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1、中粮置业投投资有限限公司项目文件编编码及文文档管理理手册（试行版）（第二版/20100-3-04）文件认可行为签署日期编制审核批准授权中粮置业投投资有限限公司目 录1.引言2.文件归归档2.1电子子文件归归档2.2书面面文件归归档3.文件编编码系统统3.1 文文件编号号（编码码）系统统3.2 项项目参与与单位编编号（编编码）表表4.文件收收发程序序4.1 地地址和邮邮件4.2 来来件受理理过程4.3 发发函过程程4.4 承承包商文文件提交交5.图纸管管理5.1 图纸分分类5.2 图纸接接收5.3 图纸发发放5.4 旧图存存档6.借阅管管理7.标准格格式和表表格附录1预算算合约部部文件归归档系统
2、统结构图图附录2招标标阶段文文件存档档目录附录3经济济文件存存档内容容附录4项目目文件编编号（编编码）表表附录5项目目参与单单位编号号（编码码）表附录6 文文件收进进流程附录7 文文件发放放流程1.引言1.1健全全的项目目文件编码码和文件件档案管管理对于于提高项项目管理理效率至至关重要要。建立立完善的的文件档档案调阅阅与收发发程序能能保证项项目各项项资讯通通过正确确渠道传传输，且且畅通无无阻。1.2本手手册主要要描述在在高效的的项目管管理实际际运作中中常用的的文件及及其相关关程序。1.3在项项目实际际运作中中，可能能需要补补充标准准化的文文件格式式，届时时将由预预算合约约部门负负责人设计相相关
3、范本本及其使使用程序序。1.4本手手册在中粮置置业投资资有限公公司预算算合约部部范围内使使用。2.文件归归档程序序2.1电子子文件归归档2.1.11预算合合约部应应将全部部文件集集中存储储于一个个在区域域网络（LLAN）上上建立的的预算合合约部门门专用文文件夹中中，使预预算合约约部所有有成员均均可调阅阅。这样样，即使使文件作作者不在在，仍可可保证快快速及准准确地找找到该文文件。这这也有利利于预算算合约部部将所有有相关数数据单独独备份。在在预算合合约部主主文件夹夹下可根根据不同同功能建建立若干干子文件件夹，例例如：项目预算合约部文件夹沟通管理文件夹合同控制文件夹文件模版文件夹参与单位通讯录发文记
4、录收文记录投资估算文件夹合同文件夹合同变更管理文件夹记事管理文件夹设计变更文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹内部文件传阅单工作联系单格式付款台帐工程类文件夹采购供应类文件夹咨询类文件夹经济文件招标计划合约规划每一子文件件夹可作作为一根根目录，并并可以按按需要扩扩建出更更多子目目录。一个文件需需要按时时间段保保存的，需需在标题题中记录录修改日日期。备备案的正正式招标标文件、合合同等重重要文件件的最终终版应转转为PDDF格式式保存或或以扫描件件保存。2.2书面面文件归归档书面文件的的归档原原则：2.2.11文档管管理员必必须坚持持文件随随时立卷卷的归档档制度，做做好收集集、整理理、立卷卷、归档档工
5、作，并并做到排排列系统统、存放放有序、美美观整洁洁、管理理科学、方方便查找找。2.2.22根据对对应合同同进行归归档，原原则上与与对应合合同有关文件件，包括括合同文文件、收收发文件件、经济济文件、变变更文件件、结算算文件、付付款文件件按照对对应的合合同集中中归档。2.2.33内外存存档资料料 ：对对于工作作中由部部门内部部自行存存档的资资料由经经办人根根据本办办法的文文件编码码编制，并并注明“内”，由资资料员编编制流水水代码，内内部资料料由资料料员参照照上述原原则单独独存档。2.2.44收文：外单位位来函要要求有题题目、编编号、日日期、盖盖公章或或负责人人签发。收文统一按照发文单位进行归档，区
6、分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。2.2.55发文：发文统统一按照照收文单单位进行行归档，区区分内部部存档和和外部存存档文件件分别存存档，由由专业工工程师或或合约工工程师在在文件上上注明存存档形式式；2.2.66 收/发文编编号由资资料员按按照类别别顺序编编号。2.2.77 其他他资料，如如部门内内部所用用规范、书书籍等另另行立卷卷归档。下面是预算算合约部部文件归归档系统统目录。1.合同1.1设计计类1.1.11建安总总承包设设计1.1.22精装修修设计1.1.55市政及及附属工工程设计计1.1.66
7、其他设设计合同同1.2咨询询类1.2.11监理合合同1.2.22造价咨咨询合同同1.2.33招标代代理合同同1.2.44其他工工程咨询询合同1.3工程程类1.3.11建安工工程总承承包合同同1.3.11.1招招标文件件和中标标单位投投标文件件1.3.11.2合合同文件件1.3.11.2.1合同同1.3.11.2.2变更更文件1.3.11.2.2.11设计变变更1.3.11.2.2.22工程洽洽商1.3.11.2.2.33现场签签证1.3.11.2.2.44业主指指令1.3.11.2.2.55图纸会会审1.3.11.2.3日常常往来函函件1.3.11.2.3.11工作联联系单1.3.11.2.3
8、.22其他往往来文件件1.3.11.3经经济文件件1.3.11.3.1经济济审批文文件1.3.11.3.1.11设计变变更1.3.11.3.1.22工程洽洽商1.3.11.3.1.33现场签签证1.3.11.3.1.44工程款款支付1.3.11.3.1.55主材调调价文件件1.3.11.3.1.66材料设设备认价价文件1.3.11.3.1.77零星工工程报价价文件1.3.11.3.2材料料、设备备审批单单1.3.11.3.3材料料设备品品牌变更更审批单单1.3.22消防工工程分包包合同1.3.33精装修修工程分分包合同同1.3.44市政及及附属工工程合同同1.3.55园林景景观工程程合同1.3
9、.66其他工工程类合合同1.4采购购类1.4.11空调设设备1.4.22电梯设设备1.4.33橱柜供供应及安安装1.4.44其他采采购合同同1.5前期期类2.会议纪纪要2.1咨询询例会2.2监理理会议纪纪要2.3其他他例会3.其他3.1询价价文件3.2内部部传阅文文件3.3招标标代理机机构提供供文件（除除需过程程移交的的文件外外，其他他由招标标代理机机构在项项目竣工工验收后后统一移移交。）2.2.22所有书书面文件件归档方方法详见见附录11预算算合约部部文件归归档系统统结构图图。2.2.33招标阶阶段文件件需存档档文件详见见附录22招标标阶段文文件存档档目录。2.2.44经济文文件需存存档附件
10、件详见附附录3经经济文件件存档目目录。2.3书面面文件检检索2.3.11文档控控制员应应打印一一份与项项目文件件夹存档档一致的的目录，并进行行电子文文件动态态更新，放放入对应应的共享享文件夹夹，以便便各成员员查阅文文件索引引。3.文件编编码系统统3.1缩写写编码方方式可灵灵活掌握握，一旦旦确定，即即为唯一一编码，不不得随意意更改，必必须严格格遵守。3.2文件件编号（编编码）系系统3.2.11文件应应遵照批批准的格格式书写写，并依依据批准准的编码码系统建建立文件件查阅编编号。部门目前主主要需编编号的文文件为工工作联系系单，编号方方式：YYS-QQS-09-0001“YS”为为文件发发出单位位缩写
11、， “QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0999的数字按顺序编排。询价文件需需要单独独编码，编编码方式式为：X-QQS-009-0001 “X”为询询价文件件等内部部单独归归档文件件的缩写写， “QSS”为文件件接收单单位名称称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0999的数字按顺序编排。其他文件编编码详见见附录443.3项目目参与单单位编号号（编码码）详见附录554.文件收收发程序序任何监理、设设计、咨咨询顾问问方或承承包商若若未按规规定之程程序，格格式来提提交文件件，则预预算合约约部有权权要求其其修改后后重新提提交。4.1地址址和邮件件
12、4.1.11邮件和和书面文文件需寄寄往预算算合约项项目办公公室地址址4.1.22传真需需发至预预算合约约项目办办公室传传真号4.1.33邮件上上需明确确注明相相关收件件人4.2来件件受理过过程4.2.11预算合合约部的的所有来来件均由由文档控控制员收收取，并并盖上日日期和传传阅印戳戳。盖戳戳后的文文件交给给部门领领导供其其审阅。预预算部经经理于日日期印戳戳处及处处理该文文件的合合适人选选旁注明明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常常，来件件由一人人负责跟跟进，需需要时其其余人员员负责协协办。负责跟跟进的人人进行以以下操作作：(a)将该该文件复复印并立立即发给给指定执执行人签签收；(b)将原原件按
13、照照发件单单位或部部门、文文件主题题进行分分类归档档。4.2.22如果条条件许可可，文档档控制员员需使用用登记本本来记录录每天收收到的文文件，以以供查询询。4.3发发函过程程4.3.11发函：对外单单位或其其它部门门的发函函，由预预算合约约部成员员填写工工作联系系单，打打印后在在经办人人处签字字，经部部门领导导签字后后，文件件交由文文档控制制员统一一编号签签发，并并同时将将电子版版文件存存入项目目电子版版文件夹夹中。资资料员在在对方签签收后将将文件副副件归档档，并进进行发文文电子目目录登记记。4.3.22预算合合约部成成员在传传阅文件件时应及及时处理理，小心心保管，避避免传阅阅滞后或或文件遗遗
14、失。4.3.33如文件件为对外外发给承承包商的的文件，原原则上将将原件由由承包商商专人于于每天上上午100：000前来将将原件取取走，并并在文件件发放登登记单（见见附录）上上登记签签字。4.3.44如文件件为内部部信件，则则由文档档控制员员统一复复印、分分发，原原件存档档。4.4 承承包商文文件提交交4.4.11承包商商应按照照规定的的程序和和格式提提交文件件。5.图纸纸管理5.1 图图纸接收收5.1.11正式发发行的图图纸需有有签字、图图签及发发行版次次和日期期5.1.22移交预预算合约约部的图图纸需有有工程部部确认的的工作联联系单和和图纸目目录5.1.33文档控控制员或或经办人人需确认认图
15、纸份份数、图图纸版次次、张数数是否与与图纸目目录标注注一致后后，方可可签字接接收。5.1.44工程部部转送我我部图纸纸原则上上不少于于3套，报报部门领领导批示示，批示示后给相相关工程程师阅，工工程师阅阅后由资资料员存存档1份份、转咨咨询公司司2份。5.2图纸纸发放5.2.1文档档控制员员需按要要求准确确发放图图纸给指指定单位位，需要要份数以以部门规规定或部部门负责责人授权权为准。5.2.22图纸发发放需配配有工作作联系单单和图纸纸目录，指定单位签字接收后方可取走。5.3旧图图存档5.3.11一旦有有新图纸纸发行，文文档控制制员需按按照图纸纸目录将将已升版版的图纸纸放入整整套图纸纸中，做做好图纸
16、纸变更管管理记录录。6.借阅管管理外单位或其其它部门门人员借借用预算算合约部部存档资资料或查查阅电子子版文件件，需填填写文文件借阅阅单，经经部门领领导签字字同意，借借阅人签签字借出出。借阅阅人应妥妥善保管管借阅文文件，不不得涂改改、撕毁毁，并应应按时归归还。7.标准格格式和表表格7.1工作作联系单单7.2内部部传阅单单7.3公司司文件传传阅表7.4借阅阅登记簿簿7.5发文文登记簿簿7.6收文文登记簿簿7.7资料料销毁记记录7.8档案案标签第 19 页 共 24 页附录1 预算算合约部部文件归归档系统统结构图图文件归档系统设计类合同咨询类合同其他类合同前期类合同采购类合同工程类合同1.总承包合同
17、精装修工程市政工程空调设备电梯监理合同造价咨询合同其他工程合同建安设计精装修设计园林景观设计幕墙设计其他设计合同招标代理合同其他咨询合同园林景观市政及附属工程设计1.1招标文件1.2合同文件1.3经济文件其他询价文件内部传阅文件1.3.1经济审批文件1.3.2材料、设备审批单1.3.3材料、设备品牌变更审批单1.3.1.1设计变更1.3.1.2工程洽商1.3.1.3现场签证1.3.1.4工程款支付1.3.1.5主材调价文件1.3.1.6材料设备认价文件1.3.1.7零星工程报价文件会议纪要咨询例会监理例会其他例会1.2.1合同1.2.2变更文件1.2.3日常往来函件1.2.3.1工作联系单1.
18、2.3.2其他来往文件设计变更工程洽商现场签证图纸会审业主指令预算合约部部文件归归档系统统结构图图说明：收文文：按来来文编号号顺序存存档，无无编号按按对方发发文日期期的先后后顺序存存档。发文：按发发文编号号顺序存存档。业主指令：业主工工程部发发给承包包单位的的工作指指令（以以工作联联系单形形式下发发的）。顺序：存档档时按同同一类文文件的时时间顺序序倒排存存放。附录2 招标阶阶段文件件存档内内容招标阶段文文件存档档目录阶段序号文件名称资格预审1工程招标图图纸及技技术说明明（工程程部发函函）2资格预审文文件初步步定版(内部文文件传阅阅表)3资格预审文文件初步步定版(外部文文件传阅阅表)4资格预审文
19、文件招标标工作小小组决议议(附:文件传传阅表（资资格预审审文件); 资资格预审审文件编编制说明明)招投标阶段段5招标文件初初步定版版(内部部文件传传阅表）6招标文件初初步定版版(外部部文件传传阅表）7招标文件及及资审结结果招标标工作小小组决议议(附:招标报报名情况况;资格格预审评评审报告告；文件件传阅表表（招标标文件);招标标文件编编制说明明由测测量师提提供8招标文件及及资审结结果招标标领导小小组决议议9备案招标文文件1正正1副（求求实提供供,有备备案号）10答疑文件和和招标文文件补充充文件11正1副副（有备备案号）定标阶段11中标人招标标工作小小组决议议(附:招标投投标情况况报告)12中标人
20、招标标领导小小组决议议合同签署阶阶段13项目公司内内部请示示、报告告14合同文件内内部流转转会签单单15项目公司合合同会签签表保函16预付款保函函17支付保函18履约保函19保修保函20调试保函其他21承诺函（对对外存档档）、补补充协议议22授权委托书书招标代理机机构提供供资料一招标公告阶阶段1招标公告表表2招标公告发发布单3招标人委托托登记表表4招标方式登登记表5招标公示网网页打印印页二资格预审阶阶段6资格预审文文件7资格预审文文件备案案表8资格预审评评审专家家登记表表9资格预审评评审报告告10资格预审情情况书面面报告11招标资格预预审结果果登记表表三招标阶段12招标文件13标底（如果果有）
21、14招标文件备备案表15北京市建设设工程评评标专家家抽取申申请表16评标专家抽抽取通知知单17工程专家名名单18评标报告19中标公示网网页打印印页20中标通知书书21招标答疑（如如果有）四其他文件22投标资料（除除中标人人的资料料外，其其他投标标人所有有的资审审文件和和投标文文件在项项目竣工工验收后后统一移移交）23业主发放的的所有图图纸归还还业主对内存档档承诺函附录3 经济文文件存档档内容经济文件存存档内容容1.合同变变更报价价文件2.材料设设备认价价文件序号内容序号内容1经济文件审审批表1经济文件审审批表2变更工程报报价汇总总表及变变更工程程报价清清单2材料/设备备价格审审批单3组价明细3
22、业主工程部部/设计计单位及及工程监监理签署署的有效效确认文文件4变更指令5业主工程部部/设计计单位及及工程监监理签署署的有效效文件6用于计量的的有效图图纸7获批准的材材料价格格审批单单（如果果有）8其他相关文文件3.工程款款申请支支付文件件4.工程款款付款审审批文件件序号内容序号内容1经济文件审审批表1合同付款审审批表2工程款支付付申请表表2资金请款单单3工程形象进进度表3经济文件审审批表（已已签批的的）4工程款支付付评估报报告（造造价咨询询公司出出具）4合同中关于于付款条条款复印印件5工程进度款款报审表表（采购购货物的的供应商商不适用用）5其它资料（如如有，预预付款保保函、置置业内部部请示等
23、等）6工程部确认认函（如如有）7监理审核意意见5.材料品品牌变更更审批文文件6.材料价价格调差差审批文文件序号内容序号内容1经济文件审审批表1经济文件审审批表2材料、设备备品牌变变更审批批单2分部分项工工程量清清单钢筋筋混凝土土等合同同约定调调整价格格的材料料价格调调整明细细表3经监理、设设计单位位或业主主工程部部签署的的有效确确认文件件3工程形象进进度表4其他合法有有效的证证明文件件7.材料/设备审审批文件件序号内容序号内容1材料、设备备审批单单2经监理、设设计单位位或业主主工程部部签署的的有效确确认文件件附录4项目目文件编编号（编编码）表表合同类别代号合同编号付款编号发文编号设计类SJH-
24、S-0011S-0011-011YS-MCCC-009-0001咨询类ZJH-Z-0011Z-0011-011YS-QSS-099-0001工程类GJH-G-0011G-0011-011YS-TRR-099-0001采购类CJH-C-0011C-0011-011YS- -009-0001其他类QTJH-QTT-0001QT-0001-001YS- -009-0001招标准备阶阶段文件件代号收发文件单单位工作联系单单编号询价等内部部存档文文件X求实X-QS-09-01工程部X-GC-09-01询价单位附录5 项目目参与单单位编号号（编码码）表单位缩写参与单位项目角色JH北京弘泰基基业房地地产有限
25、限公司业主QS北京求实工工程管理理有限公公司工料测量师师JY中国京冶工工程技术术有限公公司 设计院YGQY北京俞龚琪琪元机电电设计事事务所机电顾问XHY北京新恒元元工程监监理咨询询有限公公司 监理公司TR北京天润建建设工程程有限公公司总包单位ZJS中建三局建建设工程程股份有有限公司司总包单位MDF北京米多芬芬建筑设设计咨询询有限公公司室内设计单单位其他待定附录6 文文件收进进流程流程流程说明开始文档资料控制员收到外部单位提交文件所有送交预预算合约约部的书书信文件件，包括括：手递递、传真真、邮寄寄等文件是否合乎程序要求文档控制员员将拆开开文件，并并将每页页盖上收收到日期期，同时时审察来来件内容容
26、是否按按规定格格式提交交及是否否齐全。所所有承包包商、监监理、造造价顾问问必须按按要求的的格式和和程序来来提交文文件，如未符合规规定，预预算合约约部有权权要求其其重新提提交。该该有关单单位将按按规定提提交修正正内容，重重新送交交给文档档控制员员登记文件&盖传阅印章文档控制员员将按规规定的格格式登记记该来件件送预算合约部门经理审阅并批注有关人员预算合约部部门经理理在传阅阅章上注注明处理理人员和和传阅人人员的名名字，及及“执行”和“传阅”的批示示。文档控制员按批注分发原件按编号归档文档资料控控制员将将复印副副本按批批示分发发，并将将原件按按文件主主题给予予相应归归档。文档收进过程结束附录7 文件发
27、发放流程程流程流程说明开始预算合约部成员编制拟外发文件预算合约部部成员如如对外发发放正式式文件，需需先将内内容编制制，然后后使用合合适的标标准文件件件格式式，填妥妥文件编编号后，提提交给资资料控制制员发放放。预算合约部成员将拟发的文件交预算合约部门经理审阅，核准、签发预算、合约约部门负负责人将将审查文文件内容容并签字字发放。预算合约部成员将拟外发的文件送交指定的文档资料控制员所有预算合合约部往往外发放放的正式式书信文文件，包包括：手手递、传传真、邮邮寄等，将将全部送送交予文文档控制制员统一一处理。文件是否符合程序要求文档控制员员将审查查内容是是否按规规定格式式提交及及是否齐齐全。所所有预算算合约部部成员必必须按部部门规定定的程序序、格式式和编码码来提交交文件，如如未符合合规定，文文档控制制员有权权要求其其重新提提交。文档控制员按指定分发后将发出的文件登记，并按编号归档文档资料控控制员将将原件及及副本按按指定发发送，并并按统一一的归档档编码系系统按文文件主题题将副本本归档。文档发放过程结束第 24 页 共 24 页