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1、第三章项目采购需求一、项目概况（一）项目名称：武汉名优创新产品（青岛）展销会展务会务服务项目（二）展销时间：青岛展销会时间：2018年8月17日一8月19日（注：场馆租赁时间：8月14日-8月19日，搭建3天，展览3天）（三）展销地点：青岛展销地点：青岛国际会展中心1号展馆（四）展馆面积：青岛展馆面积：8800平方米（五）付款方式：每包项目合同签订后7个工作日内付款50%,展会结束后15个 工作日内符合招投标条件要求付清余款，具体情况以中标单位与采购人双方签订合 同条款为准。（六）服务期限：合同签订之日起至2018年12月31日。二、项目要求第一包：武汉名优创新产品青岛展销会会务服务项目承办单
2、位采购武汉名优创新产品青岛展销会定于2018年8月17日一8月19日在青岛国际会 展中心1号展馆举办，展销会组委会将组织60人次（据实结算）左右工作人员赴青 岛展开展销会的各项会务及推广准备工作，现就本次展销会的广告宣传、新闻发布、 产业对接会、组委会成员票务代理及组委会人员在重庆当地的酒店住宿、餐饮、交 通用车等招标具体事项作如下要求：（一）媒体广告宣传：1、报纸广告：在青岛主流媒体报（发行量在青岛市排名前3位的主流报）做整 版广告一期（8月16 0-8月18日期间）及夹报10万份。2、微信朋友圈插播广告：将武汉名优创新产品（青岛）展销会内容设计H5宣 传页在微信朋友圈设置插播广告一周，覆盖
3、范围为全青岛市，时间为7天（8月12 0-8 月 18 日）。3、公交车车身广告：投放青岛市内公交汽车全车身广告宣传10台车，为期一 个月（7月18日一8月17日）。供应商广告宣传需提供与当地报社广告部、微信朋友圈网络公司、公交广告公 司合同原件备案，并提供报纸、公交汽车车身广告图片及微信朋友圈插播广告截图。（二）为顺利、成功地组织好此次展会，组委会将有60人次左右，（据实结算） 赴青岛工作，会务公司需全方位的做好组委会后勤保障工作，具体如下：1、组委会成员往返青岛的交通票据（飞机或高铁），需提供送票上门服务。2、组委会成员在当地住宿按财政文件要求的星级商务酒店住宿，要求距离展会 现场（青岛国
4、际会展中心）不超过3公里范围，房间价格一般工作人员不超过人民 币450元/间天（含早餐）、厅局级领导不超过人民币590元/间天（含早餐）， 一般工作人员约36人次，厅局级以上人员24人次，按7天住宿计算。为保障参展 商能尽可能入住同一家酒店并满足参展商个性要求，入住的单体酒店客房不少于200 间，有商务中心、中央空调、礼宾部，有餐饮部能为需要加工熟食的参展商服务。3、保证组委会在当地的用车需求，考斯特车2辆，7天用车，每天用车约12小 时，200公里，司机餐食自理。4、组委会成员在当地的伙食补助，标准为每人每天按人民币100元。（三）为扩大宣传效果，组委会将举办新闻发布会，时长约2小时，承办商
5、需 负责邀请30家以上当地媒体（包括报纸、电视、广播、网络）参会，邀请当地协会、 商会及专业买家参会不少于30名，同时需做好新闻发布会的保障工作，具体要求如 下：1、会场租赁。要求推荐新闻发布会地点（要求位于青岛市知名地点，距离组委 会居住的酒店3公里以内），并作报价。会场有完备的安全保障措施，无干扰，须宽 敞无立柱，层高不低于4米，面积不少于200平方米，可容纳200人左右，灯光明 亮；主席台20平米左右，有LED背景墙（面积不少于28平米，使用时长2个半小 时）显示；需提供有线话筒4个，无线话筒3个，免费WIFI。2、承办商邀请的参会新闻媒体单位及人员，需提前2个工作日报组委会并经当 地宣
6、传主管部门审核通过。3、现场邀请青岛当地媒体采访武汉市参展企业负责人2-3人，并予以报道。（四）为了加深武汉与青岛两地企业的交流合作，在青岛当地召开产业对接会，时间约3个小时，承办商负责组织邀请青岛30家以上制造业企业及10家以上当地 商协会参会，同时做好产业对接会会场保障工作，具体要求如下:1 .会场租赁。要求推荐产业对接会地址（需位于青岛市知名地点，距离组委会 居住的酒店3公里以内），会场有完备的安全保障措施，须宽敞无立柱，层高不低 于4米，灯光明亮，面积不少于500平方米，能容纳300人以上，主席台20平方米 左右，有LED背景墙（面积不少于28平方米，使用时长4小时），有签约台，设置
7、洽谈区，根据会议需要提供有线话筒和无线话筒，免费WIFI。2 .投标人邀请青岛当地企业名单，需提前2个工作日报组委会审核。3.投标人做好产业对接会全程摄像及拍照工作。（五）为保障武汉参展企业取得参展的成效，采购方拜访青岛相关协会、商会 主要负责人，主要卖场采购负责人及知名制造业企业负责人80名左右，邀请他们参 加我市在青岛展会期间举办的新闻发布会、产业对接会及青岛展销会，并请当地商、 协会组织相关企业参加产业对接会和青岛展销会，与我市参展企业开展招商洽谈合 作推介对接活动。为保障武汉参展企业取得参展成效，采购方需要采购地方特色产 品作为展品展示、宣传推广使用，费用4万元。此部分费用为暂列金，为
8、不可竞争项。第二包：武汉名优创新产品青岛展销会展务服务项目承办单位采购展览规模及展品设置（一）展会规模展销会面积8800平方米，根据展会需要设置展位数，组织企业约150家。设立 宣传体验区、国家自主创新示范区、武汉中国车都展区和展销结合区等四大展区。（二）展区设置1、宣传体验区：180平方米，为20个标准展位（注：1个标准展位3*3=9平方 米），主要宣传武汉城市的发展，展示武汉综合经济实力，体验武汉高新技术成果。 整体要求清新、简洁，具有创新时代感。需有LED墙体（不小于3*5平方米），用于 播放武汉城市宣传片；邀请4-5家企业现场展示智能制造的新技术新产品，并提供 观众与产品互动条件；设置
9、触摸查询机2台，可查询武汉市概况及现场企业基本情 况。（由中标单位按采购人具体要求负责组织落实特装）2、国家自主创新示范区：360平方米，为40个标准展位。集中展示武汉市电子 信息、生物医药及消费类电子产业新成就。（由武汉东湖新技术开发区管委会负责组 织落实特装）3、武汉中国车都展区：1800平方米，为200个标准展位。展示、销售我市五 大整车企业的主要车型及汽车零部件。（由武汉经济技术开发区管委会、江夏区人民 政府负责组织落实特装）4、展销结合区：1800平方米，为200个标准展位。展示、销售日用轻工、食品 饮料、纺织服装等武汉名优创新消费类产品。（由武汉市经济和信息化委、武汉市商 务局和各
10、区人民政府负责组织参展企业；中标单位负责标准展位及异型化的搭建）5、城市圈展区：36平方米，为4个标准展位。为城市圈孝感市大悟县提供产品 展示特装区。（由中标单位负责完成特装搭建）6、商务洽谈及新闻采访区：36平方米，为4个标准展位。以开放式布局搭建特 装，供参展企业洽谈交流，接受媒体现场采访。（由中标单位负责完成特装搭建）展务工作安排为了能够顺利承接展销会相关展务工作，确保展销会的圆满举行，拟从以下几 个方面做好有关工作的策划、衔接和落实。（一）展务前期筹备工作1、负责展销会场地租赁，落实展览面积、展具租赁、现场水、电、气、空调的 需求、所需铺设地毯的面积和规格等有关事宜。2、与青岛当地相关
11、部门对接，办理展销会公安、消防等有关手续。3、展销会的整体策划、展区规划、展位分配及展品存储仓库的设置，制定展位 布局图。4、展销会宣传体验区的设计和展台搭建，触摸查询机显示内容的设计制作。5、展销会标准展位及异型化的设计和搭建；审核各特装展位的效果图。6、负责协调落实参展企业展品物流运输，确保展品按时安全抵达展馆。7、展销会现场的宣传氛围营造，制定相关方案并予以实施。8、制定展销会现场工作实施方案，明确工作分工，责任到人。(二)现场展务及会务服务工作1、展务工作展销会现场组织协调、布展、展览、撤展等工作，包括展位划线、特装和标准 展位及异型化搭建、标准展位楣牌制作、现场展品物流及仓储、展具租
12、赁、地毯铺 设、统计参展商用电用气需求等。2、会务服务工作(1)展会现场设立组委会咨询服务处，便于参展商注册报到、专业观众参会登 记；发放工作证、参展证、布展证等相关证件；为参展商和专业观众提供展会指南 及会刊相关资料。(2)为参展商、参观者及参会嘉宾提供展会咨询服务。(3)制定展会问卷调查表，指定专人向参展商、专业观众及普通观众发放并填 写，听取他们对展会的意见和建议，对展会进行认真的评估。(4)现场提供复印、传真、快递、广告宣传等相关配套展会服务。(5)为参展商提供植物、桌椅等物品的租赁服务。3、资料印制(1)展销会会刊的设计及印制，包括会刊的设计、参展企业简介和广告的收集 整理；会刊内容
13、的排版、校稿、打样、定稿印制。成品尺寸：210mmX285mll1；用纸：封面250克哑粉纸；内芯128克铜版纸；印 色：封面彩印/哑膜，内页彩印；装订：胶装；数量：300本。(2)展商服务手册的设计及制作。成品尺寸：210mm285nim,可对折，外加 配套信封；用于新闻发布会和展销会各150份。(4)工作证、参展证、贵宾证、嘉宾证、车辆通行证的设计及制作。(5)手提袋制作：规格：长240厘米，宽210厘米，高235厘米，材质为无纺布，设计符合主体的图案，份数400个。（6）参展商注册报到、证件发放、物品租赁、出门条等相关表格的设计及制作。（三）安全保卫工作1、制定展销会现场安保工作方案、消
14、防工作方案、处理突发事件应急预案和现 场餐饮工作方案并在展会期间有效控制和处理。2、与青岛当地公安机关指定的保安公司签订安保协议，根据青岛展馆要求，聘 请专业安保人员，负责展销会布展、展览、撤展及配套活动期间的安全保卫工作。3、根据青岛国际会展中心安保要求，设置2套安全检查设备（X光机1台、安 检门2个/展馆/2套/展期），对入馆人员及随身携带的物品进行安全检查，确保参展 商和观众及参会嘉宾的人身安全。4、做好展销会期间消防安全工作，杜绝一切隐患，安排专人现场巡视。5、负责展销会期间参展车辆的有序通行和停放。6、做好展销会现场饮食安全保障。7、为保障展会顺利进行，根据展期室外气温要求（室外温度
15、28度以上），开放 展馆空调。（四）展销会现场宣传氛围营造1、策划制定展馆周边氛围营造方案，加强现场气氛营造。2、设计和印制展销会宣传单、参观券等宣传品，安排专人在展馆周边发放，同 时通过直投将展会相关宣传资料发送至青岛市有关部门和广大市民。3、充分利用展馆资源，对展馆室外广场进行合理规划布局，吸引市民和专业观 众参观。（1）在1号展馆入口处设置门楼，室外玻璃面上方悬挂大会主会标一块，内容 为“武汉名优创新产品（青岛）展销会”；尺寸：长36米义高5米，材质：喷绘（喷 绘布38丝）。（2）在展馆序厅1号展馆出入口两旁各设置一块“参展企业名录及展位平面布 置图”， 材质：方钢桁架结构，喷绘（喷绘布
16、38丝）；尺寸：长8米义高4米。（3）正门前广场设置展销会充气拱门2坐，规格：跨度16米，双面贴字。（4）在展馆室外单面广告架，设置8块企业产品广告宣传牌，每块尺寸10米X 5米。（5）室外设置可移动道旗30个。（6）根据采购人需求设置其他广告。（五）主题活动1、展销会巡视活动策划出席开馆仪式，搭建领导集中地方地台及背景画面，制定领导巡视展馆最 佳线路方案，并配合组委会做好方案的落实。2、对参展企业新闻采访在新闻采访区，配合组委会做好青岛、武汉新闻媒体的接待工作，对武汉名优 创新的部分参展企业做好新闻采访工作。（六）展后总结1、做好展销会各项数据的统计、建库、录库工作。2、对本届展销会各方面工
17、作进行全面总结，主要就成效及存在问题等方面进行 深入剖析，形成展会总结报告，上报组委会。3、在总结本届展销会的基础上，对今后展销会的举办提出文字性建议。三、其他要求（-）投标人在投标之前必须认真阅读本招标文件的需求，按招标文件要求提 供资料、信息和数据，投标人因未能遵循招标文件要求而造成的任何遗漏或任何非 针对招标文件要求项目的报价均须自担风险，并承担其投标可能被拒绝的后果。（二）投标人应提供展会期间的驻场服务。（三）第2包投标人应保障展会期间展台各项设施的正常使用，保障展销会的顺 利召开。（四）投标人应承诺在布展期间确保展台场内外清洁畅通，确保来往车辆、人 员、施工安全。（五）应能充分满足采购人的其他需求。