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1、EXCEL基本功能幻灯片PPT 本本PPTPPT课件仅供大家学习使用课件仅供大家学习使用 请学习完及时删除处理请学习完及时删除处理 谢谢！谢谢！EXCEL基本功能本篇主要介绍本篇主要介绍EXCELEXCEL的一些基础信息，使读者能够清的一些基础信息，使读者能够清楚地认识构成楚地认识构成EXCELEXCEL的基本元素，了解和掌握相关的基本的基本元素，了解和掌握相关的基本功能和基本操作，为读者进一步深入了解和学习功能和基本操作，为读者进一步深入了解和学习EXCELEXCEL的的高级功能及函数、图表、高级功能及函数、图表、VBAVBA编程等一系列内容奠定坚实编程等一系列内容奠定坚实的根基。虽然本篇介
2、绍的都是基础性知识，但的根基。虽然本篇介绍的都是基础性知识，但“基础基础”并不意味着并不意味着“粗浅粗浅”或或“低级低级”，相信大多数，相信大多数EXCELEXCEL用户用户都可以在本篇中获得不少有用的的技巧和知识。都可以在本篇中获得不少有用的的技巧和知识。EXCEL的主要功能详细内容详细内容.此处列出此处列出EXCELEXCEL的主要功能，稍后将详细叙述每部分的具体内容。的主要功能，稍后将详细叙述每部分的具体内容。数据记录与整理数据记录与整理数据计算数据计算数据分析数据分析商业图表制作商业图表制作信息传递和共享信息传递和共享数据记录与整理孤立的数据包含的信息量太少，而过多地数据又让人难以理清
3、孤立的数据包含的信息量太少，而过多地数据又让人难以理清头绪，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方头绪，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。法。EXCELEXCEL作为电子表格软件，围绕着表格制作与使用所具备的一作为电子表格软件，围绕着表格制作与使用所具备的一系列功能是最基本基本的功能。本书的第一篇和第系列功能是最基本基本的功能。本书的第一篇和第7 7篇主要介绍了篇主要介绍了这方面的功能。这方面的功能。大到多表格视图的精确控制，小到一个单元格的格式设置，大到多表格视图的精确控制，小到一个单元格的格式设置，EXCELEXCEL几乎能为用户做到他们在处理表格时想做
4、的一切。除此之外，几乎能为用户做到他们在处理表格时想做的一切。除此之外，利用条件格式功能，用户可以快速地标示出表格中具有特征的数据利用条件格式功能，用户可以快速地标示出表格中具有特征的数据而不必用肉眼去注意查找。利用数据有效性功能，用户还可以设置而不必用肉眼去注意查找。利用数据有效性功能，用户还可以设置何种数据允许被记录，而何种不能何种数据允许被记录，而何种不能数据记录与整理示例EG001，双击黄色表格进行EXCEL表格操作对于复杂的表格，分级显示功能可以帮助用户随心所欲地调整表格阅读模式，既能一览众山小，又能明察秋毫。数据记录与整理示例EG002，双击黄色表格进行EXCEL表格操作数据计算内
5、置充足又实用的函数是EXCEL的一大特点，函数其实就是预先定义的，能够按一定规则进行运算的功能模块。在执行复杂计算时，只需要先选择正确的函数，然后为其指定参数，它就能在眨眼之间返回结果。如下图：示例EG003数据计算内置充足又实用的函数是EXCEL的一大特点，函数其实就是预先定义的，能够按一定规则进行运算的功能模块。在执行复杂计算时，只需要先选择正确的函数，然后为其指定参数，它就能在眨眼之间返回结果。如下示例（双击可打开该电子表格）：示例EG004，本示例文件包含完整的函数分析数据分析要从大量的数据中获取信息，仅仅依靠计算是不够的，还需要利用某种思路和方法进行科学地分析。数据分析也是EXCEL
6、所擅长的一项工作。排序、筛选和分类汇总是最简单的数据分析方法，它们能够合理地对表格中的数据做进一步的归类与组织。“列表”则是EXCEL 2003新增的一项非常实用的功能，它允许用户在一张工作表中创建多个独立的数据列表，进行不同的分类和组织。如下示例（双击可打开该电子表格）：（本例中为了方便使用了两个完全一致的列表，在实际应用中，多个列表可能是不同的，比如对销售量进行分析，一个是区域的销售指标，而一个是业务员的销售指标，而另一个列表是销售区域的开支数据，然后对此3个列表进行分析）示例EG005数据分析数据透视表是最具EXCEL特色的数据分析功能，只需几步操作，它就能灵活地以多种不同方式展示数据的
7、特征，变换出各种类型的报表，实现对数据背后的信息透视。如下示例（双击可打开该电子表格）：示例EG006图片一和图片二的两种显示模式可以随意转换，通过调整汇总项目的位置来实现商业图表制作所谓一图胜千言,一份精美切题的商业图表可以让原本复杂枯燥的数据表格和总结文字立即变得生动起来。EXCEL的图表图形功能可以帮助用户迅速创建各种各样的商业图表，直观形象地传达信息。示例EG007信息传递和信息共享协同工作是21世纪的重要工作理念，EXCEL2003不但可以与其他OFFICE组件无缝链接，而且可以帮助用户通过INTERNET与其他用户进行协同工作，方便地交换信息。因为课件涉及Microsoft Off
8、ice Sharepoint Server 2007，该Server软件为微软公司的MOSS协同办公应用服务软件，连接Office办公套件的若干功能，其中的中间件技术可以为包括SAP、SQL SERVER、甲骨文以及其他第三方应用软件进行数据交换和数据协作。由于与本课程无太直接联系，因此在此不作介绍和讨论。有兴趣的同学，可以参考计算机中的一个视频课程：2007.Microsoft.Office.System冬日盛宴系列里面详细介绍了OFFICE 2007的各项新功能以及包括MOSS系统在内的主要功能和重大改进。如果你有更进一步的兴趣，可以和本课程的讲师进行MOSS系统的探讨。自动化定制EXCE
9、L的功能和用途尽管EXCEL自身的功能已经能够满足绝大多数用户的需要，但用户对计算和分析的需求是永无止境的。为了应付这样的情况，EXCEL内置了VBA编程语言，允许用户定制EXCEL的功能，开发自己的自动化解决方案。从只有几行代码的小程序，到功能齐备的专业管理系统，以EXCEL作为开发平台所产生的应用案例数不胜数。本课程第7篇中介绍了这方面的内容，用户还可以随时到http:/去查找使用EXCEL VBA开发各种实例。EXCEL的工作环境启动启动EXCELEXCEL程序程序(1)通过WINDOWS开始菜单(2)通过桌面快捷方式(3)以安全模式启动EXCEL如果（1），（2）两种方式均无法正常启动
10、EXCEL，可以在键盘上按住CTRL键然后启动EXCEL进入安全模式，此时EXCEL只提供最基本的功能，而禁止使用部分可能产生问题的功能。理解EXCEL文件的概念文件的概念文件的概念用计算机专业术语来说，“文件”就是“存储在磁盘上的信息实体”。使用计算机，可以说用户几乎每时每刻都在与文件打交道。如果把计算机比做一个书橱，那么文件就好比是放在书橱里的书本。每本书都会在封面上印有书名，而文件同样也有“文件名”作为它们的标识。对于书本来说，通常会有历史类、文学类、科技类、社会类等不同的种类划分。类似地，对于计算机文件来说，也有不同的类型之分。在WINDOWS操作系统中，不同类型的文件会显示为不同的图
11、标，以帮助用户直观地进行区分。EXCEL文件的图标都会包括一个绿色的EXCEL程序标志。如下图：理解EXCEL文件的概念文件的概念文件的概念除了图标以外，用户区别文件类型的另一个重要依据是文件的“扩展名”。“扩展名”也被称为“后缀名”或“后缀”，事实上是文件名的一部分。熟悉早期DOS操作系统的用户一定会清楚扩展名这个概念，但由于它在WINDOWS操作系统中并不是总是显示出来，所以可能容易被人忽视。显示并查看文件扩展名的方法如下：在键盘上按WIN+E组合键打开WINDOWS资源管理器，在窗口的菜单栏上依次单击“工具”“文件夹选项”，在弹出的“文件夹选项”对话框中选择“查看”选项卡，然后去掉“隐藏
12、已知文件类型的扩展名“复选框的勾选即可。理解EXCEL文件的概念文件的概念文件的概念理解EXCEL文件的概念文件的概念文件的概念取消扩展名隐藏之后，可以在文件夹窗口中看到所有的文件都显示出其完整名称。其文件名中”.“之后的”XLS“就是此文件的扩展名，标识了这个文件的类型。其它不同类型的文件也会相应有不同的扩展名，例如WORD文档的扩展名默认为”.doc“，PowerPoint的演示文稿文件扩展名默认为”.ppt“等。理解EXCEL文件的概念EXCELEXCEL的文件的文件通常情况下，EXCEL文件是指EXCEL的工作薄文件，即扩展名为XLS的文件，这是EXCEL最基本的电子表格文件类型。但与
13、EXCEL相关的文件类型并非仅此一种，下面对其他几种主要由EXCEL程序所创建的，或是在使用EXCEL进行相关应用过程中所使用到的文件类型做一下简单介绍。（1）模板文件（.XLT）模板是用来创建具有相同特色的工作薄或工作表的模型，如果要使自己创建的工作薄或工作表都具有自定义的颜色、文字样式、表格格式、显示设置等统一的样式，那么就可以通过使用模板文件来实现。模板文件的扩展名为”XLT“。关于模板的具体使用方法，请参阅本课程第8章。理解EXCEL文件的概念EXCELEXCEL的文件的文件（2）加载宏文件（.XLA）加载宏是一些包含了EXCEL扩展功能的程序，其中既包括EXCEL自带的加载宏程序（如
14、分析工具库、规划求解等），也包括用户自己或第三方软件厂商所创建的加载宏程序（如自定义函数、命令等）。加载宏文件（.XLA）就是包含了这些程序的文件，通过移植加载宏文件，用户可以在不同的电脑上使用相同的加载宏程序。（3）工作区文件（.XLW）许多时候，当用户在处理一些较为复杂的EXCEL工作时，通常会在EXCEL工作窗口中同时打开多个工作薄。这样的工作也许并非一时之间就能处理完成，用户在下一次继续这项工作时往往还需要再次打开先前的这些工作薄。而通过保存工作区的功能可以很方便地为用户记忆下每个当前打开的工作薄名称，以备在下一次继续工作时能够快速地再次同时打开这些所有的EXCEL工作薄。这个能够保存
15、用户在当前工作区打开工作薄状态的文件就是工作区文件（.XLW）。有关工作区功能的更多介绍，请参阅第2章的若干内容。理解EXCEL文件的概念EXCELEXCEL的文件的文件（4）备份文件（.XLK）（5）网页文件（.MHT、.HTM）（6）其他类型的文件格式.CSV（逗号分隔，EXCEL电子表格的另一种表现形式）等理解工作薄和工作表的概念扩展名为.XLS的文件就是我们通常所称的工作薄文件，它是用户进行EXCEL操作的主要对象和载体。用户使用EXCEL创建数据表格、在表格中进行编辑以及操作完成后进行保存等一系列操作的过程大都是在工作薄这个对象上完成的。在EXCEL 2003程序窗口中可以同时打开多
16、个工作薄。如果把工作薄比做书本，那么工作表就类似于书本中的书页，工作表是工作薄的组成部分。工作薄在英文中叫做”Workbook“，而工作表则称为”Worksheet“，大致也就包含了书本和书页的意思。本书中的书页可以根据需要增减或改变顺序，工作薄中的工作表也可以根据需要增加、删除和移动。现实中的书本是有一定页码限制的，太厚了就无法方便地进行阅读，甚至装订都困难。而EXCEL工作薄可以包含的最大工作表数量只与当前所使用计算机的内存有关也就是说在内存充足的前提下可以是无限多个。一本书至少应该有一页纸，同样的，一个工作薄也至少需要包含一个可视工作表。理解工作薄和工作表的概念名称框标题栏编辑栏工具栏菜
17、单栏工作表导航按纽状态栏工作表标签水平滚动条垂直滚动条在此不再叙述每个对象的具体功能菜单命令操作的快捷键和组合键除了使用鼠标，还可以使用键盘来选中菜单项及菜单命令。菜单项及菜单命令后面的括号中，都有一个英文大写字母，在键盘上按ALT+字母可以快速定位到相应的菜单项，继续按快捷字母键则可以选中相应菜单命令。例如：下图中的方法可以选中”编辑“菜单中的”复制“命令。先按ALT后再按E再按C使用键盘选中菜单命令组合快捷键还有一类组合快捷键则标识在菜单命令的右侧，在键盘上同时按下这样的按键组合就可以快速执行菜单命令。窗口元素的显示和隐藏用户可以根据自己的使用习惯和需要进行一些设置，来控制显示或隐藏上面所
18、提到的这些窗口元素。1、视图菜单在EXCEL窗口的菜单栏上单击”视图“菜单项，显示的下拉菜单如图：下拉菜单的中间一栏中分别有”任务窗格“、”工具栏“、”编辑栏“和”状态栏“4个选项，其中”工具栏“还有二级下拉菜单显示。鼠标单击勾选这些选项，就可以在当前EXCEL的工作窗口中显示这些窗口元素；再次单击鼠标去除选项前的勾选，则可以隐藏当前工作窗口中的元素。其总的工具栏可以显示多组，如左图所示就是勾选显示了”常用“和”格式“、”绘图“三组工具栏。关闭EXCEL后，下次重新启动EXCEL时前面进行的视图设置依然有效。通过右键单击菜单栏或现有工具栏，也可在快捷菜单中设置菜单栏和工具栏的显示方式。窗口元素
19、的显示和隐藏2、工具选项设置把菜单栏上依次单击菜单”工具“”选项“，在弹出的”选项“对话框中选择”视图“选项卡。”编辑栏“复选框和”状态栏“复选框控制着是否显示工作窗口中的编辑栏和状态栏。但勾选或去除勾选”启动任务窗格“并不能立即对工作窗口中的任务窗格产生作用，而是要在下一次启动EXCEL时才有相应的显示效果。”窗口选项“区域中还有”水平滚动条“、”垂直滚动条“和”工作表标签“的复选框，勾选或去除勾选这些复选框可以控制滚动条和工作表标签的显示和隐藏，但此处的设置只对当前工作薄起作用。保存当前工作薄可以保留这些设置，并在下一次打开此工作薄时依然生效。使用工具栏在默认情况下，EXCEL的工作窗口中
20、会显示两组工具栏，分别为”常用“和”格式“工具栏。除此以外，EXCEL还内置了”绘图“、”公式审核“、”控件工具箱“等数十种不同功能的工具栏供用户选择使用。用户可以根据自己的使用习惯和需要来调整工作窗口中的工具栏类型和布局。1、隐藏和显示工具栏前面已经介绍过显示和隐藏工具栏的方法，其中通过在菜单栏或工具栏上单击鼠标右键，在弹出的工具栏快捷菜单中选择所需要显示的内置工具栏。如下图，只要勾选相应的项目，即可显示此工具栏，而取消勾选则可以隐藏相应的工具栏。使用工具栏如果在快捷菜单上选择最后一项”自定义“，将弹出”自定义“对话框。选择”工具栏“选项卡，显示如下图：可以发现，这里有比前面的快捷菜单中更多
21、的工具栏类型选项，如”并排比较“、”全屏显示“等，通过勾选或取消勾选这些复选框，同样可以控制工作窗口中相应工具栏的显示和隐藏。注意：”工作表菜单栏”这一项对应于工作窗口中的菜单栏,这个选项总是会在勾选状态,即显示菜单栏,取消勾选的操作将会无效。注意：有些工具栏会在执行某些命令或在选定某些对象时自动显示，在结束操作或离开对象时自动隐藏，例如“图表”工具栏。使用工具栏2、移动和调整工具栏设置为显示状态的工具栏有些会停靠在EXCEL工作窗口的上下左右4个边框上，如下图中的“停靠于底部的工具栏”，有些则会以浮动的形式出现，如下图中的“浮动工具栏”，浮动的工具栏上含有标题栏以显示工具栏的名称。使用工具栏
22、2、移动和调整工具栏将鼠标移至停靠的工具栏左侧，当鼠标指针显示为十字箭头时，可以按住鼠标左键移动工具栏。停靠在窗口边框上的工具栏可以移动到其他方向上的边框（例如从窗口底部移至窗口顶部），也可移动到窗口内部形成浮动工具栏。类似地，浮动工具栏也可以移至窗口上的任意位置，或是移至窗口边沿形成停靠的工具栏。与前面的操作稍有不同，在浮动工具栏的标题栏或空白位置按下鼠标左键即可拖动工具栏，此时鼠标指针显示为十字箭头。浮动工具栏还可以通过鼠标拉伸来改变其大小形状。将鼠标移至浮动工具栏的边沿，当鼠标指针显示为双向箭头时，可以按住鼠标左键进行拉伸变形，改变形状后的工具栏如上一张幻灯片中所示。关于菜单栏以及工具栏的更多自定义设置方法，请参阅第7章。右键快捷菜单除了在菜单栏和工具栏上选择执行EXCEL命令和功能外，还可以通过使用快捷菜单来选定命令，使用快捷菜单可以使命令的选择更加快速有效。在EXCEL中，通常只要单击鼠标右键就可以显示出快捷菜单，所显示的快捷菜单内容取决于鼠标所选定的对象。例如，对一个单元格进行单击鼠标右键的操作，则出现的快捷菜单会包含单元格操作命令。如右图：