库房物品管理制度及程序4247.docx

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1、政策及执行程序档案名称:生效日期:政策号码:修改日期:部 门:财务部批 准:总经理主题: 库房物品管理制度及程序政策这是*饭店的的库房管管理政策策。 此此政策是是为保证证饭店正正常运营营,实现现降低库库存成本本、节约约资金的的目的,要要求库房房人员对对储存在在仓库的的所有物物品的种种类、数数量及价价格进行行严格的的控制,对对库房物物品的收收、发、领领、退及及报废进进行严格格管理的的制度。目的制定此政策策的目的的是保证证各类物物品有充充足的供供应,避避免积压压,降低低成本,节节约资金金。程序 一、 库房收货1、 仓库保管员员通过收收货部收收到货物物。2、 每张收货报报告必须须与每批批货物相相对应

2、。3、 仓库保管员员必须认认真清点点货物的的数量,并并与收货货报告核核对,核核对相符符后在收收货报告告上签字字以表示示确认收收到货物物,如遇遇收货记记录与仓仓库记录录不符,必必须及时时通知收收货人员员直到问问题解决决。4、 签过字的收收货报告告,其中中一联保保存在仓仓库保管管员手中中作为入入库凭据据。5、 物品保存在在指定的的地点,仓仓库保管管员立即即调整“BINN-CAARD”,并在在收货报报告上作作记录以以显示收收货报告告上的数数量已被被记录到到“BINN-CAARD”上。6、 工作完一天天,收货货部人员员把一天天的“总库收收货记录录日报表表”的复印印件转给给仓库保保管员。7、 仓库保管员

3、员检查是是否当天天的收货货都记录录在收货货日报表表中,把把手中所所有收货货报告的的副联加加出总数数,与报报表对照照。8、 如果记录不不一致,仓仓库保管管员要调调整库存存卡。在在饭店中中,长期期的系统统要使用用电算化化。9、 从运作部门门退回存存货是不不允许的的,除非非有财务务经理和和总经理理的批准准同意,只只有库房房的存货货项目才才允许退退回到库库房。二、 库房设施1、 所有的库房房必须备备锁,在在不发货货的时候候必须锁锁好。2、 如可能,避避免使用用外部的的仓库设设施及离离饭店较较远地方方的设施施。3、 库房设施要要按相关关的被保保护存货货的价值值以及运运作的方方便来使使用和分分配。4、 库

4、房的设施施要有适适当的温温度及温温度控制制设备来来保证环环境,适适合库房房的需要要。5、 库房的设施施要有适适当的灯灯光和通通风系统统,要特特别关注注洒水器器、灭火火器和易易传染地地区。三、 钥匙控制1、 只允许一套套钥匙流流通使用用,另一一套应保保留在财财务经理理手中以以备急用用。2、 所有钥匙都都要贴有有标签。3、 当库房锁好好后,所所有钥匙匙要封在在一个信信封中,存存在前台台收款员员处。4、 由总经理签签字授权权的可领领钥匙的的人员名名单,要要保留在在前台处处,所有有钥匙只只对名单单上的人人员发放放。5、 记录本要保保存在前前台,记记录钥匙匙的签进进签出,每每一条必必须有两两个签字字领钥

5、钥匙人或或归还钥钥匙的人人、收款款员或夜夜审接收收或发放放人。6、 为保证库房房安全,库库房门的的锁要定定期更换换。四、 库存物品进进价所有存货项项目的单单价(成成本)要要注意以以下几点点: 1、存货货应当按按照实际际成本登登记入帐帐 1.11购入的的存货以以买价加加运输、装装卸、保保险等费费用和应应缴纳的的税金作作为实际际成本。 11.2盘盘盈的存存货,按按照原实实际成本本或者同同类存货货的实际际成本入入帐。 11.3自自制自产产的存货货,以制制造生产产过程中中的各项项实际支支出作为为实际成成本。 2、每个个项目的的单价都都要反映映在采购购申请单单、收货货报告中中。每月底要与与成本人人员对单

6、单价进行行检查,发发现不符符,查明明原因,及及时调整整。五、 库房纪律1、 所有库房必必须保持持清洁、干干燥、良良好的通通风和良良好的照照明。2、 所有项目应应标出收收到货物物的日期期。3、 每一个库房房的物品品应有一一个标准准的存放放地点,经经常用的的物品应应放在方方便的地地点。重重的物品品应放在在离门较较近的地地方,轻轻的物品品要放在在高一点点的架子子上。4、 新运到的物物品要放放在架子子上已有有货物的的后面。5、 库房发货的的时间根根据实际际情况确确定,一一般日常常用品可可每星期期两次,若若遇紧急急需要可可随时发货。6、 没有财务经经理的批批准不得得增加新新的库房房项目。7、 实地盘存必

7、必须按确确定好的的时间要要求来进进行。8、 每个库房实实地检查查的计划划和确切切时间必必须确定定。管理理人员要要视察并并确保计计划适合合运作。9、在实地地存货清清点的过过程中,不不允许收收货或发发货。10、必须须任命实实地库存存检查的的负责人人员。11、在备备忘录中中注明“CENNTRAALIZZE LLOCAATIOON”,以便便更好的的勾通。12、每一一个地区区要有一一个专人人负责。13、为避避免实物物清点的的重复性性,库存存清点区区域从开开始到结结束都要要在备忘忘录中注注明,如如有必要要,小组组成员必必须熟悉悉存货并并先清点点一次。14、存货货摘要必必须在月月末5日日内完成成。15、部门

8、门经理和和财务经经理授权权决定同同意或否否决存货货摘要报报告,如如果存货货摘要报报告被否否决,要要弄清原原因,同同时新的的存货程程序要在在同一天天安排好好。六、 长期库存记记录长期库存记记录设置置的目的的:1、 及时提供使使用的信信息以及及库存的的数量以以备再订订货时有有数据参参考。2、 随时可形成成帐本上上的库存存与实际际库存的的比较情情况。 所有有其他库库存项目目都需要要作“长期库库存记录录”。七、 库存卡库存卡是用用来记录录各类物物品入库库、发货货、损坏坏/腐烂烂以及所所有存货货项目的的调整的的卡片。这这些项目目都要受受长期库库存记录录的控制制。仓库库保管员员每天记记录和更更新“库存卡卡

9、”的记录录,每一一个库存存卡上的的余额代代表可随随时发出出货物的的实际数数量。库存卡必须须与月存存货记录录相一致致,所有有长期记记录与实实际存货货记录的的不同之之处必须须调查清清楚,并并报告给给财务经经理。八、 物品申请单单1、 设置物品申申请单的的目的 1.1物物品领用用申请单单是各部部门根据据需要到到库房领领用所需需物品的的单据。1.2保证证库存物物品的发发出只用用于允许许的范围围内。 1.3提提供原始始的发货货数据资资料,便便于财务务准确核核算各部部门费用用。 1.4保保持长期期的存货货记录以以及部门门成本摘摘要记录录。2、 物品申请单单的批准准2.1有权权签字人人员必须须经总经经理授权

10、权。 2.2有有权签字字/批准准人员名名单以及及各自的的签字样样本的复复印件要要发到每每一个库库房保管管员手中中。 2.3各各部门填填制一式式三联的的物品申申请单,经经总经理理授权的的签字人人员审批批签字后后可到库库房领用用。3、 物品的领用用 部门门人员持持物品申申领单到到库房领领货,库库房保管管员经对对各项进进行认真真审核确确认无误误后发货货,之后后库房保保管员要要在物品品申请单单的发货货人处签签字,并并将第三三联退给给领用部部门,一一联留库库房做销销帐之用用,一联联转成本本。4、 物品申请单单的保管管4.1仓库库保管员员要妥善善保管所所有的物物品申请请单,如如果仓库库申请单单数量较较多,

11、则则可每225或550页装装订一本本,为方方便保存存和查找找,要在在装订本本上印上上数字编编号。 4.22准备一一个笔记记本来记记录所有有大批申申请单的的进货和和发货,按按类别分分类。 4.3建建立“签出”记录本本,记录录发出申申请单的的系列编编号,每每一个保保管人员员要在记记录本上上签字表表示收到到分配的的申请单单。仓库库申请单单的发出出与使用用都要有有严格编编号控制制制度。5、 申请单的准准备工作作5.1总库库申请单单用于所所有库房房存货的的发出。 5.2申申请人在在申请单单上列出出项目和和数量,在在最后一一个项目目用线封封死,并并在“REQQUESSTEDD BYY ”的空白白处签字字,

12、让授授权名单单上的人人签字批批准。九、 库房发货程程序1、 仓库人员只只有在收收到完整整的、批批准后的的申请单单后,才才可发出出货物,仓仓库保管管员发货货并签字字后保留留两个副副联,将将第三联联转回使使用部门门。发货货后,由由仓库人人员填入入单价,计计算汇总总申请单单上的金金额,然然后记入入到存货货卡上。2、 完成计算和和登帐后后,根据据申请单单摘要(按按项目、餐餐厅或部部门等),仓仓库保管管员准备备“发货摘摘要日报报表”,并将将申请单单第一联联附在后后面。第第二天,把把“发货摘摘要日报报表”和所有有申请单单第一联联转到成成本控制制部。3、 仓库人员保保留所有有申请单单的第二二联,作作为日后后

13、的查询询。十、 仓库发货报报告仓库保管领领班按照照财务经经理建立立的程序序,负责责编制库库房发货货报告,按按以下方方法完成成报告:1、 总库申请单单日摘要要此摘要要是根据据每天所所填的申申请单,从从总库发发货到各各餐厅或或各部门门的摘要要报告。 仓库保管员负责把总库发货的所有记录都记录在报告上,为取得发货的总数,仓库保管员必须计算每一个申请单,计算摘要总数,纸带必须附在每一个申请单后,所有的申请单都订在一起,纸带附在后面,显示所有申请单的总数。2、 运作设备申申请摘要要周报表表 此报报表是表表示从运运作设备备库房发发货到各各餐厅或或各部门门的摘要要报告,每每天的申申请单是是来源文文件。仓仓库保

14、管管员负责责准备此此报告。 要取得发货总数必须计算单个申请单,计算摘要汇总,纸带必须附在单个申请单后面。所有的申请单要订在一起,加上纸带显示从申请单中计算出的总数。十一、 存货发出计计价方法法存货发发出计价价方法采采用“先进先先出”法。十二、 存货程序检检查为核实长期期库存记记录的准准确性,要要强制性性的按下下列程序序进行存存货检查查。1、 每个月都要要对总库库和工程程库项目目进行存存货检查查。2、 每个季度都都要对运运作设备备进行存存货检查查。存货检查准准备1、 只在一天工工作结束束的时候候进行库库房存货货的清点点,财务务经理必必须发布布一个备备忘录,明明确清点点日期、时时间、地地点,给给每

15、一个个相关的的部门领领导。2、 关于清点工工作成员员的安排排必须明明文规定定,并要要分发到到各相关关人员。3、 “清点单”必须编编号,如如可能,列列出摘要要。4、 仓库保管员员必须确确保所有有库房要要按照库库存项目目正确存存放,组组织成有有利于准准确清点点的方式式。所有有“BINNCARRD”卡要在在清点开开始之前前更正好好。5、 每一项存货货都应分分开堆放放,事先先清点以以方便准准确计算算和节省省时间。6、 部门领导负负责确保保在他/她工作作的时候候,库存存货物的的需要能能被及时时补充,以以确保在在存货清清点的时时候,没没有人持持申请单单去领货货。十三、 实地清点货货物1、 存货的核算算,一

16、般般采用永永续盘存存制。2、 存货每月月月末盘点点一次,盘盘存数如如果与帐帐面记录录不符,应应当于查查明原因因后及时时进行会会计处理理,一般般在年终终结帐前前处理完完毕。3、 盘盈的存货货,应由由仓库保保管员填填写存货货盘盈报报告,上上报仓库库及收货货领班复复核之后后报财务务经理及及总经理理审批,然然后报总总帐进行行会计处处理。一一般应当当相应冲冲减有关关费用。4、 盘亏或者毁毁损的存存货,应应由仓库库保管员员填制一一式三联联的盘亏亏/毁损损报告,并并附毁损损物品证证明,仓仓库及收收货领班班要进行行认真复复核,然然后上报报财务经经理批准准后报总总经理审审批。总总经理审审批后,一一联转回回库房做

17、做调整库库存卡之之用,一一联给成成本,另另一联给给会计做做帐务处处理,会会计在处处理盘亏亏或毁损损的存货货时,在在扣除过过失人或或者保险险公司的的赔款和和残料价价值之后后,应当当相应计计入有关关费用,其其中由于于非常原原因造成成的损失失计入营营业外支支出。十四、 审计核查1、 在审查期间间,由财财务经理理派人进进行“现场检检查”,检查查库存物物品单中中至少110%的的物品数数量及价价格。2、 财务部人员员必须核核实计算算结果以以及各个个存货记记录单的的总和及及存货摘摘要。十五、 存货文件1、 清点记录单单和存货货摘要必必须由清清点人员员签字,列列单员和和相关财财务人员员核查数数字计算算过程并并

18、加出总总和数,并并请财务务经理批批准同意意,为了了与此项项需要相相结合,避避免签字字人在各各自不同同的清点点单上签签字,建建议设计计一个“COVVER SHEEET”来记录录以上人人员的签签字认可可。2、 样式 库房房 日期 清点人人 列单人人 传递人人 批准人人 (部部门经理理)批准人 (总经经理)十六、 存货摘要批批准由各各部门经经理和财财务经理理批准实实地存货货清点和和存货价价值的确确定。十七、 存货调整 长期存存货记录录必须要要在相应应的记帐帐期间后后,按照照实际的的存货记记录做相相应的调调整。在在帐本记记录调整整以前,要要按照月月结的时时间安排排进行一一次全面面的检查查,事先先必须获

19、获得财务务经理和和总经理理的批准准认可。任何调整均均要由财财务经理理报告给给饭店负负责人。十八、 废弃/不用用的物品品 在实实地存货货检查中中,如证证实有损损坏/不不用的物物品应分分别记录录在存货货表中。财财务经理理与各负负责部门门领导核核实,确确保所记记录物品品为废弃弃/不用用的物品品。一旦旦得到确确认,要要与总经经理协商商,由其其决定确确认是否否处理或或替换使使用这些些物品。 一旦处理结果确定下来,所有与处理废弃/不用存货物品的相关费用将被直接记入相应的使用部门的帐户。十九、 慢耗物品报报告由财务经理理和采购购部经理理告知各各有责任任的部门门领导“慢耗物物品报告告”,以便便计划如如何使用用这些物物品。仓库及收货货领班需需按月填填制“慢耗物物品表”。下列是是规定的的慢耗物物品的时时间,以以上一次次发货为为起初日日。总 库库 六个月月以上运作设备库库 一年以以上仓库保管员员有责任任在每月月7日内内准备和和完成慢慢耗物品品报告。会会计师要要在分发发前查阅阅此报告告,然后后分发给给财务经经理及各各有关部部门领导导以及总总经理。

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