档案工作的程序、内容和基本原则.docx

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1、档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理,是通过一系列手段,将收集来的档案科学地 组织,使之条理化和系统化。一般情况下,收集来的档案处 于相对零乱、无组织状态,加上档案数量日益增加,成分越 来越复杂,如果不加以整理,就会给日常管理和实际利用档 案带来很大的困难。只有整理好的档案,才能为档案的保 管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系,为准 确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外,档案经 过整理,可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史 人物的本来面貌,充分发挥档案的凭证、参考作用,体现档 案的利用价值。因此,档案整理工作是整个档案管理工作的 基础,对其他档案工作环节有着很大

2、的影响。1档案整理工作的程序和内容档案整理工作的基本程序包括:全宗的组织及排列;全宗内档案的分类;案卷的编立和排列;案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤,这一系列的工作一般由 不同的工作部门和人员分别承担,但这些工作程序并非在任 意情况下都完全按顺序一一进行。对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内 容大体上有三种情况:(1)在正规的工作条件下,档案室所接收的是文书部门和 业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关 档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案 馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围 内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目

3、录的加 工,等等。(2)对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案, 经过管理实践的检验或专门质量检查,要对其中不符合要求 的档案进行一定的加工,以提高其整理质量;另外,某些档 案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发 生某些变化,须对其进行调整。(3)零散文件的整理。档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种 情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全 宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档 号,编制案卷目录,等等。我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情 况,但后面两种情况也经常出现,因此,档案工作人员仍需

4、熟悉和掌握整个档案整理程序。2档案整理工作的基本原则一般情况下,档案整理工作应遵循以下三项原则:(1)档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时 间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理,将有历 史联系的档案组合在一起,能充分体现出档案形成时的历史 背景和形成规律,全面反映各种活动的本来面貌,从而发挥 档案应有的作用。(2)档案的整理应该充分利用原有基础。第一,应充分重视和利用先前整理的基础,不要轻易打 乱重整;第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整 理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础,体现了对 档案来源的尊重。(3)档案的整理必须便于保管和利用。一般情况下,档案的整理必须在保持文件之间历史联系 的基础上,采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和 利用。

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