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1、 ICS 03.080.99 CCS A 12 DJG330211 镇海区地方技术性规范 DJG330211/TXXXXXXXX 住宅小区业主委员会工作规范 （报批稿）在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。XXXX-XX-XX 发布 XXXX-XX-XX 实施 镇海区市场监督管理局 发 布 DJG330211/TXXXXXXXX I 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由宁波市镇海区住房和建设交通局提出并归口。本文件起草单位：宁波市镇海
2、区住房和建设交通局、宁波市标准化研究院。本文件主要起草人：陆文良、穆红梅、汪倩、倪喆、沈梦熙、胡一俊、单硕雯。DJG330211/TXXXXXXXX II 引言 为有效破解住宅小区治理工作中的难点、痛点和堵点，助推基层社会治理现代化，镇海区从2020年3月起全面开展党建引领小区治理创新改革，对全区符合业主委员会“组建、改选、补选”条件的小区开展“应建尽建、应改尽改”工作，全面优化业委会人员结构并同步成立业委会党组织。为进一步解决住宅小区业主委员会议事决策程序、公章使用不规范等问题，拟建立面向住宅小区业主委员会的工作指导体系，规范住宅小区业主委员会工作。DJG330211/TXXXXXXXX 1
3、 住宅小区业主委员会工作规范 1 范围 本文件规定了住宅小区业主委员会的基本要求、议事决策、诉求处理、信息公开和日常管理。本文件适用于住宅小区业主委员会工作的开展。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。4 基本要求 4.1 应明确住宅小区业主委员会委员职责要求和分工。4.2 应建立健全住宅小区业主委员会工作制度，包括公章管理制度、档案管理制度等。4.3 应执行业主大会的决策，接受小区全体业主监督。4.4 应定期召开业主委员会工作会议，每季度不少于一次。5 议事决策 5.1 发起条件 议事决策的发起条件为：a)业主委员会会议：1)1/5 以
4、上业主提议召开业主委员会会议的事项；2)1/3 以上业主委员会成员提议召开业主委员会会议的事项；3)涉及业主委员会工作事项且需召开业主委员会会议的其他情形。b)业主大会会议：1)1/5 以上业主提议召开业主大会的事项；2)需要业主大会决定的重大事故或紧急事件；3)业主大会议事规则规定的其他情形。5.2 会前准备 5.2.1 围绕议事事项，通过业主访谈、实地调查、资料查证等方式，收集业主意见。涉及使用大额公共收益、申请使用保修金等重大事项，向社区党组织征求意见。5.2.2 筹备会议时应开展以下工作：DJG330211/TXXXXXXXX 2 a)确定会议主题；b)起草会议通知，包括召开时间、地点
5、、参会人员、议程等；c)起草会议材料，包括前期调查结论、征询意见表、表决票等。5.2.3 需投票表决的，应确定参加表决人数，核实表决人的业主身份。5.3 会议公告 应按以下要求将会议事项进行公告：a)业主委员会会议召开 3 日前：1)将会议通知、会议表决内容送至每位委员；2)将拟讨论的事项在住宅小区内醒目位置或小区业主交流服务群公告。b)业主大会召开 15 日前，将拟讨论的事项在住宅小区内醒目位置或小区业主交流服务群公告。5.4 会议表决 5.4.1 业主委员会 5.4.1.1 无法参会表决的，委员应提前向会议召集人说明并书面表决意见，不应委托他人参会。注：会议召集人由业主委员会主任或副主任担
6、任。5.4.1.2 应按以下要求进行表决：a)参会表决人数应超过委员总数的一半；b)全体委员半数以上同意的，表决通过。5.4.1.3 表决未通过的，应修改表决内容后，按 5.3 的要求再次表决。5.4.2 业主大会 5.4.2.1 无法参会表决的，业主可书面委托代理人参会。5.4.2.2 业主大会的表决形式包括：a)设置投票箱；b)组织专人送达、回收业主意见。注：送达、回收方式包括上门、寄挂号信、快递、传真、网络等。5.4.2.3 业主逾期未表决或提出意见的，视为弃权。5.4.2.4 业主大会应由专有部分面积占比 2/3 以上的业主且人数占比 2/3 以上的业主参与表决，表决通过应符合以下要求
7、：a)涉及以下事项，应经参与表决专有部分面积占比 3/4 以上的业主且人数占比 3/4 以上的业主同意：1)筹集建筑物及其附属设施的维修资金；2)改建、重建建筑物及其附属设施；3)改变共有部分的用途或者利用共有部分从事经营活动。b)涉及以下事项，应经参与表决专有部分面积占比 1/2 以上的业主且人数占比 1/2 以上的业主同意：1)制定和修改业主大会议事规则、小区管理规约；2)选举业主委员会或者更换业主委员会成员；3)选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；4)使用建筑物及其附属设施的维修资金；DJG330211/TXXXXXXXX 3 5)有关共有和共同管理权利的其他重大事项。5.4.2.5
8、表决未通过的，应重新征求业主意见，修改表决内容后，按 5.3 的要求再次表决。5.5 决定执行 5.5.1 表决通过之日起 3 日内，应在住宅小区内醒目位置公告，公告时间不少于 7 日。5.5.2 执行表决内容，跟踪、监督执行情况。5.5.3 执行过程中发现问题时应即时整改，可修改内容后再次表决。6 诉求处理 6.1 提出与受理 6.1.1 诉求的提出渠道包括：a)线下渠道：1)意见箱；2)现场反映。b)线上渠道，如电子邮箱、小程序等。6.1.2 意见箱应设置于住宅小区内醒目位置。6.1.3 应设立业主接待日，由业主委员会委员定期受理业主的诉求。6.1.4 可设立红色物业联盟联合接待日。6.1
9、.5 业主接待日的具体开放时间应对外公示。6.1.6 业主委员会应指定专人或委托物业服务企业收集并统计业主的诉求。6.1.7 应认真听取业主诉求并记录，记录内容包括业主姓名、联系方式、联系地址、诉求内容等。6.2 诉求判断 应对业主诉求进行判断：a)属于业主委员会职责范围内的问题，按6.3的规定执行；b)不属于业主委员会职责范围内的问题，向业主进行解释，并告知、引导业主通过其他合法合规渠道进行反映。6.3 分类处理 应对诉求进行分类处理：a)不需要通过议事决策解决的诉求应即时协调处理；b)需要通过议事决策解决的诉求应按第 5 章的规定执行；c)需要居委会、物业服务企业等其他单位处理的诉求，应转
10、交给相关单位处理。6.4 跟踪反馈 应跟踪诉求的处理情况，并即时向业主反馈处置结果：a)当天处理的应当天反馈；b)需要通过议事决策解决的应先向业主告知解决途径，即时反馈处理进度；c)转交处理的诉求应跟踪、监督和催办处理过程。DJG330211/TXXXXXXXX 4 7 信息公开 应在住宅小区内醒目位置或小区业主交流服务群即时公开工作信息，包括但不限于：a)国家和本市、区物业管理相关法律法规和规范性文件等；b)业主委员会架构、党组织架构等；c)业主委员会的工作动态；d)业主委员会工作制度、委员职责等；e)小区公共维修资金、公共收益、业主委员会工作经费的收支情况；f)业主委员会会议、业主大会召开
11、前的事项信息；g)业主委员会会议、业主大会作出的决定，如小区管理规约、业主大会议事规则等。8 日常管理 8.1 资金使用管理 8.1.1 由业主委员会负责管理、业主委员会委托物业服务企业管理或由业主委员会审核使用的资金包括但不限于：a）维修资金，包括专项维修资金、日常维修资金、应急维修资金；b）物业保修金；c）公共收益；d）首次业主大会筹备资金结余部分。8.1.2 维修资金按维修规模分为中修以下维修资金、中修及以上维修资金。8.1.3 各类资金使用管理见附录 A。8.2 公章使用管理 使用公章时应进行用印登记，并定期对用印登记情况进行核对，具体见附录B。8.3 档案管理 应将工作中形成的各类材
12、料整理后立卷归档，档案应完整、清晰、便于查找，具体见附录C。8.4 质量改进 业主委员会应定期对工作情况进行评价和总结。DJG330211/TXXXXXXXX 5 A A 附录A （资料性）资金使用管理 A.1 维修资金 A.1.1 中修以下维修资金 A.1.1.1 中修以下维修资金的使用额度分为：a)物业服务合同中约定物业服务企业可以直接使用的额度；b)业主大会授权业主委员会审批权限的使用额度；c)需业主大会表决的使用额度。A.1.1.2 应对资金支取申报表、维修发票复印件等资料进行审核，审核通过后出具同意划拨资金证明书，由物业服务企业按季度或年度向区物业管理中心申请拨付维修资金。A.1.2
13、 中修及中修以上维修资金 A.1.2.1 应委托物业服务企业对小区进行排查和判断，破损情况符合中修及中修以上维修项目要求的，由物业服务企业制定维修资金使用方案。A.1.2.2 应对维修资金使用方案的可行性、施工方案、工程预算等进行把关。A.1.2.3 方案通过后，应在小区落实维修资金总额 50的自筹资金的基础上，委托物业服务企业将维修资金使用方案提交镇（街道）物业办、区物业管理中心审核。A.1.2.4 审核通过后，应按 5.4.2 的规定进行表决，表决通过后，应在镇（街道）招标平台通过招投标方式确定维修单位。A.1.2.5 维修完成后，应组织物业服务企业和镇（街道）、社区、专业第三方等单位对维
14、修项目进行验收。A.1.2.6 验收通过后，由业主委员会或受其委托的物业服务企业向镇（街道）、区物业管理中心申请拨付维修资金。A.1.3 日常维修资金 参照A.1.1的规定执行。A.1.4 应急维修资金 A.1.4.1 应急维修资金从应急备用金或专项维修资金中列支。A.1.4.2 物业共用部位、共用设施设备发生以下情形时，由物业服务企业或业主提出维修建议，业主委员会核实后应立即维修：a）消防、排水管道及其相关设施设备严重故障；b）电梯因故障停止运行，或经检验、评估确认存在严重安全隐患；c）较大面积建筑幕墙、外墙墙面以及建筑附属构件脱落或有脱落危险；d）屋顶、露台、外墙严重漏水，影响正常使用；e
15、）危及房屋安全和人身财产安全等其他紧急情况。A.1.4.3 应急维修工程竣工验收后，业主委员会应将工程结算和应急维修资金使用情况在住宅小区内醒目位置公示。DJG330211/TXXXXXXXX 6 A.2 物业保修金 A.2.1 发生以下情形时，可使用物业保修金：a）物业保修期内，建设单位不履行保修责任或因歇业、破产等原因无法履行保修责任；b）物业保修期满后，经建设单位同意后将物业保修金用于维修小区公共部位、共用设施设备。A.2.2 物业保修金由业主委员会或受其委托的物业服务企业于实施维修前申请，申请时应提供维修预算清单等相关资料。A.2.3 对于金额较大的维修工程，业主委员会在维修结束后应先
16、进行审计，按审计金额申请拨付款项。如审计金额高于申请金额，按申请金额拨付。A.2.4 物业保修期届满60日前，业主委员会应督促物业服务企业对物业保修内容进行全面查验。存在质量问题的，应督促建设单位按时完成保修。A.2.5 物业保修期届满后，业主委员会应督促物业服务企业对履行保修情况、保修期内发现的质量问题以及维修情况进行排查。发现问题时应即时反馈至建设单位，统一维修后由业主委员会组织验收。A.3 公共收益 A.3.1 公共收益包括但不限于：a）利用物业管理经营用房、共有场地、共用设施设备的经营收益；b）利用物业共用部位设置广告设施的收益；c）利用共有道路停车收费的收益；d）公共收益利息等其他收
17、益。A.3.2 公共收益扣除合理成本后，属于业主共有，由业主大会决定使用。A.3.3 公共收益应开设专用账户，由业主委员会监管。A.3.4 每季度第一个月结束前，业主委员会应将上一季度公共收益交存至公共收益专用账户，并将上一季度收支情况在住宅小区内醒目位置公示7日。A.3.5 公共收益宜用于物业共用部位、共用设施设备维修以及业主大会、业主委员会运作经费等。A.3.6 公共收益使用用途宜在业主大会议事规则或小区管理规约中进行约定，未明确使用用途的，应按5.4.2的规定进行表决。A.4 首次业主大会筹备资金结余部分 首次业主大会筹备资金的结余部分应纳入专项维修资金或根据业主大会的决定使用。DJG3
18、30211/TXXXXXXXX 7 附录B （资料性）公章使用管理 B.1 业主委员会公章宜由一名副主任保管。B.2 应按照业主大会议事规则的规定或业主大会、业主委员会会议的决定使用公章，不应在空白纸上加盖公章。B.3 公章保管人应做好用印登记手续，留存用章文件副本存档。B.4 紧急情况使用公章时：a)使用前，使用人应取得业主委员会过半数委员口头同意；b)将电话联系记录表交给公章保管人查验后使用；c)使用后，公章使用人和保管人应向业主委员会说明，并补办用印登记手续。B.5 如公章遗失，保管人应即时向业主委员会报告并重新刻制。B.6 公章保管人有变动时，原公章保管人应即时将公章移交给新公章保管人
19、。注：新公章保管人由业主委员会重新确定。DJG330211/TXXXXXXXX 8 附录C （资料性）档案管理 C.1 档案内容 档案内容主要为文字、图片、数据、音像等不同形式和载体的材料，包括但不限于：a）会议材料，包括会议通知、记录、纪要、决定等书面资料，会议音像与录音材料；b）文书材料，包括：1)小区管理规约、业主大会议事规则、物业管理服务合同、业主委员会工作制度等；2)各届业主委员会的产生及备案材料；3)小区相关建设文件；4)有关法律法规和业务往来的文件；c）业主相关材料，包括：1)业主名册；2)业主和使用人的书面意见、建议书、提议；d）其他材料，包括：1)各类资金的收支使用情况；2)公章使用登记材料。C.2 档案保管 C.2.1 档案应指定委员保管。C.2.2 档案保管人应按照档案管理制度做好档案收集、整理及归档工作。C.2.3 档案保管人有变动时，原档案保管人应即时将档案移交给新档案保管人。注：新档案保管人由业主委员会重新确定。C.2.4 档案保管应防盗、防火、防潮、防鼠等。C.2.5 档案应编号造册、排列有序，按照保管期限或类别、项目进行保管。C.3 档案借阅 档案提供给业主或使用人借阅的，应进行查档登记并明确借阅时间，借阅完毕后应即时归档。