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1、 第五讲第五讲 写作技巧写作技巧5.1 沟通模型是写作的指南t撰写着准备写作时，沟通修辞模型的运用要求确定文件的基本要素t修辞模型中心整合部分的四个要素可以帮助撰写者理解如何使写作更为有效 沟通的修辞过程模型投入整合产出假设状况评价产物反馈反馈意图听众过程方式主观的客观的目的方法具体化 5.2 确 定 投 入 对写作过程而言，投入指对个人和组对写作过程而言，投入指对个人和组织的反映织的反映1.阐明状况：阐明状况：个体特点和在组织中的职位个体特点和在组织中的职位2.明确假设：明确假设：-对自己的了解，能胜任一定的写作任对自己的了解，能胜任一定的写作任务务 -赋予撰写者代表组织行事的权利赋予撰写者
2、代表组织行事的权利 5.3 明确写作意图写什么和写作目的有关；如何写和写作方法有关主要目的：-撰写者角度：分析问题提出问题下定义解释说明和说服-从读者角度考虑写作目的效果更好 从属目的：-个体的合组织的-有时候是不合法的 5.4 确定读者t确定特定读者的特征-读者在书面沟通中的角色-读者需要的是想要的信息-明确首要的特定读者的角色及其背景特征5.4 确定读者t区分读者的多重性-外部读者：产品用户经销商及其合同管理者-内部读者：多重的-间接读者：不是目标读者，但会看到文件t首要焦点还是产品的最终用户 5.4 确定读者撰写者用户合同管理者（内部）撰写者的上司/团队社会期望规范法律社会期望规范法律图
3、 5-2 读者的多重性客户合同管理者使用决策者5.5 选择写作方式-考虑写作方式的针对性-特定的格式t商业信函：简洁目的明确;用第一人称t行动指南：-为了完成任务，而不是阅读本身 -独立行形式;表格的频繁使用;建议书t随机翻阅的文件：-商业报告：可读性 -时事通讯：醒目的标题 5.5 选择写作方式t合法性文件：阅读后确认 -组织确认;用户确认t营销类文件：要抓住读者的注意力t附加信息的必要性：考虑多种方法来满足读者的多种需求 5.6 写 作 过 程 将思路转化为文字是个体的行为 t确定思路1.列提纲：要求分析能力强2.头脑风暴法：-自由联想 -分析和归类3.思路树：视图化4.思路草稿5.6 写
4、 作 过 程t写出草稿-“我希望”：写作过程中始终注意写作目的-草稿不是最终文本-草稿是文件主体的雏形-草稿要力求简单5.7 写好的文件只是第一步t产物有其自己的生命1.文件写好后就不受撰写者的控制，成了客观存在的实体2.读者的反应来源于对文件的视觉感受3.是否与读者需求的实际吻合5.7 写好的文件只是第一步t读者对文件的评价-读者具有复杂性和多样性-要将撰写者能力和读者的推测相结合t修改或提炼能够改进文件质量-“每一位撰写者都需要一位编辑”-完善作品的步骤 5.7 反馈决定效果t反馈是读者对文件作出的反应-直接的或间接的-有计划的或随机的t组织可以对反馈信息作出计划t来自组织内部的信息反馈-
5、“皇帝的新衣”综合症 6.劝说性信函 Writing Persuasive Messages The most important parts of persuasion are logical reasons,emotional,and credibility.劝说性信函的目的t主要目的：Primary Purpose1.让读者采取一定行动 To have the reader act2.提供足够信息，使读者明了如何行事 To provide enough information so that the reader knows exactly what to do3.消除所有阻碍行动的反对
6、意见 To overcome any objections that might prevent or delay action次要目的 Secondary Purpose1.树立作者的良好形象 Good image2.维护作者代表的机构的良好信誉 Good image3.巩固作者和读者间的关系 Good relationship between the writer and reader4.减少或终止今后就同一主题的通信来往，从而减轻作者的工作量 To reduce or eliminate future correspondence on the same subject so the m
7、essage doesnt create more work for he writer6.1 选择劝说方法 Choosing a Persuasive Strategyt你想让对方做什么t读者如果有，会有什么反对意见t你举的例子有多有力 How strong is your case 说服力 Argument 可信度 Credibility 实事求是、具体翔实、真实可靠 动情度 Emotional Appealt针对机构和其文化最合适的劝说方法是什么 What kind of persuasion is best for the organization and the culture 6.
8、2 直接要求的提出 Writing Direct Requestst直接提出要求：1.开门见山咨询 Consider asking immediately for the information or service you want2.向读者提供实施你的建议所需的信息 Give readers all the information they will need to action your request3.要求做你想让他们做的事 Ask for the action you want 6.2 直接要求的提出 Writing Direct Requests直接提要求时的主题句Subject
9、 lines for direct requests带多重目的的直接要求Direct requests with multiple purpose 6.3 问题问题答案式信函答案式信函 Writing Problem-Solving Messages1.谈及共同点，抓住读者兴趣2.明确定义面临的问题（特别是采用你的建议即可解决的）3.解释问题的解决方法4.向对方展示：积极面大于负面因素5.总结你的建议所带来的益处6.提出你要求对方采取的具体行动 6.3 问题问题答案式信函答案式信函 Writing Problem-Solving Messages 问题答案式信函的主题句Subject Line
10、s for Problem-Solving Messages阐述共同问题 Developing a Common Ground解决矛盾 Dealing with Objections劝说读者立即行动 Offering a Reason for the Reader to Act Promptly-说明的确存在时间限制的问题-说明现在就行动可以省时省力-说明推迟反应的代价动之以情的劝说 Building Emotional Appeal6.4 劝说性信函的语气Tone in Persuasive Messages-措辞选择要看你和对方的关系-说“请”-写给熟人-使用幽默 写给上司-技巧性很强-使
11、用主动式祈使句型 6.5 劝说性电子邮件Writing Persuasive E-mail Messages-在主题栏中抓住对方的注意力-主题句宜短些-大的、涉及改变其价值观、文化或生活方式的要求不应在电子邮件中提出6.6 劝说性信函的种类Varieties of Persuasive Messaget催款函Collection Letterst早期信函 Early Letters 中期信函 Middle Letters 后期信函 Late Letterst业绩评估 Performance Appraisalst推荐信 Letters of Recommendation6.7 案例分析 7.棘
12、手的劝说情形 Handling Difficult Persuasive SituationsHandling Difficult Persuasive SituationsMost difficult cases can be solved if you step back and look at the situation from the other persons point of view.7.1 界定沟通对象 Limiting Your Audiencet有时沟通不一定要针对所有人Sometimes you dont need everyonet仅劝说那些直接受益的人们Just n
13、eed persuade those who can get the benefit 7.2 关注方方面面 Bring Everybody on Boardt为什么威胁没有劝说有效Why threats are less effective than persuasion 1.威胁不能带来持久的改变2.威胁不一定能带来你要的结果3.威胁使人放弃某种行为，甚至在该采取该行动时4.威胁制造出很多压力5.人们讨厌威胁他们的人而且会尽量回避6.威胁可能会导致逆反(counter aggression)7.2 关注方方面面Bring Everybody on Boardt劝说的技巧How to deve
14、lop a persuasive strategy1.弄清为什么对方反感2.寻找诸方满意的办法3.给对方留面子4.提些小要求5.论点陈述要尽量从对方观点出发 7.3 让沟通对象参与 Involving Your Audiencet管理方面可以：1.帮助人们发现问题2.明确需要变革的价值观或文化3.让大家共同寻找问题的答案4.明确而象征性的对变革表示支持 7.4 树立可信度 Building Your Credibilityt工作中的可信度来自于三个方面：知识 knowledge 形象 Image 关系 Relations 7.5 动之以情动之以情 Building Emotional Appeal-棘手的说服单靠逻辑推理不行-棘手的问题中往往包含一定的道德问题 7.6 说 服 读 者 Convincing the Reader 1.详细的列出证据和具体的细节 2.论证的各个环节相互联系 3.同相关的反面意见一一对应 4.限定性的下结论，增加说服力 动手操练是提高写作能力的重要途径 拥有良好的写作技巧可以使你在沟通中 -如虎添翼 -将不易/宜言表的内容表达出来 -为你留下日后可参考的具体内容