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1、展会策划书第一部分 会展预备阶段的文案 第一节 会展预备阶段的文案简介一、 会展预备阶段的文案的概念：会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、 会展预备阶段的文案种类： 一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。 第二节 会会展预备备阶段的的文案写写作一、展展会立项项策划书书的写写作（一）展展会立项项策划书书的概概念：所谓谓展会立立项
2、策划划，就是是根据掌掌握的各各种信息息，对即即将举办办的展览览会的有有关事宜宜进行初初步规划划，设计计出展览览会的基基本框架架，提出出计划举举办的展展览会的的初步规规划内容容，主要包包括：展展会名称称和地点点、办展展机构、展展品范围围、办展展时间、展展会规模模、展会会定位、招招展计划划、宣传传推广和和招商计计划、展展会进度度计划现场管管理计划划、相关关活动计计划等。展会立项策划书是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法，它是对以上各项内容的归纳和总结。m 中中国管理理资讯网网（二二） 展展会立项项策划书书的内容容结构：一一般地，展展会立项项策划书书主要要包括以以下内容容：1、 办
3、展市市场环境境分析：包括对对展会展展览题材材所在产产业和市市场的情情况分析析，对国国家有关关法律、政政策的分分析，对对相关展展会的情情况的分分析，对对展会举举办地市市场的分分析等。2、 提出展会的基本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、 展会价格及初步预算方案。4、 展会工作人员分工计划。5、 展会招展计划6、 展会招商计划。7、 展会宣传推广计划。8、 展会筹备进度计划。9、 展会服务商安排计划。10、 展会开幕和现场管理计划。11、 展会期间举办的相关活动计划。12、 展会结算计划。（三） 展会立立项策划划书的写写作要求求
4、：1 展会名名称展览会会的名称称一般包包括三个个方面的的内容：基本部部分、限限定部分分和行业业标识。如如“第993届中中国出口口商品交交易会”，如如果按上上述三个个内容对对号入座座，则基基本部分分是“交交易会”，限限定部分分是“中中国”和和“第993届”，行行业标识识是“出出口商品品”。下面面分别对对这三个个内容作作一些说说明： 基本本部分：用来表表明展览览会的性性质和特特征，常常用词有有：展览览会、博博览会、展展销会、交交易会和和“节”等等。 限定部部分：用用来说明明展会举举办的时时间、地地点和展展会的性性质。展会会举办时时间的表表示办法法有三种种：一是是用“届届”来表表示。二二是用“年年”
5、来表表示，三三是用“季季”来表表示。如如第三届届大连国国际服装装节、220033年广州州博览会会、法兰兰克福春春季消费费品展览览会等。在在这三种种表达办办法里，用用“届”来来去示最最常见，它它强调展展会举办办的连续续性。那那些刚举举办的展展会一般般用“年年”来表表示。展展会举办办的地点点在展会会的名称称里也要要有所体体现，如如第三届届大连国国际服装装节中的的“大连连”。展会会名称里里体现展展会性质质的词主主要有“国国际”、“世世界”、“全全国”、“地地区”等等。如第第三届大大连国际际服装节节中的“国国际”表表明本展展会是一一个国际际展。 行业业标识：用来表表明展览览题材和和展品范范围。如如第三
6、届届大连国国际服装装节中的的“服装装”表明明本展会会是服装装产业的的展会。行行业标识识通常是是一个产产业的名名称，或或者是一一个产业业中的某某一个产产品大类类。2、展展会地点点策策划选择择展会的的举办地地点，包包括两个个方面的的内容：一是展展会在什什么地方方举办，二二是展会会在哪个个展馆举举办。策划划选择展展会在什什么地方方举办，就就是要确确定展会会在哪个个国家、哪哪个省或或者是哪哪个城市市里举办办。策划选选择展会会在哪个个展馆举举办，就就是要选选择展会会举办的的具体地地点。具具体选择择在哪个个展馆举举办展会会，要结结合展会会的展览览题材和和展会定定位而定定。另外外，在具具体选择择展馆时时，还
7、要要综合考考虑使用用该展馆馆的成本本的大小小如何、展展期安排排是否符符合自己己的要求求以及展展馆本身身的设施施和服务务如何等等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与
8、管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间 办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。
9、根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命
10、周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中
11、形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。9展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展
12、计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。11、展展会进度度计划、现现场管理理计划和和相关活活动计划划展展会进度度计划是是在时间间上对展展会的招招展、招招商、宣宣传推广广和展位位划分等等工作进进行的统统筹安排排。它明明确在展展会的筹筹办过程程中，到到什么阶阶段就应应该完成成哪些工工作，直直到展会会成功举举办。展展会
13、进度度计划安安排得好好，展会会筹备的的各项准准备工作作就能有有条不紊紊地进行行。现场管管理计划划是展会会开幕后后对展会会现场进进行有效效管理的的各种计计划安排排，它一一般包括括展会开开幕计划划、展会会展场管管理计划划、观众众登记计计划和撤撤展计划划等。现现场管理理计划安安排得好好，展会会现场将将井然有有序，展展会秩序序良好。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。二、展展会项目目立项可可行性研研究报告告的写写作（一）展展会项目目立项可可行性研研究报告告的概概念完成了了展会会立
14、项策策划书，并并不意味味着该立立项的展展会就可可以举办办了。项项目立项项只是对对举办什什么题材材的展会会和如何何举办该该展会提提出了一一个初步步的意见见，制定定了一套套初步的的方案，至至于该展展会是否否真的可可以举办办和该方方案是否否真的可可行，还还需要对对该展会会项目及及方案进进行可行行性分析析。可行行性分析析的结论论及其他他必须考考虑的因因素，才才是决定定最后是是否可以以举办该该展会的的最终依依据。展展会项目目立项可可行性研研究报告告就是是在对展展会立项项进行可可行性分分析的基基础上完完成的研研究报告告。展会会立项可可行性分分析是展展会项目目立项策策划的继继续。展展会项目目立项策策划主要要
15、是在掌掌握各种种信息的的基础上上，初步步提出计计划举办办的展会会“是什什么样的的”；展展会立项项可行性性分析则则是在仔仔细研究究各种信信息的基基础上，深深入分析析举办展展会立项项策划提提出的“那那样的展展会”是是否可行行，为最最后是否否举办该该展会提提供科学学的决策策依据。如果展会立项策划通过可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益，就可以通过该展会立项策划，决策举办该展会了。（二）展展会项目目立项可可行性研研究报告告的内内容结构构展展会项目目立项可可行性研研究报告告要对对展会立立项是可可行还是是不可行行作出
16、系系统的评评估和说说明，并并为最终终完善该该展会项项目立项项策划的的各具体体执行方方案提供供改进依依据和建建议。因因此，展展会项目目立项可可行性研研究报告告主要要包括以以下几项项内容：11、 市市场环境境分析（11） 宏宏观市场场环境：包括人人口环境境、经济济环境、技技术环境境、政治治法律环环境、社社会文化化环境等等。（2） 微观市市场环境境：包括括办展机机构内部部环境、目目标客户户、竞争争者、营营销中介介、服务务商、社社会公众众等。（33） 市市场环境境评价：SWOOT分析析法，即即内部优优势、内内部劣势势、外部部机会、外外部威胁胁分析。2、 展会项目生命力分析（1） 项目发展空间：即分析举
17、办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2） 项目竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。（3） 办展机构优劣势分析3、展会执行方案分析1）对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：(1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。(3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的
18、产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1） 招展计划评估（2） 招商计划评估（3） 宣传推广计划评估3、 展会项目财务分析（1） 价格定位（2） 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、
19、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用（3） 收入预测举办一个展会的收入一般包括：1） 展位费收入2） 门票收入3） 广告和企业赞助收入4） 其他相关收入（4） 盈亏平衡分析（5） 现金流量分析1） 净现值分析2） 净现值率分析3） 获利指数4） 内部收益率5、风险预测（1） 市场风险（2） 经营风险（3） 财务风险（4） 合作风险6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该
20、努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（三）展会项目立项可行性研究报告的写作要求展会项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据，因此，展会项目立项可行性研究报告的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种
21、现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。2、展展会项目目生命力力分析市场场环境分分析是从从计划举举办的展展会项目目的外部部因素出出发来分分析举办办该展会会的条件件是否具具备；展展会项目目生命力力分析则则是从计计划举办办的展会会项目的
22、的本身出出发，分分析该展展会是否否有发展展前途。分分析展会会项目的的生命力力，不是是只分析析展会举举办一届届或两届届的生命命力，而而是要分分析该展展会的长长期生命命力，即即要分析析如果本本展会举举办超过过五届以以上，本本展会是是否还有有发展前前途的问问题。3、展展会执行行方案分分析展会会执行方方案分析析是从计计划举办办的展会会项目的的本身出出发，分分析该展展会项目目立项计计划准备备实施的的各种执执行方案案是否完完备，是是否能保保证该展展会计划划目标的的实现。展展会执行行方案分分析的对对象是该该展会的的各种执执行方案案，分析析的重点点是各种种执行方方案是否否合理、是是否完备备和是否否可行。需要强
23、调的一点是，对展会基本框架进行评估，重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评估就十分重要。4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行，并为即将举办的展会指定资金使用规划。5、风险预测从展会立项可行性分析的角
24、度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方
25、向。三、参展说明书的写作（一）参展说明书的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。（二）参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。一般来说，参参展说明明书主要要包括以以下几方
26、方面的内内容：(11)前言言。主要要是对参参展商参参加本展展会表示示欢迎，说说明本手手册编制制的原则则和目的的，提醒醒参展商商在筹展展、布展展、展览览和撤展展等环节节要自觉觉遵守本本手册的的相关规规定等。前前言一般般都很简简短，言言简意赅赅。(2)展览场场地基本本情况。包包括展馆馆及展区区平面图图、至展展馆的交交通图、展展览场地地的基本本技术数数据等。绘绘制展馆馆及展区区平面图图时，要要注意标标明展馆馆各种服服务设施施所在的的位置、展展区和展展位划分分的详细细情况、展展馆内部部通道和和出人口口等；在在绘制至至展馆的的交通图图时，要要注意标标明展馆馆在该城城市的具具体位置置、到展展馆可以以利用的
27、的各种主主要交通通工具和和交通路路线、各各指定接接待酒店店在该城城市的具具体位置置等；对对于该展展览场地地的基本本技术数数据，要要清楚准准确地列列出地面面承重、馆馆内通风风条件、货货运电梯梯容积容容量、展展馆室内内空间高高度、展展馆入口口高度和和宽度、展展馆的水水电供应应状况等等。对展展览场地地基本情情况的介介绍对对于帮助助参展商商准确地地找到展展馆和自自己的展展位，进进而进行行展位搭搭装和布布展有着着很好的的指引作作用。（33)展会会基本信信息。包包括展会会的名称称、举办办地点、展展览时间间、办展展机构、展展会指定定承建商商、指定定运输代代理、指指定旅游游代理、指指定接待待酒店等等。对于于办
28、展时时间，要要具体列列明展会会的布展展时间、开开幕时间间、对专专业观众众和普通通大众开开放的时时间、撤撤展时间间、布展展撤展加加班时间间等，对对以上时时间尽量量精确到到小时；对于办办展机构构，要具具体列明明展会的的主办单单位、承承办单位位、支持持单位和和协办单单位等；另外，还还要具体体列明各各办展机机构、展展会指定定承建商商、指定定运输代代理、指指定旅游游代理、指指定接待待酒店等等的详细细联系地地址、联联系电话话、传真真和联系系人，如如果有网网址和EEMAAlL也也最好能能公布，以以便参展展商在需需要的时时候方便便联系各各有关单单位。(44)展会会规则。就就是展会会要求参参展商和和观众等等参加
29、展展会时所所必须遵遵守的一一些规章章制度，包包括：展展会有关关证件使使用和管管理的规规定、展展会现场场保安和和保险的的规定、层层位清洁洁的规定定、物品品储藏的的规定、现现场使用用水电的的注意事事项、现现场展品品销售的的规定、消消防规定定、知识识产权保保护规定定、现场场展品演演示的注注意事项项等。展展会规则则是所有有与会人人员必须须遵守的的一些制制度，对对展会现现场管理理和维护护现场秩秩序十分分重要。（5）展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明，
30、列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输
31、指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证
32、和邀请卡申申请表、研研讨会和和技术交交流会申申请表、刊刊登会刊刊广告申申请表等等。参展展说明书书编制成成功以后后，可以以印刷成成册，在在展会开开幕前适适当的时时间寄给给参展商商，也可可以将其其内容发发布在展展会的专专门网站站上供参参展商阅阅览和下下载，如如果展会会有海外外参展商商，还要要将参展展商手册册翻译成成外语文文本。（三三）参参展说明明书的的作用参参展说明明书主主要是为为方便和和指引叁叁展商顺顺利进行行筹展、布布展、展展览和撤撤展等服服务的，它它不仅对对参展商商进行参参展筹备备有着十十分重要要的指引引作用，也也对办展展机构对对展会的的布展、展展览和撤撤展等各各坏节进进行有效效的现场场管理
33、有有很大的的帮助和和影响：11、参展展说明书书对参展展商的指指引作用用。参展展商手册册分别对对展览场场地、展展会基本本情况、展展会规则则、层位位搭装、展展品运输输和会展展旅游等等作出详详细的说说明，参参展商在在得到参参展说明明书以后后，就可可以按照照该说明明书的指指引对叁叁展的各各项准备备工作进进行筹备备，如安安排展品品的运输输、准备备展位的的搭装材材料和设设计等；在展会会布展现现场，参参展商将将按该说说明书的的有关要要求进行行展位搭搭装和布布展，避避免布展展期间的的盲目和和违规；在展览览期间，参参展商可可以按该该说明书书的要求求布置展展品演示示；在撤撤展期间间，参展展商可以以按照该该说明书书
34、的指引引有条不不紊地撤撤展；展展会结束束后，参展展商还可可以按照照该说明明书的指指引选择择适合自自己需要要的会展展旅游。在在参展说说明书的的指引下下，参展展商可以以更有效效地准备备和完成成参加展展会各工工作环节节的各项项事务。2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各环
35、节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说，展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参
36、展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能
37、让人看不懂，更不能让人产生歧义否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有利于展会具具体操作作和管理理；对于于参展说说明书提提到的各各项内容容要做到到没有遗遗漏，如如对展览览场地基基本情况况的说明明中，对对展馆人人口的高高度和宽宽度、对对展馆的的地面承承重能力力、对消消防的注注意事项项等要一一一列明明，不能能遗漏，否否则，现现场操作作就会出出现问题题，比如
38、如，如果果没有提提到展馆馆入口的的高度和和宽度，就就有可能能会使一一些较大大较长的的物品进进不了展展馆。第四四、美观观。参展展说明书书的排版版和制作作要美观观大方，印印刷讲究究，尽量量不要出出现错别别字和其其他印刷刷错误；参展说说明书的的制作和和用纸与与展会的的档次和和办展机机构的品品牌与声声誉相符符，不能能让人产产生不好好的联想想。第五、专专业。参参展说明明书的遣遣词造句句要符合合行业习习惯和规规范，要要使用行行业熟悉悉的语言言，所涉涉及的术术语要规规范，不不能想当当然地使使用一些些行业比比较陌生生的词语语；内容容编排要要符合参参展商筹筹展的筹筹备程序序，不能能让他们们翻来覆覆去地寻寻找自己己需要了了解的内内容。第六六、国际际化。如如果展会会是国际际性的展展会，或或者展会会有向国国际化方方向发展展的打算算，那么么，参展展说明书书的内容容编排和和制作也也要尽量量做到符符合国际际参展商商的需要要，如除除要有中中文的文文本外还还要有外外文的文文本。外外文文本本的参展展说明书书，其翻翻译一定定要准确确，因为为海外参参展商就就是根据据该说明明书来筹筹备各项项参展事事宜的；如果翻翻译不准准确，将将会给他他们带来来极大的的不便。