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1、成品油采购管理流程一、 业务目标1 经营目标(1) 保证适当库库存,满足足市场需求求。(2) 寻求合理采采购价格,降降低采购成成本。(3) 保证采购的的数量和质质量。2 财务目标(1) 保证成品油油采购会计计记录及其其帐务处理理真实、准准确、完整整。3 合规目标(1) 符合国家有有关法律、法法规。(2) 成品油采购购合同符合合合同法等等国家法律律、法规和和公司内部部规章制度度。二、 业务风险1 经营风险(1) 库存不足,品品种或结构构不合理导导致客户流流失。(2) 库存过高,占占用资金增增加。(3) 外部采购未未经授权或或授权不当当,导致资资金损失,采采购成本增增加或不必必要的商业业纠纷。(4
2、) 运输方案不不合理导致致运杂费增增加。(5) 采购的油品品与订单不不符,导致致油品数量量超耗,质质量差异。(6) 未经审核,变变更标准合合同文件中中涉及权利利、义务等等条款导致致的风险。2 财务风险(1) 采购交易没没及时入帐帐,期末发发生截止性性错误。(2) 没有准确和和完整的会会计纪录。(3) 虚假纪录采采购交易,导导致资产流流失。(4) 未按规定进进行帐务处处理,导致致帐实不符符。3 合规风险成品油采购购合同,不不符合合同同法和国家法律律、法规和和上级内部部规章制度度的要求,受受到处罚,造造成损失。三、 业务流程步步骤与控制制点1 上报市场需需求(1) 市场营销部部根据市场场需求及经经
3、营变化、编编写年、季季、月(度度)经营及及资源需求求计划,由由公司总经经理审批同同意后报上上级公司(荣荣昌盛投资资公司)。2 下达外部采采购计划(1) 根据荣昌盛盛批准的生生产经营计计划,市场场营销部根根据资源平平衡情况,制制定外部采采购计划报报公司总经经理批准下下达。(2) (ERP)市市场营销部部根据下达达的外采计计划在ERRP系统中中维护采购购订单。(3) (EPD)财财务部门根根据批准的的预算指标标,在EPPD系统中中对采购基基金中心的的承诺项目目进行维护护和下达。3 外部采购(1) 市场营销部部跟踪了解解市场变化化情况,适适时编制市市场价格变变动表,报报公司总经经理,作为为确定外部部
4、采购价格格的依据。(2) 采购部根据据采购计划划,业务部部门建议采采购价格,填填写采购申申请表,报报总经理审审批,需预预付货款的的,由业务务部门组织织对外部供供应商信用用情况进行行评价,按按照公司法法律顾问审审定的标准准合作文本本,合同签签订人,按按规定权限限与外部供供应商签订订采购合同同(明确交交货方式、地地点、时间间、价格、数数量、承付付方式、损损耗率、违违约责任等等)并通知知油库、财财务部门。(3) (ERP)业业务部根据据采购合同同在ERPP系统中维维护采购订订单。4油库验验收并办理理入库手续续。油库工作人人员核对成成品油品种种,数量和和内容是否否与收货通通知单一致致,做好收收货及后续
5、续工作。4、1收货货前由质检检人员对油油品进行质质量检验,出出具油品质质量合格报报告,出现现质量问题题或品种差差异,查清清原因报公公司业务部部由相关部部门提出处处理意见,报报总经理批批准后处理理。4、1(EERP)卸卸油前油库库经办人员员核对成品品油收货通通知单的品品种数量等等与ERPP系统采购购订单是否否一致。4.2油品品计量验收收合格后,油油库保管凭凭质量合格格报告,计计量报告收收货通知单单办理入库库,并签发发入库单,油油库接卸人人员按要求求做好收货货作业,填填写收货作作业台帐。油库工作人人员将收货货通知单,验验收报告,入入库单连续续编号,并并由经办人人和复核人人签字,存存档并报相相关部门
6、。4.2(EERP)输输入4.3卸油油前后,油油库计量员员按要求做做好罐前尺尺和罐后尺尺的计量,计计算实际收收油数量,填填写油罐罐动态分产产帐和油油品运输超超耗(溢余余)通知单单。4.4从外外部单位油油库的汽车车发油台自自行提油的的,油品经经我方抽检检合格后,可可直接配送送加油站或或终端用户户,直接配配送加油站站的油品接接卸验收按按照成品品油零售管管业务控控制点3.1执行,直直接配送终终端用户的的油品接卸卸验收按照照成品没没直销及分分销业务流流程控制制点7.11执行。5外部采采购付款:外部采购购油品确认认到货和收收到发票后后,由业务务经办人填填写付款申申请,按规规定权限逐逐级审核后后,统一付付
7、款。外部部采购油品品需要预付付货款时,业业务部门在在签订合同同前应核查查供应商的的信用情况况,由业务务部门填制制申请单,交交财务部门门审核,按按规定权限限报批后统统一付款。6.财务记记帐。6.1(EERP)财财务部门审审查发票,入入库单据,合合同,三单单匹配后核核对价格、数数量、金额额、在ERRP系统内内进行发票票校验,并并由不相容容岗位人员员对会计凭凭证进行复复核。6.2财务务和业务部部门至少每每月核对预预付款和应应付货款,确确保金额准准确无误,业业务部门检检查油品的的中途情况况,经本部部门负责人人审核后报报财务部门门。7.经营活活动与分析析7.1公司司业务部门门至少每月月检查外部部采购合同
8、同履行和验验收情况,合合同执行完完毕及时核核销,发现现问题及时时查明原因因,由相关关部门提出出处理意见见报总经理理审批后执执行。7.2公司司业务部门门至少每月月汇总分析析外部采购购油品的数数量价格情情况以及资资源的运费费情况,并并提出改善善建议,总总经理助理理督促业务务部门完成成公司下达达的控制目目标。8考核评评价8.1市场场营销部每每月对公司司成品油外外采业务进进行分析考考核,并于于25日报报公司总经经办。业务流程图图表控制点适用单位不相溶岗位位控制点分值值排ERPP、EDPP监督检查方方法流程图1 上级需求2 下达外部采采购计划3 外部采购4 油库验收并并打理手续续5 采购付款6 财务记帐
9、7 经营活动分分析8 考核评价业务流程图图表控制点适用单位不相容岗位位控制点分值值非ERP EDP监督检查方方法流程图1、上报需需求市場营销部部根据市場場需求及经经营变化编编写年、季季、月经营营及資源需需求计划,由由公司总经经理审批同同意后上报报荣昌盛公公司批准。2、下达采采购计划2、1、EERp。釆购主管管按照公司司下达的采采购计划在在ERP系统统中维护采采购订单2、2、EERP財务务部根据批批淮的預算算指标在EERP系统统中对釆购购基金进行行维护和下下达。3、签订购购销合同3、1、业业务部跟踪踪了解市埸埸变化情况况,适吋编编制市埸价价格变动表表,报总经经理,作为为确定采购购价格的依依据。3
10、、2、釆釆购主管根根据公司下下达的采购购计划,业业务部门建建议采购价价格,填写写采购申请请表,报总总经理审批批。需預付付貨款的,由由业务部闩闩对供应商商信用情况况进行评价价。按照公公司法律頋頋问审定的的标准合同同文夲,合合同签订人人按規定权权限签订购购销合同明确交貨方方式、地点点、吋间、价价格数量、承承付方式、损损耗率违约约责任等,并并通知仓储储、财务等等部闩。, 3、3业务务部门根据据采购合同同在ERPP系统中维维护采购订订单3108检查需求计计划是否按按規定审批批检查采钩计计划是否按按規定批准准和下达2、1、EERP检查查是否下达达釆购计划划维护采购购订单2、2、EERP检查查是否在系系统中维护护和下达经经批淮的承承诺項預算算。3、1检查查采购申请请表是否经经总经理审审批,检查查预付款外外部供应啇啇信用情况况是否进行行评价。检查购销合合同是否符符合法律、法法規和公司司規章制度度的要求。3、3 EERP检查是否根根据采购合合同维护订订单。1上报需求求2下达外部部采购计划划3外部采购购4油库验收收并打理手手续5采购付款款6财务记帐帐7经营活动动分析8考核评价价授权级别山西金荣石石化有限公公司权限指指引生产类型权限执行部分公司董事长公司总经理部门负责人会签部门或或复核岗位位成品油零售售