《项目文件编码及文档管理手册164818.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《项目文件编码及文档管理手册164818.docx（20页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、中粮置业投投资有限公公司项目文件编编码及文档档管理手册册（试行版）（第二版/2010-3-04）文件认可行为签署日期编制审核批准授权中粮置业投投资有限公公司目 录1.引言2.文件归归档2.1电子子文件归档档2.2书面面文件归档档3.文件编编码系统3.1 文文件编号（编编码）系统统3.2 项项目参与单单位编号（编编码）表4.文件收收发程序4.1 地地址和邮件件4.2 来来件受理过过程4.3 发发函过程4.4 承承包商文件件提交5.图纸管管理5.1 图纸分类类5.2 图纸接收收5.3 图纸发放放5.4 旧图存档档6.借阅管管理7.标准格格式和表格格附录1预算算合约部文文件归档系系统结构图图附录2招
2、标标阶段文件件存档目录录附录3经济济文件存档档内容附录4项目目文件编号号（编码）表表附录5项目目参与单位位编号（编编码）表附录6 文文件收进流流程附录7 文文件发放流流程1.引言1.1健全全的项目文文件编码和和文件档案案管理对于于提高项目目管理效率率至关重要要。建立完完善的文件件档案调阅阅与收发程程序能保证证项目各项项资讯通过过正确渠道道传输，且且畅通无阻阻。1.2本手手册主要描描述在高效效的项目管管理实际运运作中常用用的文件及及其相关程程序。1.3在项项目实际运运作中，可可能需要补补充标准化化的文件格格式，届时时将由预算算合约部门门负责人设计相关关范本及其其使用程序序。1.4本手手册在中粮置
3、业业投资有限限公司预算合合约部范围围内使用。2.文件归归档程序2.1电子子文件归档档2.1.11预算合约约部应将全全部文件集集中存储于于一个在区区域网络（LLAN）上上建立的预预算合约部部门专用文文件夹中，使使预算合约约部所有成成员均可调调阅。这样样，即使文文件作者不不在，仍可可保证快速速及准确地地找到该文文件。这也也有利于预预算合约部部将所有相相关数据单单独备份。在在预算合约约部主文件件夹下可根根据不同功功能建立若若干子文件件夹，例如如：项目预算合约部文件夹沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹参与单位通讯录发文记录收文记录投资估算文件夹合同文件夹合同变更管理文件夹记事管理文件夹设计变更
4、文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹内部文件传阅单工作联系单格式付款台帐工程类文件夹采购供应类文件夹咨询类文件夹经济文件招标计划合约规划每一子文件件夹可作为为一根目录录，并可以以按需要扩扩建出更多多子目录。一个文件需需要按时间间段保存的的，需在标标题中记录录修改日期期。备案的的正式招标标文件、合合同等重要要文件的最最终版应转转为PDFF格式保存存或以扫描件保保存。2.2书面面文件归档档书面文件的的归档原则则：2.2.11文档管理理员必须坚坚持文件随随时立卷的的归档制度度，做好收收集、整理理、立卷、归归档工作，并并做到排列列系统、存存放有序、美美观整洁、管管理科学、方方便查找。2.2.22根据对应
5、应合同进行行归档，原原则上与对对应合同有关文件，包包括合同文文件、收发发文件、经经济文件、变变更文件、结结算文件、付付款文件按按照对应的的合同集中中归档。2.2.33内外存档档资料 ：对于工作作中由部门门内部自行行存档的资资料由经办办人根据本本办法的文文件编码编编制，并注注明“内”，由资料料员编制流流水代码，内内部资料由由资料员参参照上述原原则单独存存档。2.2.44收文：外单单位来函要要求有题目目、编号、日日期、盖公公章或负责责人签发。收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号
6、。2.2.55发文：发发文统一按按照收文单单位进行归归档，区分分内部存档档和外部存存档文件分分别存档，由由专业工程程师或合约约工程师在在文件上注注明存档形形式；2.2.66 收/发发文编号由由资料员按按照类别顺顺序编号。2.2.77 其他资资料，如部部门内部所所用规范、书书籍等另行行立卷归档档。下面是预算算合约部文文件归档系系统目录。1.合同1.1设计计类1.1.11建安总承承包设计1.1.22精装修设设计1.1.55市政及附附属工程设设计1.1.66其他设计计合同1.2咨询询类1.2.11监理合同同1.2.22造价咨询询合同1.2.33招标代理理合同1.2.44其他工程程咨询合同同1.3工程
7、程类1.3.11建安工程程总承包合合同1.3.11.1招标标文件和中中标单位投投标文件1.3.11.2合同同文件1.3.11.2.11合同1.3.11.2.22变更文件件1.3.11.2.22.1设计计变更1.3.11.2.22.2工程程洽商1.3.11.2.22.3现场场签证1.3.11.2.22.4业主主指令1.3.11.2.22.5图纸纸会审1.3.11.2.33日常往来来函件1.3.11.2.33.1工作作联系单1.3.11.2.33.2其他他往来文件件1.3.11.3经济济文件1.3.11.3.11经济审批批文件1.3.11.3.11.1设计计变更1.3.11.3.11.2工程程洽商
8、1.3.11.3.11.3现场场签证1.3.11.3.11.4工程程款支付1.3.11.3.11.5主材材调价文件件1.3.11.3.11.6材料料设备认价价文件1.3.11.3.11.7零星星工程报价价文件1.3.11.3.22材料、设设备审批单单1.3.11.3.33材料设备备品牌变更更审批单1.3.22消防工程程分包合同同1.3.33精装修工工程分包合合同1.3.44市政及附附属工程合合同1.3.55园林景观观工程合同同1.3.66其他工程程类合同1.4采购购类1.4.11空调设备备1.4.22电梯设备备1.4.33橱柜供应应及安装1.4.44其他采购购合同1.5前期期类2.会议纪纪要2
9、.1咨询询例会2.2监理理会议纪要要2.3其他他例会3.其他3.1询价价文件3.2内部部传阅文件件3.3招标标代理机构构提供文件件（除需过过程移交的的文件外，其其他由招标标代理机构构在项目竣竣工验收后后统一移交交。）2.2.22所有书面面文件归档档方法详见见附录1预预算合约部部文件归档档系统结构构图。2.2.33招标阶段段文件需存存档文件详见附附录2招招标阶段文文件存档目目录。2.2.44经济文件件需存档附附件详见附附录3经经济文件存存档目录。2.3书面面文件检索索2.3.11文档控制制员应打印印一份与项项目文件夹夹存档一致致的目录，并进行电电子文件动动态更新，放放入对应的的共享文件件夹，以便
10、便各成员查查阅文件索索引。3.文件编编码系统3.1缩写写编码方式式可灵活掌掌握，一旦旦确定，即即为唯一编编码，不得得随意更改改，必须严严格遵守。3.2文件件编号（编编码）系统统3.2.11文件应遵遵照批准的的格式书写写，并依据据批准的编编码系统建建立文件查查阅编号。部门目前主主要需编号号的文件为为工作联系系单，编号方式式：YS-QS-09-0011“YS”为为文件发出出单位缩写写， “QS”为文件接接收单位名名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0999的数字按顺序编排。询价文件需需要单独编编码，编码码方式为：X-QSS-09-001 “X”为询询价文件等等内部单独独归档文件件
11、的缩写， “QS”为文件接接收单位名名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0999的数字按顺序编排。其他文件编编码详见附附录43.3项目目参与单位位编号（编编码）详见附录554.文件收收发程序任何监理、设设计、咨询询顾问方或或承包商若若未按规定定之程序，格格式来提交交文件，则则预算合约约部有权要要求其修改改后重新提提交。4.1地址址和邮件4.1.11邮件和书书面文件需需寄往预算算合约项目目办公室地地址4.1.22传真需发发至预算合合约项目办办公室传真真号4.1.33邮件上需需明确注明明相关收件件人4.2来件件受理过程程4.2.11预算合约约部的所有有来件均由由文档控制制员收取，
12、并并盖上日期期和传阅印印戳。盖戳戳后的文件件交给部门门领导供其其审阅。预预算部经理理于日期印印戳处及处处理该文件件的合适人人选旁注明明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来来件由一人人负责跟进进，需要时时其余人员员负责协办办。负责跟进进的人进行行以下操作作：(a)将该该文件复印印并立即发发给指定执执行人签收收；(b)将原原件按照发发件单位或或部门、文文件主题进进行分类归归档。4.2.22如果条件件许可，文文档控制员员需使用登登记本来记记录每天收收到的文件件，以供查查询。4.3发发函过程4.3.11发函：对对外单位或或其它部门门的发函，由由预算合约约部成员填填写工作作联系单，打打印后在经经办人处
13、签签字，经部部门领导签签字后，文文件交由文文档控制员员统一编号号签发，并并同时将电电子版文件件存入项目目电子版文文件夹中。资资料员在对对方签收后后将文件副副件归档，并并进行发文文电子目录录登记。4.3.22预算合约约部成员在在传阅文件件时应及时时处理，小小心保管，避避免传阅滞滞后或文件件遗失。4.3.33如文件为为对外发给给承包商的的文件，原原则上将原原件由承包包商专人于于每天上午午10：000前来将将原件取走走，并在文文件发放登登记单（见见附录）上上登记签字字。4.3.44如文件为为内部信件件，则由文文档控制员员统一复印印、分发，原原件存档。4.4 承承包商文件件提交4.4.11承包商应应按
14、照规定定的程序和和格式提交交文件。5.图纸纸管理5.1 图图纸接收5.1.11正式发行行的图纸需需有签字、图图签及发行行版次和日日期5.1.22移交预算算合约部的的图纸需有有工程部确确认的工作作联系单和和图纸目录录5.1.33文档控制制员或经办办人需确认认图纸份数数、图纸版版次、张数数是否与图图纸目录标标注一致后后，方可签签字接收。5.1.44工程部转转送我部图图纸原则上上不少于33套，报部部门领导批批示，批示示后给相关关工程师阅阅，工程师师阅后由资资料员存档档1份、转转咨询公司司2份。5.2图纸纸发放5.2.1文档控控制员需按按要求准确确发放图纸纸给指定单单位，需要要份数以部部门规定或或部门
15、负责责人授权为为准。5.2.22图纸发放放需配有工工作联系单单和图纸目目录，指定定单位签字字接收后方方可取走。5.3旧图图存档5.3.11一旦有新新图纸发行行，文档控控制员需按按照图纸目目录将已升升版的图纸纸放入整套套图纸中，做做好图纸变变更管理记记录。6.借阅管管理外单位或其其它部门人人员借用预预算合约部部存档资料料或查阅电电子版文件件，需填写写文件借借阅单，经经部门领导导签字同意意，借阅人人签字借出出。借阅人人应妥善保保管借阅文文件，不得得涂改、撕撕毁，并应应按时归还还。7.标准格格式和表格格7.1工作作联系单7.2内部部传阅单7.3公司司文件传阅阅表7.4借阅阅登记簿7.5发文文登记簿7
16、.6收文文登记簿7.7资料料销毁记录录7.8档案案标签第 15 页 共 20 页附录1 预算合合约部文件件归档系统统结构图文件归档系统设计类合同咨询类合同其他类合同前期类合同采购类合同工程类合同1.总承包合同精装修工程市政工程空调设备电梯监理合同造价咨询合同其他工程合同建安设计精装修设计园林景观设计幕墙设计其他设计合同招标代理合同其他咨询合同园林景观市政及附属工程设计1.1招标文件1.2合同文件1.3经济文件其他询价文件内部传阅文件1.3.1经济审批文件1.3.2材料、设备审批单1.3.3材料、设备品牌变更审批单1.3.1.1设计变更1.3.1.2工程洽商1.3.1.3现场签证1.3.1.4工
17、程款支付1.3.1.5主材调价文件1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.7零星工程报价文件会议纪要咨询例会监理例会其他例会1.2.1合同1.2.2变更文件1.2.3日常往来函件1.2.3.1工作联系单1.2.3.2其他来往文件设计变更工程洽商现场签证图纸会审业主指令预算合约部部文件归档档系统结构构图说明：收文文：按来文文编号顺序序存档，无无编号按对对方发文日日期的先后后顺序存档档。发文：按发发文编号顺顺序存档。业主指令：业主工程程部发给承承包单位的的工作指令令（以工作作联系单形形式下发的的）。顺序：存档档时按同一一类文件的的时间顺序序倒排存放放。附录2 招标阶段段文件存档档内容招标阶段文文
18、件存档目目录阶段序号文件名称资格预审1工程招标图图纸及技术术说明（工工程部发函函）2资格预审文文件初步定定版(内部部文件传阅阅表)3资格预审文文件初步定定版(外部部文件传阅阅表)4资格预审文文件招标工工作小组决决议(附:文件传阅阅表（资格格预审文件件); 资资格预审文文件编制说说明)招投标阶段段5招标文件初初步定版(内部文件件传阅表）6招标文件初初步定版(外部文件件传阅表）7招标文件及及资审结果果招标工作作小组决议议(附:招招标报名情情况;资格格预审评审审报告；文文件传阅表表（招标文文件);招招标文件编编制说明由测量量师提供8招标文件及及资审结果果招标领导导小组决议议9备案招标文文件1正11副
19、（求实实提供,有有备案号）10答疑文件和和招标文件件补充文件件1正1副副（有备案案号）定标阶段11中标人招标标工作小组组决议(附附:招标投投标情况报报告)12中标人招标标领导小组组决议合同签署阶阶段13项目公司内内部请示、报报告14合同文件内内部流转会会签单15项目公司合合同会签表表保函16预付款保函函17支付保函18履约保函19保修保函20调试保函其他21承诺函（对对外存档）、补补充协议22授权委托书书招标代理机机构提供资资料一招标公告阶阶段1招标公告表表2招标公告发发布单3招标人委托托登记表4招标方式登登记表5招标公示网网页打印页页二资格预审阶阶段6资格预审文文件7资格预审文文件备案表表8
20、资格预审评评审专家登登记表9资格预审评评审报告10资格预审情情况书面报报告11招标资格预预审结果登登记表三招标阶段12招标文件13标底（如果果有）14招标文件备备案表15北京市建设设工程评标标专家抽取取申请表16评标专家抽抽取通知单单17工程专家名名单18评标报告19中标公示网网页打印页页20中标通知书书21招标答疑（如如果有）四其他文件22投标资料（除除中标人的的资料外，其其他投标人人所有的资资审文件和和投标文件件在项目竣竣工验收后后统一移交交）23业主发放的的所有图纸纸归还业主主对内存档档承诺函附录3 经济文件件存档内容容经济文件存存档内容1.合同变变更报价文文件2.材料设设备认价文文件序
21、号内容序号内容1经济文件审审批表1经济文件审审批表2变更工程报报价汇总表表及变更工工程报价清清单2材料/设备备价格审批批单3组价明细3业主工程部部/设计单单位及工程程监理签署署的有效确确认文件4变更指令5业主工程部部/设计单单位及工程程监理签署署的有效文文件6用于计量的的有效图纸纸7获批准的材材料价格审审批单（如如果有）8其他相关文文件3.工程款款申请支付付文件4.工程款款付款审批批文件序号内容序号内容1经济文件审审批表1合同付款审审批表2工程款支付付申请表2资金请款单单3工程形象进进度表3经济文件审审批表（已已签批的）4工程款支付付评估报告告（造价咨咨询公司出出具）4合同中关于于付款条款款复
22、印件5工程进度款款报审表（采采购货物的的供应商不不适用）5其它资料（如如有，预付付款保函、置置业内部请请示等）6工程部确认认函（如有有）7监理审核意意见5.材料品品牌变更审审批文件6.材料价价格调差审审批文件序号内容序号内容1经济文件审审批表1经济文件审审批表2材料、设备备品牌变更更审批单2分部分项工工程量清单单钢筋混凝凝土等合同同约定调整整价格的材材料价格调调整明细表表3经监理、设设计单位或或业主工程程部签署的的有效确认认文件3工程形象进进度表4其他合法有有效的证明明文件7.材料/设备审批批文件序号内容序号内容1材料、设备备审批单2经监理、设设计单位或或业主工程程部签署的的有效确认认文件附录
23、4项目目文件编号号（编码）表表合同类别代号合同编号付款编号发文编号设计类SJH-S-001S-0011-01YS-MCCC-099-0011咨询类ZJH-Z-001Z-0011-01YS-QSS-09-001工程类GJH-G-001G-0011-01YS-TRR-09-001采购类CJH-C-001C-0011-01YS- -099-0011其他类QTJH-QTT-0011QT-0001-011YS- -099-0011招标准备阶阶段文件代号收发文件单单位工作联系单单编号询价等内部部存档文件件X求实X-QS-09-001工程部X-GC-09-001询价单位附录5 项目参参与单位编编号（编码码）
24、表单位缩写参与单位项目角色JH北京弘泰基基业房地产产有限公司司业主QS北京求实工工程管理有有限公司工料测量师师JY中国京冶工工程技术有有限公司 设计院YGQY北京俞龚琪琪元机电设设计事务所所机电顾问XHY北京新恒元元工程监理理咨询有限限公司 监理公司TR北京天润建建设工程有有限公司总包单位ZJS中建三局建建设工程股股份有限公公司总包单位MDF北京米多芬芬建筑设计计咨询有限限公司室内设计单单位其他待定附录6 文文件收进流流程流程流程说明开始文档资料控制员收到外部单位提交文件所有送交预预算合约部部的书信文文件，包括括：手递、传传真、邮寄寄等文件是否合乎程序要求文档控制员员将拆开文文件，并将将每页盖
25、上上收到日期期，同时审审察来件内内容是否按按规定格式式提交及是是否齐全。所所有承包商商、监理、造造价顾问必必须按要求求的格式和和程序来提提交文件，如未符合规规定，预算算合约部有有权要求其其重新提交交。该有关关单位将按按规定提交交修正内容容，重新送送交给文档档控制员登记文件&盖传阅印章文档控制员员将按规定定的格式登登记该来件件送预算合约部门经理审阅并批注有关人员预算合约部部门经理在在传阅章上上注明处理理人员和传传阅人员的的名字，及及“执行”和“传阅”的批示。文档控制员按批注分发原件按编号归档文档资料控控制员将复复印副本按按批示分发发，并将原原件按文件件主题给予予相应归档档。文档收进过程结束附录7
26、 文件发放放流程流程流程说明开始预算合约部成员编制拟外发文件预算合约部部成员如对对外发放正正式文件，需需先将内容容编制，然然后使用合合适的标准准文件件格格式，填妥妥文件编号号后，提交交给资料控控制员发放放。预算合约部成员将拟发的文件交预算合约部门经理审阅，核准、签发预算、合约约部门负责责人将审查查文件内容容并签字发发放。预算合约部成员将拟外发的文件送交指定的文档资料控制员所有预算合合约部往外外发放的正正式书信文文件，包括括：手递、传传真、邮寄寄等，将全全部送交予予文档控制制员统一处处理。文件是否符合程序要求文档控制员员将审查内内容是否按按规定格式式提交及是是否齐全。所所有预算合合约部成员员必须按部部门规定的的程序、格格式和编码码来提交文文件，如未未符合规定定，文档控控制员有权权要求其重重新提交。文档控制员按指定分发后将发出的文件登记，并按编号归档文档资料控控制员将原原件及副本本按指定发发送，并按按统一的归归档编码系系统按文件件主题将副副本归档。文档发放过程结束第 20 页 共 20 页