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1、主题内容容与适用用范围本指导书书规定了了海运出出口整箱箱客户服服务的操操作规范范。本指导书书适用于于海运出出口整箱箱客户服服务环节节。服务规范范“客户服服务”（简称称“客服”）是海运运出口的的关键环环节，直直接与客客户、船船公司或或船代发发生业务务联系。“客户服务”人员的业务素质与形象将直接影响到本公司的形象与信誉。客户服务务人员应应严格按按指导书书的规范范，及时时将客户户的委托托和更改改信息及及时正确确地输入入联网电电脑并通通知相关关部门。负责查询询、审核核联网电电脑中各各方的互互联信息息数据和和其他业业务环节节移交的的各种单单证，并并将业务务操作信信息及时时正确地地反馈给给客户。掌握客户户
2、情况。对对于客户户提出的的要求，要要耐心解解释，指指导客户户正确做做法；对对业务操操作的突突发应急急信息，应应立即向向客户反反馈，与与客户建建立良好好的合作作关系。程序接单a、 自揽货收到海海运出口口委托书书（）及业务务员提供供的业业务交接接单（）。客户委托也可自选集装箱货物托运单（）的格式。b、 指定货收到市场场部提供供的业业务交接接单（）和客户户自选的托运单单（）。c、 对于新客客户，应应主动将将我司操操作人员员的联系系方式告告诉客户户，以便便联系。并建议新客户尽量使用公司提供的海运出口委托书（）。审核客户户的海海运出口口委托书书，包包括以下下内容：a、 应加盖公公章或业业务章，并并有委托
3、托人签名名，否则则，应有有航线经经理签字字同意。b、 应清楚列列明开航航日期、目目的港、中中英文品品名及是是否指定定船东。c、 应注明箱箱型箱量量、毛重重体积，判判断箱型型箱量与与所对应应的毛重重体积是是否匹配配合理。应应该清楚楚每一种种箱型的的容积限限重，如果看看到上的的容积毛毛重是其其箱型箱箱量所不不能容纳纳时，应立即向向客户确确认是否否有哪一一个数据据有错误误，避免免订错柜柜型柜量量。另外，接接受小柜委托托时，毛毛重超过过或品名名是石头头或罐头头等重货货时，应应向客户户确认是是否要使使用超重重柜，以以便订舱舱时向船船东提出出正确要要求。因为各船船东对超超重柜有有控制，且且运价和和小柜相相
4、比也会会有差别别。如果果在订舱舱的时候候没有确确认好，很很可能对对后续操操作造成成困难。d、 冻柜货物物必须注注明温度度和通风风口。e、 审核运价价及相关关杂费是是否与业业务交接接单的的一致，如如差异，应应立即请请求业务务员处理理。f、 应注明海海运费付付款方式式，如：预付、到到付或第第三地付付款。g、 装箱要求求，如：场装、拖拖装或自自理。场场装要注注明预计计送货时时间，场场装地点点；拖装装要注明明上柜时时间、地地点和联联系方式式，自理理的要注注明排完完后的单单证交接接方式。h、 报关报检检要求，如如：代理理报关、报报检或自自理。i、 费用结算算，即该该笔业务务费用的的结算方方式，如如委托人
5、人付款、发发货人付付款或者者第三方方付款。j、 特殊操作作要求，如如：食品品柜做柜柜检；冻冻柜拖车车是否带带发电机机、石头头货是否否需要超超重柜、是是否需要要做熏蒸蒸等；是是否要做做转关，带带手册。k、 收、发货货人资料料及品名名等栏应应符合船船公司的的相关规规定。l、 客户做信信用证或或应目的的港要求求,需出出具船证证,提单单上加注注条款等等,应事事前征得得船东同同意。m、 美线还应应与客人人确认选选择运输输方式（或），因为运输方式不同，相应的海运费也不同。n、 以下几个个港口，船船公司有有不同的的挂靠港港，订舱舱前向客客户确认认清楚：分南北港港， 分分北港和和西港； 分，码头； 分新新港和
6、旧旧港； 分 和和；分和。o、 未满足以以上内容容者，应应尽量要要求客人人补齐后后重新提提供，或或与客人人确认后后自行补补齐并注注明确认认人及时时间。将业务资资料录入入系统a、 双击桌面面上的海海运系统统图标 , 启动“货代管管理系统统”应用程程序。如如下图所示，在在“系统登登录”对话框框中输入入密码后后按“确认”按钮进进入系统统。图b、 若为首次次登录，请请在“货代管管理系统统”窗口中中，点击击“登录”菜单下下的“注册”子菜单单，此时时会弹出出“系统登登录”对话框框，输入入用户名名及密码码后以“确认”按钮进进入系统统。 将客人人托单资资料录入入系统、点击进进入“外贸系系统”菜单下下的 “出口
7、业业务” 子菜菜单下的的“出口资资料”，如下图图所示。图b、 在弹出窗窗口中（如如下图所所示），点点击“新增”按钮打打开一个个新的业业务输入入界面，即即：“提单（）”页面。图c、 在“提单单”页面的的相应栏栏目内录录入资料料，如下下图。请请注意加加红色圈圈圈的项项目为重重要信息息，要求求填写准准确、完完整。图d、 业务委托托更改当客人原原先委托托的业务务须作更改改时，应应做到： 客人要求求更改时时，应有有客人的书面面确认，并由“原客服”人员对更改内容进行评审; 要求客人人更改时时，应有有客人书面确确认; 更改后的的委托托书及及更改书书面确认认应及时时通知到到相关环环节或部部门； 更改的书书面确
8、认认建议采用用我司的的委托托更改通通知单（）。 对更改产产生的相关费用用应同时时确认并并及时录入入系统。系统录入入小提示示：注：订舱舱重要信信息开航期、船船东、卸卸货港、交交货地等等，及定定舱箱量量等信息息是订舱舱所必需需的重要要业务内容，请请认真填填写以免免发生订订舱错误误。由于于系统要要求所有有的船名名航次资资料必须须从已录录入的船船期表中中选择，无无法手工工输入，因因此，必必须双击击船名或或者航次次栏，然然后在弹弹出的船船期表中中选择相相应的船船名航次次，在船船名航次次不能确确认的情情况下，可可暂时选选择“”录入，等等到船东东订舱舱确认单单（）后再选选择正确确的船名名航次。注：业务务来源
9、的的正确标标识业务来源源分为：直客货货（客户户直接委委托我司司订舱的的）、同同行货（其其他货代代同行委委托我司司订舱的的）和指指定货（国国外代理理指定的的）三种种，请根根据委托托情况选选择。注：装箱箱方式“整箱”、“拼箱”（含货货主自拼拼箱）、“散货”这三种装箱方式的正确选择直接关系到业务数据分析的准确性，也关系到报文生成的准确性。注：业务务状态正常情况况下，船船舶开航航后，该该航次已已订舱的的货物状状态只能能是“出运”和“退载”两种状状态，不不可能再再出现“未出运运”状态；对对一些单单报关、拖拖车的操操作货，业业务状态态设置为“未出运运”。根据公公司要求求，在船船开航后后二个工工作日内内，必
10、须须正确标标识当前前航次所所有货物物的业务务状态。注：收发发货人、通知人人及委托托人发货人、收收货人、通通知人、委委托人等等信息可可通过双双击相关关栏目从从客户资资料库中中选择录录入以减减轻录入入的工作作量，因因涉及统统计需要要，发货货人、委委托人必必须从客客户资料料库中选选择，收收货人和和通知人人可以选选择手工工直接录录入；在在录入发发货人，委委托人资资料时，遇遇到海运运电脑操操作系统统中无此此信息或或信息不不完整，可以电电子邮件件的形式式，提供供正确的的客户信信息，向向航线经理申申请，由由经理通通知代码码维护员员新建维维护客户户资料。注：中转转港各船代对对中转港港的录入入有不同同的要求求，
11、请根根据船代代要求将将中转港港录在相相应栏内内。较多多情况下下是录在在“卸货港港”栏内或或者在品品名栏内内显示“”字样(海沧海海关不允允许中转转港体现现在品名名下)，应应显示在在。若遇到船东确确认的中中转港，卸货港和目的港各不相同时，则应将中转港打在品名下，卸货港和目的港显示在托单相应的卸货港和交货地点处。注：船东东与承运运人针对目前前同行之之间互货货物增多多及船东东订舱代代理的出出现，系系统设置置了船东东栏和承承运人栏栏，用来来区分真真正的承承运人和和外同行行或船东东订舱代代理，以以便取得得更为细细化的统统计数据据。船东东是指真真正的承承运人，而而承运人人是指外外的同行行或船东东代理。如如：
12、排的的船，因因目前均均通过泉泉州外代代订舱，这这种情况况下，船船东栏应应选择录录入“”，承运运人应选选择录入入“泉州外外代”；“现代”预付货货的订舱舱代理为为“万里达达”或“全通”或“乾坤元元”。注: 代代理()凡我司自自揽货,使用海海外代理理, 需需根据业务务员填写写的自揽揽货业务务使用代代理会签签表（）,经航航线经理理和市场场部经理理会签后后,在代代理()选择相相应的代代理信息息。e、 “提单”页面录录完后，转转至“集装箱箱货物”页面（如如下图所示），录录入委托托书上货货物的基基本信息息，包括括：唛头头、品名名、件数数、毛重重、体积积等。图f、 最后在“其他信信息”页面（如如下图所示），录
13、录入有关关的操作作信息，包包括场拖拖方式、报报关方式式、报关关行、装装箱地、码码头等。图系统录入入小提示示：注：场拖拖方式的的正确标标识场拖方式式的判别别是以费费用结算算方式为为基准的的，凡是是费用由由客人自自行与堆堆场或者者拖车公司结结算的，均均应判别别为“自理”；凡是是费用由由我司海海运部代代垫给堆堆场或者者拖车公公司的，请请根据具具体情况况选择录录入“场装”、“拖装”或“仓装”。注：场拖拖单位的的正确录录入不管场拖拖方式是是否为自自理，如如果知道道具体的的场拖单单位，请请录入场场拖单位位的名称称；尤其其是场装装货，应应录入堆堆场的名名称。如如上图中的操操作信息息表示：胜狮场场装，费费用由
14、我我司代收收代付。注：报关关方式的的正确标标识报关方式式的判别别是以费费用结算算方式为为基准的的，凡由由厦门永兴兴达报关关有限公公司报关关且费用用与我司司海运部部结算的的，判别别为“代理报报关”；否则则为“自理报报关”。对自自理报关关的，应应录入报报关行名名称，以以便统计计客人报报关情况况，方便便外勤递递送报关关资料及及提高取取回八联联的效率率。如客客户自行行操作,不需我我司领取取第八联联,可录录入“待定”.上图图中的操操作信息息表示：华贸报报关行报报关，费费用由客客人自行行与报关关行结算算。注：如需需出分单单，则请请在“提单（）”页面录入相关信息。注: “ 提单单”页面新增托运运资料,如果客
15、客户长期期合作,基本资资料相对对固定,当有新新的业务务发生时时,可直直接在出出口资料料新增旁旁的小三三角号处处点击选选择“复制（不不包含船船名、航次、港口），即即会出现现一票新新的业务务，而该该票的内内容和被被选择复复制的内内容一致致，只需需将船名名、航次、港口补入入，并更更改新业业务所需需的正确确数据即即可,这这会大大大节省录录制系统统的时间间。 订舱及及排载、排船东东1) 向船东订订舱（1） 传真订舱舱将完整的的业务资资料录入入系统，经经检查无无误以后，点点击“托单”工具按按钮，弹出“打印托运运单选项项”的对话话框（如如下图），进进行相应应的“选项”设置后后，按“确认”键，在在弹出的的“打
16、印托托运单”对话框框（如下下图）中中的“托运单单模板”栏选择择“”，按“打 印”按钮刷刷出托单单并传真真给船东东；托运运单上需需清楚标标明所订订的船期期，我司司的联系系人员，具具体的电电话，传传真号，需需申请运运价的，在在托运单单上注明明联系人人及运价价，有特特殊条款款，船证证要求，提提单需做做，需一一并在托托运单上上显示。图图对于和有有专门的的托单格格式，如如：韩韩进托单单（）和和胜利利托单（）等。（2） 电子订舱舱系统中各各船代的的电子订订舱报文文生成方方式基本本类同，电电子订舱舱操作流流程也基基本与厦厦门外代代的一致致，下面面简单介介绍厦门门外代的的电子订订舱报文文生成方方式（具具体的操
17、操作流程程可以参参阅外代代公布的的 网网上订舱舱货代用用户使用用说明）。系统订舱舱报文的的生成方方式：如如下图所所示，点点击“订舱” 工具具按钮弹弹出“电子订订舱”，对话话框，选选择“报文类类别”为“电子定定舱”，并点击“另存为为”按钮。以默认认的路径径保存取得得船东确确认。图2) 船东的订订舱确认认（1） 若是向船船东传真真订舱，一一般会收收到船东东的传真真确认，如如，马尾尾美丰等等，以星叫叫“提箱确确认书”。收到到船东的的订舱确确认书后后，复印印两份备备用；而而，等船东东收到托托单后，会会在相关关的网站站上给与与确认。（2） 若是电子子订舱，如如，等，请请上网查查看，并并打印出出“船东确确
18、认书”。（3） 船东一般般会确认认的信息有：船名名航次，提提单号(我司自自行提供供提单号号的有外勤到到外代领领取，现代的到付货（,美丰)，中转港，目的港，开航期，付款方式，运输条款，箱型箱量，费用明细（如），提箱地点等。（4） “客服”定要仔细细检查船船东所确确认的各各项信息息，审核核其是否否与托运运单的要要求相符符；若发发现不符符合，应应及时向向船东提提出，要要求其重重新确认认。（5） 确认无误误后，将将相关的的船名，航航次，提提单号等等之前不不确定的的信息补补录入系系统，打打印一份份完整的的托运单单留底；并传真真给客户户，告知知所排的的船名，航航次，提提单号，船船期，落落实所排排载船舶舶的
19、挂靠靠码头海海关投单单截进场场截放行行截核对对提单时时间。b、 向船代排排载目前只要要一向船船代订舱舱，就需需付订舱舱费每票票。中远远与山东东烟台因因自行订订舱，只只要一传传托单，收收到其确确认，就就需付订订舱费。所所以在订订舱前，务务必与客客人电话话确认是是否可以以作排载载，以避避免因客客人的计计划临时时发生变变化而多多产生订订舱费。1) 在船代网网上作电电子排载载时，登登录相应应的船代代网站，作作电子排排载（详详细操作作请参阅阅各船代代网上提提供的使使用说明明）。2) 取得排载载确认。（1） 船代系统统对比我我司所提提供的报报文信息息后，若若无问题题，则会会给予确确认，提提供电子子确认号号
20、，客服服应将该该号码录录入我司司系统（出出口资料料）中“电子确确认号”栏内，以以备提箱箱（打）和和电子申申报需要要。（2） 打印提箱箱联（联联副）。录录完电子子订舱号号后，点点击“托单”工具按按钮弹出出“打印托托运单选选项”对话框框，进行行相应的的“选项”设置后后，按“确认”键。在在弹出的的“打印托托运单”对话框框中的“托运单单模板”栏内，选选择“厦门外外代”，再按按“打印”按钮刷刷出提箱箱联（五五联六副副）给拖拖车公司司提箱用用，另刷刷出任意意联（一一般常用用第四联联）留底底备查（参参考上图，）。（3） 部分船东东无法在在网上排排载此时需刷刷出全套套排载资资料（联联、联、副、联）交交外勤前前
21、往船代代柜台办办理手工工排载手手续。船船代会收收取第二二联作为为其制作作“舱单预预配”的凭证证,然后后在五联联,六、七七、八联联上加盖盖订舱章章后退还还外勤。外外勤应及及时将盖盖章的五五联及六六、七、八八、九联联退还客客服, 如山东东烟台，山山东海丰丰等。c、 排同行如果外排排给同行行，则将将“托运单单”（非原原版的客客户海海运出口口委托书书）传给给同行，并并告知单单证交接接方式，由由同行排排完后将将相关排排载单送送至我司司指定地地点。除除中远可可外排远远达；可外排排海投或或泉州外外代；外排外外代八部部；外排泉州州外代外外，其它它外排给给同行的的货(非非指定货货)，务务必事先先报备各各航线客客
22、户经理理，并填填写整整柜排同同行业务务登记表表（）,征得得航线经经理同意意后,方方可操作作。d、 使用海外外同行代代理时，须使用用使用用同行的的代理申申请表（），并取取得同意意。e、 在海运运出口业业务登记记本上上登记每每一票货货的业务务情况。 安排拖拖装场装装a、 我司安排排拖装1) 须提前四四天与客客户确认认装柜时时间,地地点及其其它装柜柜要求。2) 至少要提提前一个个半工作作日，将将与客人人确认好好的上柜柜时间、地地点及联联系人,对箱子子的特殊殊要求(柜检,超重,本家柜柜等),制作拖拖车联系系单（）给操作作部调度度；在装装箱备注注栏内注注明应收收的拖车车费用,格式如如下:拖拖车费燃燃油附
23、加加费吊箱箱附加费费安保费费，如拖拖南安水水头：。3) 下拖车计计划前,应将托托运单与与客户的的委托书书再审核核一遍,尤其注注意箱型型和箱量量。点击“查查看”“工作流流程”子菜单单（如下下图），弹弹出“工作流流程”窗口。选选择“装货计划划”页面（如如下图），录录入相关关信息，包包括上柜柜时间、拖拖车地点点、联系系人、联联系方式式等。录录完保存存后，点点击“发送”按钮，将将该拖运运信息下下达给操操作部调调度。图图4) 对于冷藏藏箱拖运运，我司司建议客客户使用用带发电电机的拖拖车,如如果客户户坚持要要求使用用不带发发电机的的拖车，请请使用冷冷藏箱拖拖车事宜宜确认函函（），由由客服填填制该确确认函，
24、然然后发给给客户签签字盖公公章。原原则上要要拿到客客户盖公公章的确确认函原原件,取取得客户户确认函函后方可可安排拖拖车计划划。b、 我司安排排场装仓仓装1) 场装（1） 若客户无无指定堆堆场，应应根据船船舶挂靠靠的码头头，选择择岛内或或岛外堆堆场，并并将相应应的堆场场示意图图传真给给客户。（2） 岛内主要要是港务务物流，新新远堆场场和寨上上裕利堆堆场；岛岛外主要要是裕雄雄堆场。（3） 为了便于于工厂送送货，应应将五、六六联附页页及“船东确确认书”交给操操作部负负责场装装的调度度人员，在在六联附附页上注注明场装装地点,预计到到货时间间，费用用结算情情况；若若发生需需薰蒸，柜柜检，超超重，本本家柜
25、等等特殊要要求时，务务必须注注明清楚楚。2) 仓装同一工厂厂在不同同的时间间将适合合集运的的货物送送到指定定的仓库库，统一一办理出出仓手续续。品名名多为服服装，鞋鞋子和工工艺品等等。注意：（1） 对于食品品柜,冻冻柜,需需做柜检检,应多多给调度度人员一一张任意意联,由由其安排排做柜检检。（2） 若须更改改已下达达过的计计划,填填写计计划更改改通知书书（）,通知知仓装调调度人员员。c、 对自理拖拖车或自自理场装装客户，应应指派外外勤将吊吊柜的相相关单证证（五联联六副及及一张船船东确认认书）交交给客户户或其指指定的第第三方。 报关、报报检a、 我司代理理报关1) 确认报关关资料送送到时间间或取报报
26、关资料料时间、地地点、联联系人。（1） 正常情况况下提前前一天半半将报关关资料送送交报关关行审单单。（2） 若无法提提前,又又需当天天报关当当天放行行的,于于九点前前通知外外勤送交交报关行行。（3） 特殊情况况的,提提前上报报主管,通知报报关行,及时跟跟踪。2) 取得报关关、报检检资料,在系统统的“业务流流程”中的“单据和和箱号”中录入入相关的的单证号号,如核核销单号号、手册册号等。3) 审核报关关资料,在每份份报关资资料上附附上一联联托运单单,清楚楚注明货货源地,提单运运费及商商检事项项;客户户若需用用指定商商编报关关的，须须告知报报关行人人员；如如遇需特特殊处理理,除书书面注明明外,另另与
27、相关关人员口口头再次次确认可可行性。4) 需我司代代做报关关资料的的，应根根据客户户提供的的信息，制制作清单单，发票票，合同同，做完完后须审审核一遍遍，尤其其须注意意包装单单位，件件数，净净重，毛毛重，金金额。5) 使用手册册的货物物应事先先确认手手册动向向。6) 法定商检检货物应应事先取取得换证证凭条、凭凭单或通通关单，连连同相关关的柜检检单；在在报关之之前先办办理报检检手续，在在客户的的换证凭凭条上注注明船名名，航次次，提单单号，客客服人员员，货主主名称，传传真给报报关行，以以便报关关行人员员及时换换取通关关单；尽尽量在货货柜进码码头前取取得通关关单,以以免碰到到商检查查验。7) 对于出口
28、口到欧洲洲，韩国国，美国国，菲律律宾，智智利等木木制包装装须做喷喷唛和薰薰蒸的，于于船开前前四天将将相关的的报检资资料，连连同一份份托运单单送交报报关行，告告知薰蒸蒸的堆场场，柜号号，货到到日期，以以便预约约喷唛，薰薰蒸。8) 确认另有有特殊要要求的单单证准备备情况,如出口口许可证证等。9) 制作报关关、报检检或报关关报检计计划给报报关行。在在“工作流流程”页面“报关”栏下选选择“申报类类型”为“只报关关”、“只报检检”、“报关报报检”，然后后点击“编制报报关计划划”或“编制报报检计划划”，（如下下图）。图b、 客户自理理报关1) 与客户确确认报关关单位名名称及报报关行。2) 在联的右右上角注
29、注明”哪家报报关行”,按客客户指示示将盖完完进场和和申报的的联送至至指定报报关行。3) 将缮制好好的六、七七、八联联传真一一份给报关行行，以便便及时核核对资料料。 制作关关单（联）、盖盖进场章章和申报报章向船代做做电子预预申报。点点击“订舱” 工具具按钮弹弹出“电子订订舱”对话框框，选择择“报文类类别”为“电子预预申报”，点击击“另存为为”按钮，以以默认的的路径及及文件名名保存，然然后登陆陆船代网网站，将将申报报报文提交交给船代代。船代接受受电子申申报后，可可以打出出电子预预申报单单。点击“托托单”工具按按钮弹出出“打印托托运单选选项”对话框框，进行行相应的的“选项”设置后后按“确认”键，在在
30、弹出的的“打印托托运单”对话框框中的“托运单单模板”栏选择择“厦门外外代，按按“打印”按钮刷刷出排载载单第一一、二、六六、七、八、九联（若若申报的的数据与与订舱的的数据一一致，则则刷出联即可可）。确认货物物进场后后将该关关单、电电子预申申报单交交给外勤勤去堆场场码头盖盖进场章章、船代代盖申报报章并送送达报关关行准备备报关。对电子申申报单可可先盖申申报章,再盖进场场章。已确确认报关关资料的的货物，尽尽早作电电子申报报，并制制作联交交外勤先先去盖申申报，但但是必须须注意：对于申申报后重重新要求求改单的的，船代代将要收收取￥元元票的改改单费。放行跟踪踪a、 跟踪落实实每一票票货的报报关、放行情情况；
31、任任何异常常，及时时反馈相相关人员员；特别别是遇到到船舶超超载，晚晚送放行行，码头头可能不不接单，须须联系船船东。b、 如遇查验验，通知知调度及及客户，让让客户准准备一份份详细的的装柜明明细，以以便海关关查验人人员在验验货时核核查。根根据海关关的查验验要求，指指派拖车车公司或或码头的的拖车，将将需要验验货的柜柜子拖到到指定地地点。若若遇装柜柜与报关关不符。须须提前知知会报关关行人员员。报关关行隔天天将回传传查验验费用申申报表。客客服收到到后给操操作部人人员预估估费用，而而后在系系统中录录入查验验费用，并并将此表表交给财财务部人人员。c、 船开当日日确认货货柜上船船情况,在系统统中“业务状状态”
32、点击“出运”,或”退载”。核对提单单a、 与客户核核对提单单资料至至；做完完申报以以后要先先将出口口资料导导入提单单资料，具具体做法法:1） 在出口资资料右方方，点击击“出运”，可选选择单票票或者合合并提单单；点击击“外贸系系统”菜单下下“提单资资料”子菜单单（如下下图）。图2） 再打开“提单资资料”窗口（如如下图），“查找”到要核核对提单单的那票票业务。根根据客人人提供的的装箱清清单，在在“集装箱箱货物” 页面面下录入入真实的的装箱情情况（如如下图）。如如果是多多个货柜柜，还需需在提单单页面右右方“分柜明明细“处打勾勾，这时时打制提提单时明明细的分分柜资料料才会显显示在提提单上。图图3） 经
33、核对录录入资料料无误后后，点击击“提单资资料”窗口下下“提单”按钮，将将跳出“打印提提单选项项”（如下下图），勾勾选“使用增增强报表表”并“确认”。图4） 在“打印印提单”对话框框中的“模板”，选择择“（传真真）”打印出出样单与与客人核核对提单单资料（如如下图）。在在收到客客户更改改时,还还是进入入提单资资料将数数据更改改为客户户要求的的数据,然后再再回传给给客户核核对,直直至客户户确认为为止。b、 与船东核核对提单单资料至至“”1) 书面传真真给船东东制单：将与客客户核对对的提单单样单传传真给船船东制单单，得到到船东回回传后再再认真核核对。与与我们的的单证有有出入时时再更改改回传给给船东，直
34、直到船东东样单与与客户要要求的信信息一致致为止。目目前大部部分的船船东还都都是采用用此种核核对提单单的方式式。图2) 在外代网网上核对对提单:目前一一些船东东采取了了以外代代网站作作为船东东与货代代交流的的平台,提单可可直接在在网上核核对.具具体是在在做完电电子申报报以后将将申报完完的资料料直接生生成“” ,然然后将与与我们正正确资料料不相符符的数据据更改正正确，点点击“提交申申请”即可.船东在在接收到到此票数数据后会会在外代代网上确确认.可可在外代代网上做做提单的的船东有有： 、.其中中的提单单完全都都在网上上完成,其他的的在网上上发送提提单申请请后船东东会书面面回传提提单样单单,此时时有更
35、改改的话再再书面回回传给船船东更改改。3) 的提单是是以的形形式在网网站上完完成的,网址是是: 进入入网站后后找到我我们要做做的提单单资料,更改正正确后,发送制制单中心心在收到到数据以以后就会会自动回回传提单单样单.如有更更改,还还是直接接书面回回传制单单中心。4) 船东截核核对提单单时间,与客户户核对提提单，提提醒客户户超期将将有改单单费产生生；尤其其注意美美加航线线的 时时间,一一般在船船开前小小时截核核对提单单；回传传“”样单给给船公司司；若产产生改单单费用，及及时通知知客户。若是美美加航线线的改单单，由我我司发送送的，还还应发邮邮件通知知修改。版由于客户户原因，且且超过船船东截核核对提
36、单单时间，客客户要求求更改提提单资料料，须有有客户书书面确认认“改单费费”金额和和支付方方式，否否则，由由客户自自理改单单。5) 提单有更更改，提提供正确确的船东东更改保保函给客客户，各各家船公公司的改改单保函函不一，并并填写派单条条（）安排外外勤人员员领取保保函。6) 报完关后后，对于于我司报报关的，外外勤会统统一取回回八联；非我司司报关的的，填写写派单单条安安排外勤勤领取保保函。7) 严格按第第八联的的数据，填填写提单更更改保函函（），船船公司不不同，保保函格式式不一。8) 对于急需需中转的的货物，除除了在托托单上注注明，还还须船开开后，跟跟踪落实实二程接接载情况况，提供供二程信信息给客客
37、户。录入费用用、船开后后三天内内,应将将各项应应收应付付费用及及时录入入系统;对于特特殊费用用,需在在系统的的备注栏栏中注明明产生原原因。a、 注意费用用关系人人录入的的正确性性。b、 由我司代代理拖车车的，因因海运系系统已与与拖车系系统实现现关联，所所以相应应的拖车车费用须须直接从从拖车系系统导入入，在导导入时必必须核对对对方费费用录入入是否准准确，若若有疑问问，需及及时向对对方提出出（因为为导入后后双方均均不能再再更改或或删除被被导的费费用）。c、 如遇查验验,重箱箱出场,倒柜等等异常情情况，在在事件发发生的一一个工作作日内对对事件的的情况进进行通报报,通报报以形式式发送,主题为为”异常操
38、操作:客客户”,抄送送相关业业务,操操作,财财务,系系统工程程部,分分管领导导,及时时报备. 当时时无法确确认金额额的，如如客人同同意预估估，则以以预估金金额录入入应收，待待费用确确认后,再录入入应付款款；如客客人要求求实报实实销，则则传真保保函给客客户,保保证费用用产生后后,补付付实际产产生的费费用。 费用催催缴按照公司司规定，票票结客户户的费用用催缴工工作由客客服完成成，财务务及业务务员协助助催缴；月结客客户的费费用催缴缴工作由由财务完完成，客客服和业业务员有有义务协协助催缴缴。公司海运运系统已已有费用用催缴模模块，通通过此模模块，可可以将客客服的催催缴记录录保存下下来，同同时，最最大的便
39、便利是：财务人人员可以以通过催催缴模块块，快速速实现实实收登记记和到帐帐核销。现现介绍一一下费用用催缴模模块的操操作方法法。a、 在应收应应付界面面，点击击打印按按钮边的的下拉三三角型，在在下拉菜菜单中选选择“催缴通通知单”中的“生成催催缴通知知单”（如下下图），进进入“生成催催缴单”界面（如如下图）。图b、 若是单票票催缴的的，直接接按“刷新”按钮，系系统自动动将该票票未结的的应收费费用导入入，选择择欲催缴缴的费用用，然后后选择相相应的银银行帐户户，点击击生成。选择相应币种的银行帐号图c、 生成催缴缴单后系系统会提提示“是否马马上打印印催缴单单”，这时时您可以以选择马马上打印印，也可可以稍后
40、后到催缴缴单管理理界面将将催缴单单打出来来。d、 把帐单发发给客户户确认1) 票结客户户帐单由由“客服”负责发发送。2) 月结客户户帐单由由财务部部负责发发送。客户确认认后，即即可要求求开票及及送发票票等事宜宜。请款a、 船东委托托外代、联代代结算1) 因我司与与外代、联联合船代代之间有有定期结结算协议议，我司司只要填填写外代代、联合合船代格格式的付付款保函函，并加加盖公司司业务章章即可。如如华贸外外代保函函（，适用人人民币费费用的结结算）、排载单单第四联联（适用用美金费费用的结结算，请请自行注注明与船船东的美美金结算算价），联合船代的的定期结结算保函函等。2) 将盖齐在在外代、联联合船代代备
41、案印印章之后后的保函函或第四四联交外外勤到外外代、联联合船代代相应的的定期结结算窗口口开票，如如定期期结算客客户结算算单（）等。3) 如需电放放，需客户提供供正本电电放保函函（留底底），然然后我司司出具电电放保函函（，不同船船东船代代，格式式不一）到船东船代电放，由外勤勤到外代代航线柜柜台录入入电放费费，再到到定期结结算窗口口开出电电放费的的结算单单。、船东自自行结算算1) 有定期结结算协议议的船东东（如：等），填填写定期期结算费费用申请请单，填填写应应付费用用担保函函（），列明明该票业业务所有有应付款款项盖好好业务章章交外勤勤；2) 无定期结结算协议议的船东东（如：等），须须向财务务办理请请
42、款手续续，如有有美金付付款，让让外勤到到船东处处开回购购付汇联联交财务务；有些些船东需需带担担保函预预借购付付汇联发发票（），如：联合船船代、宏宏海箱运运、新海海峰等。系统小提提示:（1） 票结应付付美金费费用，单单次金额额在以以上的付付款，至至少能在在前一周周的周五五下午下下班报备备给财务务，已保保证付款款的及时时性。（2） 系统中的的请款模模式有现现金和转转帐,只只要不是是支付给给公司的的款项,即无法法提供对对应客户户的相关关帐户资资料,请请款时一一律使用用”现金”,即使使是转入入私人卡卡上也不不能将付付款方式式当成是是转帐。 签提单单原则上，取得客户已交付相关费用的凭证后，连同第八联和相
43、关的签单保函后即可签提单。但目前有有的船东东自行签签发提单单，有的的是委托托船代签签单，对对于委托托船代签签单的一一些船东东，将没有有刷好的的提单送送至船代代处，需需要我司司外勤先先凭确认认的提单到到船东处处先刷单单，再送送回船代代处签单单。对于于有更改改的提单单，还需要先先到船东东处确认认保函后后，船代代才可以以接受更更改。签单时须须提供的的单证a、 系统打印印派单签签单签单派单单条。（）b、 第八联，提提单样单单的”单。c、 要求签发发提单的的保函，如如提单单更改保保函（）,电放保函保函,异地签单保函等等，具体按货主的签单要求提供。注意：不同船公司保函格式不同。d、 向船东缴缴交费用用的凭
44、证，如如:1) 外代人人民币月月结保函函（）、中海定定期结算算领取提提单申请请书（）等。不同的船东，有不同的定期结算的清单格式或，如：赫伯罗特的应付费用担保书（）。2) 我司付款款的凭证证。签单流程程不同的提提单不一一样流程。我司常见见提单种种类： 船东大提提单（包包括正本本提单、电放提单、等）； 华贸小提提单（包包括正本本提单、电放提单、倒签提单等）。a、 签船东大大提单1) 制作打印印签单派派单条打印派单单条的步步骤具体体如下：（1） 点击“外外贸系统统”下的“出口业业务”“出口资资料”子菜单单，如下图图所示。图（2） 在弹出窗窗口中，点点击“查找”菜单，打打开一个个查询界界面，如如下图所
45、所示。图（3） 输入查询询条件和和查询内内容，找找到所查查询资料料的记录录，点击击“查看”菜单下下的“工作流流程”，（如下图图所示）进入该该笔业务务的工作作流程的的“操作资资料（）”分界面面。图（4） 点击“修修改”，在操操作流程程栏目里里，选择择所需的的出单方方式、派派单时间间要求，如下图图所示。保保存后，点点击“打印”菜单的的下拉三三角形，选选择“派单条条”，在弹弹出的对对话框里里，按“打印”，完成成打印派派单条。如下图所示。图图打印出来来的派单单条内容容形式如如下图所所示，原原则上不不允许人人工手动动更改派派单条上上的内容容。（签单派单条）图2) “客服”单证员员整理备齐齐上述签签单时必
46、必须提供供的单证，交操作部部总调度度,由操操作总调调度分派派“外勤”去船东东船代处处签单。3) “外勤”按派单单条上放放单确认认内容的的指示签签出提单单，并带带回公司司交操作作总调度度签收。4) 操作总调调度整理理提单并并在海运运系统里里做好标标示。若若海运系系统显示示可以放放单的，可直接让客服签收该票提单；若显示不能放单的，正本提单统一交提单核放员签收暂管。5) 暂存在提提单核放放员处的的正本提提单，等等客人付付款或办办理预借借提单手手续后，由由“客服”单证员员找提单单核放员员领取签签收提单单。6) “客服”单证员员负责与与客人交交接签收收提单。具体操作作示意图图如下流流程图一：.客服单证员
47、打印派单条. 客服单证员整理备齐签单必须提供的单证. 客服单证员将整套签单单证交操作部总调度操作总调度安排“外勤”去船东船代签提单签单“外勤”按派单条上放单确认的内容指示签出提单“外勤”将签出的提单带回公司交操作总调度签收暂时不能放单的，操作总调度将正本提单交核放员签收暂管可以放单的，操作总调度直接把提单交“客服”签收可以放单了，客服找核放员签收正本提单客户流程图一一注意：要求签电电放（等）提提单，若若客人未未付款的的，原则则是不可可签。但有时为了了不贻误误客户需需要提单单的及时时性，“客服”单证员员也可以先让让“外勤”将签单所所需的全全套单证证带在身身上，一旦放单单条件齐齐全（例例如客户户马上来来交现金金等），“客服”单证员员电话高高知提单单核放员员，提单单核放员员确认后后，立即即通知“外勤”到船东东船代申申请电放放（等）。提提单核放放员不通通知电放放许可，“外勤”不可以擅自签单。b、 签华贸小小提单本公司小小提单的的管理及及其签发发流程，详见管理及