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1、工作分析和岗位说明书工作分析和岗位说明书 培训培训光谷奥源科技股份有限公司光谷奥源科技股份有限公司2013.11.4培训的主要内容1.1.为什么要做工作分析为什么要做工作分析2.2.什么是工作分析什么是工作分析3.3.工作分析的过程和方法工作分析的过程和方法4.职位说明书职位说明书的撰写的撰写（示例示例）1.为什么要做工作分析为什么要做工作分析培训的主要内容培训的主要内容4管理者经常遇到的困惑管理者经常遇到的困惑为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？5管理者经常遇到的困惑管理者经常遇到的
2、困惑为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？6为什么会产生这些问题呢？为什么会产生这些问题呢？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？7我们应该这样做我们应该这样做8 工作分析的概念工作分析的概念 工作分析工作分析也称也称职职位分析或位分析或岗岗位分析，
3、位分析，它是它是对职对职位信息位信息进进行收集、整理、分析与行收集、整理、分析与综综合，合，以确定工作以确定工作岗岗位的目的、位的目的、职责职责、任、任务务，以及完成工作所需的技能、以及完成工作所需的技能、责责任和知任和知识识的与方法；的与方法；其主要成果是其主要成果是为组织为组织内每内每项项工作制定符合工作制定符合组织组织需要需要 的工作的工作说说明明书书和工作分析和工作分析报报告。告。9工作分析的内容工作分析的内容-6W1HWhat：做什么：做什么Where：在哪里做：在哪里做When：何时做：何时做Why：为什么做：为什么做Who：谁来做：谁来做12345For Whom：为谁做：为谁做
4、6How：如何做：如何做7组织改进、职责优化通过进行系统的工作分析，来理清组织中繁多的交叉职责，特别是这其中的重叠部分系统的工作分析还是一次很好的上下沟通的机会，使管理者有机会倾听下属的改进意见推动对职位内涵的理解通过实施工作分析并推广工作分析的成果，将有助于建立管理者和任职者对职位的共同理解任职者的角度任职者的角度管理者的角度管理者的角度二者一致的认可二者一致的认可有力地支持人力资源的其他方面工作工作分析工作分析招聘招聘工作目标设定工作目标设定 职位评估和职等职位评估和职等绩效管理绩效管理职位继任计划职位继任计划组织开发组织开发 培训和发展培训和发展工作分析是人力资源管理所有重要工作的基础工
5、作分析是人力资源管理所有重要工作的基础2.什么是什么是工作分析工作分析培训的主要内容培训的主要内容什么是工作分析？一个组织的建立最终会导致一批工作的出现，而这些工作需要由特定的人员来承担。工作分析就是与此相关的一道程序，通过对工作内容与工作责任的资料汇集、研究和分析，可以确定该项工作的任务、性质任务、性质和相对价值，以及哪些类型的人适合从事和相对价值，以及哪些类型的人适合从事这一工作。这一工作。工作分析的过程主要调研完成工作的要求、完成工作的要求、周期和范围周期和范围，并着眼于工作本身的特点，而不是工作者的状况。主要分析：A A A A 工作人员做何事（工作人员做何事（WHATWHATWHAT
6、WHAT）B B B B 如何做如何做（HOWHOWHOWHOW）工作分析的直接结果是职位说明书职位说明书。工作分析基本术语 任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有多少人员。职位：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性质，类别完全相同，完成工作所需条件也一样。工作分析主要内容工作分析主要内容该职位的基本资料：该职位的基本资料：包括职位名称、职等职级、直接上级职位、直接下级职包括职位名称、职等职级、直接上级职位、直接下级职位位该职位的本职工作：该职位的本职工作：用一句话说明该职位工作的最终目的，用一句话说明该职位工作的最终目的，20字以内。字以
7、内。该职位的直接工作责任：该职位的直接工作责任：按照主次列出该职位各项直接责任，频率，重要程度，按照主次列出该职位各项直接责任，频率，重要程度，所占总业务量的比率。所占总业务量的比率。直接责任是指不管级别多高，都要自己亲自完成的工直接责任是指不管级别多高，都要自己亲自完成的工作作 最基层的工作人员也应该列出最基层的工作人员也应该列出8条左右条左右工作分析主要内容工作分析主要内容该职位的决策责任：该职位的决策责任：说明该职位需要做哪些决定，几决定将产生的影说明该职位需要做哪些决定，几决定将产生的影响响。该职位的任职资格：该职位的任职资格：包括学历、经历、专业程度、能力、体力、证包括学历、经历、专
8、业程度、能力、体力、证照等等。照等等。该职位的工作环境：该职位的工作环境：工作地点、光线、卫生、危险性等等。工作地点、光线、卫生、危险性等等。其他内容其他内容 和工作分析相关的其他内容，可根据实际情况和工作分析相关的其他内容，可根据实际情况填写。填写。工作分析是什么？工作分析是什么？总而言之：总而言之：一个了解任职者应该做什么工作、和为一个了解任职者应该做什么工作、和为什么需要做的过程什么需要做的过程一个收集让别人对该职位做出一个收集让别人对该职位做出判断的信息的过程判断的信息的过程 工作分析工作分析工作分析的目的与作用？确定/修正组织机构及定编定岗：对工作岗位的设置进行重新检讨，确定员工编制
9、之合理度。协助招聘与选拔：在招聘人员时可了解职位所需人员之资格。绩效考核：通过工作分析的大量信息的收集、分析，使绩效考核 的结果更具客观性和针对性。录用：帮助新员工进入职业角色。提供薪酬评价标准：可按工作职责繁简核定其薪资高低。提供有关培训与管理发展的资料：可按其工作要求培训所需知能 让员工了解工作性质，明确职责和权利工作分析的目的与作用？那么工作分析在人力资源工作中是什么位置呢？那么工作分析在人力资源工作中是什么位置呢？工作分析获得信息之运用工作分析中应注意的问题 分析职位而不是分析具体个人 澄清任职者与其主管的不同角色 防止分析对象夸大自己工作的重要性 任职者的参与-双方同意 工作分析过程
10、中不要使用非法手段获取信息工作分析内容应避免任何歧视性条款工作分析绝对不是：工作分析绝对不是：一次对个人的分析一次对个人的分析!一次对人员任免、调整工资的分析一次对人员任免、调整工资的分析!一次绩效评估一次绩效评估!工作分析中应注意的问题3.3.工作分析的过程和方法工作分析的过程和方法培训的主要内容培训的主要内容本次工作分析对象本次工作分析对象：本次工作分析对象：公司所有人员公司所有人员-由公司人力资源部组织进行并监督过程工作分析的原则工作分析及撰写职位说明书的原则：工作分析及撰写职位说明书的原则：工作分析及撰写职位说明书的原则：工作分析及撰写职位说明书的原则：客观真实，坚决实事求是；客观真实
11、，坚决实事求是；客观真实，坚决实事求是；客观真实，坚决实事求是；语言精确，杜绝模棱两可；语言精确，杜绝模棱两可；语言精确，杜绝模棱两可；语言精确，杜绝模棱两可；表达简练，避免官话套话；表达简练，避免官话套话；表达简练，避免官话套话；表达简练，避免官话套话；内容全面，切勿以偏盖全；内容全面，切勿以偏盖全；内容全面，切勿以偏盖全；内容全面，切勿以偏盖全；责任细化，不能泛泛笼统；责任细化，不能泛泛笼统；责任细化，不能泛泛笼统；责任细化，不能泛泛笼统；精心细致，保证工作质量。精心细致，保证工作质量。精心细致，保证工作质量。精心细致，保证工作质量。3、收集各项资料、收集各项资料4、汇总各项资料、汇总各项
12、资料5、与任职者确认、与任职者确认6、与其上级确认、与其上级确认7、撰写职位说明书、撰写职位说明书 8、项目小组组长检查、项目小组组长检查交总经理处交总经理处审核归档审核归档工作分析过程 1、项目小组建立、项目小组建立 2、组织学习、制定计划、组织学习、制定计划交公司人力资源部交公司人力资源部审核归档审核归档建立项目小组1、公司建立工作分析的项目小组2、项目小组的组成及分工 (一人，由公司总经理担任)(一人，由人力资源部主管担任)(若干人，各部门主管指定一人)项目组长项目组长项目执行组长项目执行组长组组员员组组员员组组员员项目小组的职责执行本小组工作分析计划。执行本小组工作分析计划。完成工作分
13、析，撰写职位说明书。完成工作分析，撰写职位说明书。汇总职位说明书，编辑成册。汇总职位说明书，编辑成册。接受公司人力资源部的指导与检查。接受公司人力资源部的指导与检查。项目小组的分工组组长：长：负责本公司工作分析的各项支持。负责本公司工作分析的各项支持。执行组长：执行组长：负责编写并执行本小组工作分析的工作计划；督负责编写并执行本小组工作分析的工作计划；督导项目小组组员工作。导项目小组组员工作。组组员：员：收集各项资料；收集各项资料；调查问卷的下发与回收；调查问卷的下发与回收；和工作分析对象的联络及确认工作；和工作分析对象的联络及确认工作；资料回收后的汇总工作；资料回收后的汇总工作；职位说明书的
14、编写工作。职位说明书的编写工作。组织学习确定计划各部门在接到通知后，须在各部门在接到通知后，须在2日内组日内组织部门成员织部门成员填写职位分析调查问卷填写职位分析调查问卷并由执行组长组织并由执行组长组织所有组员学习工作分析培训资料，结合所有组员学习工作分析培训资料，结合本本本本幻灯片幻灯片幻灯片幻灯片。注意：此期要求各部门注意：此期要求各部门 主管共同参加学习。主管共同参加学习。第第3日日上交职位分析调查问卷执行组长提交上交职位分析调查问卷执行组长提交到人力资源部到人力资源部工作分析的方法调查问卷法 使用公司人力资源部统一的问卷 由实际承担工作的人员主管填写 工作分析小组人员进行总结分析。本次
15、工作分析以调查问卷为主。好处：可以在较短的时间内收集到大量的信息工作日记法 “工作分析人员”通过分析对象的上级收集或借用其工作日记，工作日记的内容将是工作分析的重要参考。工作日记法 由任职人员自己记录下每天活动的内容 可作为工作分析的原始资料 “工作分析人员”在“工作分析汇总”时参考工作日记关键事件法 收集尽可能多的关键事件 对关键事件进行归类，在“工作分析汇总”时作为参考。工作分析的方法工作分析的方法工作分析的方法观察法观察法 分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式分析人员可通过实地的观察或亲身经历的方式 获得第一手的资料，使信息更加准确。获得第一手的资料，使信息更加准确。本本次次工工作作
16、分分析析，工工作作人人员员应应少少用用或或不不用用此此方方法。法。缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。缺点：消耗时间长，往往所得信息不够全面。面谈（电话）法面谈（电话）法 分析人员在得到书面信息后可以分析人员在得到书面信息后可以 通过面谈或电话进行确认通过面谈或电话进行确认。工作分析问卷工作分析问卷如何填写工作分析问卷如何填写工作分析问卷1、收集与工作有关的背景资料：包括部门组织图、各部门职责、工作流程图及现有的职位说明书。组织图显示 出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以及它在整个组织中的地位。它不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了向谁汇报，以及同谁进行
17、合作。流程图可以说明现有的工作流程和在流程中的位置。现有的职位说明书、部门职责，或者有关工作的描述性文件，可以作为工作分析的重要参考。工作分析步骤工作分析步骤工作分析步骤2、选择并确定需要分析的职位名称、选择并确定需要分析的职位名称 当需要分析的工作有很多但它们彼此又比较相似的时候，如果我们对当需要分析的工作有很多但它们彼此又比较相似的时候，如果我们对他们所做的工作逐一进行分析，必然非常耗费时间。在这种情况下，他们所做的工作逐一进行分析，必然非常耗费时间。在这种情况下，选择典型的工作进行分析是十分必要的。选择典型的工作进行分析是十分必要的。v 同一个职位的多个岗位（担任相同职务的多个人）同一个
18、职位的多个岗位（担任相同职务的多个人）使用同一份职位说明书。使用同一份职位说明书。例如，对相同工种的很多例如，对相同工种的很多“生产工人生产工人”的工作分析，的工作分析，只需分析其中的一人或几个人，并形成一份共同的职只需分析其中的一人或几个人，并形成一份共同的职位说明书。位说明书。3、收集工作分析的信息由分析对象填写工作岗位分析调查问卷。通过分析对象的上级收集或借用其工作日记。必要的工作可以到现场观察。请分析对象写出或介绍其工作中的关键事件。面谈或电话确认相关信息。（除工作岗位分析调查问卷外，其他方法视情况选择使用）4、汇总所有收集到的信息 按照工作分析问卷汇总表汇总所有信息。汇总时如果有不能
19、确定的项目，及时和其相关专业部门联系确认。工作分析步骤工作分析步骤工作分析步骤5、同分析对象共同审查所收集到的工作信息、同分析对象共同审查所收集到的工作信息通过工作分析所得到的这些信息，只有与从事这些工通过工作分析所得到的这些信息，只有与从事这些工作的人员，以及作的人员，以及 他们的直接主管人员进行核对，才能避免出现偏差。他们的直接主管人员进行核对，才能避免出现偏差。核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、核对工作有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完整，同时也完整，同时也 有助于有助于“工作分析人员工作分析人员”理解这些信息。理解这些信息。此外，这也是一个审查和修改工作描述的机会
20、。此外，这也是一个审查和修改工作描述的机会。6、撰写职位说明书、撰写职位说明书工作分析的直接结果：职位说明书工作分析的直接结果工作分析的直接结果一份完整的职位说明书应该包括:该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门、编制等等。该职位存在的价值和目的是什么该职位存在的价值和目的是什么?对该职位的要求有哪些要素，如规划、组织、审核、创新等等？对该职位的要求有哪些要素，如规划、组织、审核、创新等等？如何定义该任职者的责任和权力如何定义该任职者的责任和权力?该职位需要和外部有什么样的互动关系该职位需要和外部有什么样的互动关系?该职位需要使用什么设
21、备仪器，需要什么证照？该职位需要使用什么设备仪器，需要什么证照？该职位的工作环境和工作地点怎样？该职位的工作环境和工作地点怎样？该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样?这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任?职位说明书的作用员工的操作指南，公司的管员工的操作指南，公司的管理工具理工具为以下活动提供信息：为以下活动提供信息：工作分析工作分析员工招聘员工招聘绩效管理绩效管理组织架构调整组织架构调整培训与发展培训与发展职位说明书的内容内容包括：内容包括：基本情况：职位名称、职等、直接上级、基本情况
22、：职位名称、职等、直接上级、直接下级等等直接下级等等本职工作本职工作直接工作责任直接工作责任决策责任决策责任工作关系工作关系任职资格任职资格相关信息，如工作地点与环境，仪器工具相关信息，如工作地点与环境，仪器工具设备设备职位说明书格式职位说明书格式职位名称的确定职位名称的确定参照本职位的工作，进行概括，或参照本职位的工作，进行概括，或按照惯例。按照惯例。参照公司以往的称呼。参照公司以往的称呼。例如：总监、经理、主管。例如：总监、经理、主管。本职工作着重于职位所需的最终结果着重于职位所需的最终结果它回答以下问题：为实现该职位责它回答以下问题：为实现该职位责任，主要通过哪些领域获得最终结任，主要通
23、过哪些领域获得最终结果？果？要用一句话，要用一句话，2020字以内。字以内。直接工作责任是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任。任。这个职位为公司整体目标的完成承担了什么？这个职位为公司整体目标的完成承担了什么？要求：要求：按照主次顺序逐条填写。按照主次顺序逐条填写。用词要精确，不能模棱两可，不要官话套话，不用词要精确，不能模棱两可，不要官话套话，不能有猜测性的语言。能有猜测性的语言。每条工作或责任要说明发生频率每条工作或责任要说明发生频率（次/日、周、月、季、年）、重要程度（、重要程度（%）和占全业务总量（）和占全业务总量（%）。）。最基层的工
24、作也应该有最基层的工作也应该有1010条左右条左右直接工作责任直接工作责任要求：要求：原则性的责任应该包括关键动词、管理范原则性的责任应该包括关键动词、管理范围、影响范围、在什么条件下进行以及要达围、影响范围、在什么条件下进行以及要达成的目标。成的目标。直接工作责任（举例）1.严格执行库存现金限额，超出部分必须及时送存银行，不坐支现金，不得以白条抵库或挪用。2.严格审核付款凭证和审批手续，及时准确无误地办理各种应付款项。3.认真编制记账凭证，正确运用会计科目，要做到原始凭证齐全有效，记账凭证与原始凭证事项一致准确无误。4、.等等。出纳员：出纳员：决策责任该职位要做哪些决定。该职位要做哪些决定。
25、要对下属的哪些工作或活动负责。要对下属的哪些工作或活动负责。所做的决定产生什么影响。所做的决定产生什么影响。注意：注意：只有主管填写决策责任，非主管不用填写。只有主管填写决策责任，非主管不用填写。也就是说没有下级的职位不用填写。也就是说没有下级的职位不用填写。最终结果最终结果主要活动主要活动提高下属的工作技能提高下属的工作技能通过提供相应的培训与指导通过提供相应的培训与指导激励下属达到高绩效激励下属达到高绩效通过主持绩效辅导会议，为下属清通过主持绩效辅导会议，为下属清 楚地指楚地指明明职业发展方向职业发展方向确保部门内高标准的工作确保部门内高标准的工作通过监督工作进展，恰当地奖惩下通过监督工作
26、进展，恰当地奖惩下 属属实现部门的工作目标实现部门的工作目标通过制订良好的部门计划以符合公通过制订良好的部门计划以符合公 司的总体目标，并就部门与司的总体目标，并就部门与员员 工进行沟通工进行沟通部门主管的决策责任（举例）部门主管的决策责任（举例）职位说明书必须全面部门预算部门预算与相关政府主管部门的关系与相关政府主管部门的关系人力规划人力规划招聘招聘培训和发展培训和发展人事管理人事管理举例：举例：人力资源部经理人力资源部经理部门主管的直接工作责任举例举例1.1.制订部门的政策和程序，通过有效的计划和控制以求制订部门的政策和程序，通过有效的计划和控制以求效益的最大效益的最大化。化。2.2.草拟
27、、协调各相关计划和预算，确保本部门可以为公司的生产目标草拟、协调各相关计划和预算，确保本部门可以为公司的生产目标做出最大的贡献。做出最大的贡献。3.3.审核、确定公司下达的任务安排，使本部门有效地执行议定的计划，审核、确定公司下达的任务安排，使本部门有效地执行议定的计划，并确保其运作的效率。并确保其运作的效率。4.4.招聘、激励本部门员工，并发展员工的能力，确保部门的工作目标招聘、激励本部门员工，并发展员工的能力，确保部门的工作目标顺利制订并与员工恰当地沟通，督导、评估员工的绩效，创造、保顺利制订并与员工恰当地沟通，督导、评估员工的绩效，创造、保持员工间融洽的合作关系。持员工间融洽的合作关系。
28、5.5.监督部门的绩效，指导、控制相应的活动以确保议定的监督部门的绩效，指导、控制相应的活动以确保议定的目标顺利目标顺利实现。实现。6.6.在协调与其它部门的工作或会议中代表本部门，参与相关的规划和在协调与其它部门的工作或会议中代表本部门，参与相关的规划和政策的制订和实施。政策的制订和实施。工作分析时间进度表11月月4日日 召开全员工作分析与岗位职责召开全员工作分析与岗位职责说明书培训宣讲会说明书培训宣讲会11月月56日日 收集工作分析调查问卷收集工作分析调查问卷11月月78日日 工作分析小组整理部分岗位职工作分析小组整理部分岗位职责说明书责说明书职位说明书的注意事项职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作。的工作。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。