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1、宝信实业有限公司管理制度标题内部沟通制度文件编号BSGL0011版 次A/1发行日期2004年3月1日页 码共5页 第20页一、总则1、制定目的1.1建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。2、适用范范围2.1公司司内部涉涉及到文文件沟通通、会议议沟通及及其他形形式沟通通时均适适用。3、管理权权责3.1总经经理室权权责3.1.11总经理理召开的的会议、公公司例会会、临时时性会议议的通知知、召集集，会议议资料的的准备,会议记记录，会会议决议议追踪及及呈报；3.1.22总经理理信箱（传传统信箱箱以及电电子信箱箱）的管管理，定定期收、呈呈；3.1.33企业制制度、正正式文件件的颁布布、发行行；3
2、.1.44公司决决议事项项和总经经理指令令的通知知、传达达；3.1.55有关事事务的联联络、协协调、催催办。3.2各部部门主管管权责3.2.11出席要要求参加加的会议议、执行行会议决决议；3.2.22根据会会议要求求、上级级指示或或工作需需要，向向所属部部门、员员工传达达会议决决议及公公司的政政策、规规章、要要求等；3.2.33定期或或不定期期向总经经理或分分管副总总作述职职汇报，及及相关业业务状况况的呈报报；3.2.44部门会会议的通通知、召召集、会会议资料料的准备备、会议议决议追追踪及呈呈报；3.2.55有关事事务的联联络、协协调、催催办。二、内容4、规定 4.1总则则公司组织内内部的正正
3、常沟通通管道有有如下三三种形式式：4.1.11正式的的文件(含文书书)沟通4.1.22会议沟沟通(例行会会议、临临时性会会议)4.1.33非正式式场合、形形式的沟沟通(总经理理信箱、个个别交谈谈等)4.2文件件(含文书书)沟通4.2.11规章、制制度类文文件A、规定各各种规章章制度及及作业程程序、作作业规范范、操作作标准并并经相关关权责主主管审核核、批准准的正式式文件，有有专一主主题、格格式化、适适用期长长，一般般不针对对具体个个人、具具体时间间，并在在相应范范围内必必须遵循循的基础础性制度度；B、公司制制订的制制度规章章，由（总总）经理理室颁布布、发放放。4.2.22联络、通通知类文文书A、
4、进行各各种具体体事务联联络、通通知、交交办、指指令、呈呈报等文文书。一一般适用用期较短短，针对对性较具具体，适适用期过过后，多多数无保保存价值值或存档档年限短短。另外外，有些些临时性性或试行行性制度度也可采采用此类类形式。B、各部门门之间、公公司内部部之间具具体事务务联络、协协调、知知会等事事宜办理理都可用用联络络单形形式体现现、传递递。C、上级主主管、上上级部门门的事项项通知、指指令的传传达、发发布,也都可可用联联络单形形式体现现。4.2.33签（呈呈）、报报告、报报表类文文书A、下级呈呈报上级级，下属属部门呈呈报直接接主管部部门、主主管部门门向公司司或总经经理的述述职报告告，专项项工作汇汇
5、报、签签呈及各各项业务务报表等等，分为为定期及及不定期期的呈递递；B、须定期期呈报有有：a. 生产计划报报表、生生产月报报表、品品质分析析报表、毛毛利预算算表、财财务收支支预算、采采购资金金计划表表等；b. 业务部的业业务报表表、销售售及费用用月计划划表及相相关分析析报告等等；c. 财务部的财财务报表表、财务务分析报报告、责责任单位位成本绩绩效报告告；d. 下级主管对对上级主主管的述述职报告告、工作作报告。C、不定期期呈报a. 专项工作报报告；b. 具体事项呈呈报核准准的签（呈呈）。4.2.44会议记记录类文文书A、各类会会议由主主持人指指定人员员做会会议记录录，（副副）总经经理主持持召集的的
6、会议原原则上由由（总）经经理室负负责会会议记录录；B、对会议议决议涉涉及具体体工作安安排，须须确认追追踪结果果，由会会议记录录者形成成决议议事项追追踪表，经经主持人人指定专专人进行行追踪、确确认。（副副）总经经理主持持会议的的决议事事项的追追踪、确确认除非非总经理理另行指指定，原原则上由由（总）经经理室负负责；C、对会议议决议涉涉及一般般事项的的规定须须传达、通通知、知知会的，由由会议记记录者形形成联联络单，经经主持人人签名确确认后，发发放相关关单位人人员；D、重要会会议的会会议记录录，经经主持人人签名确确认后，由由会议记记录者复复印分发发或传阅阅与会人人员或相相关人员员。4.2.55文件沟沟
7、通途径径说明A、审批、发发布a. 公司性制度度由（总总）经理理室组织织制订，经经相关权权责主管管审核，总总经理批批准后，颁颁布、发发放；b. 各单位部门门内部制制度由部部门在不不与公司司制度相相抵触的的前提下下提出或或组织制制订，经经部门经经（副）理理审核，总总经理批批准后，颁颁布、发发放；报批前须须送（总总）经理理室会审审，确认认同公司司相关制制度无矛矛盾、抵抵触。c. 发出的“联联络单”须经发发出部门门（单位位）主管管签章确确认并抄抄送（复复印）上上二级主主管，须须回复者者须经受受文部门门（单位位）主管管签章确确认，并并抄送（复复印）其其上二级级主管；d. 对会议记录录类的文文书按本本制度
8、44.2.4.条条款执行行；e. 对须张榜公公布的公公告、任任命、通通知等文文书发布布前：由（总）经经理室负负责审稿稿，必要要时，上上呈总经经理审阅阅(核)方可；f. 所有签（呈呈）报告告、报表表均需层层呈至上上二级主主管。B、发放记记录 a.对对传阅的的文件、文文书，由由发放部部门要求求传阅对对象在传传阅记录录表签签章记录录；b.对正式式发放文文件，由由发放部部门要求求收件者者在文文件分发发记录表表上签签收登录录；c.对联联络单、决决议事项项追踪表表等的的文书，必必要时，发发出部门门可要求求收文者者在文文件分发发记录表表签收收登录，收收文者不不得拒签签，拒签签者予以以记过处处分。C、传递规规
9、定a. 文件件传递采采用专门门的文件件夹传递递，文件件夹外除除有“部门门专用”字样外外，用不不同颜色色色标区区分文件件性质；b. “急急件”使用红红色色标标，“密件”使用白白色色标标，一般般性呈阅阅文件使使用黄色色色标，部部门间传传递文件件或部门门内传阅阅文件采采用绿色色色标；c. 收文文者在接接收来文文后需在在规定的的时间内内着手处处理文件件中的相相关事宜宜，其中中“急件”时限为为1小时时，其他他文件为为4小时时；D、文件存存档由（总总）经理理室负责责，所有有颁布、发发放的文文件必须须存档一一份。4.3会议议沟通4.3.11会议类类别A例行性性会议； B临时性性会议。4.3.22例行性性会议
10、NO单位会议名称周期会议目的时间地点主持人参加人员01总公司月度经营会会议月1、 检讨总结上上月经营营、管理理状况，分分析绩效效指标完完成情况况2、 设定下月经经营、管管理重点点，拟出出工作计计划与重重大决议议3、 公司重大经经营、管管理决策策讨论或或发布每月第一个个星期二晚7：00佳诚公司大大会议室室总经理总经理直属属各公司司、各部部门主管管以及董董事长、总总经理指指定人员员02总公司月度干部会会议月每月第一个个星期五晚7：00佳诚公司大大会议室室总经理各科（室）主主管或其其职务代代理人，以以及总经经理指定定参加人人员03资金部财务会议周总结、分析析总公司司及各公公司财务务状况每周六总公司四
11、楼楼会议室室董事长资金部及各各公司会会计人员员04宝诚公司早会周宣传、颁布布有关事事项每周一早上上8:330宝诚公司办办公室副总经理宝诚公司全全体员工工05宝诚公司业务会议周总结上周经经营状况况及本周周工作计计划每周一早上上宝诚公司办办公室副总经理宝诚公司全全体员工工06弘通公司早会周工作安排每周一、周周三、周周五早上上8:00弘通公司会会议室进出口部主主管进出口部全全体员工工07弘通公司检讨会周业务与财务务沟通检检讨每周六弘通公司会会议室副总经理进出口部/财务室室主管08佳诚公司早会周总结上周工工作，明明确改善善方向，提提出建议议 周一早上77:30佳诚公司办办公室门门前各部门主管管轮流佳诚
12、公司全全体员工工09佳诚公司产销协调会会议周增强部门之之间信息息沟通，提提升配合合度周一下午4：00佳诚公司大大会议室室业务部主管管助理科长（含含）以上上及总经经理指定定人员10佳诚公司客服经营检检讨会月相互交流，检检讨和改改善客户户服务指定时间佳诚公司大大会议室室业务部主管管指定人员4.3.33临时性性会议由由总经理理或相关关权责主主管依需需要时动动议召集集4.3.44会议管管理A、例行性性会议如如有变更更原则上上应提前前半个工工作日通通知，如如无变更更则不另另行通知知；B、临时性性会议原原则上应应至少提提前1小时通通知参加加人员；C、会议参参加者必必须准时时出席并并签到，因因故无法法到会者
13、者,事先须须向主持持人请假假并取得得许可，或或派代理理人出席席(代理人人应向主主持人报报备)，迟到到、早退退者须向向主持人人报备,取得谅谅解及同同意；D、会议应应事先明明确主题题，与会会人员应应依据本本职工作作做好各各种准备备(包括资资料、数数据)；E、主持人人应控制制会议时时程，尽尽量在规规定的时时间内结结束会议议；F、会议决决议的落落实实施施情况，应应作为下下次会议议议题之之一；G、会议记记录按本本制度44.2.4条款款执行。4.4非正正规场合合、形式式的沟通通4.4.11由（总总）经理理室设置置总经理理信箱，并并负责定定期的收收集、呈呈递总经经理；4.4.22除工作作接触外外，各级级主管
14、应应定期或或不定期期与下属属进行交交谈沟通通，以增增进彼此此了解，掌掌握各层层次人员员的动态态信息，帮帮助决策策层把握握方向，适适当准确确地制定定相关政政策，原原则上：A、总经理理、部门门经（副副）理等等直接部部属每个个月应有有一次交交谈沟通通，总经经理同下下二级部部属，每每季度应应有一次次交谈沟沟通；B、经（副副）理同同直接部部属每周周应有一一次交谈谈、沟通通，同其其他部属属每月应应有一次次交谈、沟沟通。5、参考资资料5.1人人事管理理制度6、附件6.1内部部联络函函6.2签呈呈6.3会议议记录6.4工作作事项追追踪表6.5传阅阅记录表表6.6文件件分发回回收记录录表东 莞莞 宝 信内 部
15、联联 络 函联络事项：受文者CC知会单单位发文者核示核发 跨部门门 部门内内 全公司司 单位核准：_ 主管_生效日期奉效准日生生效年 月 日签 呈上级主管意见签名/日期期：会 议 记 录会议名称地 点会议时间主持人核准审核记录出席人员缺席人员及及缺席原原因会议议程及及发言内内容第 页页，共 页页工 作 事事 项 追 踪踪 表项次工作事项责任人工作目标要要求追踪人进度结果追追踪备注核准： 审核： 作成：传阅记录表表发文单位：文件编号文件（资料料）名称称版本/版次次传阅内容要求阅读人意见栏文件分发回回收记录录表项次文件编号文件（资料料）名称称版本/版次次收文单位收文者份数发文日期回收单位回收者回收日期