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1、企业档案案工作服务手册册 序 序一、企业业档案的的作用 我国加入入WTOO之后，企企业在竞竞争日益益激烈的的国际和和国内市市场上具具有更多多的机遇遇，同时时也面临临更大的的挑战。而在这这场竞争争中，档档案可以以发挥它它无可替替代的凭凭证和参参考作用用。企业业的证照照、资质质档案，可可以证明明企业经经营的合合法性和和企业承承担生产产项目等等的水平平及能力力；企业的产产品研发发、配方方及专利利档案，可可证实企企业对该该产品的的所有权权，以免免旁人侵侵害本企企业的合合法权益益；企业业的营销销计划、客户网网络档案案，为企企业开发发和稳固固所占领领的市场场；企业业的合同同档案，为为企业确确立债权权债务关
2、关系；企企业的会会计档案案，可以以反映企企业的业业绩及企企业按章章纳税等等情况；企业的的照片档档案还能能直观地地向社会会展现企企业的风风采，成成为企业业树立形形象的组组成部分分。总之之，真实实、准确确、系统统的档案案是企业业在激烈烈的市场场竞争中中立于不不败之地地的法律律保障，是是加入WWTO后后企业反反倾销的的有力凭凭证，是是企业成成长历程程的直击击见证，更更是企业业发展的的历史记记录。因因此，民民营企业业的档案案，将在在激烈的的市场竞竞争中体体现出它它无可替替代的凭凭证作用用。二、企业业档案工工作的意意义 在企业中中，多数数企业主主在对“档案管管理”的认识识上有两两点偏差差：一是是认为过过
3、去企业业并没有有重视档档案也能能获得好好的效益益，可见见档案管管理对企企业没什什么用，对对档案工工作的投投入是无无效的成成本开支支；二是是企业享享有充分分自主，文文件如何何处置纯纯属企业业自由权权限范围围，档案案行政管管理部门门抓企业业档案工工作，是是对企业业内部事事务的干干预。可可以说，第第一点偏偏差是源源于对档档案工作作的认识识不清；第二点点偏差是是源于对对档案行行政管理理部门工工作的不不了解。因此，正正确认识识企业档档案工作作的意义义，是做做好企业业档案工工作的前前提。企业档案案工作是是企业各各项基础础工作的的重要组组成部分分，也是是现代企企业制度度的一项项基本要要求。做做好档案案工作，
4、对对企业的的长期发发展有着着重要的的意义。1完善善档案管管理是提提升企业业整体管管理水平平的重要要手段。经济学学家魏杰杰、哈佛佛大学管管理学博博士闻沫沫等人认认为，我我国企业业的大部部分是在在短缺经经济条件件下发展展起来的的，那时时国内尚尚处于卖卖方市场场的物资资紧缺时时期，任任何人只只要肯吃吃苦，懂懂得贱买买贵卖就就可以迅迅速积累累起一定定的原始始资本，因因而经营营中基本本上无管管理可言言，“企业的的财务管管理、营营销管理、人事事管理、生产作作业管理理、质量量管理、库存管管理漏洞洞百出”。有人人会问，漏漏洞百出出怎么仍仍有好的的效益呢呢？原因因在于卖卖方市场场的特点点保持了了财富的的相对增增
5、加，忽忽视管理理的任何何成本和和代价都都可以通通过经营营而得以以补偿，因因为价格格是由企企业决定定的。久久而久之之，便在在企业实实体中形形成只重重经营扩扩张而不不重管理理的心理理定势。然而，随随着我国国经济的的飞速发发展，物物资紧缺缺的卖方方市场已已经逐渐渐变成物物资过剩剩的买方方市场，企企业的经经营状况况已很大大程度上上取决于于管理水水平对成成本的影影响。企企业要想想在“二次创创业”中得到到发展，就必必须尽快快实现从从无管理理的经营营向现代代化管理理方式经经营的转转变。档档案管理理是企业业管理的的重要组组成部分分，又是是企业管管理的基基础，只只有完善善档案管管理，才才能使企企业的管管理水平平
6、得到整整体提升升。1档案案是企业业文化和和可持续续发展的的基础。经济学学家指出出，新世世纪的中中国企业业要想实实现可持持续发展展，就必必须更加加注意企企业形象象的塑造造和企业业文化的的培育。企业形形象如何何塑造？通过企企业文化化建设来来塑造。那么，企企业文化化又从何何而来？从企业业的历史史中积淀淀和提炼炼出来。企业档档案是企企业发展展的真实实记录和和见证，它它不仅自自身是企企业文化化的组成成部分，而而且还是是展示企企业文化化的生动动媒介和和提炼企企业价值值理念的的原始素素材。企企业档案案中的各各种文件件、荣誉誉证书、奖状奖奖杯、企企业标记记、照片片、录音音、录像像等等，不不仅可以以反映企企业艰
7、难难与辉煌煌的发展展历程，培培养员工工对企业业的认同同感归属属感，还还可以从从这些史史迹中提提炼出企企业的文文化理念念和经营营理念。这种经经过提炼炼的企业业文化，是是企业长长远发展展的不竭竭之源。2滞后后的档案案工作可可能成为为制约民民营企业业发展的的“短板”。“木桶法法则”告诉我我们，一一只木桶桶能装多多少水，取取决于桶桶上最短短的那块块板的高高度。档档案工作作之于民民营企业业，犹如如桶上的的一块板板与整个个木桶的的关系。也许我我们无法法具体说说清楚档档案工作作对企业业经济效效益的直直接贡献献，但是是我们可可以肯定定，没有有完善的的档案管管理，企企业的管管理就会会出现难难以弥补补的漏洞洞，而
8、这这一漏洞洞很可能能就是制制约企业业整体效效益的一一块“短板”。3档案案在建立立企业信信用和规规避企业业风险中中有着不不可替代代的凭证证和依据据作用。企业信信用是建建立在实实实在在在的信用用信息基基础上的的，而档档案是构构成这种种信用信信息的核核心资 闻沫：民营营企业，固固疾重重重，中中国经营营报，220000年8月月29日日 魏杰：民企企二次创创业与企企业管理理现代化化，经经济日报报，119999年9月月8日 序源。首先先，完善善的档案案管理可可以成为为展示企企业自身身诚信的的一个窗窗口。如如果企业业能系统统地保存存有关企企业资质质、企业业历史、合同协协议、财财务账册册、纳税税记录以以及反映
9、映企业社社会良好好评价的的证件和和文字图图片等材材料，就就会使人人们对企企业信誉誉产生直直观的印印象，从从心理上上赢得客客户的信信任；同同时，企企业在讲讲究自我我诚信的的同时，还还要时刻刻警惕并并设法规规避来自自客户的的信用欺欺诈。企企业凭什什么来掌掌握和评评估客户户的资信信状况？凭什么么对发生生的信用用问题诉诉诸法律律并取得得胜诉？唯有靠靠企业完完整的交交易记录录和客户户信用档档案。三、企业业档案工工作的基基本内容容企业档案案工作的的基本内内容包括括：企业业档案管管理制度度的制定定、企业业档案管管理网络络的建立立以及企企业档案案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等等环节的的档案业业务活动动三
10、大方方面。1制定定企业档档案管理理制度。俗话说说，没有有规矩不不成方圆圆。要搞搞好企业业档案工工作，必必须有相相应的企企业档案案管理制制度作保保证。各各企业应应根据国国家有关关法律法法规的规规定，结结合本企企业实际际，制定定以下档档案管理理制度：1企业业档案管管理细则则。是企企业根据据国家有有关法律律法规的的规定，结结合企业业实际制制定的档档案管理理方面的的总制度度，它应应对本企企业档案案工作原原则、档档案管理理体制和和档案工工作人员员职责、档案管管理各项项业务等等内容作作出具体体规定。 2企业业各类文文件材料料的归档档制度。是保证证企业各各种文件件材料能能够完整整、准确确、及时时归档的的一项
11、重重要制度度。主要要包括各各类文件件材料的的归档范范围、归归档时间间、归档档要求，有有时还须须明确归归档份数数和归档档手续。归档制制度最好好根据企企业档案案的分类类办法，分分类制定定。3企业业档案利利用制度度。档案案利用是是企业档档案管理理工作的的重要内内容，是是发挥企企业档案案作用的的重要途途径，也也是企业业档案工工作的根根本目的的。档案案利用制制度一般般应包括括利用范范围、利利用手续续、利用用要求及及注意事事项等内内容。4企业业档案保保密制度度。是为为保证企企业档案案信息安安全而制制定的专专门制度度。内容容主要包包括档案案人员的的保密职职责、利利用涉密密档案的的审批手手续、涉涉密档案案管理
12、规规定等。 5企业业档案保保管制度度。是有有关档案案保管条条件和档档案管理理人员保保管档案案职责的的规定。具体内内容应包包括档案案的接收收、档案案的排架架、库房房的管理理以及特特殊载体体档案的的保管等等要求。6企业业档案鉴鉴定销毁毁制度。是规定定档案保保管期限限鉴定方方法、组组织以及及对保管管期满档档案进行行鉴定销销毁的程程序、手手续的一一项制度度。内容容应包括括档案鉴鉴定的依依据、鉴鉴定工 作的组织织、档案案销毁的的程序和和手续等等。（7）企企业档案案人员岗岗位责任任制。这这是为进进行档案案工作目目标管理理而制定定的，专专门针对对企业档档案管理理人员岗岗位职责责而制定定的一项项制度，也也是企
13、业业考核档档案工作作人员完完成岗位位职责的的主要依依据。其其内容主主要包括括档案人人员的素素质要求求、档案案人员熟熟悉业务务的标准准、档案案人员工工作内容容等。 企业档案案管理各各种制度度的具体体内容，请请参考本本书第五五部分企企业文件件及档案案管理制制度范本本。1建立立企业档档案管理理网络。所谓企企业档案案管理网网络，就就是由分分管档案案工作的的企业领领导、主主管企业业档案工工作的部部门领导导、企业业档案管管理机构构或专职职（或专专责）档档案员和和企业各各部门（车车间）兼兼职档案案员组成成的企业业档案工工作系统统。在这这个系统统中，企企业档案案管理机机构或专专职（或或专责）档档案员是是主干，
14、各各部门的的兼职档档案员是是分支。建立企企业档案案管理网网络后，应应编制档档案管理理网络人人员名册册，并组组织有关关人员开开展档案案业务活活动。2及时时开展企企业档案案的收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、利用用等环节节的业务务活动，确确保企业业档案的的完整、准确、系统。企业档档案管理理各业务务环节的的具体内内容和要要求，请请参考本本书第二二部分企企业档案案管理的的业务环环节。目 录第一部分分 企业业各类文文件材料料的归档档范围及及保管期期限一、企业业通用性性文件材材料的归归档范围围及保管管期限表表.1（一）管管理性文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.11（二）建建设项目目（民用用）文
15、件件材料归归档范围围及保管管期限表表.3（三）科科研项目目文件材材料归档档范围及及保管期期限表.122（四）设设备文件件材料归归档范围围及保管管期限表表.133（五）会会计档案案收集范范围及保保管期限限表.133（六）客客户档案案收集范范围及保保管期限限表.144（七）员员工档案案收集范范围及保保管期限限表.144（八）特特殊载体体档案收收集归档档范围及及保管期期限表.155二、各类类企业专专业性文文件材料料的归档档范围及及保管期期限表.116（一）制制造业产产生的专专业性文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.166（二）信信息传输输、计算算机服务务和软件件业专业业性文件件材料归归档范围围及
16、保管管期限表表.18（三）批批发和零零售业产产生的专专有文件件材料归归档范围围及保管管期限表表.211（四）物物流、运运输业专专业性文文件材料料归档范范围及保保管期限限表.277（五）租租赁行业业产生的的专业性性文件材材料归档档范围及及保管期期限表.277第二部分分 企业业档案管管理的业业务环节节一、企业业档案分分类编号号方案的的编制.29（一）企企业档案案的种类类.229 （二）企企业档案案的分类类.299二、企业业档案整整理规则则及编目目方法.32（一）企企业管理理性档案案的整理理规则及及编目方方法.322（二）企企业科技技类档案案的整理理规则及及编目方方法.333（三）企企业会计计档案的
17、的整理规规则及编编目方法法.377（四）企企业特殊殊载体档档案的整整理规则则及编目目方法.399（五）职职工档案案类的整整理规则则与编目目方法.399（六）企企业档案案分类方方案.440三、企业业档案保保管与排排架.45（一）档档案的保保管.445（二）库库房的合合理利用用和排架架管理.466四、企业业档案的的鉴定与与统计.447（一）档档案的鉴鉴定.447（二）档档案的统统计.499五、企业业档案信信息资源源的整合合与利用用.50（一）档档案信息息资源的的整合.511（二）采采取多种种方式直直接开展展服务.54第三部分分 企业业电子文文件及其其归档管管理一、电子子文件的的特性.555（一）电
18、电子文件件对载体体的依赖赖性与游游离性.555（二）资资源共享享的方便便快捷与与信息的的不安全全性.566二、企业业电子文文件归档档管理的的原则.56（一）电电子文件件归档管管理原则则.566（二）电电子文件件归档管管理体系系的构建建.5772 三、电子子文件的的归档制制度.58（一）归归档模式式.558（二）归归档范围围.588（三）归归档时间间. 559（四）归归档要求求. 559四、归档档电子文文件的保保管与利利用.60（一）归归档电子子文件的的保管.660（二）归归档电子子文件的的利用.661第四部分分 企业业实用管管理制度度范本一、企业业各类文文件材料料的归档档制度.62（一）企企业
19、管理理性文件件材料归归档制度度.622（二）企企业建设设项目文文件材料料归档制制度.633（三）企企业设备备文件材材料归档档制度.63（四）企企业会计计档案的的归档制制度.64（五）企企业合同同文件材材料的归归档制度度.64（六）企企业员工工档案的的归档制制度.655（七）企企业特殊殊载体档档案的归归档制度度.655（八）企企业各种种专业性性文件材材料的归归档制度度.666二、有关关企业档档案管理理的各种种制度.66（一）企企业档案案管理细细则.666（二）企企业档案案借阅制制度.668（三）企企业档案案保密制制度.688（四）企企业档案案保管制制度.668（五）企企业档案案鉴定销销毁制度度.699（六）企企业档案案员岗位位职责.770附 录11（一）查查（借）阅阅文件登登记表.71（二）档档案移交交（接收收）登记记表.722（三）借借阅档案案登记表表.773（四）档档案利用用效果登登记表.774（五）档档案销毁毁清册.775（六）归归档文件件目录.776（七）文文书档案案案卷目目录.777（八）文文书档案案卷内文文件目录录.788（九）科科技档案案案卷目目录.779（十）科科技档案案卷内目目录.880（十一）会会计档案案目录.811（十二）照照片档案案卷内