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1、简 报 技 巧这篇稿子原原是90年7月在政治治大学研研究方法研习营信息搜集集与信息组组织的教教材，是个个人的心得得，挂上网网是希望大大家能给我我建议和指指教，文章章是永远没没有写完的的时候，网网页的好处处是我有了了新的学习习或体验，或或接到顾顾客的赐赐教，我都都可以随时时将内容加加进来。一、前言我们不知道道看过多少少人做演示示文稿，听听过多少场场演讲，相相信大家也也都做过演演示文稿，被被邀请演讲讲无数次！演示文稿稿，多么容容易的一件件事！以前前我不这么么认为，现现在还是无无法这么告告诉自己。 演示文稿的的目的在传传达讯息，所所以有演讲讲者将整页页的文字稿稿直接影印印成投影片片；有演讲讲者深怕遗
2、遗漏重要讯讯息，照着着投影片的的内容逐字字宣读；有有演讲者准准备的投影影片花俏得得让我觉得得他好象是是在教演示示文稿软件件；也曾经经有过经验验，听完一一场演讲回回来，我竟竟不知道演演讲者长什什么模样，因因为他始终终和我们一一样看着屏屏幕自说自自话，我只只能看到他他的背景。 到底一场成成功的演讲讲该注意那那些细节，一一直希望有有机会将演演示文稿技技巧的理论论与PowwerPooint实实务结合，借借着这次研研习的机会会，将初步步的汇整结结果与大家家分享，也也请大家不不吝指正。二、演示文文稿成功的的关键演示文稿成成功的关键键可以归纳纳为内容、态态度/形象、和和声音三部部份。请您您猜猜看那那项是演示
3、示文稿成功功的关键呢呢？想想我我们每次为为了演示文文稿搜索枯枯肠地找资资料写脚本本，答案当当然是内容容啰！错，我们辛辛辛苦苦准准备的内容容只占7；演示示文稿成功功最主要的的关键是能能度/形象，占占了58；其其次是声音音，占355。回想想一下所谓谓的名嘴，那那么这层道道理也就不不说自明了了。小记：还记记得有一次次去听一场场智能财产产权的演讲讲，因为初初初接触这这个领域，这这演讲者的的身份背景景都不是很很清楚，只只是觉得题题目很有兴兴趣就waalk iin，结果果那位演讲讲者真是令令我惊讶，他他是穿了西西装，可是是皮带有一一大截在外外头晃，衬衬衫我不知知道他是要要扎进去还还是放出来来，要是我我这样
4、妈妈妈和所有可可以念我的的人都会叫叫我把衣服服扎好，我我开始怀疑疑，我要不不要听他的的演讲？理理智告诉我我不可以以以貌取人，所所以我还是是坐下来了了，没错，他他的演讲正正和他的穿穿著一样的的slopppy，投投影片有做做的说不细细讲，讲的的说没有做做投影片。演示文稿是是说服的艺艺术，要说说服观众接接受我们的的观点，首首先要抓住住观众的注注意力，然然后帮助观观众清楚地地了解我们们要传达的的讯息，引引导观众同同意我们的的观点，最最后建立共共识。做为信息时时代的演讲讲者，可以以运用信息息科技来帮帮助我们建建构讯息，優質的內容，難不倒我們，但是真正能夠說服觀眾的不是資訊科技，也只是豐富的內容，而是我們
5、誠懇的態度、專業的形象。所以，下回再有簡報機會時，讓我們多花些精神來準備佔成功簡報93的態度、形象和聲音！态度 我能做好演示文稿我的内容很有价值我的观众很重要（顾客焦点）我要让观众很有收获形象 情绪 我很高兴来做演示文稿我要用热情感染我的观众衣着 我很专业我很有精神男：西装（深色）兄衬衫（白）女：套装裙子包鞋(最好有点高度，这样可以让自己时时保持抬头挺胸)声音 运用声调技巧 停顿感情目光接触节奏快慢加强三、成功演演示文稿七七步骤（一）观众众如果能够事事先知道观观众的基本本信息，那那么在设计计演示文稿稿讯息时，就就可以将观观众的特性性融入演示示文稿中。观观众为什么么会来听我我们演讲，想想从我们的
6、的演讲中得得到什么？我们的演演示文稿内内容能不能能符合观众众的需求？观众的人人数有多少少？观众对主题题的熟悉程程度如何？所有人都都很熟悉，还还是只有部部分人熟悉悉？观众的的背景、教教育程度、工工作性质等等同构型有有多高？如如果我们的的观众对我我们所要讲讲的主题已已经很熟悉悉，我们还还讲众人皆皆知的基本本观念，是是会让人很很厌烦的；反之，如如果我们的的观众对主主题一点也也不熟悉，而而我们一下下子就切入入核心，让让观众一头头雾水，或或者满口听听不懂的专专有名词、英英文简称，让让观众充满满挫折，那那么观众也也不会赞美美我们的。所以，根据据观众分析析来准备演演示文稿内内容，需要要为观众建建立背景知知识
7、时，请请大方地加加以解释，再再把焦点拉拉回主题，让让所有观众众都能同步步。所以，也也不要在中中途塞给观观众太多的的参考资料料，这样观观众会分心心，还跟不不上进度，请请把所以补补充资料全全部放在最最后面，甚甚至另外制制作附录，让让观众带回回去参考。（二）讯息息演示文稿最最主要的目目的是传达达讯息，所所以的内容容都应该辅辅助讯息的的传达，与与此目标无无关的，都都不应该在在演示文稿稿中出现。演示文稿设设计的原则则是KISSS (KKeep It SSimplle annd Sttupidd)。其实实准备演示示文稿内容容和写文章章是一样的的，订好题题目后，先先列出大纲纲，把重要要的观念和和关键词的的关
8、连性架架构出来，接接下来再加加上创意，以以数据、图图表、动画画等视觉工工具来辅助助说明。文字的使用用善用PowwerPooint的的演示文稿稿设计模板板，可以省省去我们配配色定字型型的时间。切切记演示文文稿是辅助助我们传达达讯息，真真正在传达达讯息，说说服观众的的是我们，所所以不要将将投影片设设计成小抄抄或脚本，照照本宣科。我我们可以从从行销的角角度来看，如如果我们只只是照念的的话，那么么同样的内内容，以后后可能就是是下面听讲讲的人来念念，而不是是我们了，所所以每场演演讲都应该该建立我们们的无可取取代的优势势，传达不不是演示文文稿投影片片就好了，要要有我们演演讲才成功功。再从智智能财产权权的角
9、度来来说，如果果投影片的的内容是满满篇文字，信信息就完全全揭露了，下下次再讲就就缺少了新新颖性，就就得追求进进步性；君君不见著名名的演讲者者，一套投投影片走天天下，场场场瀑满，没没有人嫌投投影片一样样，因为诠诠释不同。所以制作投投影片请掌掌握Maggic SSevenn原则，每每张投影片片传达5个概念效效果最好，7个概念人脑恰恰好可以处厘，超过9个概念负担太重了，请重新组织。（7士259）字体大小投影片的字字体要大、行行数要少，为为什么，请请看下图便便知分晓： 记住：我们们是来演讲讲，不是来来做视力检检查！字体大，行行数自然就就少，当然然就符合MMagicc Sevven原则则！我的建议议是：
10、大标题至少少要用444点以上的的字，如果果会场很大大、很深的的话，点数数最好再提提高。还有，千万万别忘了，投投影片的大大小标题，请请尽量用粗粗体，不要要说我在计计算机屏幕幕上看很清清楚啊！我我们是要投投影出来给给观众出来来给观众看看，而不是是请观众一一个一个来来计算机屏屏幕上看的的。另外，除非非是自备nnotebbook，否否则请不要要选用细明明体和标楷楷体以外的的字型设计计，因为会会场的计算算机可能无无法支持，千千万不要冒冒这个险！标题的使用用标题是每张张投影片的的主轴，请请简洁有力力地传达每每张投影片片的重点，最最好是以559个字来说说明，因为为再多字一一行就挤不不进去了，就就算挤得进进投
11、影片，也也挤不进观观众的脑中中，而后者者显然是比比较重要的的。因为标题只只能取59个字，所所以冗赘之之字就无须须出现，例例如：的的图形（难难到我们画画得让观众众看不出来来是图吗？）百分分比分析（由表中中不就看出出来了。其实每张投投影片就是是大小标题题的组合，也也就是概念念的串连，除除非是要引引述一段文文字，或是是名言，否否则是不会会出现超过过两、三行行的文字的的，就是是是要引用一一段文字，或或者是名言言，也应该该帮观众掌掌握讯息，以以不同颜色色或是画线线标示重点点。勿用标点符符号既然投影片片就是大小小标题的组组合，那么么就不需要要出现标点点符号，尤尤其是冒号号和句点，更更是可以直直接省略。投影
12、片上的的讯息都已已经分类串串连好了，也也都以项目目符号、字字型字体等等加以分段段组织，所所以大部份份的标点符符号都是多多余的。至于括号，也也尽量少用用，特别是是在标题上上若加上括括号就好象象在大庭广广众咬耳朵朵一样，如如果在大标标题中真的的觉得有加加括号的必必要，那就就把它放到到次层标题题中，这样样可以让我我们的标题题简洁有力力。缩写的使用用用英文缩写写字可以让让演示文稿稿内容更精精简，更专专业！那可不一定定，缩写的的效果只有有对非常熟熟悉主题的的人才有用用，所以除除非我们非非常确定觏觏众的背景景，否则还还是将全文文拼出较佳佳。还好，演示示文稿不像像看书或文文章，我们们希望带着着观众跟着着演示
13、文稿稿的进度走走，所以不不能期望观观众在第二二张投影片片学会的缩缩写就能马马上应用到到后面，更更别提有很很多人演讲讲是会迟到到或神游的的。数字的使用用数字会说话话，所以善善用数字来来支持我们们的观点或或是论证，效效果最好，因因此，统计计数字也是是演示文稿稿常用的信信息。在演示文稿稿中引用统统计数字时时，投影片片中宜以精精确数字呈呈现，但在在口述时，不不要太拘泥泥于精确数数字，而应应使用近似似值，因为为近似值容容易记忆容容易联想，只只有在特殊殊目的的时时候，才需需要使用精精确数字。关联信息的的使用信息透过时时间和空间间的关联，更更具意义，所所以流程图图、组织图图、时间表表、timmelinnes
14、，都都可以让信信息更为生生动，Viisio是是很好的辅辅助工具。图表的使用用表胜于文，图图胜于表，所所以图表自自己就能说说故事，换换句话说，图图表只须标标题，请勿勿再加上文文字解释图图表内容。诠诠释这种智智能型的工工作，千万万不要让计计算机做，要要让睿智的的我们来发发挥。如果怕到时时紧张遗漏漏了重要的的信息，请请把要讲的的内容打在在备忘稿中中。动画的使用用我们经常利利用大饼图图、柱形图图等来呈现现统计数字字，此时我我们也可以以多点创意意，以动画画来呈现市市场占有率率，或业绩绩成长，更更令人印象象深刻。信息来源演示文稿也也应该尊重重智能财产产权，注明明资料来源源一来表示示我们所引引用信息的的权威
15、性，二二来也彰显显我们的专专业。在演示文稿稿中可以建建立自己的的风格，将将信息来源源固定安排排在投影片片的固定地地方，如此此一来，我我们演讲的的时候不用用再花宝贵贵的时间去去交待信息息来源，观观众就会自自己在投影影片的适当当位置取得得所需信息息。投影片片中的信息息来源也应应该采用标标准书目格格式，以免免挂一漏万万。例：放在每每张投影片片的最下方方（三）组织织投影片的内内容要怎么么安排呢？其实一场场演示文稿稿就是在说说一个故事事。首先自自我介绍，然然后告诉观观众将要听听到一个什什么样的故故事，接下下来把故事事说给听众众听，再强强调一下故故事的意涵涵，然后帮帮观众回忆忆一下今天天聪到了一一个怎样的
16、的故事，最最后当然是是谢谢观众众的参与啰啰！开场白（IIntrooducttion）好的开始是是成功的一一半！第一一张投影片片要充份彰彰显占演示示文稿成功功关键588的态度度和形象，要要表现我们们很高兴来来演讲而且且尊重顾客客，所以投投影片的最最上方要标标明主办单单位或是会会议名称；接下来要要表现我有有资格来做做这场演讲讲，所以要要标明姓名名、职称和和服务单位位或是专长长。演讲是无形形的，未免免船过水无无痕，通常常主办单位位都会印制制讲义发给给与会者参参考，我们们是不是曾曾经拿出一一份讲义觉觉得很有参参考价值，可可是却忘了了是怎么拿拿到的，我我甚至还有有拿过讲义义第一页只只有题目几几个大字而而
17、已，怎么么想都想不不起来是主主讲人是谁谁。千万不不要让这样样的事情发发生在我们们身上，请请检查一下下，第一张张投影片中中是否提供供下列完整整的信息：会议名称演讲主题演讲者、职职称、服务务单位、连连络方式日期有了上述完完整信息，不不管我们的的讲义流落落何方，拿拿到讲义的的人永远有有足够的背背景信息知知道我们是是在何时何何地做这场场演讲，甚甚至听讲的的对象也都都意涵其中中；更重要要的是，当当有人要引引用讲义中中的内容时时，也有足足够的书目目信息，就就没有理由由不把crreditt归给我们们；再从行行销的角度度来看，有有人拿到这这份讲义觉觉得内容很很精彩，不不用打听马马上就有足足够的信息息与我们连连
18、络了。例：预告（Prrevieew）：告告诉听众我我们接下来来要讲什么么准备一张张投影片标标示内容大大纲，当然然如果能以以图标更念念人印象深深刻。所以以如果是研研究成果发发表，可以以研究流程程做Preevieww，如果是是两、三个个小时的演演讲，可以以此preevieww投影片串串场，帮助助观众掌握握进度。例例： 说明主要的的和次要的的概念讲给听众听听。观众是是来听演讲讲或报告的的，所以我我们要用讲讲的，就像像是说故事事一样，从从很久很很久以前.开始始，然后.，后此王子子与公主过过着幸福快快乐的日子子。让观观众可以很很轻松地听听完整场演演讲，所以以我们要帮帮助观众把把核心概念念凸显出来来，让观
19、众众不费吹灰灰之力就捉捉住重点。 这些些概念对听听众有什么么意义（利利益） 回顾顾：告诉听听众我们讲讲过了什么么 结论论：听众现现在该知道道什么或做做什么 别忘忘了说：谢谢谢！（四）练习习演讲都有时时间限制，好好的演讲者者要能控制制时间。切切记，千万万不要拖延延时间，就就算是前一一位演讲者者暂用了我我们的时间间，我们还还是要尽可可能地准时时结束，尤尤其是当我我们是最后后一位演讲讲者时，因因为观众不不会记住之之前谁拖延延时间，只只会记得我我们暂用他他们的宝贵贵时间。要能有效控控制时间需需要练习，而而且要知道道每张投影影片所花费费的时间。PowerPoint有排练的功能，只要按一下 投影片放映菜单
20、上的排练时间即可。接下来仿真演讲实况，PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时閜。使用排练对话框中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、以及换到下一张投影片。 PowerPoint 会记录每一张投影片出现的时间，并据以设定放映的时间。当完成排练之后，可以接受该项时间设定或重新试一次。大概没有多多少人会真真的这样照照表操课，但但是至少照照着讲稿演演练一遍，可可以估计一一场演示文文稿约花费费多少时间间。（五）讲义义 演讲是无形形的服务，所所以要加以以有形化，最最具体的有有形化就是是提供讲义义。讲义通通常是将投投影片的内内容印出来来给观众，通通常投影片片都是彩色色的，但是是讲义却只只
21、能印黑白白的，所以以在印制投投影片之前前请先以灰灰阶预览的的功能检视视一遍，看看看有没有有黑白无法法显示的内内容，有的的话应补全全。另外，若若有演讲效效果的设计计，则打印印投影片时时，应将相相关投影片片隐藏起来来，如穿插插的笑话或或互动的问问题与解答答。至于讲义该该在演讲前前发或是演演讲后发呢呢？大部份份都是演讲讲前发，但但是有时考考虑演讲效效果，也可可以在演讲讲后才发，让让观众专心心听演讲，尤尤其是交互互式、参与与式的演讲讲。讲义是要加加深观众的的印象，所所以以清楚楚易读为原原则，虽然然PoweerPoiint有一一页打印六六张投影片片的功能，但但是印出来来每张投影影片都看不不清楚，那那又何
22、必提提供讲义呢呢，只是徒徒具形式而而已！所以以原则上是是以每页打打印两张较较为清楚，有有些投影片片有精致的的图表时，应应一张打印印一张投影影片。小记：我们们可以把一一件事情做做完，也也可以把一一件事做好；让让我们试着着把每一件件事都做好，相相信世界会会更美好。（六）开讲讲终于上场的的时间到了了！第一原原则，请提提早到透明片其实实是很棒的的演示文稿稿工具，可可以面对观观众演示文文稿，可以以不用太多多科技能力力，把全付付精力放在在观众和内内容上。遇遇有状况，时时间缩短，可可以立即调调整投影片片，不会手手忙脚乱。踓然投影片片我们都用用过了很多多次，但是是每个场地地的屏幕架架设方式不不同，但是是还是以
23、横横式投影为为多，所以以投影片请请制做横式式。投影片片的更换是是手动，要要自然而平平稳，就必必须用点心心，首先要要把每张投投影片正反反面、顺序序都排好，加加上护套以以防静电作作用；在演演讲前试放放，找到放放置的最佳佳位置，做做暗记，这这样就可以以确保每张张投影片放放上去都平平稳适当，无无需上下左左右移动调调整。上場囉！受受到邀请做做演示文稿稿是一件非非常光荣的的事，要优优先表达，有有主持人要要谢谢主持持人的介绍绍，观众有有重要人物物加以致意意，尽量能能提到几位位听众的姓姓名。接下来用开开场白赢得得注意，尽尽量建立主主题与听众众的关联性性，可以以以一个问题题开始，但但是问的问问题要与观观众的需求
24、求相关，引引起观众的的注意。适时感谢观观众的与与与，永远说说我们，而而不要用你们，因因为我们们表示和和观众是同同一国的；而你们们是观众众一国，演演讲者自己己一国，太太孤单了。永远面带微微笑，因为为来演讲是是很令人高高兴的一件件事；用友友善的语调调做演示文文稿，不要要让观众感感到威胁或或惊吓，让让观众感受受到来听演演讲也是一一件舒服高高兴的事。要谈听众感感兴趣的事事，因为焦焦点是观众众，所以要要讲的是观观众感兴趣趣的事，不不是我们感感兴趣的事事，多举例例子和经验验，直接与与听众沟通通。目光接触，看看着观众就就像面对面面说话一样样，请千万万不要一直直问听众：我这样讲讲你们懂不不懂？会不不会？ 知不知道道？这样观观众会夺门门而出的。（七）检讨讨同一个主题题我们可能能不只一次次演讲的机机会，所以以每次演讲讲完就把这这次演讲中中值得改进进的地方加加以修正，如如果是投影影片内容有有需要增删删的，立即即修改，下下回接到类类似主题的的邀约时，就就事半功倍倍了。 要 不要 多说故事事，多举例例用讲(TTalk)，不用念念（是演讲讲不是说教教）简短（演演讲要像迷迷你裙愈短短愈好）切题（永永远围绕着着主题）好懂 不要用术术语或缩写写不要用太太多统计数数字不要太过过花俏眩耀耀不要超过过时间不要念，不不要背 谢谢大家耐耐心观看，本本文到此结结束！