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1、1第第8章章 使用使用Excel分析数据分析数据 Excel不仅能够制作简单的数据表格，还可以对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总等复杂操作。Excel强大的数据处理、数据分析及图表功能，使它在财务、经济、金融等领域都有着广泛的应用空间。28.1 应用函数应用函数 在日常工作中，使用Excel的函数功能可以降低数据分析、处理工作的难度，提高用户的工作效率。Excel内置了大量的函数，涵盖了财务、统计、数学及数据库等多个领域，只要掌握了这些函数的使用技巧，那么再复杂的数据问题也能轻松应对 38.1.1 输入函数输入函数 函数是Excel中已经定义好的内置公式，函数运算所需的数值称为“参数”，运
2、算后返回的数值称为“结果”。函数的参数可以是数字、文本、逻辑值、数组、单元格引用等，函数在使用时会要求用户输入参数，并根据用户参数运算后返回结果。48.1.2 常用函数介绍常用函数介绍 用户如果能够记住Excel中常用函数的名称、功能及其使用方法，在实际工作中便能够快速输入函数，提高工作效率。1ABS绝对值函数绝对值函数 2AVERAGE平均值函数平均值函数 3MAX最大值函数最大值函数 4MIX最小值函数最小值函数 5SUM求和函数求和函数8.2 数据的排序数据的排序 在工作中，用户很多时候所接触到的数据清单中的记录顺序往往是杂乱无章的，为了便于进行下一步的工作，用户就必须要对数据清单进行简
3、单的排序操作。在Excel中，用户可以使用升序排列或降序排列两种排列顺序对数据清单进行排序操作。58.2.1 根据一列数据进行排序根据一列数据进行排序 对于一份已经创建好的数据清单，如果用户只需要对其中的一列数据进行排序，可以使用工具栏中的【排序】按钮进行排序。68.2.2 根据多列数据进行排序根据多列数据进行排序 在工作中，用户往往需要对一份数据清单中的多个数据列进行排序，这时候使用【常用】工具样中的【排序】按钮就无能为力了，而执行【数据】|【排序】命令就可以很好的解决这个问题。78.2.3 按自定义序列对数据清单排序按自定义序列对数据清单排序 有时候，数据清单需要按一种特殊的排序依据来进行
4、排序操作，这时候就需要用到Excel所提供的自定义序列排序方法了。1使用自定义序列排序使用自定义序列排序:首先，执行【数据】【排序】命令，在弹出的【排序】对话框，选择主要关键字为“月份”字段。并单击【排序】对话框下方的【选项】按钮，出现【排序选项】对话框,然后，单击【自定义排序次序】下拉列表框，选择“一月、二月、三月”选项后，单击【确定】按钮返回【排序】对话框，再次单击【确定】按钮 2添加自定义序列添加自定义序列:首先，执行【工具】【选项】命令，在弹出【选项】对话框，单击【自定义序列】标签，进入【自定义序列】选项卡。然后，用户可以在【输入序列】编辑框中填入自定义序列内容，之间用“,”隔开，单击
5、右侧的【添加】按钮后，左侧的【自定义序列】列表框内会出现新加入的序列内容 88.3 数据的筛选数据的筛选 当用户需要从大量的数据中挑选出符合某种条件的数据时，可以使用Excel的数据筛选功能。在Excel中，要完成数据的筛选功能是非常容易的，可以使用【自动筛选】或者【高级筛选】两种方法，将符合条件的记录显示在工作表中，从而将其他没有满足条件的记录隐藏起来。98.3.1 自动筛选自动筛选 自动筛选是Excel中一种快速的筛选方式，通过它可以访问大量的数据，并将满足条件的记录显示出来。首先，单击数据清单中的任意单元格。然后，执行【数据】【筛选】【自动筛选】命令。108.3.2 自定义自动筛选自定义
6、自动筛选 当用户需要对数据清单进行复杂筛选时，可以在【自定义自动筛选方式】对话框中设置筛选条件来缩减自动筛选数据清单的范围。在【自定义自动筛选方式】对话框中，最多可以设置两个筛选条件，筛选条件可以是数据列中的数据项，用户也可以自定义筛选条件，对每个筛选条件，共有12种筛选方式供用户选择。118.3.3 高级筛选高级筛选 在实际的应用中，常常涉及到更为复杂的筛选条件，利用自动筛选已经无法完成，这时就需要使用高级筛选功能。1单一条件筛选单一条件筛选 2多条件筛选多条件筛选 8.3.4 取消筛选取消筛选 当用户对数据清单的筛选操作结束后，需要进行下一步操作时，应该先将数据清单恢复到筛选前状态，具体操
7、作可以按下述方法进行：如果要取消数据清单中对某一列进行的筛选，应单击该列首单元格右侧的下三角下拉箭头，再单击【全部】选项。如果要取消数据清单中对所有列进行的筛选，应执行【数据】【筛选】【全部显示】命令。如果要删除数据清单中的筛选下拉箭头，应执行【数据】【筛选】【自动筛选】命令。8.4 数据的分类汇总数据的分类汇总 所谓分类汇总，就是先将数据清单进行分类操作后，再按照类别对数据进行汇总分析处理。对于一份数据清单，如果能在适当的位置加入分类汇总后的统计数据，将使清单内容更加清晰、易懂。使用Excel的分类汇总功能，用户能够轻松创建分类汇总表，并对数据清单中的某个字段进行【求和】和【均值】等汇总操作
8、，而且能够将汇总结果分级显示出来。8.4.1 创建分类汇总创建分类汇总 在执行分类汇总之前，首先应当对数据清单进行排序，将数据清单中要进行分类汇总操作的相同字段集中在一起。（1）打开已经创建好的“食品销售表”，并对“类别”字段执行升序排序操作。（2）执行【数据】【分类汇总】命令，弹出【分类汇总】对话框。（3）在【分类汇总】对话框中，单击【分类字段】下拉列表框，选择“类别”项，在【汇总方式】下拉列表框中选择“求和”项，然后在【选定汇总项】列表框中启用【销售额】复选框，单击【确定】按钮后即可得到数据汇总结果 8.4.2 嵌套分类汇总嵌套分类汇总 如果分类汇总结果要求细分多个结构层次的数据清单时，普
9、通的分类汇总已经无法完全解决问题，这时可以使用Excel的嵌套分类汇总功能。所谓嵌套分类汇总，即是在对数据清单中某项字段进行分类汇总后，又将汇总后的结果作进一步的细化汇总分析。8.4.3 显示或隐藏清单的细节数据显示或隐藏清单的细节数据 数据清单在进行分类汇总操作后，分类汇总表的左侧会自动出现一些分级显示的标示符号，通过这些分级显示按钮，用户可以方便地控制数据的显示。其中【显示细节】按钮和【隐藏细节】按钮之间可以互相转换。8.4.4 清除分类汇总清除分类汇总 当不需要再显示数据的分类汇总结果，要将数据清单恢复到分类汇总前的初始状态时，可以在分类汇总的数据清单中单击选中任意单元格。然后，执行【数
10、据】【分类汇总】命令，在弹出的【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮，即可清除分类汇总结果。8.5 制作图表制作图表 在Excel中，用户可以将系列数据以图表的形式显示出来，这样能够使数据更加直观、明了，并且可以通过图表直接掌握数据之间的关系以及变化趋势。8.5.1 创建图表创建图表 在工作中，如果用户需要将枯燥的数据以活泼的方式表现出来，使用图表是一种很好的办法。在Excel中，提供了两种方式建立图表：一种是将图表以对象的形式插入到源数据所在工作表中。另一种是根据源数据创建一个独立图表工作表。8.5.2 图表基本操作图表基本操作 在实际工作中，当创建的图表不符合要求时，用户可以通过移动图
11、表和更改图表的大小这些基本操作来解决这个问题。1更改图表大小：更改图表大小：单击图表，使图表处于激活状态，这时在图表的边框上会出现八个小方块，这是可以调整图表大小的控制块。将光标移动到图表右下角的黑色方块上时，鼠标指针会变成一个形，按下左键并拖动鼠标，此时会出现一个虚线框，将虚线定位到合适的位置，松开鼠标左键即可放大图表 2移动图表：（移动图表：（1）单击图表，使图表处于激活状态，将鼠标指针移动到图表的任意，按下鼠标左键。这时图表周围会出现一个虚线框，同时鼠标指针也会变成形，虚线框表示图表移动后的位置。（2）拖动鼠标将虚线框移动到合适位置，松开鼠标即可完成对图表的移动操作 8.5.3 添加趋势
12、线和误差线添加趋势线和误差线 Excel允许用户在图表中添加趋势线和误差线，趋势线和误差线能够帮助用户更好的分析数据，同时也增加了图表的可预见性。1添加趋势线：添加趋势线：趋势线是以图形的方式显示数据的预测趋势，并将其用于数据的分析预测，也被称为回归分析。2添加误差线添加误差线：误差线是以图形的形式，显示与数据系列中每个数据标志相关的可能误差量。8.6 数据透视表数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总后，所建立的一种动态工作表。用户可以方便地在数据透视表中转换行和列，查看数据的不同汇总结果，并且可以根据需要显示源数据中的细节数据等。8.6.1 创建数据透视表创建数据透视表 使用Exce
13、l中提供的数据透视表向导，用户可以方便的生成所需格式的数据透视表，其具体方法将在本节中举例为大家详细介绍。8.6.2 编辑数据透视表编辑数据透视表 当创建完成数据透视表后，有时候还需要对其进行局部的修改或调整。而这些工作，都可以通过【数据透视表】工具栏来完成。1认识认识【数据透视表数据透视表】工具栏：工具栏：使用【数据透视表】工具栏中的按钮，用户可以方便地控制数据透视表，并能快速生成图表、设置数据透视表报告格式等。2设置数据透视表的报告格式：设置数据透视表的报告格式：刚刚生成的数据透视表的格式都是千篇一律的，用户可以给透视表添加报告格式，使透视表看起来更加清晰、易读。3根据数据透视表生成图表根
14、据数据透视表生成图表8.6.3 删除数据透视表删除数据透视表 当工作结束，需要删除数据透视表时，应该首先单击数据透视表中任意单元格，然后执行【数据透视表】工具栏上的【数据透视表】【选定】【整张表格】命令，或者直接使用鼠标选定数据透视表所在单元格区域。最后执行【编辑】【删除】命令，即可删除数据透视表。8.7 打印工作簿打印工作簿 当工作簿制作完成后，往往需要将工作表打印出来时，这时候便要对工作表进行一些打印参数设置，这一节将向读者介绍在打印工作表时需要进行的参数设置操作。8.7.1 页面设置页面设置 在打印工作表之前，首先要对工作表的页面进行设置，例如对工作表的页边距、纸张大小、页面方向以及页眉或页脚等打印参数进行设置。用户可以执行【文件】【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框，根据需要进行设置。8.7.2 预览工作表预览工作表 当工作表的打印参数设置完成后，通常需要先使用【打印预览】来看一下所设工作表打印出来的效果，如果不满意可以再进行打印设置，这样可以避免由于打印效果不满意而造成的纸张浪费。执行【文件】【打印预览】命令，即可打开【打印预览】窗口，并在窗口中显示打印出的效果图，进行预览或者对其修改。8.7.3 打印工作表打印工作表 如果对工作表的打印预览效果满意后，就可以进行打印输出了。