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1、政策及执行程序档案名称：生效日期：政策号码：修改日期：部 门：财务部批 准：总经理主题: 库房物品品管理制度度及程序政策这是*饭店的库库房管理政政策。 此此政策是为为保证饭店店正常运营营，实现降降低库存成成本、节约约资金的目目的，要求求库房人员员对储存在在仓库的所所有物品的的种类、数数量及价格格进行严格格的控制，对对库房物品品的收、发发、领、退退及报废进进行严格管管理的制度度。目的制定此政策策的目的是是保证各类类物品有充充足的供应应，避免积积压，降低低成本，节节约资金。程序 一、 库房收货1、 仓库保管员员通过收货货部收到货货物。2、 每张收货报报告必须与与每批货物物相对应。3、 仓库保管员员
2、必须认真真清点货物物的数量，并并与收货报报告核对，核核对相符后后在收货报报告上签字字以表示确确认收到货货物，如遇遇收货记录录与仓库记记录不符，必必须及时通通知收货人人员直到问问题解决。4、 签过字的收收货报告，其其中一联保保存在仓库库保管员手手中作为入入库凭据。5、 物品保存在在指定的地地点，仓库库保管员立立即调整“BIN-CARDD”，并在收收货报告上上作记录以以显示收货货报告上的的数量已被被记录到“BIN-CARDD”上。6、 工作完一天天，收货部部人员把一一天的“总库收货货记录日报报表”的复印件件转给仓库库保管员。7、 仓库保管员员检查是否否当天的收收货都记录录在收货日日报表中，把把手中
3、所有有收货报告告的副联加加出总数，与与报表对照照。8、 如果记录不不一致，仓仓库保管员员要调整库库存卡。在在饭店中，长长期的系统统要使用电电算化。9、 从运作部门门退回存货货是不允许许的，除非非有财务经经理和总经经理的批准准同意，只只有库房的的存货项目目才允许退退回到库房房。二、 库房设施1、 所有的库房房必须备锁锁，在不发发货的时候候必须锁好好。2、 如可能，避避免使用外外部的仓库库设施及离离饭店较远远地方的设设施。3、 库房设施要要按相关的的被保护存存货的价值值以及运作作的方便来来使用和分分配。4、 库房的设施施要有适当当的温度及及温度控制制设备来保保证环境，适适合库房的的需要。5、 库房
4、的设施施要有适当当的灯光和和通风系统统，要特别别关注洒水水器、灭火火器和易传传染地区。三、 钥匙控制1、 只允许一套套钥匙流通通使用，另另一套应保保留在财务务经理手中中以备急用用。2、 所有钥匙都都要贴有标标签。3、 当库房锁好好后，所有有钥匙要封封在一个信信封中，存存在前台收收款员处。4、 由总经理签签字授权的的可领钥匙匙的人员名名单，要保保留在前台台处，所有有钥匙只对对名单上的的人员发放放。5、 记录本要保保存在前台台，记录钥钥匙的签进进签出，每每一条必须须有两个签签字领钥匙匙人或归还还钥匙的人人、收款员员或夜审接接收或发放放人。6、 为保证库房房安全，库库房门的锁锁要定期更更换。四、 库
5、存物品进进价所有存货项项目的单价价（成本）要要注意以下下几点： 1、存货货应当按照照实际成本本登记入帐帐 1.1购入的的存货以买买价加运输输、装卸、保保险等费用用和应缴纳纳的税金作作为实际成成本。 11.2盘盈盈的存货，按按照原实际际成本或者者同类存货货的实际成成本入帐。 11.3自制制自产的存存货，以制制造生产过过程中的各各项实际支支出作为实实际成本。 2、每个个项目的单单价都要反反映在采购购申请单、收收货报告中中。每月底要与与成本人员员对单价进进行检查，发发现不符，查查明原因，及及时调整。五、 库房纪律1、 所有库房必必须保持清清洁、干燥燥、良好的的通风和良良好的照明明。2、 所有项目应应
6、标出收到到货物的日日期。3、 每一个库房房的物品应应有一个标标准的存放放地点，经经常用的物物品应放在在方便的地地点。重的的物品应放放在离门较较近的地方方，轻的物物品要放在在高一点的的架子上。4、 新运到的物物品要放在在架子上已已有货物的的后面。5、 库房发货的的时间根据据实际情况况确定，一一般日常用用品可每星星期两次，若若遇紧急需需要可随时时发货。6、 没有财务经经理的批准准不得增加加新的库房房项目。7、 实地盘存必必须按确定定好的时间间要求来进进行。8、 每个库房实实地检查的的计划和确确切时间必必须确定。管管理人员要要视察并确确保计划适适合运作。9、在实地地存货清点点的过程中中，不允许许收货
7、或发发货。10、必须须任命实地地库存检查查的负责人人员。11、在备备忘录中注注明“CENTTRALIIZE LLOCATTION”，以便更更好的勾通通。12、每一一个地区要要有一个专专人负责。13、为避避免实物清清点的重复复性，库存存清点区域域从开始到到结束都要要在备忘录录中注明，如如有必要，小小组成员必必须熟悉存存货并先清清点一次。14、存货货摘要必须须在月末55日内完成成。15、部门门经理和财财务经理授授权决定同同意或否决决存货摘要要报告，如如果存货摘摘要报告被被否决，要要弄清原因因，同时新新的存货程程序要在同同一天安排排好。六、 长期库存记记录长期库存记记录设置的的目的：1、 及时提供使
8、使用的信息息以及库存存的数量以以备再订货货时有数据据参考。2、 随时可形成成帐本上的的库存与实实际库存的的比较情况况。 所有有其他库存存项目都需需要作“长期库存存记录”。七、 库存卡库存卡是用用来记录各各类物品入入库、发货货、损坏/腐烂以及及所有存货货项目的调调整的卡片片。这些项项目都要受受长期库存存记录的控控制。仓库库保管员每每天记录和和更新“库存卡”的记录，每每一个库存存卡上的余余额代表可可随时发出出货物的实实际数量。库存卡必须须与月存货货记录相一一致，所有有长期记录录与实际存存货记录的的不同之处处必须调查查清楚，并并报告给财财务经理。八、 物品申请单单1、 设置物品申申请单的目目的 1.
9、1物物品领用申申请单是各各部门根据据需要到库库房领用所所需物品的的单据。1.2保证证库存物品品的发出只只用于允许许的范围内内。 1.3提提供原始的的发货数据据资料，便便于财务准准确核算各各部门费用用。 1.4保保持长期的的存货记录录以及部门门成本摘要要记录。2、 物品申请单单的批准2.1有权权签字人员员必须经总总经理授权权。 2.2有有权签字/批准人员员名单以及及各自的签签字样本的的复印件要要发到每一一个库房保保管员手中中。 2.3各各部门填制制一式三联联的物品申申请单，经经总经理授授权的签字字人员审批批签字后可可到库房领领用。3、 物品的领用用 部门门人员持物物品申领单单到库房领领货，库房房
10、保管员经经对各项进进行认真审审核确认无无误后发货货，之后库库房保管员员要在物品品申请单的的发货人处处签字，并并将第三联联退给领用用部门，一一联留库房房做销帐之之用，一联联转成本。4、 物品申请单单的保管4.1仓库库保管员要要妥善保管管所有的物物品申请单单，如果仓仓库申请单单数量较多多，则可每每25或550页装订订一本，为为方便保存存和查找，要要在装订本本上印上数数字编号。 4.22准备一个个笔记本来来记录所有有大批申请请单的进货货和发货，按按类别分类类。 4.3建建立“签出”记录本，记记录发出申申请单的系系列编号，每每一个保管管人员要在在记录本上上签字表示示收到分配配的申请单单。仓库申申请单的
11、发发出与使用用都要有严严格编号控控制制度。5、 申请单的准准备工作5.1总库库申请单用用于所有库库房存货的的发出。 5.2申申请人在申申请单上列列出项目和和数量，在在最后一个个项目用线线封死，并并在“REQUUESTEED BYY ”的空白处处签字，让让授权名单单上的人签签字批准。九、 库房发货程程序1、 仓库人员只只有在收到到完整的、批批准后的申申请单后，才才可发出货货物，仓库库保管员发发货并签字字后保留两两个副联，将将第三联转转回使用部部门。发货货后，由仓仓库人员填填入单价，计计算汇总申申请单上的的金额，然然后记入到到存货卡上上。2、 完成计算和和登帐后，根根据申请单单摘要（按按项目、餐餐
12、厅或部门门等），仓仓库保管员员准备“发货摘要要日报表”，并将申申请单第一一联附在后后面。第二二天，把“发货摘要要日报表”和所有申申请单第一一联转到成成本控制部部。3、 仓库人员保保留所有申申请单的第第二联，作作为日后的的查询。十、 仓库发货报报告仓库保管领领班按照财财务经理建建立的程序序，负责编编制库房发发货报告，按按以下方法法完成报告告：1、 总库申请单单日摘要此此摘要是根根据每天所所填的申请请单，从总总库发货到到各餐厅或或各部门的的摘要报告告。 仓库保保管员负责责把总库发发货的所有有记录都记记录在报告告上，为取取得发货的的总数，仓仓库保管员员必须计算算每一个申申请单，计计算摘要总总数，纸带
13、带必须附在在每一个申申请单后，所所有的申请请单都订在在一起，纸纸带附在后后面，显示示所有申请请单的总数数。2、 运作设备申申请摘要周周报表 此报报表是表示示从运作设设备库房发发货到各餐餐厅或各部部门的摘要要报告，每每天的申请请单是来源源文件。仓仓库保管员员负责准备备此报告。 要取得发货总数必须计算单个申请单，计算摘要汇总，纸带必须附在单个申请单后面。所有的申请单要订在一起，加上纸带显示从申请单中计算出的总数。十一、 存货发出计计价方法存存货发出计计价方法采采用“先进先出出”法。十二、 存货程序检检查为核实长期期库存记录录的准确性性，要强制制性的按下下列程序进进行存货检检查。1、 每个月都要要对
14、总库和和工程库项项目进行存存货检查。2、 每个季度都都要对运作作设备进行行存货检查查。存货检查准准备1、 只在一天工工作结束的的时候进行行库房存货货的清点，财财务经理必必须发布一一个备忘录录，明确清清点日期、时时间、地点点，给每一一个相关的的部门领导导。2、 关于清点工工作成员的的安排必须须明文规定定，并要分分发到各相相关人员。3、 “清点单”必须编号号，如可能能，列出摘摘要。4、 仓库保管员员必须确保保所有库房房要按照库库存项目正正确存放，组组织成有利利于准确清清点的方式式。所有“BINCCARD”卡要在清清点开始之之前更正好好。5、 每一项存货货都应分开开堆放，事事先清点以以方便准确确计算
15、和节节省时间。6、 部门领导负负责确保在在他/她工工作的时候候，库存货货物的需要要能被及时时补充，以以确保在存存货清点的的时候，没没有人持申申请单去领领货。十三、 实地清点货货物1、 存货的核算算，一般采采用永续盘盘存制。2、 存货每月月月末盘点一一次，盘存存数如果与与帐面记录录不符，应应当于查明明原因后及及时进行会会计处理，一一般在年终终结帐前处处理完毕。3、 盘盈的存货货，应由仓仓库保管员员填写存货货盘盈报告告，上报仓仓库及收货货领班复核核之后报财财务经理及及总经理审审批，然后后报总帐进进行会计处处理。一般般应当相应应冲减有关关费用。4、 盘亏或者毁毁损的存货货，应由仓仓库保管员员填制一式
16、式三联的盘盘亏/毁损损报告，并并附毁损物物品证明，仓仓库及收货货领班要进进行认真复复核，然后后上报财务务经理批准准后报总经经理审批。总总经理审批批后，一联联转回库房房做调整库库存卡之用用，一联给给成本，另另一联给会会计做帐务务处理，会会计在处理理盘亏或毁毁损的存货货时，在扣扣除过失人人或者保险险公司的赔赔款和残料料价值之后后，应当相相应计入有有关费用，其其中由于非非常原因造造成的损失失计入营业业外支出。十四、 审计核查1、 在审查期间间，由财务务经理派人人进行“现场检查查”，检查库库存物品单单中至少110%的物物品数量及及价格。2、 财务部人员员必须核实实计算结果果以及各个个存货记录录单的总和
17、和及存货摘摘要。十五、 存货文件1、 清点记录单单和存货摘摘要必须由由清点人员员签字，列列单员和相相关财务人人员核查数数字计算过过程并加出出总和数，并并请财务经经理批准同同意，为了了与此项需需要相结合合，避免签签字人在各各自不同的的清点单上上签字，建建议设计一一个“COVEER SHHEET”来记录以以上人员的的签字认可可。2、 样式 库房 日期期 清点点人 列单单人 传递递人 批准准人 （部部门经理）批准人 （总经理理）十六、 存货摘要批批准由各部部门经理和和财务经理理批准实地地存货清点点和存货价价值的确定定。十七、 存货调整 长长期存货记记录必须要要在相应的的记帐期间间后，按照照实际的存存
18、货记录做做相应的调调整。在帐帐本记录调调整以前，要要按照月结结的时间安安排进行一一次全面的的检查，事事先必须获获得财务经经理和总经经理的批准准认可。任何调整均均要由财务务经理报告告给饭店负负责人。十八、 废弃/不用用的物品 在在实地存货货检查中，如如证实有损损坏/不用用的物品应应分别记录录在存货表表中。财务务经理与各各负责部门门领导核实实，确保所所记录物品品为废弃/不用的物物品。一旦旦得到确认认，要与总总经理协商商，由其决决定确认是是否处理或或替换使用用这些物品品。 一旦处处理结果确确定下来，所所有与处理理废弃/不不用存货物物品的相关关费用将被被直接记入入相应的使使用部门的的帐户。十九、 慢耗物品报报告由财务经理理和采购部部经理告知知各有责任任的部门领领导“慢耗物品品报告”，以便计计划如何使使用这些物物品。仓库及收货货领班需按按月填制“慢耗物品品表”。下列是规规定的慢耗耗物品的时时间，以上上一次发货货为起初日日。总 库 六个月以以上运作设备库库 一年年以上仓库保管员员有责任在在每月7日日内准备和和完成慢耗耗物品报告告。会计师师要在分发发前查阅此此报告，然然后分发给给财务经理理及各有关关部门领导导以及总经经理。