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1、Word案例市场篇市场部工作手册 学习目标通过Word长文档排版，熟悉：长文档版面设置、页眉和页脚、分节符、题注、脚注、尾注、批注、样式、书签、以及目录等的使用。案例5 制作市场部工作手册案例分析 公司市场部为了标准日常的经营和管理活动，现在需要制作一份工作手册。对于工作手册这样类似于书籍的长文档的设计和制作，除了一般文档的排版和设置之外，通常需要有封面、目录、页眉和页脚、插图等。要使文档能自动生成目录，设置标题格式时，不同级别的标题需要采用不同的格式，即使用样式模板来实现。解决方案步步骤1 素材准素材准备1翻开翻开“E:公司文档公司文档市市场部部文件文件夹中的中的“市市场部工部工作手册原文作
2、手册原文.docx文档。文档。2将文件以将文件以“市市场部工作手册部工作手册.docx为名保存在同一名保存在同一文件文件夹中。中。步步骤2 设置版面置版面1单击【页面布局】面布局】【页面面设置】按置】按钮，翻开，翻开“页面面设置置对话框。框。2在在“纸张选项卡中，将卡中，将纸张大小大小设置置为16K。3选择“页边距距选项卡，卡，设置置纸张方向方向为“纵向；向；在在页码范范围的多的多页下拉列表中，下拉列表中，选择“对称称页边距，再距，再将上、下将上、下页边距距设置置为2.5厘米、内厘米、内侧和外和外侧边距距设置置为2.2厘米。厘米。4选择“版式版式选项卡，卡，选中【奇偶中【奇偶页不同】复不同】复
3、选框。框。分分别将将页眉和眉和页脚距脚距边界的距离均界的距离均设置置为1.5厘米。厘米。5在在“应用于下拉列表中用于下拉列表中选择“整篇文档整篇文档选项，单击【确定】按【确定】按钮。解决方案步步骤3 插入分插入分节符符1将光将光标置于文档的最前面位置。置于文档的最前面位置。2选择【页面布局】面布局】【页面面设置】置】【分隔符】按【分隔符】按钮，翻开，翻开“分隔符下拉列表。分隔符下拉列表。3在在“分分节符符类型中型中选择【下一【下一页】选项，在文档，在文档的最前面的最前面为封面封面预留出一个空白留出一个空白页。4将光将光标置于置于“第一篇第一篇 市市场部工作概述之前，再次部工作概述之前，再次插入
4、一个分隔符插入一个分隔符“下一下一页，在此之前再，在此之前再为“目目录预留留一个空白一个空白页。5分分别在在“第二篇第二篇 市市场部部岗位位职责管理和管理和“第三篇第三篇 市市场活活动管理之前插入分管理之前插入分节符，使各篇符，使各篇单独成独成为一一节。这样，使整个文档分，使整个文档分为5节。题注如果Word2021文档中含有大量图片，为了能更好地管理这些图片，可以为图片添加题注。添加了题注的图片会获得一个编号，并且在删除或添加图片时，所有的图片编号会自动改变，以保持编号的连续性。表格编号的作法与图一样，唯一不同的是表格的题注在表格上方，因此应选位置为所选工程上方。表格插入的题注默认左对齐，可
5、使用word菜单到达居中对齐方式。图表、公式的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域。关闭文档再翻开Word会更新所有的域。解决方案步步骤4 为图片插入片插入题注注1选中文档中第一中文档中第一张图片。片。2单击【引用】【引用】【题注】注】【插入【插入题注】按注】按钮，翻，翻开开题注注对话框。框。3单击【新建【新建标签】按】按钮，翻开，翻开“新建新建标签对话框。框。4在在“标签文本框中文本框中输入新的入新的标签名名“图。单击【确定】按确定】按钮，返回，返回“题注注对话框，在框，在“题注名称框中注名称框中显示出示出“图1。5在在“位置右位置右侧的下
6、拉列表中的下拉列表中选择“所所选工程的下方工程的下方。6单击【确定】按【确定】按钮，在文档中第一个，在文档中第一个图片下方添加片下方添加题注注“图1。7类似地，依次在文档中的所有似地，依次在文档中的所有图片下方添加片下方添加题注。注。图的的编号将号将实现自自动连续编号。号。解决方案步步骤5 设置置样式式1修改修改“正文的正文的样式。将式。将“正文的格式定正文的格式定义为宋体、宋体、小四号，首行小四号，首行缩进2字符，行距字符，行距为最小最小值26磅。磅。2修改修改“标题1的的样式。将式。将“标题1的格式定的格式定义为宋体，宋体，二号，加粗，段前二号，加粗，段前间距距1行，段后行，段后间距距1行
7、，行，1.5倍行距，居倍行距，居中中对齐。3修改修改“标题2的的样式。将式。将“标题2的格式定的格式定义为黑体、黑体、小二号，段前小二号，段前间距距0.5行，段后行，段后间距距0.5行，行，2倍行距。倍行距。4修改修改“标题3的的样式。将式。将“标题3的格式定的格式定义为黑体、黑体、小三号，首行小三号，首行缩进2字符，段前字符，段前间距距12磅，段后磅，段后间距距12磅，磅，单倍行距。倍行距。5定定义新新样式式“图题。将。将“图题的格式定的格式定义为宋体、宋体、小五号，段前小五号，段前间距距6磅，段后磅，段后间距距6磅，行距磅，行距为最小最小值16磅，磅，居中居中对齐。解决方案步步骤6 应用用
8、样式式1将文档中将文档中编号号为“第一篇、第二篇、第三篇第一篇、第二篇、第三篇的的标题行行应用用“标题1的的样式。式。2将文档中将文档中编号号为“一、二、三一、二、三的的标题行行应用用“标题2的的样式。式。3将文档中将文档中编号号为“1、2、3的的标题行行应用用“标题3的的样式。式。4将文档中所有将文档中所有图片下方的片下方的题注注应用用“图题的的样式。式。5选中【中【视图】【显示】示】【导航窗格】复航窗格】复选按按钮，将在窗口左将在窗口左侧弹出出导航窗格，用航窗格，用户可以按可以按标题快速地定位快速地定位到要到要查看的文档内容。看的文档内容。解决方案步步骤7 设计封面封面1将光将光标置于文档
9、的第一个空白置于文档的第一个空白页。2插入封面插入封面图片。片。3分分别输入入3行文字行文字“市市场部工作手册、部工作手册、“科源科源市市场部部、“二二 一四年一月。一四年一月。4设置置“市市场部工作手册的文本格式部工作手册的文本格式为黑体、初号、黑体、初号、加粗、居中，段前加粗、居中，段前间距距为3行、段后行、段后间距距6行。行。5将将“科源科源市市场部部设置置为宋体、二号、加粗，居中，宋体、二号、加粗，居中，段前、段后段前、段后间距各距各2行。行。6将将“二二 一四年一月一四年一月设置置为宋体、三号、居中。宋体、三号、居中。解决方案步步骤8 设置置页眉和眉和页脚脚1设置正文的置正文的页眉。
10、将正文奇数眉。将正文奇数页页眉眉设置置为“市市场部部工作手册，将偶数工作手册，将偶数页页眉眉为各篇各篇标题。2设置正文的置正文的页脚。脚。3设置置“目目录页的的页眉。眉。4单击【关【关闭页眉和眉和页脚】按脚】按钮，关，关闭“页眉和眉和页脚脚视图，返回，返回页面面视图。步步骤9 自自动生成目生成目录1将光将光标移至正文前移至正文前预留的目留的目录页中。中。2在文档中在文档中输入入“目目录，按【，按【Enter】键换行。行。3将目将目录格式格式设置置为黑体、二号，字符黑体、二号，字符间距距6磅，段前磅，段前段后段后间距各距各1行，居中行，居中对齐。解决方案4将光标置于目录下方，单击【引用】【目录】
11、【目录】按钮，翻开“目录菜单。5选择【插入目录】命令，翻开“目录对话框。在“格式下拉列表中选择“来自于模板风格，将显示级别设置为“2；选中【显示页码】和【页码右对齐】复选框。6单击【确定】按钮，目录自动插入到文档中。7选中生成的目录的1级标题，将字体设置为宋体、四号、加粗、段前段后各0.5行间距。解决方案步步骤10 预览和打印文档和打印文档1减小窗口右下角的减小窗口右下角的显示比例，可示比例，可对整个文档整个文档进展展预览，对不不满意的地方可意的地方可进展修改。展修改。2单击【文件】【文件】【打印】命令，在【打印】命令，在“打印界面中打印界面中进展打印展打印设置，置，单击【打印】按【打印】按钮
12、可可进展打印。展打印。拓展知识：Word的分隔符在在WordWord中分隔符分为两种：分页符和分节符。中分隔符分为两种：分页符和分节符。分页符：标记一页终止并开场下一页的点。如果想在文档分页符：标记一页终止并开场下一页的点。如果想在文档中的某个位置强制开场下一页，这时可以使用分页符。中的某个位置强制开场下一页，这时可以使用分页符。分节符分为以下几种类型：分节符分为以下几种类型：1 1下一页：插入一个分节符，并在下一页上开场新节。下一页：插入一个分节符，并在下一页上开场新节。2 2连续：插入一个分节符，新节从同一页开场。连续：插入一个分节符，新节从同一页开场。3 3奇数页：插入一个分节符，新节从
13、下一个奇数页开场。奇数页：插入一个分节符，新节从下一个奇数页开场。4 4偶数页：插入一个分节符，新节从下一个偶数页开场。偶数页：插入一个分节符，新节从下一个偶数页开场。分页符只是分页，前后还是同一节；分节符是分节，可以同一页中不同节，也可以分节的同时下一页。两者用法的最大区别在于页眉页脚与页面设置，比方：1、文档编排中，某几页需要横排，或者需要不同的纸张、页边距等，那么将这几页单独设为一节，与前后内容不同节；2、文档编排中，首页、目录等的页眉页脚、页码与正文局部需要不同，那么将首页、目录等作为单独的节；3、如果前后内容的页面编排方式与页眉页脚都一样，只是需要新的一页开场新的一章，那么一般用分页
14、符即可，当然用分节符(下一页)也行。分页符和分节符设设置大置大纲级别纲级别有两种方法：有两种方法：1 翻开文档，点翻开文档，点击击“视图视图菜菜单单，再点，再点击击“大大纲视图纲视图按按钮钮，翻开大，翻开大纲视图纲视图，就可以使用，就可以使用“大大纲纲工具工具栏栏设设置文档的大置文档的大纲级别纲级别了。了。设置大置大纲级别与多与多级编号号2022/12/15172 2翻开文档，翻开文档，选中要中要设置大置大纲级别的文本，如的文本，如选中中“绪 论，右，右键单击文本，文本，弹出快捷菜出快捷菜单，在菜，在菜单中中选择“段落，段落，弹出出“段落段落对话框，在框，在“大大纲级别中就中就可以可以设置大置
15、大纲级别为1 1级。2022/12/1518使用大纲视图设置大纲级别时，被选中的文本格式会发生改变，变成大纲级别中设定的格式。如果使用“段落对话框设置大纲级别，被选中的文本格式不会发生变化。补充知识：2022/12/15192.设置多置多级编号号 设置多级编号，可以在设置标题大纲级别时自动生成序号，在修改或删除标题时，后面的标题会自动排序，非常方便。2022/12/1520设置多置多级编号的具体步号的具体步骤如下：如下：翻开文档，点翻开文档，点击“开开场菜菜单，再，再单击“多多级列表列表按按钮，单击“定定义新的多新的多级列表菜列表菜单项，弹出出“定定义新多新多级列表列表对话框。框。2022/1
16、2/1521 在“单击要修改的级别选项区中选择1级，在编号格式中编辑格式，需要注意的是编号样式在下拉列表中进展选择，如果想在编号中参加其他文本，可直接在编号格式中添加文本。还可以单击“字体“按钮设置编号的字体格式。最后设置编号的对齐方式、位置和文本缩进位置。重复上述步骤设置各级列表，单击确定后完成设置。这时我们就可以在文档中使用多级列表了。2022/12/1522添加批注添加批注 批注是作者或批注是作者或审阅者者为文档添加的注文档添加的注释或批或批语，也可以是也可以是阅读的的时候候记录读书读书的感想。的感想。翻开翻开“毕业论文文档，文文档，选中要添加批注的文中要添加批注的文本，本，单击“审阅菜
17、菜单，单击“批注按批注按钮，进入入编辑批注内容的界面，批注内容的界面，输入批注内容后，入批注内容后，单击批注之批注之外的其他位置，完成批注的外的其他位置，完成批注的编辑。2022/12/1523添加批注添加批注 如果想如果想对已已经存在的批注存在的批注进展修改，可以直接展修改，可以直接鼠鼠标定位在批注上就可以定位在批注上就可以进展修改了。如果想展修改了。如果想删除除批注，就鼠批注，就鼠标移移动到包含批注的文本上，右到包含批注的文本上，右键单击一下，在一下，在弹出的快捷菜出的快捷菜单中中单击“删除批注命令，除批注命令，就可将批注就可将批注删除了。除了。2022/12/1524拼写和拼写和语法法检
18、查 拼写和拼写和语法法检查是是Word 2021中很有用中很有用处的一的一项功能，它可以有效、快速的帮助我功能，它可以有效、快速的帮助我们检查文本的文本的中英文中英文单词的的书写写错误。2022/12/1525 下面我们使用拼写和语法功能，来检查“毕业论文中的英文摘要。步骤1：翻开文档，单击“文件菜单，单击“选项选项卡，弹出“Word选项对话框，单击“校对选项卡，设置拼写和语法检查选项。设置完成后，单击确定，返回文档界面。选择需要检查的文本，单击“审阅菜单，然后单击“拼写和语法按钮，弹出“拼写和语法的对话框。2022/12/1526 步骤2：在“拼写和语法的对话框中，有拼写或语法错误的地方会以
19、红色的字体显示，在下面的建议框中会给出接近的单词，可以选择正确的单词，单击“更正按钮进展更正，如果认为没有错误，可以单击“忽略一次忽略检测出来的错误不做更正。也可以单击“全部忽略或“全部更改批量处理。2022/12/1527拓展案例制作销售管理手册，效果如下图。拓展训练 投标书是根据招标方提供的招标书中的要求所制作的文件，投标书文件通常都包含了详细的应对方案及投标方公司的一些相关资料，内容多，是典型的长文档。要正确方便地制作投标书的内容，就应当使用大纲视图来完成长文档的构造。案例小结 本案例通过制作“市场部工作手册，介绍了长文档排版操作，其中包括版面设置、插入分节符、设计封面、插入题注、设计和应用样式、设置奇偶页不同页眉页脚等，在此根底上能自动生成所需的目录。此外，还了解了运用导航窗格和大纲视图查看复杂文档的方法。