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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.企业档案工作服务手册 序 序一、企业档档案的作作用 我国加入WWTO之之后，企企业在竞竞争日益益激烈的的国际和和国内市市场上具具有更多多的机遇遇，同时时也面临临更大的的挑战。而而在这场场竞争中中，档案案可以发发挥它无无可替代代的凭证证和参考考作用。企企业的证证照、资资质档案案，可以以证明企企业经营营的合法法性和企企业承担担生产项项目等的的水平及及能力；企业的产品品研发、配配方及专专利档案案，可证证实企业业对该产产品的所所有权，以以免旁人人侵害本本企业的的合法
2、权权益；企企业的营营销计划划、客户户网络档档案，为为企业开开发和稳稳固所占占领的市市场；企企业的合合同档案案，为企企业确立立债权债债务关系系；企业业的会计计档案，可可以反映映企业的的业绩及及企业按按章纳税税等情况况；企业业的照片片档案还还能直观观地向社社会展现现企业的的风采，成成为企业业树立形形象的组组成部分分。总之之，真实实、准确确、系统统的档案案是企业业在激烈烈的市场场竞争中中立于不不败之地地的法律律保障，是是加入WWTO后后企业反反倾销的的有力凭凭证，是是企业成成长历程程的直击击见证，更更是企业业发展的的历史记记录。因因此，民民营企业业的档案案，将在在激烈的的市场竞竞争中体体现出它它无可
3、替替代的凭凭证作用用。二、企业档档案工作作的意义义 在企业中，多多数企业业主在对对“档案管管理”的认识识上有两两点偏差差：一是是认为过过去企业业并没有有重视档档案也能能获得好好的效益益，可见见档案管管理对企企业没什什么用，对对档案工工作的投投入是无无效的成成本开支支；二是是企业享享有充分分自主，文文件如何何处置纯纯属企业业自由权权限范围围，档案案行政管管理部门门抓企业业档案工工作，是是对企业业内部事事务的干干预。可可以说，第第一点偏偏差是源源于对档档案工作作的认识识不清；第二点点偏差是是源于对对档案行行政管理理部门工工作的不不了解。因因此，正正确认识识企业档档案工作作的意义义，是做做好企业业档
4、案工工作的前前提。企业档案工工作是企企业各项项基础工工作的重重要组成成部分，也也是现代代企业制制度的一一项基本本要求。做做好档案案工作，对对企业的的长期发发展有着着重要的的意义。1完善档档案管理理是提升升企业整整体管理理水平的的重要手手段。经经济学家家魏杰、哈哈佛大学学管理学学博士闻闻沫等人人认为，我我国企业业的大部部分是在在短缺经经济条件件下发展展起来的的，那时时国内尚尚处于卖卖方市场场的物资资紧缺时时期，任任何人只只要肯吃吃苦，懂懂得贱买买贵卖就就可以迅迅速积累累起一定定的原始始资本，因因而经营营中基本本上无管管理可言言，“企业的的财务管管理、营营销管理、人事管管理、生生产作业业管理、质质
5、量管理理、库存存管理漏漏洞百出出”。有人人会问，漏漏洞百出出怎么仍仍有好的的效益呢呢？原因因在于卖卖方市场场的特点点保持了了财富的的相对增增加，忽忽视管理理的任何何成本和和代价都都可以通通过经营营而得以以补偿，因因为价格格是由企企业决定定的。久久而久之之，便在在企业实实体中形形成只重重经营扩扩张而不不重管理理的心理理定势。然然而，随随着我国国经济的的飞速发发展，物物资紧缺缺的卖方方市场已已经逐渐渐变成物物资过剩剩的买方方市场，企企业的经经营状况况已很大大程度上上取决于于管理水水平对成成本的影影响。企企业要想想在“二次创创业”中得到到发展，就必须须尽快实实现从无无管理的的经营向向现代化化管理方方
6、式经营营的转变变。档案案管理是是企业管管理的重重要组成成部分，又又是企业业管理的的基础，只只有完善善档案管管理，才才能使企企业的管管理水平平得到整整体提升升。1档案是是企业文文化和可可持续发发展的基基础。经经济学家家指出，新新世纪的的中国企企业要想想实现可可持续发发展，就就必须更更加注意意企业形形象的塑塑造和企企业文化化的培育育。企业业形象如如何塑造造？通过过企业文文化建设设来塑造造。那么么，企业业文化又又从何而而来？从从企业的的历史中中积淀和和提炼出出来。企企业档案案是企业业发展的的真实记记录和见见证，它它不仅自自身是企企业文化化的组成成部分，而而且还是是展示企企业文化化的生动动媒介和和提炼
7、企企业价值值理念的的原始素素材。企企业档案案中的各各种文件件、荣誉誉证书、奖奖状奖杯杯、企业业标记、照照片、录录音、录录像等等等，不仅仅可以反反映企业业艰难与与辉煌的的发展历历程，培培养员工工对企业业的认同同感归属属感，还还可以从从这些史史迹中提提炼出企企业的文文化理念念和经营营理念。这这种经过过提炼的的企业文文化，是是企业长长远发展展的不竭竭之源。2滞后的的档案工工作可能能成为制制约民营营企业发发展的“短板”。“木桶法法则”告诉我我们，一一只木桶桶能装多多少水，取取决于桶桶上最短短的那块块板的高高度。档档案工作作之于民民营企业业，犹如如桶上的的一块板板与整个个木桶的的关系。也也许我们们无法具
8、具体说清清楚档案案工作对对企业经经济效益益的直接接贡献，但但是我们们可以肯肯定，没没有完善善的档案案管理，企企业的管管理就会会出现难难以弥补补的漏洞洞，而这这一漏洞洞很可能能就是制制约企业业整体效效益的一一块“短板”。3档案在在建立企企业信用用和规避避企业风风险中有有着不可可替代的的凭证和和依据作作用。企企业信用用是建立立在实实实在在的的信用信信息基础础上的，而而档案是是构成这这种信用用信息的的核心资资 闻闻沫：民民营企业业，固疾疾重重，中中国经营营报，220000年8月月29日日 魏魏杰：民民企二次次创业与与企业管管理现代代化，经经济日报报，119999年9月月8日 序源。首先，完完善的档档
9、案管理理可以成成为展示示企业自自身诚信信的一个个窗口。如如果企业业能系统统地保存存有关企企业资质质、企业业历史、合合同协议议、财务务账册、纳纳税记录录以及反反映企业业社会良良好评价价的证件件和文字字图片等等材料，就就会使人人们对企企业信誉誉产生直直观的印印象，从从心理上上赢得客客户的信信任；同同时，企企业在讲讲究自我我诚信的的同时，还还要时刻刻警惕并并设法规规避来自自客户的的信用欺欺诈。企企业凭什什么来掌掌握和评评估客户户的资信信状况？凭什么么对发生生的信用用问题诉诉诸法律律并取得得胜诉？唯有靠靠企业完完整的交交易记录录和客户户信用档档案。三、企业档档案工作作的基本本内容企业档案工工作的基基本
10、内容容包括：企业档档案管理理制度的的制定、企企业档案案管理网网络的建建立以及及企业档档案收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、利用用等环节节的档案案业务活活动三大大方面。1制定企企业档案案管理制制度。俗俗话说，没没有规矩矩不成方方圆。要要搞好企企业档案案工作，必必须有相相应的企企业档案案管理制制度作保保证。各各企业应应根据国国家有关关法律法法规的规规定，结结合本企企业实际际，制定定以下档档案管理理制度：1企业档档案管理理细则。是是企业根根据国家家有关法法律法规规的规定定，结合合企业实实际制定定的档案案管理方方面的总总制度，它它应对本本企业档档案工作作原则、档档案管理理体制和和档案工工作人员员
11、职责、档档案管理理各项业业务等内内容作出出具体规规定。 2企业各各类文件件材料的的归档制制度。是是保证企企业各种种文件材材料能够够完整、准准确、及及时归档档的一项项重要制制度。主主要包括括各类文文件材料料的归档档范围、归归档时间间、归档档要求，有有时还须须明确归归档份数数和归档档手续。归归档制度度最好根根据企业业档案的的分类办办法，分分类制定定。3企业档档案利用用制度。档档案利用用是企业业档案管管理工作作的重要要内容，是是发挥企企业档案案作用的的重要途途径，也也是企业业档案工工作的根根本目的的。档案案利用制制度一般般应包括括利用范范围、利利用手续续、利用用要求及及注意事事项等内内容。4企业档档
12、案保密密制度。是是为保证证企业档档案信息息安全而而制定的的专门制制度。内内容主要要包括档档案人员员的保密密职责、利利用涉密密档案的的审批手手续、涉涉密档案案管理规规定等。 5企业档档案保管管制度。是是有关档档案保管管条件和和档案管管理人员员保管档档案职责责的规定定。具体体内容应应包括档档案的接接收、档档案的排排架、库库房的管管理以及及特殊载载体档案案的保管管等要求求。6企业档档案鉴定定销毁制制度。是是规定档档案保管管期限鉴鉴定方法法、组织织以及对对保管期期满档案案进行鉴鉴定销毁毁的程序序、手续续的一项项制度。内内容应包包括档案案鉴定的的依据、鉴鉴定工 作的组织、档档案销毁毁的程序序和手续续等。
13、（7）企业业档案人人员岗位位责任制制。这是是为进行行档案工工作目标标管理而而制定的的，专门门针对企企业档案案管理人人员岗位位职责而而制定的的一项制制度，也也是企业业考核档档案工作作人员完完成岗位位职责的的主要依依据。其其内容主主要包括括档案人人员的素素质要求求、档案案人员熟熟悉业务务的标准准、档案案人员工工作内容容等。 企业档案管管理各种种制度的的具体内内容，请请参考本本书第五五部分企企业文件件及档案案管理制制度范本本。1建立企企业档案案管理网网络。所所谓企业业档案管管理网络络，就是是由分管管档案工工作的企企业领导导、主管管企业档档案工作作的部门门领导、企企业档案案管理机机构或专专职（或或专责
14、）档档案员和和企业各各部门（车车间）兼兼职档案案员组成成的企业业档案工工作系统统。在这这个系统统中，企企业档案案管理机机构或专专职（或或专责）档档案员是是主干，各各部门的的兼职档档案员是是分支。建建立企业业档案管管理网络络后，应应编制档档案管理理网络人人员名册册，并组组织有关关人员开开展档案案业务活活动。2及时开开展企业业档案的的收集、整整理、鉴鉴定、保保管、统统计、利利用等环环节的业业务活动动，确保保企业档档案的完完整、准准确、系系统。企企业档案案管理各各业务环环节的具具体内容容和要求求，请参参考本书书第二部部分企企业档案案管理的的业务环环节。目 录第一部分 企业各各类文件件材料的的归档范范
15、围及保保管期限限一、企业通通用性文文件材料料的归档档范围及及保管期期限表.11（一）管理理性文件件材料归归档范围围及保管管期限表表.1（二）建设设项目（民民用）文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.33（三）科研研项目文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.12（四）设备备文件材材料归档档范围及及保管期期限表.13（五）会计计档案收收集范围围及保管管期限表表.13（六）客户户档案收收集范围围及保管管期限表表.14（七）员工工档案收收集范围围及保管管期限表表.14（八）特殊殊载体档档案收集集归档范范围及保保管期限限表.15二、各类企企业专业业性文件件材料的的归档范范围及保保管期限限表.166（
16、一）制造造业产生生的专业业性文件件材料归归档范围围及保管管期限表表.16（二）信息息传输、计计算机服服务和软软件业专专业性文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.188（三）批发发和零售售业产生生的专有有文件材材料归档档范围及及保管期期限表.21（四）物流流、运输输业专业业性文件件材料归归档范围围及保管管期限表表.27（五）租赁赁行业产产生的专专业性文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.27第二部分 企业档档案管理理的业务务环节一、企业档档案分类类编号方方案的编编制.229（一）企业业档案的的种类.299 （二）企业业档案的的分类.29二、企业档档案整理理规则及及编目方方法.332（一）企业
17、业管理性性档案的的整理规规则及编编目方法法.32（二）企业业科技类类档案的的整理规规则及编编目方法法.33（三）企业业会计档档案的整整理规则则及编目目方法.37（四）企业业特殊载载体档案案的整理理规则及及编目方方法.39（五）职工工档案类类的整理理规则与与编目方方法.39（六）企业业档案分分类方案案.400三、企业档档案保管管与排架架.445（一）档案案的保管管.455（二）库房房的合理理利用和和排架管管理.46四、企业档档案的鉴鉴定与统统计.477（一）档案案的鉴定定.477（二）档案案的统计计.49五、企业档档案信息息资源的的整合与与利用.550（一）档案案信息资资源的整整合.51（二）采
18、取取多种方方式直接接开展服服务.554第三部分 企业电电子文件件及其归归档管理理一、电子文文件的特特性.555（一）电子子文件对对载体的的依赖性性与游离离性.55（二）资源源共享的的方便快快捷与信信息的不不安全性性.56二、企业电电子文件件归档管管理的原原则.556（一）电子子文件归归档管理理原则.56（二）电子子文件归归档管理理体系的的构建.572 三、电子文文件的归归档制度度.558（一）归档档模式.588（二）归档档范围.58（三）归档档时间. 599（四）归档档要求. 599四、归档电电子文件件的保管管与利用用.660（一）归档档电子文文件的保保管.600（二）归档档电子文文件的利利用
19、.611第四部分 企业实实用管理理制度范范本一、企业各各类文件件材料的的归档制制度.662（一）企业业管理性性文件材材料归档档制度.62（二）企业业建设项项目文件件材料归归档制度度.63（三）企业业设备文文件材料料归档制制度.663（四）企业业会计档档案的归归档制度度.664（五）企业业合同文文件材料料的归档档制度.664（六）企业业员工档档案的归归档制度度.65（七）企业业特殊载载体档案案的归档档制度.65（八）企业业各种专专业性文文件材料料的归档档制度.66二、有关企企业档案案管理的的各种制制度.666（一）企业业档案管管理细则则.666（二）企业业档案借借阅制度度.688（三）企业业档案保保密制度度.68（四）企业业档案保保管制度度.688（五）企业业档案鉴鉴定销毁毁制度.69（六）企业业档案员员岗位职职责.700附 录1（一）查（借借）阅文文件登记记表.771（二）档案案移交（接接收）登登记表.772（三）借阅阅档案登登记表.733（四）档案案利用效效果登记记表.744（五）档案案销毁清清册.755（六）归档档文件目目录.766（七）文书书档案案案卷目录录.777（八）文书书档案卷卷内文件件目录.78（九）科技技档案案案卷目录录.799（十）科技技档案卷卷内目录录.800（十一）会会计档案案目录.811（十二）照照