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1、展会策划书书第一部分 会展预备备阶段的文文案 第一一节 会展展预备阶段段的文案简简介一一、 会展展预备阶段段的文案的的概念：会展预预备阶段的的文案是指指一次会展展从确定展展览题材、收收集信息、进进行展览项项目立项策策划一直到到会展正式式开幕前的的预先准备备阶段涉及及到的所有有文本文案案。二二、 会展展预备阶段段的文案种种类： 一般来来说，会展展预备阶段段的文案包包括展会立立项策划书书、展会项项目立项可可行性研究究报告、参参展说明书书、展会招招展方案、展展会招展函函、招展进进度计划、观观众邀请函函、参展合合同、展出出工作方案案、展会费费用预算表表、展会宣宣传推广计计划、广告告文案等。 第二节 会
2、会展预备阶阶段的文案案写作一、展展会立项策策划书的的写作（一）展展会立项策策划书的的概念：所谓展展会立项策策划，就是是根据掌握握的各种信信息，对即即将举办的的展览会的的有关事宜宜进行初步步规划，设设计出展览览会的基本本框架，提提出计划举举办的展览览会的初步步规划内容容，主主要包括：展会名称称和地点、办办展机构、展展品范围、办办展时间、展展会规模、展展会定位、招招展计划、宣宣传推广和和招商计划划、展会进进度计划现场管理理计划、相相关活动计计划等。展会会立项策划划书是为为策划举办办一个新展展会而提出出的一套办办展规划、策策略和方法法，它是对对以上各项项内容的归归纳和总结结。www.21assk.c
3、oom 中中国管理资资讯网（二） 展会立项项策划书的的内容结构构：一一般地，展展会立项策策划书主主要包括以以下内容：1、 办展市场场环境分析析：包括对对展会展览览题材所在在产业和市市场的情况况分析，对对国家有关关法律、政政策的分析析，对相关关展会的情情况的分析析，对展会会举办地市市场的分析析等。2、 提提出展会的的基本框架架：包括展展会的名称称和举办地地点、办展展机构的组组成、展品品范围、办办展时间、办办展频率、展展会规模和和展会定位位等。3、 展展会价格及及初步预算算方案。4、 展会工作作人员分工工计划。5、 展会招展展计划6、 展展会招商计计划。7、 展展会宣传推推广计划。8、 展会筹备进
4、度计划。9、 展会服务商安排计划。10、 展会开幕和现场管理计划。11、 展会期间举办的相关活动计划。12、 展会结算计划。（三） 展会立项项策划书的的写作要求求：1 展会名称称展览览会的名称称一般包括括三个方面面的内容：基本部分分、限定部部分和行业业标识。如如“第933届中国出出口商品交交易会”，如如果按上述述三个内容容对号入座座，则基本本部分是“交交易会”，限限定部分是是“中国”和和“第933届”，行行业标识是是“出口商商品”。下面分分别对这三三个内容作作一些说明明： 基基本部分：用来表明明展览会的的性质和特特征，常用用词有：展展览会、博博览会、展展销会、交交易会和“节节”等。 限定部部分
5、：用来来说明展会会举办的时时间、地点点和展会的的性质。展会举举办时间的的表示办法法有三种：一是用“届届”来表示示。二是用用“年”来来表示，三三是用“季季”来表示示。如第三三届大连国国际服装节节、20003年广州州博览会、法法兰克福春春季消费品品展览会等等。在这三三种表达办办法里，用用“届”来来去示最常常见，它强强调展会举举办的连续续性。那些些刚举办的的展会一般般用“年”来来表示。展展会举办的的地点在展展会的名称称里也要有有所体现，如如第三届大大连国际服服装节中的的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一
6、个国际展。 行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展展会地点策划选选择展会的的举办地点点，包括两两个方面的的内容：一一是展会在在什么地方方举办，二二是展会在在哪个展馆馆举办。策划选选择展会在在什么地方方举办，就就是要确定定展会在哪哪个国家、哪哪个省或者者是哪个城城市里举办办。策策划选择展展会在哪个个展馆举办办，就是要要选择展会会举办的具具体地点。具具体选择在在哪个展馆馆举办展会会，要结合合展会的展展览题材和和展会定位位而定。另另外，在具具体选择展展馆时，还还要综合考
7、考虑使用该该展馆的成成本的大小小如何、展展期安排是是否符合自自己的要求求以及展馆馆本身的设设施和服务务如何等因因素。3、办展展机构办展机构构是指负责责展会的组组织、策划划、招展和和招商等事事宜的有关关单位。办办展机构可可以是企业业、行业协协会、政府府部门和新新闻媒体等等。根根据各单位位在举办展展览会中的的不同作用用，一个展展览会的办办展机构一一般有以下下几种：主主办单位、承承办单位、协协办单位、支支持单位等等。主主办单位：拥有展会会并对展会会承担主要要法律责任任的办展单单位。主办办单位在法法律上拥有有展会的所所有权。承办单单位：直接接负责展会会的策划、组组织、操作作与管理，并并对展会承承担主要
8、财财务责任的的办展单位位。协协办单位：协助主办办或承办单单位负责展展会的策划划、组织、操操作与管理理，部分地地承担展会会的招展、招招商和宣传传推广工作作的办展单单位。支持持单位：对对展会主办办或承办单单位的展会会策划、组组织、操作作与管理，或或者是招展展、招商和和宣传推广广等工作起起支持作用用的办展单单位。4、办展展时间 办展时时间是指展展会计划在在什么时候候举办。办办展时间有有三个方面面的含义：一是指举举办展的具具体开展日日期。二是是指展会的的筹展和撤撤展日期。三三是指展会会对观众开开放的日期期。展展览时间的的长短没有有一个统一一的标准，要要视不同的的展会具体体而定。有有些展会的的展览时间间
9、可以很长长，如“世世博会”的的展期长达达几个月甚甚至半年；但对于占占展会绝大大多数的专专业贸易展展来说，展展期一般是是3-5天天为宜。5、展展品范围展会的的展品范围围要根据展展会的定位位、办展机机构的优劣劣势和其他他多种因素素来确定。根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实
10、际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 展会规模展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限
11、制。8、展会定位通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。9展会价格和展会初步预算展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。
12、展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。11、展展会进度计计划、现场场管理计划划
13、和相关活活动计划展会进进度计划是是在时间上上对展会的的招展、招招商、宣传传推广和展展位划分等等工作进行行的统筹安安排。它明明确在展会会的筹办过过程中，到到什么阶段段就应该完完成哪些工工作，直到到展会成功功举办。展展会进度计计划安排得得好，展会会筹备的各各项准备工工作就能有有条不紊地地进行。现场管管理计划是是展会开幕幕后对展会会现场进行行有效管理理的各种计计划安排，它它一般包括括展会开幕幕计划、展展会展场管管理计划、观观众登记计计划和撤展展计划等。现现场管理计计划安排得得好，展会会现场将井井然有序，展展会秩序良良好。展会相关关活动计划划是对准备备在展会期期间同期举举办的各种种相关活动动作出的计计
14、划安排。与与展会同期期举办的相相关活动最最常见的有有技术交流流会、研讨讨会和各种种表演等，它它们是展会会的有益补补充。二、展展会项目立立项可行性性研究报告告的写作作（一一）展会会项目立项项可行性研研究报告的的概念完成了展展会立项策策划书，并并不意味着着该立项的的展会就可可以举办了了。项目立立项只是对对举办什么么题材的展展会和如何何举办该展展会提出了了一个初步步的意见，制制定了一套套初步的方方案，至于于该展会是是否真的可可以举办和和该方案是是否真的可可行，还需需要对该展展会项目及及方案进行行可行性分分析。可行行性分析的的结论及其其他必须考考虑的因素素，才是决决定最后是是否可以举举办该展会会的最终
15、依依据。展会项项目立项可可行性研究究报告就就是在对展展会立项进进行可行性性分析的基基础上完成成的研究报报告。展会会立项可行行性分析是是展会项目目立项策划划的继续。展展会项目立立项策划主主要是在掌掌握各种信信息的基础础上，初步步提出计划划举办的展展会“是什什么样的”；展会立项项可行性分分析则是在在仔细研究究各种信息息的基础上上，深入分分析举办展展会立项策策划提出的的“那样的的展会”是是否可行，为为最后是否否举办该展展会提供科科学的决策策依据。如果展展会立项策策划通过可可行性分析析，证明计计划举办展展会的市场场条件具备备，项目具具有生命力力，各种执执行方案策策划合理，项项目在经济济上可行，风风险较
16、小且且有一定的的社会效益益，就可以以通过该展展会立项策策划，决策策举办该展展会了。（二）展展会项目立立项可行性性研究报告告的内容容结构展会项项目立项可可行性研究究报告要要对展会立立项是可行行还是不可可行作出系系统的评估估和说明，并并为最终完完善该展会会项目立项项策划的各各具体执行行方案提供供改进依据据和建议。因因此，展展会项目立立项可行性性研究报告告主要包包括以下几几项内容：1、 市场环境境分析（11） 宏观观市场环境境：包括人人口环境、经经济环境、技技术环境、政政治法律环环境、社会会文化环境境等。（2） 微观市场场环境：包包括办展机机构内部环环境、目标标客户、竞竞争者、营营销中介、服服务商、
17、社社会公众等等。（3） 市场环境境评价：SSWOT分分析法，即即内部优势势、内部劣劣势、外部部机会、外外部威胁分分析。2、 展展会项目生生命力分析析（11） 项目目发展空间间：即分析析举办该展展会所依托托的产业空空间、市场场空间、地地域空间、政政策空间等等是否具备备。（22） 项目目竞争力：包括展会会定位的号号召力、办办展机构的的品牌影响响力、参展展商和观众众的构成、展展会价格、展展会服务等等。（33） 办展展机构优劣劣势分析3、展展会执行方方案分析1）对对计划举办办的展会的的基本框架架进行评估估，具体包包括：(1)展展会名称和和展会的展展品范围、展展会定位之之间是否有有冲突。(2)办展时间间
18、、办展频频率是否符符合展品范范围所在产产业的特征征。(3)展会会的举办地地点是否适适合举办该该展品范围围所在产业业的展会。(4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。(5)展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。(6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。(7)展会定位与展会规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1） 招展计划评估（2） 招商计划评估（3） 宣传推广计划评估3、 展会项目财务分析（1） 价格定位（2） 成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租
19、金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用（3） 收入预测举办一个展会的收入一般包括：1） 展位费收入2） 门票收入3） 广告和企业赞助收入4） 其他相关收入（4） 盈亏平衡分析（5） 现金流量分析1） 净现值分析2） 净现值率分析3） 获利指数4） 内部收益率5、风险
20、预测（1） 市场风险（2） 经营风险（3） 财务风险（4） 合作风险6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（三）展会项目立项可行性研究报告的写作要求展会项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策是否要举办该展会的重要依据，因此，展会项目立项可行性研究报告的写作必须做到材料真实
21、充分，分析客观科学，判断准确有理。1、市场环境分析市场环境分析是展会立项可行性分析的第一步，它是根据展会立项策划提出的展会举办方案，在已经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办展会的各种市场条件是否具备，是否有举办该展会所需要的各种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素出发来分析举办该展会的条件是否具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目的生命力，不是只分析展会举办一届或两届的生命力，而是
22、要分析该展会的长期生命力，即要分析如果本展会举办超过五届以上，本展会是否还有发展前途的问题。2、展展会项目生生命力分析析市场场环境分析析是从计划划举办的展展会项目的的外部因素素出发来分分析举办该该展会的条条件是否具具备；展会会项目生命命力分析则则是从计划划举办的展展会项目的的本身出发发，分析该该展会是否否有发展前前途。分析析展会项目目的生命力力，不是只只分析展会会举办一届届或两届的的生命力，而而是要分析析该展会的的长期生命命力，即要要分析如果果本展会举举办超过五五届以上，本本展会是否否还有发展展前途的问问题。3、展会会执行方案案分析展会会执行方案案分析是从从计划举办办的展会项项目的本身身出发，
23、分分析该展会会项目立项项计划准备备实施的各各种执行方方案是否完完备，是否否能保证该该展会计划划目标的实实现。展会会执行方案案分析的对对象是该展展会的各种种执行方案案，分析的的重点是各各种执行方方案是否合合理、是否否完备和是是否可行。需要强调的一点是，对展会基本框架进行评估，重点不是分析构成展会基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基本框架是否合理和可行。因为，尽管对构成展会基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的，但由这些因素所构成的展会基本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象的出现，对展会基本框架进行评估就十分
24、重要。4、展会项目财务分析展会项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该展会的费用支出和收益。展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会是否经济可行，并为即将举办的展会指定资金使用规划。5、风险预测从展会立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其
25、他问题等。7、改进建议针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。8、努力的方向根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。三、参展说明书的写作（一）参展说明书的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。（二）参展说明书包含的主要
26、内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。一般来说，参参展说明书书主要包括括以下几方方面的内容容：(1)前言言。主要是是对参展商商参加本展展会表示欢欢迎，说明明本手册编编制的原则则和目的，提提醒参展商商在筹展、布布展、展览览和撤展等等环节要自自觉遵守本本手册的相相关规定等等。前言一一般都很简简短，言简简意赅。(2)展览场地地基本情况况。包括展展馆及展区区平面图、至至展馆的交交通图、展展览场地的的基本技术术数据等。绘绘制展馆及及展区平面面图时，要
27、要注意标明明展馆各种种服务设施施所在的位位置、展区区和展位划划分的详细细情况、展展馆内部通通道和出人人口等；在在绘制至展展馆的交通通图时，要要注意标明明展馆在该该城市的具具体位置、到到展馆可以以利用的各各种主要交交通工具和和交通路线线、各指定定接待酒店店在该城市市的具体位位置等；对对于该展览览场地的基基本技术数数据，要清清楚准确地地列出地面面承重、馆馆内通风条条件、货运运电梯容积积容量、展展馆室内空空间高度、展展馆入口高高度和宽度度、展馆的的水电供应应状况等。对对展览场地地基本情况况的介绍对于帮助助参展商准准确地找到到展馆和自自己的展位位，进而进进行展位搭搭装和布展展有着很好好的指引作作用。（
28、3)展展会基本信信息。包括括展会的名名称、举办办地点、展展览时间、办办展机构、展展会指定承承建商、指指定运输代代理、指定定旅游代理理、指定接接待酒店等等。对于办办展时间，要要具体列明明展会的布布展时间、开开幕时间、对对专业观众众和普通大大众开放的的时间、撤撤展时间、布布展撤展加加班时间等等，对以上上时间尽量量精确到小小时；对于于办展机构构，要具体体列明展会会的主办单单位、承办办单位、支支持单位和和协办单位位等；另外外，还要具具体列明各各办展机构构、展会指指定承建商商、指定运运输代理、指指定旅游代代理、指定定接待酒店店等的详细细联系地址址、联系电电话、传真真和联系人人，如果有有网址和EEMAll
29、L也最好好能公布，以以便参展商商在需要的的时候方便便联系各有有关单位。(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括：展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。（5）展位搭装指南。是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的
30、标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出
31、具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)会展旅游信息。是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员
32、申请表、额外工作证和邀请卡申申请表、研研讨会和技技术交流会会申请表、刊刊登会刊广广告申请表表等。参展展说明书编编制成功以以后，可以以印刷成册册，在展会会开幕前适适当的时间间寄给参展展商，也可可以将其内内容发布在在展会的专专门网站上上供参展商商阅览和下下载，如果果展会有海海外参展商商，还要将将参展商手手册翻译成成外语文本本。（三三）参展展说明书的的作用参展说说明书主主要是为方方便和指引引叁展商顺顺利进行筹筹展、布展展、展览和和撤展等服服务的，它它不仅对参参展商进行行参展筹备备有着十分分重要的指指引作用，也也对办展机机构对展会会的布展、展展览和撤展展等各坏节节进行有效效的现场管管理有很大大的帮助和
33、和影响：1、参参展说明书书对参展商商的指引作作用。参展展商手册分分别对展览览场地、展展会基本情情况、展会会规则、层层位搭装、展展品运输和和会展旅游游等作出详详细的说明明，参展商商在得到参参展说明书书以后，就就可以按照照该说明书书的指引对对叁展的各各项准备工工作进行筹筹备，如安安排展品的的运输、准准备展位的的搭装材料料和设计等等；在展会会布展现场场，参展商商将按该说说明书的有有关要求进进行展位搭搭装和布展展，避免布布展期间的的盲目和违违规；在展展览期间，参参展商可以以按该说明明书的要求求布置展品品演示；在在撤展期间间，参展商商可以按照照该说明书书的指引有有条不紊地地撤展；展展会结束后后，参参展商
34、还可可以按照该该说明书的的指引选择择适合自己己需要的会会展旅游。在在参展说明明书的指引引下，参展展商可以更更有效地准准备和完成成参加展会会各工作环环节的各项项事务。2、参参展说明书书对展会现现场管理的的作用。参参展说明书书对展会在在筹展、布布展、展览览和撤展期期间的各项项规定，不不仅有利于于指导各参参展商按规规定办事，也也有利于办办展机构按按该手册的的规定监督督展会现场场的各种事事宜，并按按手册的规规定为参展展商提供各各种服务。参参展商手册册是办展机机构对展会会筹展、布布展、展览览和撤展等等环节进行行现场管理理的重要依依据之一，它它为展会各各阶段制定定了大家必必须遵守的的行为规范范，有利于于办
35、展机构构按此规范范对展会各各环节的现现场进行管管理。3、参展展说明书对对观众的作作用。除了了对参展商商的指引和和对展会现现场管理的的作用外，参参展说明书书对展会观观众也能起起一定的作作用。比如如，手册对对展馆平面面图、馆内内服务设施施分布图、交交通路线、指指定接待酒酒店和展会会开放时间间的说明，就就对观众参参观展会有有较大的帮帮助。观众在展展馆交通路路线图的指指引下可以以更方便地地达到展馆馆，在馆内内服务设施施分布图的的指引下可可以找到自自己需要的的服务提供供点，可以以享受展会会指定接待待酒店的优优惠价格待待遇在展展会开放时时间说明的的指引下可可以合理地地安排自己己的参观时时间等等。一般来说，
36、展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容
37、的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有利于展会具具体操作和和管理；对对于参展说说明书提到到的各项内内容要做到到没有遗漏漏，如对展展览场地基基本情况的的说明中，对对展馆人口口的高度和和宽
38、度、对对展馆的地地面承重能能力、对消消防的注意意事项等要要一一列明明，不能遗遗漏，否则则，现场操操作就会出出现问题，比比如，如果果没有提到到展馆入口口的高度和和宽度，就就有可能会会使一些较较大较长的的物品进不不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错别字和其他印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。第六、国际化。如果展会是国际性的展会，或者展会有向国际化方向发展的打算，那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书，其翻译一定要准确，因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。