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1、簡報技巧簡報技巧謝寶煖謝寶煖國立台灣大學圖書資訊學系副教授國立台灣大學圖書資訊學系副教授Email:pnhsiehccms.ntu.edu.tw民國民國91年年5月月22日日資訊與網路資源利用資訊與網路資源利用1簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵內容內容態度態度/形象形象聲音聲音758352簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵態度態度我能做好簡報我能做好簡報我的內容很有價值我的內容很有價值我的觀眾很重要（顧客焦點）我的觀眾很重要（顧客焦點）我要讓觀眾很有收穫我要讓觀眾很有收穫3簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵形象形象情緒情緒我很高興來做簡報我很高興來做簡報我要用熱情感染我的觀眾我要用熱情感染我的觀眾 衣著衣著我
2、很專業我很專業我很有精神我很有精神男：西裝（深色）男：西裝（深色）襯衫（白）襯衫（白）女：套裝女：套裝裙子裙子4簡報成功的關鍵簡報成功的關鍵聲音聲音運用聲調技巧運用聲調技巧停頓停頓感情感情目光接觸目光接觸節奏快慢節奏快慢強調強調5成功簡報七步驟成功簡報七步驟觀眾觀眾訊息訊息組織組織練習練習講義講義開講開講檢討檢討6觀眾觀眾觀眾的基本資訊觀眾的基本資訊 性別、公司、工作、職位、年齡等性別、公司、工作、職位、年齡等與簡報內容建立關係與簡報內容建立關係觀眾的特性觀眾的特性 為什麼會來聽我們演講？為什麼會來聽我們演講？想從演講中得到什麼？想從演講中得到什麼？簡報內容能否符合其需求？觀眾人數有多少？簡報
3、內容能否符合其需求？觀眾人數有多少？觀眾對主題的熟悉程度觀眾對主題的熟悉程度 所有人都熟悉，還是只有部份人熟悉？所有人都熟悉，還是只有部份人熟悉？背景、教育程度、工作性質之同質背景、教育程度、工作性質之同質/異質性異質性7觀眾觀眾愈了解簡報的對象，簡報成功的機會就愈了解簡報的對象，簡報成功的機會就愈高，請多了解觀眾的背景。愈高，請多了解觀眾的背景。觀眾是誰？他們在乎誰的意見？為什麼？觀眾是誰？他們在乎誰的意見？為什麼？觀眾為什麼來聽這場簡報？目的為何？觀眾為什麼來聽這場簡報？目的為何？對於簡報的主題，觀眾了解多少？對於簡報的主題，觀眾了解多少？觀眾的同質性為何？異質性為何？觀眾的同質性為何？異
4、質性為何？8訊息訊息KISS原則原則(Keep It Simple and Stupid)文字的使用文字的使用 字體大小字體大小標題的使用標題的使用勿用標點符號勿用標點符號 縮寫的使用縮寫的使用數字的使用數字的使用關聯資訊的使用關聯資訊的使用圖表的使用圖表的使用 動畫的使用動畫的使用 資訊來源資訊來源9訊息訊息簡報設計的原則是簡報設計的原則是KISS(Keep It Simple and Stupid)。其實準備簡報內。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上
5、創意，以連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。明。10訊息訊息簡報設計的原則簡報設計的原則KISS：Keep It Simple and Stupid訂好題目訂好題目列出大綱列出大綱架構重要觀念和關鍵字的關連性架構重要觀念和關鍵字的關連性加上創意加上創意以視覺工具輔助說明以視覺工具輔助說明數據數據圖表圖表動畫動畫11訊息訊息文字的使用文字的使用善用善用PowerPointPowerPoint的簡報設計範本的簡報設計範本Magic SevenMagic Seven原則原則（7 7士士2 25 59 9）12訊息訊息字體大小字體大
6、小字體要大、行數要少字體要大、行數要少 字體大，行數自然，當然就符合字體大，行數自然，當然就符合Magic Magic SevenSeven原則！原則！字型：細明、標楷字型：細明、標楷13簡報字體要多大簡報字體要多大這是12點的字，您看得到嗎？這是14點的字，您看得到嗎？這是16點的字，您看得到嗎？這是18點的字，您看得到嗎？這是20點的字，您看得到嗎？這是24點的字，您看得到嗎？這是28點的字，您看得到嗎？這是32點的字，您看得到嗎？這是36點的字，您看得到嗎？這是40點的字，您看得到嗎？這是44點的字，您看得到嗎？這是48點的字，您看得到嗎？14大標題用大標題用4444點粗體標楷體點粗體標
7、楷體標題標題1是是32點，點，再加粗，很清楚標題標題2是是28點，點，再加粗，也很清楚標題標題3是是24點，點，再加粗，還算清楚標題標題4用用20點，點，再加粗，再小就看不到了15訊息訊息標題的使用標題的使用標題是每張投影片的主軸標題是每張投影片的主軸簡潔有力地傳達每張投影片的重點簡潔有力地傳達每張投影片的重點最好是以最好是以5 59 9個字來說明個字來說明每張投影片就是大小標題的組合，也就是概每張投影片就是大小標題的組合，也就是概念的串連念的串連 16訊息訊息勿用標點符號勿用標點符號 投影片就是大小標題的組合投影片就是大小標題的組合以項目符號、字型字體等分段組織以項目符號、字型字體等分段組織
8、儘量少用括號儘量少用括號特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號咬耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號的必要，那就把它放到的必要，那就把它放到次層標題次層標題中，這樣可以讓中，這樣可以讓我們的標題簡潔有力我們的標題簡潔有力 17訊息訊息縮寫的使用縮寫的使用 英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用 18訊息訊息數字的使用數字的使用 數字會說話，善用數字來支持我們的觀點或數字會說話，善用數字來支持我們
9、的觀點或是論證是論證 投影片中宜以精確數字呈現投影片中宜以精確數字呈現口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記憶容易聯想憶容易聯想 19數字的魅力數字的魅力如果我們把全球人口壓縮成只有如果我們把全球人口壓縮成只有100人的部落人的部落57個亞洲人，個亞洲人，21個歐洲人，個歐洲人，14個美洲人，個美洲人，8個非洲人個非洲人 52個男人，個男人，48個女人個女人 30個白種人，個白種人，70個非白種人個非白種人 30個基督徒，個基督徒，70個非基督徒個非基督徒 89個異性戀者，個異性戀者，11個同性戀者個同性戀者 6個人將擁有全部財富的個人將擁有全部財富的59
10、%，而且這，而且這6個人全部來個人全部來自美國自美國 80個人的居家生活不甚理想，個人的居家生活不甚理想，50個人營養不良個人營養不良,1個個人即將死亡，人即將死亡，1個人即將生產個人即將生產 70個文盲個文盲，1個人擁有大專學歷個人擁有大專學歷，1個人擁有個人擁有電腦電腦 20數字的魅力數字的魅力 如果您今天早上醒來時還算健康，恭喜如果您今天早上醒來時還算健康，恭喜您，因為有一百萬人將活不過一星期。您，因為有一百萬人將活不過一星期。如果您不曾經歷戰爭的危險、被監禁的如果您不曾經歷戰爭的危險、被監禁的寂寞、被凌虐的痛苦、或是飢寒交迫，寂寞、被凌虐的痛苦、或是飢寒交迫，恭喜您，您比恭喜您，您比5
11、億人還好命。億人還好命。如果您可以參加宗教活動而不必擔心被如果您可以參加宗教活動而不必擔心被騷擾、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您，騷擾、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您，您比您比30億人還自由。億人還自由。21如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、還有地如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、還有地方住，恭喜您，您比全世界方住，恭喜您，您比全世界75%的人還富的人還富有。有。如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、還有如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、還有一些零錢，恭喜您，您是全世界前一些零錢，恭喜您，您是全世界前8%的有的有錢人。錢人。如果您的雙親都還健在而且沒有離婚，您算如果您的雙親都還健在而且沒有離婚，您算是幸運兒。
12、是幸運兒。您可以讀這篇文章，那是雙重幸運：有人想您可以讀這篇文章，那是雙重幸運：有人想到您這個朋友，而且有到您這個朋友，而且有20億人根本不識字。億人根本不識字。2223訊息訊息關聯資訊的使用關聯資訊的使用 資訊透過時間和空間的關聯，更具意義資訊透過時間和空間的關聯，更具意義 流程圖、組織圖、時間表、流程圖、組織圖、時間表、timelinestimelines，都，都可以讓資訊更為生動可以讓資訊更為生動VisioVisio是很好的輔助工具是很好的輔助工具 2425訊息訊息圖表的使用圖表的使用表勝於文，圖勝於表表勝於文，圖勝於表圖表自己就能說故事圖表自己就能說故事圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖
13、表內容。圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表內容。重要的資訊，要講的內容打在備忘稿中重要的資訊，要講的內容打在備忘稿中。26訊息訊息動畫的使用動畫的使用 用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字 用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字用大餅圖、直條圖等來呈現統計數字 27知之階梯知之階梯Ladder of Understanding資料資料(data)-Paul Evan Peters,Director of the Coalition for Networked Information資訊資訊(information)知識知識(knowledge)智慧智慧(wisdom)28
14、知識管理的要素知識管理的要素文化文化(Culture)過程過程(Process)資訊、內容與經驗資訊、內容與經驗(Information,Content,and Experianec)科技科技(Technology)知識管理知識管理29訊息訊息資訊來源資訊來源 應尊重智慧財產權，註明資料來源應尊重智慧財產權，註明資料來源 引用資訊的權威性引用資訊的權威性彰顯我們的專業彰顯我們的專業建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投建立自己的風格，將資訊來源固定安排在投影片的固定地方影片的固定地方 採用標準書目格式採用標準書目格式30知識管理觀念的釐清知識管理觀念的釐清管理管理資訊流資訊流落實落實組織學習組
15、織學習善用善用知識庫知識庫彰顯彰顯組織價值組織價值31組織組織開場白（開場白（introduction）預告（預告（Preview）說明主要的和次要的概念（講給聽眾聽）說明主要的和次要的概念（講給聽眾聽）這些概念對聽眾有什麼意義（利益）這些概念對聽眾有什麼意義（利益）回顧：告訴聽眾我們講過了什麼回顧：告訴聽眾我們講過了什麼 結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼 別忘了說：謝謝！別忘了說：謝謝！32組織組織開場開場好的開始是成功的一半！好的開始是成功的一半！第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵第一張投影片要充份彰顯佔簡報成功關鍵58的態度和形象的態度和形象 提供下列完
16、整的資訊提供下列完整的資訊會議名稱會議名稱演講主題演講主題演講者、職稱、服務單位、連絡方式演講者、職稱、服務單位、連絡方式日期日期3334組織組織預告（預告（preview）告訴聽眾我們接下來要講什麼告訴聽眾我們接下來要講什麼 以一張投影片標示內容大綱以一張投影片標示內容大綱圖示更念人印象深刻圖示更念人印象深刻研究成果發表，可以研究流程做研究成果發表，可以研究流程做Preview兩、三個小時的演講，可以此兩、三個小時的演講，可以此preview投影片串投影片串場，幫助觀眾掌握進度場，幫助觀眾掌握進度 3536組織組織說明主要的和次要的概念說明主要的和次要的概念 要用講的，就像是說故事一樣，切勿
17、唸稿要用講的，就像是說故事一樣，切勿唸稿從很久很久以前從很久很久以前開始，然後開始，然後，從此，從此王子與公主過著幸福快樂的日子。王子與公主過著幸福快樂的日子。突顯核心概念突顯核心概念這些概念對聽眾有什麼意義（利益）這些概念對聽眾有什麼意義（利益）回顧：告訴聽眾我們講過了什麼回顧：告訴聽眾我們講過了什麼結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼結論：聽眾現在該知道什麼或做什麼別忘了說：謝謝！別忘了說：謝謝！37練習練習時間控制時間控制PowerPoint排練的功能排練的功能38講義講義講義提供講義提供演講是無形的服務，講義是有形的強化演講是無形的服務，講義是有形的強化從彩色到黑白，遺漏了什麼從彩色到黑白
18、，遺漏了什麼發送時機發送時機演講前演講前演講後演講後清楚易讀清楚易讀每頁二、三張為原則每頁二、三張為原則39開講開講投影機透明片投影機透明片電子簡報電子簡報開場白開場白謝謝主持人、致意重要聽眾謝謝主持人、致意重要聽眾建立遊戲規則建立遊戲規則建立主題與聽眾的關聯性建立主題與聽眾的關聯性永遠說我們，而不要用你們永遠說我們，而不要用你們 例子和經驗例子和經驗 40檢討檢討要要多說故事，多舉例多說故事，多舉例用講用講(Talk)，不用唸，不用唸（是演講不是說教）（是演講不是說教）簡短（演講要像迷你裙簡短（演講要像迷你裙愈短愈好）愈短愈好）切題（永遠圍繞著主題）切題（永遠圍繞著主題）好懂好懂 不要不要不要用術語或縮寫不要用術語或縮寫不要用太多統計數字不要用太多統計數字不要太過花俏眩耀不要太過花俏眩耀不要超過時間不要超過時間不要唸，不要背不要唸，不要背 41