表与标题样式建立联系的过程。单级和多级编号的编排(7)操作方法:操作方法:步骤一:步骤一:先设置各级标题的样式 步骤一:步骤一:【开始】选项卡【段落】功能组【多级列表】

13、按钮 步骤二步骤二:在【多级列表】下拉列表中选择【定义新的多级列表】打开【定义新多级列表】对话框 步骤三步骤三:这时显示的【定义新多级列表】是一个缩略窗格,需要单击左下角的【更多】按钮,显示完整窗口。单级和多级编号的编排(7)步骤四步骤四:选择要设置的级别。这里的级别指的就是多级编号的级别。步骤五步骤五:将级别与样式链接起来,级别1链接标题1,当然也可以链接其他,不过那样会有些乱,不对应。这时在预览窗格的编号1后面会出现标题1的字样。步骤六:步骤六:同理依次设置其他级别与样式的对应。标题位置的缩进值需进一步设置用题注填写图表名称 什么是题注?图片的题注一般位于对象的下方,而表格的题注则位于表格

14、的上方,多数科技论文对图片、图表和表格的要求也是这样规定的。严格来说,并不是为一个图片或者表格插入题注,也就是说,题注实际上并不跟图片或者表格等内容发生关联。题注,根本上讲就是一个位置,即在文中的某个位置做一个标记,并对这个标记命名,方便在其他地方使用这个标记。用题注填写图表名称 操作方法:操作方法:步骤一步骤一:选中图片或者表格【引用】选项卡【题注】功能组单击【插入题注】打开【题注】对话框。步骤二:步骤二:单击【新建标签】按钮输入“图”【确定】按钮 步骤三步骤三:单击【编号】按钮修改编号样式 步骤四步骤四:在“题注”文本框中输入文本即可。“表”的题注用同样方法。页眉页脚的设置(略)1、给文章分节 【页面设置】选项卡【页面布局】功能组【分隔符】2、设置页眉页脚 3、页眉页脚中显示文章标题 4、摘要等部分格式修改目录的生成 1、自动生成、自动生成目录目录 步骤一步骤一:光标停留在第一页,【引用】选项卡【目录】功能组【目录】按钮 步骤二步骤二:在下拉列表中选择“自动目录1”或“自动目录2”自动生成目录。2、手动生成目录、手动生成目录 【引用】选项卡【目录】功能组【目录】按钮【插入目录】

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