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1、如何了解部属的工作职责 joabhttp:/ (海量营销管理培训资料下载)大纲n组织的基本概念组织的基本概念n职位分析职位分析n职位说明书职位说明书n实际演练实际演练组织的基本概念http:/ (海量营销管理培训资料下载)组织运作的原理 n组组织织运运作作是是透透过过一一群群人人，在在不不同同功功能能部部门门里里承承担担不不同同的的任任务务与与职职责责，完完成成组组织织的的使使命命，促促使使组组织织不不断断成成长长与与发发展展，创创造造最最大大利利润润，也也给给予予组组织织内内人人员员成成长长与与发发挥挥其其才才能的空间。能的空间。n而任何一个组织皆须具备下列四大要素：而任何一个组织皆须具备下
2、列四大要素：明确的工作目标。明确的工作目标。清晰的职位层次序列。清晰的职位层次序列。流畅的意见沟通路线。流畅的意见沟通路线。有效的协调与合作体系。有效的协调与合作体系。http:/ (海量营销管理培训资料下载)组织设计的原则 n监督幅度监督幅度n剔除重复剔除重复n权责一致权责一致n授权原则授权原则n命令统一命令统一n名称统一名称统一n充实职能充实职能n职掌明确职掌明确n报告系统明确报告系统明确n组织弹性组织弹性n职能配置标准化职能配置标准化n程序方法标准化程序方法标准化http:/ (海量营销管理培训资料下载)n职职位位分分析析、职职位位说说明明书书建建立立、职职位位评评价价作作业业的的实实施
3、施是是提提供供公公司司一一个个检检核核及及管管理理的的工工具，以有效地达成下列目的具，以有效地达成下列目的：建立职级架构建立职级架构评估与控制员额数目评估与控制员额数目落实部门职责划分落实部门职责划分厘清个人工作之上下游关系厘清个人工作之上下游关系建立人员征聘基准建立人员征聘基准界定人员训练需求界定人员训练需求订定绩效评估的评核标准订定绩效评估的评核标准奠定薪资制度建立的基础奠定薪资制度建立的基础职位分析http:/ (海量营销管理培训资料下载)什么是职位分析？n职职位位分分析析是是将将企企业业组组织织内内部部各各岗岗位位工工作作的的内内容容、责责任任性性质质，以以及及员员工工应应具具备备的的
4、基基本本条条件件，包包括括知知识识、能能力力等等加加以以研研究究分分析析的的过程，又称为工作分析过程，又称为工作分析n职职位位分分析析是是一一种种在在组组织织内内所所执执行行的的管管理理活活动动，专专注注于于收收集集、分分析析、整整合合工工作作相相关关资资讯讯，以以提提供供组组织织规规划划与与设设计计、人人力力资资源源管管理及其他管理机能的基础理及其他管理机能的基础http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位分析的目的n是是指指全全面面了了解解、获获取取与与工工作作有有关关的的详详细细信信息的过程息的过程n是是对对组组织织中中某某特特定定职职务务的的工工作作内内容容和和职职务务规范（任职资格
5、）的描述和研究了解过程规范（任职资格）的描述和研究了解过程n是指定职务说明和职务规范的系统过程是指定职务说明和职务规范的系统过程n职务分析为确定职务内容提供了主要依据职务分析为确定职务内容提供了主要依据n是是任任何何为为了了证证明明人人员员选选择择方方法法和和工工作作绩绩效效之间之间 关系的研究中所不可缺少的部分关系的研究中所不可缺少的部分http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位分析带来的效益增加高附加价值的工作增加高附加价值的工作减少低效益的工作减少低效益的工作创造整体性整合效益的工作创造整体性整合效益的工作利用外部资源优化效益的利用外部资源优化效益的工作工作http:/ (海量营销管
6、理培训资料下载)基本概念与相关术语要素要素任务任务职责职责职务职务职位职位要素要素http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位分析的内容n职位分析在于了解工作的五大特征：职位分析在于了解工作的五大特征：工作的输出特征工作的输出特征工作的输入特征工作的输入特征工作的转换特征工作的转换特征工作的关连特征工作的关连特征工作的动态特征工作的动态特征http:/ (海量营销管理培训资料下载)工作分析的用途 n工作说明书建立工作说明书建立n工作流程之厘清工作流程之厘清n甄选标准之订立甄选标准之订立n教育训练之安排教育训练之安排n绩效目标之设定绩效目标之设定n工作职务之设计工作职务之设计n职务类别之订定职
7、务类别之订定n生涯前程之分析生涯前程之分析n组织规划之基础组织规划之基础n人力需求之预估人力需求之预估n工作评价之基础工作评价之基础n奖惩标准之订定奖惩标准之订定http:/ (海量营销管理培训资料下载)何时做职位分析n建立一个新的组织建立一个新的组织n工作内容、性质发生变化工作内容、性质发生变化n重新定岗定员重新定岗定员n制度建立的需要制度建立的需要http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位分析的前置作业n成立项目小组成立项目小组外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管n准备相关资料准备相关资料组织结构图、部门职责说明书、工作流程图组织结构图、部门职责
8、说明书、工作流程图n设计相关工具及表格设计相关工具及表格工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、工作说明书格式工作说明书格式http:/ (海量营销管理培训资料下载)谁来做工作分析n人力资源管理者人力资源管理者n组织内的主管人员组织内的主管人员n在职员工在职员工透过三者的共同努力与合作来完成透过三者的共同努力与合作来完成http:/ (海量营销管理培训资料下载)一般部门在职位分析中起的作用 n员员工工及及其其直直接接上上级级主主管管需需协协同同人人力力资资源源部部门门人人员员观观察察和和分分析析正正在在进进行行的的工工作作，填填写写问问卷卷、接接受受访访谈谈
9、等等，然然后后编编写写出出一一份份工工作作说明和工作规范。说明和工作规范。n最最后后，由由承承担担工工作作的的员员工工及及其其上上级级主主管管来来审审核核和和修修改改能能反反映映出出他他们们工工作作活活动动和和职职责责的那些结论性描述。的那些结论性描述。http:/ (海量营销管理培训资料下载)常用的职位分析方法n问卷调查法问卷调查法n观察法观察法n工作日志法工作日志法n访谈法访谈法n关键事件法关键事件法职位说明书http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位说明书的来源和目的n职职务务说说明明书书是是根根据据职职务务分分析析所所得得到到的的资资料料，而而对对工工作作的的职职务务、所所负负的的
10、责责任任、以以及及应应具具备的条件所做成的书面文件备的条件所做成的书面文件n即即：职职位位分分析析的的直直接接结结果果，就就是是产产生生职职位位描述描述、职位规范职位规范，进而形成职位说明书，进而形成职位说明书n目目的的：确确认认工工作作职职责责，并并说说明明工工作作的的范范围围和内容。和内容。http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位描述和职位规范的编写n职职位位描描述述(Job Description)：对对有有关关工工作作职职责责、工工作作活活动动、工工作作条条件件以以及及工工作作安安全全等等方方面面的的书书面面描述文件。描述文件。n职职位位规规范范(Job Specificatio
11、n)：全全面面反反映映对对工工作作承承担担者者在在个个性性特特征征、技技能能以以及及工工作作背背景景等等方方面面的的要求的书面文件。要求的书面文件。http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位描述与职位规范的区别n编编写写目目的的的的区区别别：职职位位描描述述是是以以“工工作作”为为中中心心对对职职位位进进行行深深入入的的说说明明，为为职职位位评评价价、职职位位分分类类及及人人事事管管理理提提供供依依据据。职职位位规规范范是是在在工工作作描描述述的的基基础础上上，解解释释什什么么样样的的人人才才能能胜胜任任此此一一职职位位的的工工作作，以以便便为为招招聘聘、培培训训、考考核核、选选拔拔、任任
12、用用提提供供依据依据n内内容容范范围围的的区区别别：职职位位描描述述的的内内容容很很广广泛泛，包包括括对对职职位位的的性性质质、特特征征、程程序序、方方法法的的说说明明，而而职职位位规规范范的的内内容容则则主主要要涉涉及及到到该该职职位位对对任任职职人人员员资资格条件的要求格条件的要求http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位描述的价值n对对员员工工：工工作作描描述述可可以以帮帮助助员员工工了了解解工工作作的的内内容容及及义义务务，并并且且让让员员工工了了解解组组织织对对他他们的期望值。们的期望值。n对对管管理理者者：书书面面的的工工作作描描述述可可以以尽尽可可能能地地减减少少在在工工作作
13、要要求求上上与与员员工工的的冲冲突突。当当工工作作描描述述中中所所包包含含的的义义务务没没有有做做到到时时，管管理理者者就有了采取纠正行动的依据。就有了采取纠正行动的依据。http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位规范的价值n对对员员工工：职职位位规规范范可可让让员员工工了了解解每每一一职职位位所所需需具具备备之之最最低低任任职职要要求求，从从而而依依自自己己有有兴兴趣趣之之职职系系或或职职位位，订订定定相相关关职职业业生生涯涯发发展规划。展规划。n对对管管理理者者：有有一一清清晰晰标标准准之之招招聘聘标标准准，可可提高人员选拔及任用之适任性。提高人员选拔及任用之适任性。http:/ (海
14、量营销管理培训资料下载)职位说明书的失败原因 n员员工工及及部部门门主主管管因因工工作作忙忙碌碌，配配合合意意愿愿低低，为为免免麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字 n工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大n修修改改增增删删不不便便，工工作作变变动动后后或或因因职职位位之之更更替替频频繁繁，其内容早不合实际，流于形式其内容早不合实际，流于形式n对对工工作作说说明明书书编编制制过过程程之之相相关关理理念念不不清清楚楚，格格式式及形式无法充分发挥其功能，导致误用及形式无法充分发挥其功能，导致误用n对对工工作作说说明明书书
15、与与整整个个管管理理制制度度之之联联结结，欠欠缺缺系系统统性性之之构构想想，无无法法有有效效支支持持其其它它制制度度之之设设计计，限限制制其可能之功能发挥。其可能之功能发挥。http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位说明书http:/ (海量营销管理培训资料下载)填写职位说明书的一般原则n以以简简洁洁而而直直接接的的方方式式填填写写职职位位说说明明书书，用用词力求简单词力求简单n系针对系针对“职位职位”，而非针对，而非针对“个人个人”n主管仍有权指定其他相关的职责或工作主管仍有权指定其他相关的职责或工作n职职位位说说明明书书的的长长度度并并不不能能表表示示该该职职位位的的重重要程度要程度n
16、职位位规范范中中需需避避免免种种族族、性性别、年年龄、身身体残疾方面的歧体残疾方面的歧视。http:/ (海量营销管理培训资料下载)基本资料n职职位位名名称称：本本职职位位现现行行职职位位名名称称。如如：人人力力资资源源专员、系统分析师、行政助理、财务经理等。专员、系统分析师、行政助理、财务经理等。n职位代码：系统中本职位之代码职位代码：系统中本职位之代码n职职位位类类别别：本本职职位位为为管管理理职职或或专专业业职职，及及其其工工作作性质为何性质为何n所所属属处处部部门门：本本职职位位所所属属之之职职能能组组织织。如如：人人力资源部。力资源部。n所所属属单单位位：本本职职位位所所属属最最小小
17、功功能能单单位位，如如：训训练练课、电子工程课课、电子工程课n职位层次职位层次：本职位所属之专业及能力阶层：本职位所属之专业及能力阶层http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位描述n面对内外部客户面对内外部客户内部伙伴内部伙伴外部顾客外部顾客n工作内容与职责概述工作内容与职责概述职责范围职责范围负责程度：主要负责部分支持负责程度：主要负责部分支持要达成的目的要达成的目的http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位规范n职位资格职位资格教育程度及专业类别教育程度及专业类别：本职位需具备之学历及专业：本职位需具备之学历及专业职位专长类别职位专长类别培培训训证证照照要要求求：与与本本职职位位工
18、工作作相相关关所所需需必必备备之之培培训训经历或专业证照经历或专业证照资历与经验资历与经验n职位标准职位标准主要知识技能主要知识技能项目描述重要程度项目描述重要程度操作技能操作技能项目描述重要程度项目描述重要程度其他人格特质其他人格特质项目描述重要程度项目描述重要程度http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位设计的主要原则n因因事事设设岗岗原原则则：职职位位设设置置应应按按照照企企业业各各部部门门职职责责范范围围来来设设定定职职位位，而而不不应应该该“因因人人设设岗岗”，“职职位位”和和“人人”的的关关系系应应是是“设设置置”和和“配配置置”的的关系关系n职职位位的的规规范范：职职位位名名
19、称称及及职职责责范范围围均均应应加加以以规规范范，且职位名称应该很接近工作内容的性质且职位名称应该很接近工作内容的性质n最最少少职职位位数数原原则则：考考虑虑到到最最大大限限度度地地节节约约人人力力成成本，并尽可能地缩短职位之间讯息传递时间本，并尽可能地缩短职位之间讯息传递时间n人人事事相相宜宜原原则则：根根据据职职位位对对人人的的素素质质要要求求，选选择择相应的工作人员，并将人安排到合适的职位上。相应的工作人员，并将人安排到合适的职位上。职位说明书实例http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位说明书实例n人事行政助理人事行政助理nDSP软件工程师软件工程师n产品专员产品专员实际演练htt
20、p:/ (海量营销管理培训资料下载)职位类别nA主管职主管职 nB管理行政职管理行政职 nC技术职技术职 nD生产职生产职http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位层次nB1非非专专业业人人员员/助助理理：单单纯纯从从事事执执行行性性、操操 作性之工作作性之工作nB2专专业业人人员员：需需具具备备策策划划、思思考考能能力力，能能独立进行工作独立进行工作nB3基基层层主主管管/资资深深专专业业人人员员：需需至至少少具具备备在在该专业领域该专业领域3年以上工作经验年以上工作经验nB4中中阶阶主主管管/高高级级项项目目人人员员：需需至至少少具具备备在在该专业领域该专业领域5年以上工作经验年以上工
21、作经验http:/ (海量营销管理培训资料下载)面对内外部客户n指指担担任任本本职职位位者者在在执执行行工工作作时时，不不论论对对公公司司内内、外外，以以文文字字或或口口头头，透透过过沟沟通通、协协调调、接接洽洽之之表表达达方方式式，进进行行其其正正常常而而合合理理接接触触之之必必要要性性，进进而而形形成成良良好好之之人人际际关关系系及及工工作作关关系系，有有助助其其任任务务之之完成。完成。内内部部伙伙伴伴：指指本本职职位位因因工工作作需需要要，需需与与公公司司内内所所属属单单位以外之那些人员进行联系及合作位以外之那些人员进行联系及合作外外部部顾顾客客：指指因因工工作作需需与与公公司司外外部部
22、单单位位或或人人员员之之必必要要接触对象接触对象具体写明接触内容，如资料交换、谈判沟通、协调等具体写明接触内容，如资料交换、谈判沟通、协调等http:/ (海量营销管理培训资料下载)职责范围n条理分明：职位之主要工作职责明确而肯定。条理分明：职位之主要工作职责明确而肯定。n工作职责应以重要程度为顺序排列工作职责应以重要程度为顺序排列n每一要点之开始，要以肯定之动词开始每一要点之开始，要以肯定之动词开始n每每一一行行动动动动词词后后均均应应有有其其受受词词，以以及及可可能能之之行行动动目的及结果。目的及结果。如如：培培训训专专员员：执执行行公公司司教教育育训训练练活活动动，以以提提高高员员工工之
23、专业及管理技能之专业及管理技能n叙叙述述现现在在应应该该做做的的工工作作，而而非非过过去去是是怎怎么么做做的的，也不是将来要怎么做或将来计划要做的工作也不是将来要怎么做或将来计划要做的工作http:/ (海量营销管理培训资料下载)n不得有否定的词句不得有否定的词句n避免使用缩写或简称避免使用缩写或简称n避避免免含含糊糊、不不明明确确的的词词句句，如如设设法法、尽尽力力、尝试等。尝试等。n避免使用技术性的词句或文字避免使用技术性的词句或文字n避免使用叙述式的填写方式避免使用叙述式的填写方式n避免使用避免使用“得得”或或“偶偶尔”等文字等文字http:/ (海量营销管理培训资料下载)提供参考之动词
24、n督督导导、分分析析、执执行行、评评估估、协协助助、审审核核、参参加加、收收集集、整整合合、协协调调、拟拟订订、指指导导、编编辑辑、检检查查、维维护护、操操作作、调调查查、规规划划、采采购购、修修订订、记记录录、提提供供、研研究究、训训练练、实实施施、发发放放、追追踪踪、观观察察、比比较较、提提供供、等等等等http:/ (海量营销管理培训资料下载)教育程度及专业类别n教教育育程程度度：指指担担任任本本职职位位最最低低必必要要之之教教育育层层次次，而而非非填填写写者者目目前前之之教教育育程程度度。如如初初中、高中、专科、本科、硕士等。中、高中、专科、本科、硕士等。n专专业业类类别别：如如“电电
25、机机系系”、“会会计计系系”、“资资讯讯管管理理系系”，或或较较大大弹弹性性之之“工工商商管管理理相相关关科科系系”、“机机械械工工程程相相关关科科系系”等等，如能与职位描述所需专业类别越相近越好。如能与职位描述所需专业类别越相近越好。http:/ (海量营销管理培训资料下载)职位专长类别nA：行政管理类行政管理类nD：工业工程类工业工程类nE：电子类电子类nM：机械类机械类nS：软件类软件类nI：资讯管理类资讯管理类nO：其他其他http:/ (海量营销管理培训资料下载)经历与经验n指指担担任任本本职职位位所所需需之之必必要要该该专专业业或或相相关关经经验验年年数数，以以便便能能有有相相应应
26、具具备备之之工工作作经经验验，执行其日常工作，并能达成任务目标。执行其日常工作，并能达成任务目标。n若若本本职职位位需需有有主主管管工工作作经经验验，则则需需注注明明需需具备之担任主管经验年数。具备之担任主管经验年数。http:/ (海量营销管理培训资料下载)主要知识技能操作技能n指指担担任任本本职职位位需需已已具具备备的的专专业业知知识识及及能能力力；因工作之难易度及复杂度不同。因工作之难易度及复杂度不同。需需具具备备之之知知识识技技能能如如：Oracle资资料料库库撰撰写写、C+程序设计、人力资源管理技能等程序设计、人力资源管理技能等需需具具备备之之操操作作技技能能（需需以以手手动动操操作作为为主主）如如：电电脑脑Microsoft Office操操作作技技能能、水水电电管管线线装配技术、装配技术、http:/ (海量营销管理培训资料下载)人格特质n担担任任本本职职位位所所需需具具备备之之较较重重要要，且且与与工工作作相关之人格特质，如：相关之人格特质，如：财务人员严谨的、细心的、正直的财务人员严谨的、细心的、正直的业务人员具弹性、高挫折容忍力、善沟通业务人员具弹性、高挫折容忍力、善沟通研发人员专心一致、有创造力的研发人员专心一致、有创造力的生产技术人员可靠的、有条理的生产技术人员可靠的、有条理的