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1、代理商應應如何協協助圖書書館完成成期刊採採購案張花超國立台灣灣大學期期刊組主主任riidchhanggcccms.ntuu.eddu.ttw【摘要】期刊代理理商與圖圖書館在在知識供供應鏈上上為夥伴伴關係，自自從國內內政府府採購法法適用用於期刊刊採購之之後，期期刊採購購實務就就有一些些變化；由於期期刊之出出版日期期不易控控制，期期刊採購購案要收收刊完畢畢完成結結案，需需要數年年之久的的時間。代代理商在在採購案案的各個個階段，如如預算編編制、期期刊估價價、採購購文件製製作、期期刊訂購購、採購購案結案案等，都都可以給給圖書館館相當大大的協助助，使圖圖書館順順利完成成年度期期刊之採採購。關鍵詞期刊採購
2、購；代理理商；紙紙本期刊刊；電子子期刊壹、為何何要使用用期刊代代理商？根據20003年年版SEERIAALS DIRRECTTORYY的介紹紹、它共共收錄了了國際上上85000家出出版社所所出版的的1822,5000種期期刊。UULRIICHS PPERIIODIICALLS DDIREECTOORY的的收錄期期刊則超超過2000,0000種種期刊。圖圖書館訂訂購這些些期刊，自自然無法法全部直直接向期期刊出版版社直接接訂購期期刊，圖圖書館在在期刊訂訂購的實實務上，通通常會委委託一家家或多家家期刊代代理商代代為訂購購。圖書館之之所以委委託代理理商訂購購期刊，是是因為期期刊代理理商提供供了下列列三
3、方面面的服務務（註11）：一、節省省圖書館館在期刊刊訂購行行政作業業之成本本：代理理商代替替圖書館館向數千千家期刊刊出版社社下訂、付付款、催催缺，定定時的向向圖書館館提供所所訂期刊刊的狀況況報告（包包含期刊刊的運送送報告、催催缺報告告、書目目報告），圖圖書館因因此可以以節省很很多的人人力。二、成本本效益之之考量：期刊代代理商在在圖書館館所在地地通常都都設有服服務處，圖圖書館可可以用本本國語文文就地聯聯絡；有有些代理理商對於於圖書館館預付款款項，也也提供了了一些折折扣，圖圖書館因因此可以以節省一一些經費費。三、代理理商電腦腦技術上上的考量量：代理理商提供供客戶線線上檢索索期刊書書目資料料庫，有有
4、些代理理商甚至至和一些些圖書館館自動化化系統供供應商，合合作發展展EDII（ellecttronnicss daata inttercchannge），使使期刊訂訂購之資資訊交換換更為快快速。期刊採購購與一般般商品之之採購最最大不同同的地方方在於它它的預付付款制度度，在圖圖書館收收到期刊刊之前，大大筆的金金錢即已已付給期期刊代理理商，代代理商在在更早之之前（通通常是代代圖書館館下定期期刊時），也也把期刊刊貨款付付給期刊刊出版社社了，這這種預付付款制度度所以能能運作，基基本上是是基於圖圖書館、代代理商、出出版社間間彼此的的誠信。自從國內內各圖書書館依據據政府府採購法法採購購期刊，對對於預付付款要
5、求求辦理全全額的預預付款還還款保證證，更是是阻斷了了圖書館館直接向向出版社社訂購期期刊的路路，因為為在實務務上出版版社不會會辦理預預付款還還款保證證，國內內圖書館館要訂購購大宗期期刊，只只有透過過代理商商代理訂訂購而且且辦理預預付款還還款保證證，才能能滿足採採購法上上的要求求從此代代理商變變成國內內圖書館館訂購期期刊的唯唯一選擇擇。期刊刊代理商商對於期期末不能能供應之之期刊，依依照合約約規定辦辦理還款款，甚至至還外加加罰款及及利息，但但相對的的代理商商預先也也對圖書書館收取取了高昂昂的服務務費。貳、協助助圖書館館編列預預算影響期刊刊價格的的因素有有：期刊刊出版價價、外幣幣匯率、及及代理商商服務
6、費費等，期期刊的單單價每年年都漲價價，漲價價幅度每每年大約約百分之之十，圖圖書館對對於下一一年的期期刊單價價，可以以參考每每年LIIBRAARY JOUURNAAL 四四月號對對期刊價價格預測測之報導導，到了了八月份份，各期期刊出版版社也公公佈下年年度期刊刊新價格格，圖書書館可以以直接連連上出版版社的網網站去查查考期刊刊的價格格；代理理商資料料庫這時時也陸續續更新他他們的資資料庫，圖圖書館也也可以線線上查檢檢期刊的的價格資資料。 圖書館館編下年年度期刊刊採購預預算時，首首先要考考慮的事事是擬訂訂購的期期刊數量量，因為為期刊每每年都漲漲價，圖圖書館要要全部續續訂前一一年度訂訂購的期期刊，幾幾乎是
7、一一種不可可能的任任務，所所以刪訂訂期刊變變成一種種常態，有有的圖書書館年年年都刪，有有的圖書書館隔年年刪減。圖圖書館一一旦決定定期刊訂訂購數量量之後，以以這些期期刊本年年度的出出版價格格乘以估估計之漲漲幅，即即是下年年度期刊刊之估計計出版價價，再外外加期刊刊代理商商服務費費，最後後考慮外外幣匯率率換算成成新台幣幣，即是是明年期期刊的預預算了。可可以下列列公式來來表示：下年度期期刊訂購購數量*（1+期刊漲漲幅）下年度度訂購期期刊的出出版價下年度期期刊的預預算=（下下年度訂訂購期刊刊的出版版價+代代理商服服務費）*匯率 代代理商對對於客戶戶編列下下年度預預算一事事，可以以提供相相當大的的幫助，他
8、他只要將將特定客客戶的訂訂購期刊刊，在電電腦系統統跑一遍遍，即可可列印出出下年度度期刊估估計單價價清單，圖圖書館只只要去除除清單上上擬刪訂訂之期刊刊，換算算成本地地的貨幣幣即可。參、協助助圖書館館建立或或修改採採購文件件之內容容期刊採購購在市場場習慣及及實務上上，與一一般商品品之採購購有許多多不同的的地方，例例如：期期刊採購購採預付付款制度度，圖書書館在收收到期刊刊之前，就就需要付付出採購購案全部部的合約約款項一一般商品品採購則則是貨到到後付款款；期刊刊採購依依期刊先先後的出出版序分分期收刊刊，因此此是採多多次驗收收，一般般商品採採購則是是一次驗驗收；期期刊採購購因期刊刊未能如如期出版版，可能
9、能一個採採購案要要數年才才能結案案，一般般商品採採購則是是到貨驗驗收完畢畢即可結結案；期期刊採購購除重視視到刊完完整及到到刊速度度外，還還很重視視代理商商的加值值服務，圖圖書館利利用這些些加值服服務以加加速處理理期刊業業務一般般商品採採購則較較無加值值服務。期刊代理理商介於於期刊出出版社及及圖書館館之間，它它是一個個提供服服務的中中間人，對對於期刊刊出版社社，代理理商並無無法完全全控制。例例如，代代理商無無法控制制期刊出出版社是是否如期期出版期期刊，期期刊若無無法如期期出版，出出版社不不會退回回代理商商預付之之款項，我我們認為為代理商商只要忠忠實的扮扮演好它它中間人人的角色色即可，其其他出了了
10、這個範範圍的事事情，應應該是不不可歸責責於他們們。否則則所課的的責任越越多，代代理商索索取之服服務費也也越高，最最後吃虧虧的可能能還是圖圖書館。期刊採購購文件包包含期刊刊採購投投標須知知、期刊刊採購契契約、契契約附件件：如期期刊服務務方式說說明、履履約保證證書、預預付款還還款保證證書等，在在採購之之前，圖圖書館可可將採購購文件條條文之可可行性及及合理性性諮詢代代理商，圖圖書館應應參酌他他們的意意見來形形成採購購文件之之定本。以本校的的經驗，採採購文書書已包含含或考慮慮包含代代理商的的意見有有下列方方面：一、預付付款還款款保證金金遞減的的規定:允許代代理商所所繳的預預付款還還款保證證金，得得隨期
11、刊刊收刊的的比例遞遞減，以以減輕代代理商資資金積壓壓的壓力力。二、因不不可抗力力及不可可歸責於於代理商商之情事事，代理理商免罰罰責之規規定:例例如，遇遇到颱風風運送的的期刊因因泡水而而受損，或或雖經正正常催缺缺而補不不到期刊刊，允許許代理商商引用不不可抗力力或不可可歸責於於代理商商之條款款，此時時代理商商只需歸歸還圖書書館原付付之款項項而不必必受罰三、履約約保證書書、預付付款還款款保證書書的格式式:希望望能同意意代理商商之建議議，不改改變文字字內容，由由目前工工程會公公佈的格格式改為為銀行業業界通行行的格式式四、採購購P+EE如WILLEYSSCIEENCEE、EJ comme wwithh
12、prrintt joournnal，其中中一種版版本未到到刊之理理賠問題題:例如如，WIILEYYSCIIENCCE包含含liccensse ffee, acccesss ffee, prrintted jouurnaal ffee三三種，若若未收紙紙本期刊刊，廠商商應退aacceess feee還是應應退acccesss ffee和和liccensse ffee？或是應應退acccesss ffee和和一半的的liccensse ffee？肆、應邀邀對期刊刊採購案案向圖書書館提出出報價期刊採購購案在開開標之前前，先得得訂定底底價，圖圖書館有有義務對對採購案案提出底底價之建建議，圖圖書館一一定
13、要把把握各種種資訊建建議出相相當精確確的數字字，底價價過高則則浪費公公帑，底底價過低低則投標標之價格格無法進進入底價價而造成成流標，影影響期刊刊採購時時程。圖書館建建議底價價有兩種種方式：1.圖圖書館查查價 22.代理理商報價價。所謂謂圖書館館查價，就就是館員員到期刊刊出版社社之網頁頁或代理理商資料料庫查檢檢每一種種期刊的的出版價價，查價價時要注注意採購購地區能能適用的的期刊國國內價或或期刊國國外價；對於未未有新價價格公佈佈的期刊刊則採推推估方式式來推定定期刊的的單價，總總合每一一種期刊刊單價再再外加代代理商服服務費後後，即是是期刊的的建議底底價。國國內外文文期刊採採購大多多採取美美金價格格決
14、標，圖圖書館查查價時要要採用期期刊的美美金價額額，一些些歐洲出出版期刊刊只有歐歐元定價價，則需需要換算算成美元元。圖書館除除了自行行查價外外，也會會要求代代理商報報價。圖圖書館要要求代理理商報價價要給代代理商充充足的時時間，尤尤其在九九、十月月的報價價旺季，最最好給代代理商一一個月的的時間去去準備。代代理商給給圖書館館的報價價，可以以不同於於正式向向學校投投標之價價格，這這是顧及及代理商商的商業業利益，應應該可以以被雙方方接受。圖書館查查價的結結果應該該和代理理商報價價金額相相比對，若若是差異異過大，則則應該逐逐項比對對，以檢檢驗代理理商是否否漏報或或多報期期刊項目目，或者者沒有依依照圖書書館
15、的指指示報價價（例如如圖書館館因參加加CONNCERRT電子子期刊聯聯盟，圖圖書館得得享有紙紙本期刊刊的優惠惠價）。若若發現代代理商報報價有不不正確之之處，圖圖書館應應善盡告告知的責責任，請請其在正正式投標標報價時時更正過過來。伍、圖書書館檢查查及確認認得標代代理商之之報價期期刊清單單代理商之之報價期期刊清單單即為代代理商向向出版社社訂購之之藍本，正正確的資資料才可可以訂到到正確的的期刊。圖圖書館檢檢查的重重點為：一、期刊刊書目資資料是否否正確二、擬訂訂購的期期刊卷期期或起訖訖日期二、訂購購的數量量（COOPY）、版版本三、有無無重複訂訂購或者者漏訂期期刊為能使代代理商儘儘快向出出版社訂訂購，
16、圖圖書館的的工作人人員應該該以最短短的時間間完成檢檢查，把把結果以以書面告告知代理理商，要要求更正正報價資資料有錯錯誤的地地方。另另外，若若圖書館館有刪減減擬訂期期刊的需需要時，此此時（代代理商向向出版社社訂購前前）也應應該提出出所刪減減期刊之之清單。陸、代理理商執行行合約事事項可以分為為紙本期期刊及電電子期刊刊的採購購事項。一一、紙本本期刊採採購事宜宜：包含含紙本期期刊訂購購、付款款、期刊刊寄送、期期刊催缺缺。二、電電子期刊刊採購事事宜：包包含電子子期刊訂訂購、註註冊、授授權使用用書（lliceensee aggreeemennt）協協商。（一）、紙紙本期刊刊訂購事事宜：因代理商商服務項項目
17、的不不同，可可以分為為一般服服務（rreguularr seerviice）和和綜合服服務（cconssoliidatted serrvicce）兩兩種型態態。代理理商的一一般服務務包含：期刊代代訂、期期刊付款款、期刊刊是由出出版社直直接寄到到圖書館館，因為為期刊不不經過代代理商電電腦點收收，所以以也無法法提供期期刊及時時催缺服服務，必必須由圖圖書館提提供未收收期刊清清單後，代代理商才才能向各各出版社社催缺期期刊，也也因為不不經過代代理商電電腦點收收，代理理商也無無法提供供很多的的管理報報表。一一般服務務的服務務流程可可以下圖圖來表示示：order、make payment、claim PPU
18、BLLISHHERSSOrder listdelivery AGEENTClaim listLIBRRARYY代理商綜綜合服務務包含：期刊代代訂、期期刊付款款、期刊刊是由出出版社寄寄給代理理商，代代理商以以電腦點點收後，若若有應到到未到之之期刊，則則啟動催催缺系統統先行催催缺，點點收後的的期刊則則裝箱空空運寄送送圖書館館。因為為期刊經經過代理理商電腦腦點收，代代理商就就可以提提供很多多的管理理報表給給圖書館館。綜合合服務的的服務流流程可以以下圖來來表示： PUBBLISSHERRSPlace order、make payment、claim missing issuesDispatch per
19、iodicals AGEENTPeriodicals delivery、management reportOrder listLIBRRARYY一般服務務與綜合合服務的的內容不不同，代代理商向向圖書館館收取的的服務費費也不同同；圖書書館要採採取何種種服務內內容為宜宜，要看看圖書館館人力的的許可，以以及訂購購期刊的的性質而而定，一一般而言言，大型型期刊出出版社所所出版的的期刊，期期刊訂價價即已包包含空運運價格，期期刊出版版較為準準時，有有較好的的管理制制度和較較大的期期刊庫存存，可供供圖書館館補缺，這這種期刊刊可以一一般服務務來訂購購，以節節省圖書書館的採採購預算算。（二）電電子期刊刊採購事事宜
20、電子期刊刊因為是是透過電電腦網路路使用，沒沒有如紙紙本期刊刊寄送及及催缺的的問題，但但也就因因為使用用非常方方便，對對於智慧慧財產權權的使用用就特別別注重，期期刊代理理商受委委託向出出版社訂訂購電子子期刊時時，除了了代付款款項之外外，還必必須代為為註冊，也也就是將將學校名名稱,訂訂購年限限,聯絡絡人e-maiil, IP adddresss等向向出版社社登錄。有有些電子子期刊的的出版社社會要求求圖書館館簽署授授權使用用協議書書（LIISENNCE AGRREEMMENTT），這這時代理理商必須須轉知圖圖書館相相關文件件，或受受圖書館館之託談談判文件件內容。以台大圖圖書館為為例，電電子期刊刊的處
21、理理流程如如下： 開開 始 決決標後,代理商商向出版版社下訂訂單並註註冊電子子期刊使使用權限限, 包包括: 學校名名稱,訂訂購年限限,聯絡絡人e-maiil, IP adddresss等決標後約約1個月月,代理理商提供供本校所所有訂購購清單明明細,包包括: 刊名, ISSSN,出版社社,出版版社網址址,代理理商訂購購號,出出版社RRef.no.等N電子期期刊 使用測測試?Y登錄電子子期刊資資料於 台台大圖書書館電子子期刊系系統 請編目目組於館館藏目錄錄做8556編目目捷徑連連結結 束電子期刊刊是比較較新的媒媒體型式式，而且且其發展展潛力也也日見茁茁壯，代代理商為為了方便便協助替替客戶與與代理商
22、商談判LLISEENCEE AGGREEETMEENT，代代理商往往往收集集各電子子期刊出出版社的的LISSENCCE AAGREEETMMENTT，並將將他們放放在自己己的網頁頁上面，以以供自己己以及客客戶參考考。大型型的期刊刊代理商商如EBBSCOO, HHarrrasssowiitz, RooweCCom, annd SSwetts BBlacckweell.更是互互相合作作的發展展出標準準化電子子期刊使使用授權權書（MModeel sstanndarrd lliceensees）供供圖書館館、期刊刊出版社社、期刊刊代理商商訂定使使用授權權書的參參考（註註2）。柒、提供供加值服服務為使圖
23、書書館能加加快期刊刊業務處處理的速速度，順順利完成成採購及及驗收期期刊的業業務，期期刊代理理商還可可應客戶戶之要求求提供機機讀式發發票，圖圖書館可可以很快快的在圖圖書館的的自動化化系統處處理發票票。以綜綜合服務務方式訂訂購期刊刊的代理理商，可可以將條條碼加貼貼於期刊刊封面，方方便圖書書館在電電腦系統統完成期期刊點收收的工作作；這些些代理商商可以提提供催缺缺報表，以以幫助圖圖書館控控管期刊刊，提供供特定期期間的期期刊寄送送統計和和清單，以以便圖書書館完成成驗收及及辦理預預付款保保證金之之遞減事事宜。捌、協助助圖書館館辦理預預付款還還款保證證金遞減減事宜期刊是按按出版時時間的不不同而分分批交貨貨，
24、隨交交貨量之之增加，需需要擔保保的價值值就自然然的遞減減。為減減少代理理商資金金的積壓壓，圖書書館應分分期辦理理驗收，使使代理商商可以減減少還款款保證金金的金額額。還款保證證金應如如何遞減減？是按按消逝的的期間比比例遞減減，還是是按實際際收刊比比例遞減減？比較較合理的的解釋應應該是按按實際收收刊比例例遞減。若若是按實實際收刊刊比例遞遞減的方方法來計計算應遞遞減的金金額，很很多的圖圖書館自自動化系系統尚未未有此一一計算功功能，此此時代理理商應提提供特定定期間的的期刊寄寄送統計計和清單單，圖書書館查證證後即可可辦理分分段驗收收和保證證金遞減減的工作作。此時時，圖書書館也可可以分段段沖消所所經借的的
25、預付款款，以彰彰顯預算算的執行行能力。玖、協助助圖書館館辦理採採購案之之結案期刊由於於出版社社未按時時出版，一一個期刊刊採購案案常遷延延數年才才能結案案，圖書書館辦理理期刊結結案時，應應先列出出未到刊刊清單及及應退金金額，請請代理商商核對；並通知知代理商商結案日日期，告告知自結結案之日日後，圖圖書館即即不再收收刊。代代理商收收到結案案通知書書後，應應詳細核核對未到到刊清單單及應退退金額，有有疑義時時洽請圖圖書館修修正；否否則，應應予以確確認，並並開列支支票退回回未到刊刊應退款款項。圖書館收收到期刊刊應退款款項時，應應辦理期期刊採購購案的結結案及沖沖消暫付付款之餘餘額。同同時退回回代理商商還款保
26、保證金之之餘額及及履約保保證金。圖圖書館若若逾時未未能收到到代理商商退款支支票，圖圖書館可可依法就就應退金金額，辦辦理同等等金額預預付款還還款保證證金的扣扣收，再再扣掉辦辦理此項項作業所所需的手手續費後後，將還還款保證證金之餘餘額退回回廠商即即可。拾、結語語：面臨臨的問題題與解決決之道出版社、代代理商、圖圖書館是是知識供供應鏈上上三個重重要的角角色，他他們是夥夥伴的關關係，近近年來因因為期刊刊價格的的漲價，使使得原本本融洽的的夥伴的的關係出出現了一一些裂痕痕。圖書館界界認為期期刊出版版社的同同業購併併，因為為減少了了同業之之間互相相競爭，而而導致了了期刊價價格的上上揚。220011年學術術期刊
27、出出版界的的巨人EELSEEVIEER購併併了HAARTCCOURRT和AACADDEMIIC PPRESSS，根根據LIIBRAARY JOUURNAAL 引引自摩根根史坦利利20002年99月300日的報報告，EELSEEVIEER在前前一年核核心期刊刊有377%的獲獲利率，醫醫學類期期刊則有有22%的獲利利率（註註3），對對照世界界晶圓代代工龍頭頭台積電電，他一一年只有有10.6%的的淨利，我我們就可可以知道道像ELLSERRVIEER這些些世界上上大型的的STMM（SCCIENNCE,TECCHNOOLOGGY,MMEDIICALL）期刊刊出版社社，他們們的利潤潤太豐厚厚了。 2000
28、3年期期刊出版版界又公公佈了SSPRIINGEER和KKLUWWER的的購併案案（註44），美美國的圖圖書館界界因此組組成IAAA（IInfoormaatioon aacceess allliannce）聯聯盟，發發表白皮皮書（註註5）.向美國國司法部部要求檢檢討反托托辣司法法並阻止止SPRRINGGER和和KLUUWERR的購併併案。期刊代理理商同業業的併購購也很盛盛行，一一些存在在很久我我們耳熟熟能詳的的期刊代代理商如如：MAARTIINUSS NIIJHOOFF、FFAXOON、BBLACCKWEELLS都已已經被同同業購併併了，代代理商同同業的併併購的盛盛行，也也可能因因為減少少了期刊
29、刊代理的的競爭對對手，而而導致期期刊代理理服務費費的提高高，導致致圖書館館的期刊刊購買力力下降。自自20003年起起期刊代代理商大大幅提高高了代理理台灣地地區訂購購期刊的的服務費費，其原原因不外外乎以下下數端：一、台灣灣地區因因實施政政府採購購法增加加代理商商之作業業成本二、台灣灣地區期期刊代理理市場尚尚未成為為競爭市市場針對以上上原因，我我認為圖圖書館與與代理商商都需要要檢討，代代理商方方面應該該了解，若若期刊代代理費用用無法降降至合理理程度，圖圖書館會會被迫直直接與期期刊出版版社訂購購，而減減少透過過代理商商發訂的的數量；例如放放棄訂購購紙本，改改向出版版社訂購購電子版版期刊，如如此一來來
30、將衝擊擊代理商商的長久久獲利。圖圖書館界界也應該該重新回回歸代理理商的中中間角色色，不可可課諸於於過多的的責任，以以促使代代理費用用回歸合合理幅度度；另外外，圖書書館界也也可以考考慮以合合作採購購的方式式，以降降低作業業成本及及節省作作業時間間；例如如，以共共同供應應契約的的方式供供應期刊刊，代理理商及圖圖書館界界只要辦辦理一次次採購手手續，各各個圖書書館即可可沿用所所洽訂之之價格，依依所選的的期刊下下單購買買，減少少雙方的的採購作作業成本本。注釋註1”TThe worrk oof ssubsscriiptiion”註2：”Moddel staandaard liccensses forr u
31、sse bby ppubllishherss, llibrrariianss annd ssubsscriiptiion ageentss foor eelecctroonicc reesouurcees” 註3：LLee Vann Orrsdeel & Kaathlleenn Boorn,”Bigg chhilll onn thhe bbig deaal”,Libbrarry JJourrnallAprril 15,20003註4：CCinvven andd Caandooverrs 於於20003年三三月已購購入KLLUWEER，於於20003年五五月十三三日又宣宣稱與SSPRIINGEER達成成購併之之協議註5：”PUBLLISHHER MERGGERSS: AA COONSUUMERR-BASSED APPPROAACH TO ANTIITRUUST ANALLYSIIS”