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1、Essentials and Forms Essentials and Forms of Business Letter-of Business Letter-writingwriting商业信函的组成部分和格式商业信函的组成部分和格式1.China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:10.Our Ref.Your Ref.2.Date:15th
2、November,20-3.Messrs H.Ronald&Co.556 Eastcheap London,E.C.3,England8.Attention:Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request,we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your refer
3、ence.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season.Therefore,we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.6.Yours truly,7.China National Cereals,Oils and Foodstuffs Imp&Exp Corp.Sig._ (Ma
4、nager)10.QS/AN11.Enclosures12.cc our Shanghai Branch Office13.P.S.We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.组成部分分项示例1.China National Cereals,Oils&Foodstuffs Imp&Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:Our Ref.Your
5、 Ref.2.Date:15th November,20-3.Messrs H.Ronald&Co.556 Eastcheap London,E.C.3,England8.Attention:Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products收信人名称和地址具体收信人称呼事由5.We thank you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request,we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and
6、 a quotation sheet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season.Therefore,we would suggest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.6.Yours truly,7.China National Cereals,Oils and
7、Foodstuffs Imp&Exp Corp.Sig._ (Manager)信文落款结尾敬语10.QS/AN11.Enclosures12.cc our Shanghai Branch Office13.P.S.We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.案号附件抄送附言Parts of a Business Letter 信件组成部分Essential Parts 必要部分必要部分1.The letterhead 信头信头2.The date line 日期日期3.The inside name a
8、nd address 收信人名称地址收信人名称地址4.The salutation 称呼称呼5.The body of the letter 信文信文6.The complimentary close 结尾敬语结尾敬语7.The signature 落款落款Optional Parts 附加部分8.The attention line 具体收信人具体收信人9.The subject line 事由事由10.The reference notation 案号案号11.The enclosure 附件附件12.The carbon copy notation 抄送抄送13.The postscri
9、pt 附言附言Layout of a Business Letter 商业信函的格式Three major forms1.Indented Form 缩格式2.Blocked Form 齐头式3.Modified Blocked Form 改良齐头式缩格式示例具体收信人具体收信人和事由居中和事由居中日期靠右日期靠右段首缩格段首缩格结尾敬语和结尾敬语和落款偏右落款偏右齐头式示例除信头外全除信头外全部左对齐部左对齐段落之间用段落之间用空格空格改良齐头式示例案号和日期案号和日期靠右靠右落款偏右落款偏右各部分写法信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下 地址先小后大 中文：名称在上，地址在下
10、地址先大后小名称、地址A UK address:Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon,EX14 0RAU.K.公司名称公司名称街道街道邮编邮编(在国在国家之前家之前)国家国家城市城市门牌号门牌号中文名称、地址举例山东外贸职业学院中国山东省青岛市江西路62号地址地址:由大到小由大到小单位名称单位名称中国地址名称用英文写Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50
11、Zhonghua Road,Nanjing210001,P.R.China 单位名称单位名称街道街道大楼名称大楼名称城市城市国家国家邮编邮编(在在国家之前国家之前)门牌号门牌号中国地名的翻译规范用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母 例如：“山东青岛”Qingdao,Shandong Qing Dao,Shan Dong 可用缩写:Rd.=Road,Fl.=Floor,Ave=Avenue日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期举例日期日期信头收信人名称地址英式日期举例信头收信人名称地址日期
12、日期称呼日期写法注意事项月份最好用文字，如：1.2nd May,20-2.2 May,20-3.September 21st,20-4.September 21,20-5.25 Aug.20-6.Oct.10,20-避免月份用数字，如11/12/20-主意标点符号！主意标点符号！称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：Dear Sir,或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士：Dear Madam,或Dear Mesdames,建议使用：Dear Mr.Johnson,或 Dear Jack,词首字母全大写，用词首字母全大写，用逗号或不用标点符号逗号或不用标点符号Gentlemen
13、后后用冒号用冒号结尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,建议使用：Yours sincerely,或 Sincerely yours,第二个单词小写，第二个单词小写，结尾用逗号或不用结尾用逗号或不用标点符号标点符号落款结尾敬语结尾敬语手写签名手写签名打印签名打印签名公司名称公司名称职务职务具体收信人位置：1.收信人名称地址之下 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门 1.Attention:Mr.H.A.Don
14、nan,Export Manager 2.Attention of Mr.Cave 3.To the attention of Mr.Liu Ming 4.ATTN:Mr.Iverson事由位置：1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线表示的是该信函的主题 1.Re:Your Order No.463 2.Subject:SHEEP WOOL 3.Contract No.8904附件位置：落款之下，左对齐说明该信件有附件 1.Enclosure 2.Enc.3.Encl.As Stated 4.Enclosure:Brochure抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄
15、送给他人 1.明抄：cc Marketing Department 2.暗抄：bcc Mr.Simpson Blind carbon copy,收信人不知收信人不知道被抄送，只出道被抄送，只出现在发给被抄送现在发给被抄送人的信件里人的信件里Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Envelope Addressing信封格式写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对缩格式举例写信人名称地写信人名称地址址收信人名称地收信人名称地址：逐行右缩址：逐行右缩齐头式举例收信人名称地收信人名称地址：左端对齐址：左端对齐写信人名称地写信人名称地址址邮寄方式Via Air Mail(By Airmail,or Par Avion)航空Registered 挂号Parcel Post 邮包Express 快递Samples Post 样品捎交Mr.Charles WoodKindness of Mr.J.W.Smith 由Mr.J.W.Smith 捎交给Mr.Charles Wood转交最终收信人最终收信人转交人转交人转交人地址转交人地址Layout of E-mails电子邮件格式外发的邮件外发的邮件收件人收件人被抄送人被抄送人被暗抄人被暗抄人主体部分主体部分添加附件处添加附件处接收的邮件