论项目的沟通管理21489.docx

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1、论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19作者：张锦元 摘要：在项目管理理的进行过过程中，经经常用到的的一种能力力是沟通，沟通管理作作为项目管管理的一个个重要方面面，是项目目的成功实实施的一种种重要手段段。本文结结合沙钢集集团景德钢钢板厂2000万吨板板卷轧钢项项目实施沟沟通管理的的实践，提提出了沟通通的基本概概念与方法法，为项目目管理人员员提供参考考。关键词词：项目管管理 沟通 沟通计划1. 沟通管理的的概念及意意义沟通是一个个广泛的主主题，包括括一个很广广泛的知识识体，并非非只限于项项目背景，例例如： 发送送-接收收模型：反反馈回路和和沟通障碍。 传媒媒的选择：何时用书书面沟通、口

2、头头沟通、备忘忘录和正式式报告等。 写作风格：积极或被动的口吻，语句结构，词汇选择等。 表达技巧：体态语言、直观手段的设计等。 会议管理技术：准备议程、处理时间冲突等。项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。项目沟通管理就是要保证项目所有信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。它是人、思路和信息之间的关键纽带，是项目成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。沟通的重要性体现在一下几点：是决策和计划的基础，组织和控制管理过程的依

3、据和手段，建立和改善人际关系必不可少的条件，也是项目经理成功领导的重要手段。沟通的类型包括人际沟通和组织沟通。 沟通方式方法有正式沟通、非正式沟通；上行沟通、下行沟通、平行沟通；单向沟通、双向沟通；书面沟通、口头沟通；言语沟通、体语沟通。论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19作者：张锦元 22. 项目目沟通管理过过程：项目管理理过程原理理见下表：2.1沟通计划编编制沟通计划编编制包括确确定项目干干系人的信信息和沟通通需求：何何人，在何何时需要何何种信息，以以及如何将将信息提供供给他们。1)沟通需求：沟通需求是项目干系人的信息需求的总和。需求由经过价值 分析的信息格式和类型定义。只有

4、依靠有助于项目成功的信息沟通，项目资源才可以扩大。缺少沟通将导致失败。以下典型信息将决定项目沟通需求： 项目组织和项目干系人的责任关系。 涉及项目的规定、部门和专长。 关于参与项目的人数和地点。 外部信息需求（如与媒体进行沟通本项目沟通需求见沟通计划2)沟通技术：项目要素间来回传送信息的技术和方法差别很大：从简单的谈话到扩大会议，从简单的书面文档到随时可得的在线进度计划和数据库。可能影响项目沟通技术的因素包括： 信息需求的及时性-不断更新的信息是否依靠一纸通知即可获得？定期发布的书面报告是否满足需要？ 技术可用性-现有体系是否适当？或者项目是否需要授权变更？ 预期项项目人员配配置-所建建议的沟

5、通通系统是否否与项目的的参与人员员的经验和和专长匹配配？ 技术变变更-项目目结束之前前，现有的的技术是否否可能因要要求采用较较新的技术术而可能要要改变？3)项项目干系人人分析：应对不不同项目干干系人的信信息需求进进行分析，为为了满足这这些需求开开发出一套套针对他们们信息需求求和信息来来源的方法法和逻辑观观点。分析析应考虑使使用合适的的能提供所所需要信息息的项目方方法和技术术。应小心心避免在不不必要的信信息和不适适当的技术术上浪费资资源。沟通管理计计划1：沟通管理计计划是提供供以下内容容的文档： 收集和归归档结构，用用于详细说说明收集和和存储不同同类别信息息的方法。程程序中同时时应包括收收集和发

6、布布对先前发发布材料的的更新和结结构。 发布布结构，用用于详细说说明信息（状状态报告、数数据、进度度计划、技技术文档等等）流向何何人，将采采用什么方方法（书面面报告、会会议等），发发布不同类类别的信息息。该结构构必须与项项目组织图图中描述的的责任和报报告关系一一致。 准备备发布的信信息的描述述，包括格格式、内容容、详细程程度以及应应采用的准准则/定义义。沟通管理计计划2： 生生产进度计计划，用于于显示每一一类沟通将在何何时产生。 计划的沟通之间获取信息的方法。 随着项目的推进和发展，更新和细化沟通管理计划的方法。案例本项目设备是引进德国多特蒙德特市蒂森克虏伯（ThyssenKruppSteel

7、）公司的二手设备，在德国进行拆卸、包装，运回国内进行修、配、改，完成现代化升级改造，建设一期规模为年产300万吨热轧卷板。二期为年产450万吨热轧卷板。论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19作者：张锦元 22.2项目目信息发送送1)沟通技能沟通技能用用于交换信信息。发送送人有负责责使信息清清楚、无歧歧义、完整整，以便接接受人可以以正确接受受并确认能能正确理解解。接受人人有责任确确认完整地地接收到信信息并正确确地理解信信息。进行行沟通有多个个方面： 书书面和口头头的，听的的和讲的。 内部的（在项目内）和外部的（对顾客和公众等）。 正式的（报告，简报等）和非正式的（备忘录，专门会谈等）

8、。 纵向的（组织的上下级之间）和横向的（并列的各部门之间）。 2)信息查询体系信息查询体系，信息可以通过不同方式由队伍成员共享。包括人工存档体系、电子文档数据库、项目管理软件以及允许查阅的技术文档（如设计图纸）系统。3)信息发送系统信息发送系统，项目信息可以通过不同方式发布，包括项目会议、书面文档复印件的发布、共享网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件和电视会议。4)项目记录：项目记录可能包括描述项目的信函、备忘录、报告和文档。应该按照有组织的形式，正确地，尽量完整地保存此类信息。项目队伍成员通常会在项目记事本中留下个人的记录。论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19作者：张锦元

9、22.3执行行情况报告告：执执行情况报报告涉及执执行情况的的收集和发发布，以便便向项目干干系人提供供有关资源源在如何完完成项目目目标的信息息。该过程程应包括： 状态报告告-描述项项目目前所所处位置。 进度报告-描述项目队伍的成绩。 预测-预测项目未来的状况和进度。执行情况报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。许多项目还要求关于风险和采购的信息。执行情况报告的方法和技术：执行情况审查。执行情况审查是评价项目状况或进度的会议。执行情况审查通常与以下描述的一种或多种执行情况报告技术一起使用。2、偏差分析。偏差分析涉及将实际项目结果和计划的或预期的结果进行对比。虽然最常进行的分析是成本和

10、进度的偏差，但在范围、质量和风险分析领域与计划的偏差分析通常是同样甚至更为重要。3、趋势分析。趋势分析涉及随时检查项目执行结果以确定执行情况是在改善还是在恶化。本项目的执行情况报告主要通过几类会议、对三体系的审核、财务审计分别对项目范围、进度、质量安全、成本等信息沟通结果进行检查和分析。 3.项目管理中常用的几种沟通场合3.1会见：会见的步骤如下：确定目的；制定计划；选择合适场所；为会见做准备；进行会见；判断分析会见结果。只有会见双方在会见之前做好准备，初始阶段建立和谐的会见氛围，会见时运用有效的提问方式，对会见实施有效的控制，才能取得会见的成功！3.2演讲讲：htttp:/t演讲讲步骤如下下

11、：确定演演讲目标；筹划演讲讲；准备素素材；预讲讲或实习；做好演讲讲准备工作作；演讲；总结经验验。演演讲时间安安排应该合合理：开场场白(100%)、引引入主题(20%)、阐述主主题(400%)、集集合（200）、结结尾（100）演讲技能能体现在以以下几个方方面：语言言、仪表、嗓嗓音、体语语、提纲、教教具问题题解答。3.33会议会议失败败的原因通通常如下：组织不当当、理解不不透、备忘忘录有误、议议程安排不不当、主持持人原因。主持人责任： 会前项目管理者联盟文章，深入探讨。 会议目的、议事日程、与会人员、时间地点、会议类型、应散发的材料 会间 创造和谐的会议气氛，宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发

12、言、控制发言、作出决议、确认行动和责任、闭会 会后 回顾会议情形，评价会议进展情况和结果 记录员责任 会前 检查会场情况、通知会议参加人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位、视听设备 会间 记录会议备忘录、与会人数、应采取的行动、具体实施人员及实施约束 会后 备忘录录整理成文文、核对必必要事实数数据、向主主持人递交交备忘录并并与之达成成一致、散散发备忘录录会议议成员责任任 会前 研究究问题、记记住开会时时间地点、准准备在会间间发挥作用用 会间 倾倾听他人观观点、积极极发表自己己意见、与与主持人密密切配合 会会后 努力力完成会议议安排的各各项任务 3.4谈判谈判主主要注意以以下问题：谈判主题题、

13、谈判准准备、谈判判气氛、谈谈判方式、问问题解决、让让步、谈判判行为。项目沟通计划2007-11-12 8:47:34作者：MBA智库百科 项目沟沟通计划（PProjeectCCommuunicaationnPlaan） 什么是项项目沟通计划 项项目沟通计划是是对于项目目全过程的的沟通工作，沟通通方法、沟通通渠道等各各个方面的的计划与安安排。 就大大多数项目目而言，沟沟通计划的的内容是作作为项目初初期阶段工工作的一个个部分。同同时，项目目沟通计划还还需要根据据计划实施施的结果进进行定期检检查，必要要时还需要要加以修订订。所以项项目沟通计划管管理工作是是贯穿于项项目全过程程的一项工工作，项目目沟通

14、计划是是和项目组组织计划紧紧密联系在在一起的，因因为项目的的沟通直接受受项目组织织结构的影影响。 项目沟通计划的的内容 项目目沟通计划包包括四个方方面的具体体工作，如如下图所示示：1、编编制项目沟沟通计划前前的准备工工作 11）收集信信息 项项目沟通内容方方面的信息息； 项项目沟通所需沟通手段的的信息； 项目沟通的时间间和频率方方面的信息息； 项项目信息来来源与最终终用户方面面的信息。 22）所获信信息的加工工处理 对收收集到的沟沟通计划方方面的信息息进行加工工和处理也也是编制项项目沟通计划的的重要一环环，而且只只有经过加加工处理过过的信息，才才能作为编编制项目沟沟通计划的的有效信息息使用。

15、2、项项目沟通需求的的确定 项目目沟通需求的的确定是在在信息收集集的基础上上，对项目目组织的信信息需求做做出的全面面决策，其其内容包括括： 项项目组织管管理方面的的信息需求求； 项项目内部管管理方面的的信息需求求； 项项目技术方方面的信息息需求； 项目实实施方面的的信息需求求； 项项目与公众众关系的信信息需求。 3、沟通通方式与方方法的确定定 在项项目沟通中，不不同信息的的沟通需要采采取不同的的沟通方式和和方法，因因此在编制制项目沟通通计划过程程中还必须须明确各种种信息需求求的沟通方式和和方法。影影响项目选选择沟通方式方方法的因素素主要有以以下几个方方面： 沟通需需求的紧迫迫程度； 沟通方式方

16、方法的有效效性； 项目相关关人员的能能力和习惯惯； 项项目本身的的规模。 4、项项目沟通计划的的编制 项目目沟通计划的的编制是要要根据收集集的信息，先先确定出项项目沟通要实现现的目标，然然后是根据据项目沟通通目标和确确定项目沟沟通需求去去分解得到到项目沟通通的任务，进进一步根据据项目沟通通的时间要要求去安排排这些项目目沟通任务，并并确定出保保障项目沟沟通计划实实施的资源源和预算。 项项目沟通计划书书的内容除除了前面给给出的目标标、任务、时时间要求、具具体责任、预预算与资源源保障以外外，一般还还应该包括括下列特殊殊内容： 信息的的收集和归归档格式要要求； 信息发布布格式与权权限的要求求； 对对所

17、发布信信息的描述述； 更更新和修订订项目沟通通管理计划划的方法； 约束束条件与假假设前提。现在是一个个快速变化化的时代，作作为项目经经理要掌握握如何在变变化时期高高效地与团团队成员进进行沟通，没没有花时间间去很好的的沟通是组组织未能实实现自己的的目标的一一个常见的的问题。下下面七个准准则可以帮帮助项目经经理去避免免这些错误误，从而较较平稳的来来运作项目目：（11）保持简简单：不聚聚焦、不分分段的充满满行话的语语句会引起起迷惑，语语言通常就就是不严密密的工具，行行话重复得得越多，含含义变得越越不清晰。（2）使用比喻和类推：比喻、类推、例子或简单的语言，将在沟通复杂的想法时变得简单和高效。（3）使

18、用多种沟通机制：会议、非正式的一对一或小组谈话、正式的介绍等。当同样的信息从不同的方向到达一个人那里，那么这些信息会被听进去。（4）重复关键信息：尽可能多的去重复关键的信息，计划好沟通的机会，如与团队成员每周例会、个别的一对一的交流等。（5）行动先导：如果说的跟做的不一样，那么没有人会听你的，所以必须怎么说就怎么做。（6）明确定位矛盾：如果不一致的行为有合适的理由，那么就去解释；如果没有合适的理由，那么就尽快去改变行为。（7）去听和被听：沟通都是双向的，注意力要集中在说了什么，而不是自身的感受。经常的、诚实的、一致的沟通是创建信任和忠诚的关键，特别是在项目和组织变动的时候更加关键。项目沟通计计

19、划（PrrojecctCoommunnicattionPlann） 什什么是项目目沟通计划 项项目沟通计划是是对于项目目全过程的的沟通工作，沟通通方法、沟通通渠道等各各个方面的的计划与安安排。 就大大多数项目目而言，沟沟通计划的的内容是作作为项目初初期阶段工工作的一个个部分。同同时，项目目沟通计划还还需要根据据计划实施施的结果进进行定期检检查，必要要时还需要要加以修订订。所以项项目沟通计划管管理工作是是贯穿于项项目全过程程的一项工工作，项目目沟通计划是是和项目组组织计划紧紧密联系在在一起的，因因为项目的的沟通直接受受项目组织织结构的影影响。 项目沟通计划的的内容 项目目沟通计划包包括四个方方面

20、的具体体工作，如如下图所示示：1、编编制项目沟沟通计划前前的准备工工作 11）收集信信息 项项目沟通内容方方面的信息息； 项项目沟通所需沟通手段的的信息； 项目沟通的时间间和频率方方面的信息息； 项项目信息来来源与最终终用户方面面的信息。 22）所获信信息的加工工处理 对收收集到的沟沟通计划方方面的信息息进行加工工和处理也也是编制项项目沟通计划的的重要一环环，而且只只有经过加加工处理过过的信息，才才能作为编编制项目沟沟通计划的的有效信息息使用。 2、项项目沟通需求的的确定 项目目沟通需求的的确定是在在信息收集集的基础上上，对项目目组织的信信息需求做做出的全面面决策，其其内容包括括： 项项目组织管管理方面的的信息需求求； 项项目内部管管理方面的的信息需求求； 项项目技术方方面的信息息需求； 项目实实施方面的的信息需求求； 项项目与公众众关系的信信息需求。 3、沟通通方式与方方法的确定定 在项项目沟通中，不不同信息的的沟通需要采采取不同的的沟通方式和和方法，因因此在编制制项目沟通通计划过程程中还必须须明确各种种信息需求求的沟通方式和和方法。影影响项目选选择沟通方式方方法的因素素主要有以以下几个方方面：