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1、1有成效的会议管理孙巍 主讲必宜华所有2孙巍BEC专职讲师，清华EMBA，多家公司的领导（Leading Changes）顾问。清华经管学院MBA案例顾问、清华经理人班讲师、清华能源规划与训练中心顾问及某市政府常年高级顾问，多家咨询公司咨询师。曾任Crosby中国区总裁助理、高级管理顾问，麦肯锡（McKinsey&Company）联盟项目总监、某跨国集团总裁助理，宝洁（P&G）推广经理。研究方向：战略实施、人力资源、市场营销、培训发展、领导变革主要服务：培训授课、常年管理顾问、高管辅导、管理咨询逾十个行业管理咨询经验，包括IT、汽车、医药、医疗、电子、通信、家具、建筑、能源、石化等，参与或主持
2、近十五次大型企业管理咨询项目。服务客户：中国南方电网、海南电网、LG/LS中国、惠普公司、IBM、Siemens、国宾酒店、中国外运集团、清华同方、安利公司、宝洁中国、中国工商银行、如家酒店、香江集团、清华经管学院、清华继续教育学院、藏津医药、吉利汽车、联众游戏、华为技术等。主讲课程：12天中国式领导类：中国式销售与攻关、中国式谈判、危机领导力团队领导力类：情景沟通、变革领导力、领导力开发计划新主管提升类：新经理第一年、新经理特训培训与发展类：培训管理者培训、创建培训体系手机：13810049070邮箱：3培训调研报告大家普遍认为一些会议有意义，但是，对平时开会并不满意，尤其是当参加无效的会议
3、后，感觉是浪费时间、浪费精力，并产生反感。大家认为开会不成功是因为：会议主题不明 偏离会议主题 会议主持不足 方式方法不当 大家意见各异4培训调研报告大家针对会议管理不足，建言建策：定好会议主题 明确开会内容，不同意见会前予以沟通 注意会议气氛，把握会议节奏 提高主持会议的能力5教学方式兴趣式教学情景式教学问题式教学6授课大纲形形色色的会议导致会议无效的原因及对策St ep1：高效会议的准备St ep2：会场沟通的技巧St ep3：主持会议的高手St ep4：驾驭会议的艺术St ep5：成为好的与会者St ep6：会议记录与落实71.解形形色色的会议 开会的意义 开会的目的 会议的种类 开会的
4、频率 开会的成本8测试题：请将下列相关选项用横线连接起来A.固定的部门会议B.一对一会议C.处理突发事件的会议D.全体会议 至少每两月一次 随时 按需要 至少每月一次9开会有什么意义？会议的3个意义 会议是一种集思广益的渠道 会议体现了团队、部门和单位的存在 会议是一种群体沟通的方式第1讲形形色色的会议会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。10为什么要开会？开会的10个目的传达信息监督员工协调矛盾达成共识解决问题共享信息开发创意集思广益激励士气巩固地位第1讲形形色色的会议11会议的种类第1讲形形色色的会议1、根据人数来分 团体会议 1对1会议12会议的种类第1讲形形
5、色色的会议2、根据开会方式分类：面对面会议 电话会议 视频会议13会议的种类第1讲形形色色的会议3、根据开会目的分类：宣布人事安排、传达政策的会议 当众褒奖或批评的会议 突发事件的会议 固定的团体会议 集思广益的会议14会议的频率第1讲形形色色的会议 例会：至少每月1次的接待处会议 全体会议：至少2月1次 突发事件会议：随时、立即 1对1会议：根据双方需要15会议的成本？第1讲形形色色的会议 会议的时间成本 直接的财务成本 效率损失的成本任何一次会议都存在成本，珍惜开会的机会是每个人的美德！162.导致会议无效的原因及对策 会议无效的原因 如何预防会议无效率 高效能会议的7个习惯17会议效率不
6、高的原因及预防性管理 1、会议的通病 效率不高 单位的主管不知道何时是开会时机 许多主管对于何时开会都不征求下属的意见 有些“必须到会”的员工和主管，因为已经与VI P客户或政府官员有约在先，根本无法出席，使得会议讨论无法进行。第2讲 导致会议无效的原因及对策我敢说，大多数单位的决议都是有问题的，甚至是错误的！其根本原因在于：大多数单位的会议效率都很低下！18会议效率不高的原因及预防性管理 2、会议效率不高的7个原因第2讲 导致会议无效的原因及对策开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败.开会的原因、目的和结果(7)开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖
7、沓而无成效.会议的准备(6)参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败.参会者(5)会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图.主持人(4)必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者.开会人选择(3)会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行.地点(2)会议按排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会时间(1)具体表现原因项目会议的三种致命伤会议的三种会议的三种致命伤致命伤19会议效率不高的原因及预防性管理 3、预防会议无效的7个对策第2讲 导致会议无效的原因及对策在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者.开会
8、的原因、目的和结果一定要提前做好具体的准备工作.会议的准备工作参会者一定要具有倾听能力.参会者的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职.主持人的技能事先通知必须出席会议的人,将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类.开会对象的选 择地点尽量设置在一个封闭的会议室内,而且最好围着圆桌进行.地点会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后,避免安排在周一或周五.时间预防性管理措施效率不高的原因会议20高效能会议的7个习惯第2讲 导致会议无效的原因及对策只在必要时才召开拟定和分发了议程表选择有价值人遵守时间归纳和执行良好的记录充分准备过211、会议时间安排规范第2讲 导致
9、会议无效的原因及对策上午8-9点,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候.上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益.下午3-5点之间,最好不要安排会议.222、会议规范本身第2讲 导致会议无效的原因及对策所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料.所有与会者都要准备在会上发言.准时开会,准时结束.各单位负责人对决议能否达成负直接责任.所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意.23意见不同是好事,议论才能面面俱
10、到,甚至有人扮“黑脸”.会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责.必要时请第三方监控,以保证会议质量.第2讲 导致会议无效的原因及对策243、会议流程规范开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间安排 规章制度议程1 分享话题及目标 交换信息 产生主意/决策/确认行动 总结23结束会议 总结 安排下次会议跟踪 备忘录 跟踪计划第2讲 导致会议无效的原因及对策253.高效会议的准备 是否要开会 准备的1H 5W 会议准备清单26是否要开会？第3讲 高效会议的准备27已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且
11、知道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题弄糟)如果是否要开会？第3讲 高效会议的准备无需开会的“五个如果”28是否要开会？第3讲 高效会议的准备必须开会的“五个如果”必须将信息同时传递给很多人有些事情需要当众表扬批评要让别人参与以集思广益听取部门汇报工作如果给小组委派任务29你了解会议准备的1H5W吗第3讲 高效会议的准备30会议准备工作清单第3讲 高效会议的准备完成yes/no准备内容是否安排会后娱乐项目并做好事先通知.确定自己人的相关资料;是否要求与会者准备资料;准备会场周边位置图;确定辅助教材;确定视听教材;是否发出了会议通知;是否安排与会者住宿;是否安排交通工具;是否准备会议名签;安
12、排出席者座位;确定出席人数;研究会场如何布置;决定会议的地点;确定会议的主持人;决定会议的时间;安排会议的议程;确定会议的形式;是否一定要开会;了解会议的目的;201918171615141312111098765432131主持人的准备工作第3讲 高效会议的准备1.设定沟通目标2.制定行动计划3.预备可能的争执4.进行SWOT分析Threat 威胁O pport uni t y 机会W eakness 劣势St rengt h 优势自己环境324.主持会议 如何做开场白 如何掌握议事制度 如何达成决议 如何结束会议 如何分配发言时间33题名：今天你是会议主持人思考5分钟，然后发言发言描述：开
13、什么会 具体内容 谁参加 你还思考了什么34如何做开场白？1.定义:35分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨.2.内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等.3.程序:概括会议进行程序;提供与讨论有关的资讯，背景介绍;规范议程，如不许开手机;指定会议记录者，指明负责人;征求对议程设计的意见，对这个讨论方式大家有异议吗？第4讲 主持会议的高手35怎样掌握议事进度1.语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度.2.非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式,即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说等.第4讲 主持会议的高手3
14、6如何达成议事 决策方式1.彼德。德鲁克决议法 用“足够多”的时间检视困难所在,并使参会者达成共识.列举或图示各提案并开始讨论之.客观比较各提案的优劣,避免意气之争，估计各提案之获益率.评估有无采集更多参考数据的需要，征求反对意见，以中立角度检视正反意见.寻求与会者对各提案之认同.对提案做适当的修整与妥协，确认议事结果，组成或指定议案执行的监督单位.第4讲 主持会议的高手372.四种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策第4讲 主持会议的高手383.四种团队决策法头脑风暴法德尔菲法-专家群体决策法特点易地思考法思路转换法第4讲 主持会议的高手39如何结束会议1.预留5分钟做总结2.
15、确定工作分配妥当3.准时结束会议第4讲 主持会议的高手40如何分配发言时间？1.会议主持人的会议中所占的发言时间较多,主要有以下原因:原因一,对议题较熟原因二,地位高,声音大原因三,负担较多的行政责任2.主持人的发言时间应掌握的20/80;要尽量保证每个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛围.第4讲 主持会议的高手415.会场沟通的技巧 会议沟通原理 有效沟通原则 造成沟通困难的10因素 如何建立信任 馈艺术42会议沟通的原理沟通漏斗你心里想的100%别人行动的20%别人听懂的 40%别人听到的60%你嘴上说的80%沟通漏斗第5讲 会场沟通的技巧43沟通金三角自己对方设身处地第5讲 会场沟
16、通的技巧44沟通的冰山模式话题环境5%20%工作层面80%95%关系层面工作层面-说出的内容 事实,信息个人关系层面-如何说 过程,感觉第5讲 会场沟通的技巧45练习：2分钟找到5个共同点2人一组，旁边邻居46沟则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标第5讲 会场沟通的技巧47造成沟通困难的10因素 缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够.重点强调不足或条理不清.不能积极聆听,有偏见,先入为主,判断错误.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成争执.准备不充分,没有慎重思考就发表意见.时间不充分.情绪不好.语言不通.大脑过滤.第5讲 会场沟通的技巧48如何建立
17、信任 找共同点.适当展示自己的能力和水平.暴露自己一定的脆弱之处 实事求是,不夸大,不说慌.在别人困难时给予帮助.别人出错时给予善意的提醒.适当表达自己对别人的关心.保持适合自己的优雅仪表和风度第5讲 会场沟通的技巧49批评三步曲表扬特定成就指出不好之处支持能够改正50会议的反馈技巧1.反馈的两种方式.团队反馈,即一个人给大家反馈.一对一反馈,即一个人给另一人反馈.2.反馈的两种类型正面指导反馈 积极的反馈是一种正面的强化指导,即一般意义上的表扬.建设性的反馈 一种劝告指导,即一般意义上的批评.第5讲 会场沟通的技巧51如何反馈？3.反馈时的特征.要描述,不要判断.侧重表现,而非性格.要有所特
18、指.52如何接受反馈？仔细倾听,试图以别人的观点来看问题.弄清所有的问题以确定你的理解.承认你听到的和懂得的而不去争论.整理你听到的,然后决定你同意什么.要开明,不要防卫性太强.要包容,不要独断专横.要平等,不要有优越感.53问题：听容易还是说容易？聽54倾听的技巧1.倾听的礼节 听听别人的故事.听听别人完整的故事.先听听别人完整的故事.第5讲 会场沟通的技巧552.倾听的具体方法Nod&smile(点头且微笑)第5讲 会场沟通的技巧562.倾听的具体方法Eye contact(眼神接触)第5讲 会场沟通的技巧572.倾听的具体方法Listening voice(倾听的“声音”)第5讲 会场沟
19、通的技巧582.倾听的具体方法Lean forward(身体前倾)第5讲 会场沟通的技巧592.倾听的具体方法Repeat/summarize(重复/总结)第5讲 会场沟通的技巧602.倾听的具体方法Make notes(做记录)第5讲 会场沟通的技巧613.倾听的误区别人说话时,你在想自己的事.边听边与自己的不同观点对照.经常打断别人的谈话.为演讲者结束他的演讲.忽略过程只要结果.仅听自己想听或愿听的东西.精力不集中,易被其它东西干扰.624.“倾听”小总结我也有相同的经历!如果我是你的话!第5讲 会场沟通的技巧1 听而不闻2 假装倾听3 选择性的聆听4 专注的聆听5 移情聆听63不予理睬佯
20、装倾听控制第一印象尊重换位思考激励最高境界聆听的马特洪峰64会议中的说话技巧展示(Present i ng)探询(Probi ng)评论(C om m ent i ng)建立(Bui l di ng)测试理解情况(Test i ng)总结(Sum m ari zi ng)排除(Shut t i ng out)引进(Bri ni ng i n)就程序提出建议(Proposi ng)第5讲 会场沟通的技巧656.驾驭会议的艺术与“蝉”相遇与“驴”相遇与“兔子”相遇与“螃蟹”相遇66与“Cicada蝉”相遇“蝉”症状:讲故事(和讨论的主题无关)讲了很长才进入主题 讲得太模糊,没有具体事例 拒绝倾听别
21、人的主要观点主持人对策:面对这样的发言者,要-非语言性暗示 探询、总结、测试其理解程度 善意提醒关于程序及时间限制 带入别人发言第6讲 驾驭会议的艺术67与“Shark鲨鱼”相遇“鲨鱼”症状：喜欢攻击总是给予消极的、否定的意见主持人对策:面对这样的发言者,要-理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提,但正面的建议会更受欢迎 非语言性打断第6讲 驾驭会议的艺术68与“Donkey驴”相遇“驴”症状：过于敏感 防卫性很强,心中有面“墙”不能站在别人的立场看问题主持人对策:面对这样的发言者,要-突出他的贡献 重复问题 短暂沉默第6讲 驾驭会议的艺术69与“Rabbit Tracking兔
22、子般追踪”“兔子追踪”症状：质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议“兔子般追踪”的人,总是挑践现有程序.因此,主持人对策:面对这样的发言者,要-肯定他的贡献 重申可以先试用现在的程序,如不奏效,则马上按他的方法实施.第6讲 驾驭会议的艺术70与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇螃蟹症状:开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其它:以笔敲桌,背对发言者,故意看别处等主持人对策:对开小会者 主持人停止说话或者示意发方者暂停,使会场突然静下来,私下谈话的人就会警觉.主持人问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家.问他们是不是觉得应该分组讨论,然后集中讨论.对瞌睡者 休息5分
23、钟 把会议议程加快.短暂沉默.第6讲 驾驭会议的艺术717.成为好的与会者 主持人的守则与责任 主持人作为矛盾调停者的失败表现 参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突72主持人的守则与责任1.具体的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释使人因惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人,避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辨和讨论 保持中立态度第7讲成为好的与会者732.主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后,就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄,建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误,指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借
24、方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题(如要求帮助解决你自已的问题)当双方争执时,表达不愉快的情绪(如暗示这样会破坏员工的团结)第7讲成为好的与会者74参会者的守则与责任1.参会者10大守则会前充分准备会中全情投入,贡献自已的创意与意见以解决问题这已任开放的心态,摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听,尊重他人的意见勇于发言,言之有物不抑善扬恶,不人身攻击避免不当的肢体语言第7讲成为好的与会者75参会者的责任分配给自已的任务如何完成还有哪些事情未完成会议达成了什么结果开会后与主持人密切配合以达到会议目的关注正在讨论的事项积极发表自已的见解倾听他人的意见开会中做好在会议中尽量表达的心理准备
25、记下开会的日期、时间、地点依据提供的资料准备论证的材料根据个人的观点研究问题开会前参会者的责任时间第7讲成为好的与会者76如何处理会议中的冲突1.暴力型2.迁就型3.回避型4.协作型5.妥协型第7讲成为好的与会者778.会议记录与落实 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 怎样提高下次会议的质量会议记录78会议记录者的功能1.仅次于主持人2.记录及维护议程所设计的顺序3.协助主持人总结与归纳4.观察预防第8讲 会议记录与落实79谁能胜任会议记录者1.反应快2.写字快3.知识面广4.记忆力特别强5.组织能力强6.倾听能力强7.总结能力强第8讲 会议记录与落实80对会议记录
26、的10大建议1.重要的会议录音,从而使整理会议记录时有依据；2.除非有必要,定期召开的会议通常不用录音,因为花费时间记下的详细发言内容,可能毫无用武之地；3.大多数会议都能指定一名会议记录者,主席最好不要兼任此项工作.此外,会议记录者最好由参会者轮流担任；4.会议记录者的笔记流畅,易于理解,同时不失真,笔记最好用计算机打出来,方便参阅；5.会议记录者的责任；第8讲 会议记录与落实81对会议记录的10大建议6.会议记录内容；7.会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页的长度；8.会议记录应有组织地整理；9.会议记录者应与主度共同修正会议记录错误的部分；10.将此份会议记录发送给参会者；第
27、8讲 会议记录与落实82作为参会者的会后跟进1.拿到会议记录后要细读,尤其是对与自已工作相关的信息做出标记；2.分析会议的过程,分析各个不同参会者对同一问题的不同态度和表现,分析人际关系的状态；3.考虑会议上分派给自已的任务的完成方案；4.会议可能是新任务的开始,要考虑是否召开自已的部门会议,进行动员和安排,并将会议精神贯彻到下一步的工作中去。第8讲 会议记录与落实83作为主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对评估意见做出改进措施3.联络缺席的同事,询问缺席的原因,如有需要,讨论有关项目4.跟进计划,如有需要立刻召集另一次会议5.如有需要,找高层协助.这是一种快捷方式充分利用高层的权
28、力,往往能够起到事半功倍的作用6.如计划进行十分顺利,取消下次会议,而用公文报告进度,让有关人员知道7.会议之后检讨得失第8讲 会议记录与落实84怎样提高下次会议的质量自我评定1.只有必要时才开会2.召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键3.制订出色的会议议程并事先分发4.时间是宝贵的,开会是要花钱的;准时开会,才能准时结束第8讲 会议记录与落实85怎样提高下次会议的质量5.经常加以归纳,有意识地把握会议的方向6.注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境7.会议记录应阐明最后的结论8.会议成功只有用结果来衡量9.注重结果,但更强调实施所有的决定10.作为主持人,要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明胡涂的观点,删除重复的话题第8讲 会议记录与落实86有成效的会议管理孙巍 主讲必宜华所有孙巍手机：138-100-49070邮箱：sunw ayer