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1、第十章 会议组织与沟通主要内容一什么是会议二如何筹备会议三如何组织会议一、什么是会议会与会议 聚而不议会 聚而又议聚而又议聚而又议聚而又议会（会（会（会（+）议）议）议）议议：讨论、协商、交换意见会议是人类社会发展的产物会议的普遍性普遍性普遍性普遍性会议是人类社会的一种集体活动形式会议的集体性集体性集体性集体性会议是有组织的集体活动会议的组织性组织性组织性组织性会议是有目的的集体活动会议的目的性目的性目的性目的性二、如何筹备会议明确会议目的确定会议议题确定会议场地选定会议时间确定与会人员制定会议计划安排会议议程明确会议目的信息共享动员激励信息传播问题解决和决策制定二、如何筹备会议（续）二、如何
2、筹备会议（续）确定会议议题会议议题必须紧扣会议目标。各项议题之间最好存在有机的联系，且按合乎逻辑的顺序排列二、如何筹备会议（续）确定会议场地选择会场：会议地点、大小、通风、照明会场布置：投影、黑板、粉笔、幻灯、会场形状、安排桌椅物质准备工作：参考文件、宣传资料、身份牌、会议日程表、水、记录本与笔、茶点等等二、如何筹备会议（续）选定会议时间充足的准备时间与会者的工作时间及协调会议时间控制在两个小时以内明确规定会议的起止时间，并在会议通知书上说明，提醒与会者准时参加二、如何筹备会议（续）确定与会人员会议主席会议成员会议工作人员（会议秘书、记录员）会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决问题识别或
3、头脑风暴研讨会和培训班信息研讨会正式报告会5101530不限二、如何筹备会议（续）制定会议计划开始阶段讨论或报告阶段总结阶段结束阶段二、如何筹备会议（续）安排会议议程常见会议议程确定原则会议议程的主要步骤议程准备和支持文件二、如何筹备会议（续）常见会议议程确定原则例行公事的项目一般放在会议议程的开始当议程中包括一些比较简短或紧急的项目时，先安排它们，余下的会议时间专注于比较费时的事项。会议议程安排不宜太紧，否则会造成会议超时，甚至降低会议效率二、如何筹备会议（续）会议议程的主要步骤回顾介绍制定规则报告演示参与总结二、如何筹备会议（续）议程准备和支持文件次序排列出议程对历史项目的讨论准备支持性文
4、件（继续上次会议）准备好具体议题确定好下次会议的时间、地点（会议如有可能再次召开）三、如何组织会议明确与会者角色会议开始讨论主题会议收尾会议备忘录明确与会者角色会议之前会议期间会议之后主席1、提出和理解计划处理的业务项目2、批准议程草案3、确保与会者得知会议目标、时间、地点及会议议程4、保证房间的合理布置，如座位安排、文件、饮水等1、准时开始2、清楚地介绍主题3、获得有力的发言4、维持秩序5、有效的决策1、核实秘书或记录员准备的备忘录草稿2、监控进展秘书或记录员1、从以前的记录或新的信息源收集资料2、起草会议议程，有逻辑性的安排主次顺序3、会议议程得到主席的批准4、发送（公布）会议通知和议程1
5、、提前到达2、将房间准备就绪3、提供所有必要文件4、记录进程5、避免不明确的讨论或通过含糊不清的决策1、起草备忘录2、交主席批准3、两天内发给与会者4、必要时根据备忘录和监督者的要求发布告示会议成员1、通知秘书/主席列入议程的事项2、阅读所有文件3、如果合适，准备自己的支持性文件4、向秘书说明需要纠正的论点1、准时出席2、按照会议要求发言3、记录会议决定及需要采取的行动1、阅读、审核备忘录2、执行行动计划，必要时汇报情况三、如何组织会议(续)三、如何组织会议(续)会议开始会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。大部分会议先由主持人介绍一下与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。如果有必要，也可以介绍
6、一下与会人员的工作经历和工作成绩。三、如何组织会议(续)讨论主题营造良好的会议气氛组织讨论采用提问、鼓励等方式对会议进行控制将与会者的发言分类、整理、归纳，得出若干条结论协调会议中的不同意见三、如何组织会议(续)会议收尾组织者应该将会议的决议及感谢信寄给每位与会者，感谢他们在会议上所做出的贡献租借的设备和场地应当及时退回。对某些付费的报告人要尽快将报酬和感谢信送到他们手中。三、如何组织会议(续)会议备忘录备忘录备忘录地点：地点：公司董事会会议室单位：单位：阳光灿烂股份有限公司时间：时间：1999年8月29日星期日上午10：3011：30与会人员：与会人员：宋XX（主席）吴XX 陈XX 丁XX 何XX 谢XX（秘书）收到罗XX缺席致歉142 上次会议备忘录 1999年7月2日的会议备忘录，宣读通过，主席签字143 备忘录提出的问题 143.1 备忘录135.2 吴先生报告内部员工持股项目的计划和持股职工清单 根据要求,公司应保证每个员工收到一份清单,并向他们解释该项目 董事会要求在10月2日前完成这项工作 147 下次会议日期 下次会议董事会召开日期为1999年10月2日星期六。若没有任何其他业务，会议将与上午12点闭幕 签名：签名：宋XXThe EndThe End