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1、中国xx投资集团有限公司文件与档案管理制度第一条 公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。第二条 称呼规范范：1) 公司本部：指公司司总部包包括总裁裁办公室室、人力力资源部部、资金金财务部部、资产产管理部部、投资资管理部、审计计监察部部、投资资银行部部、研究究发展部部。2) 各部门：指指公司本本部各部部门及中中国木材材流通协协会3) 所属公司：指华星星大厦、北北京地产产公司、天天津中木木、天津津奥克亚亚、华东东公司、上上海公司司及其它它公司全全资、控股或或参股的的具有独独立法人人资格的的
2、公司4) 集团：指中中国华星星发展集集团公司司5) 董事会：本本公司董董事会。第三条 本规定所称称文件是是指公司司董事会会、公司司及各部部门、所所属公司司内部之之间及与与外界（包包括政府府机构、企企事业单单位、法法人机构构、个人人）相互互交流的的书面文文档、电电子文档档、传真真、电报报、电子子邮件、图图书期刊刊、声像像材料等等。第四条 公司本部的的文件管管理部门门为总裁裁办公室室，凡涉涉及公司司的文件件均需由由总裁办办公室统统一安排排处理；所属公公司的文文件管理理部门为为各公司司的办公公室或总总裁办公公室。管管理文件件与档案案的部门门要设专专职文件件与档案案管理员员。第五条 公司发文：包括以以
3、公司名名义发文文，以部部门名义义发文，以以党委名名义发文文，以工工会名义义发文。第六条 文号管理：各部门门发文必必须先向向总裁办办公室申申请发文文文号，发发文文号号规范如如下：1) 以公司名义义发文：中xxx司字 年 号，此此文号用用于公布布公司的的重大事事项及向向董事会会、政府府机构、相相关企事事业单位位发文；2) 以总裁办公公室名义义发文：中xxx管字 年 号号，此文文号用于于涉及总总裁办公公室业务务的发文文；3) 以人力资源源部名义义发文：中xxx人字 年 号号，此文文号用于于涉及人人力资源源部业务务的发文文；4) 以资金财务务部名义义发文：中xxx财务字字 年 号，此此文号用用于涉及及
4、资金财财务部业业务的发发文；5) 以投资管理理部名义义发文：中xxx投资字 年年 号，此此文号用用于涉及及投资管管理部业业务的发发文；6) 以审计监察察部名义义发文：中xxx监字 年 号号，此文文号用于于涉及审审计监察察部业务务的发文文；7) 以投资银行行部名义义发文：中xxx投行字 年 号号，此文文号用于于涉及投投资银行行部业务务的发文文；8) 以资产管理理部名义义发文：中xxx资产字 年 号号，此文文号用于于涉及资资产管理理部业务务的发文文；9) 以研究发展展部名义义发文：中xxx研字 年年 号，此此文号用用于涉及及研究发发展部业业务的发发文；10) 以党委名义义发文：中国xxx党字字 年
5、 号；11) 以工会名义义发文：中国xxx工字字 年 号。12) 公司文号顺顺序以年年为单位位从0001号开开始，公公司及各各部门采采用大排排序的方方式编号号。13) 各部门无须须加盖公公司章的的发文，不不须申请请文号。第七条 发文种类类：1) 请示：请上上级指示示和批准准。2) 报告：向上上级机关关汇报工工作，反反映情况况。3) 指示：对下下级机关关布置工工作，阐阐明工作作活动的的指导原原则。4) 批复：答复复请示事事项。5) 通知：传达达公司的的重要情情况以及及相关事事项，发发布规章章制度、要要求下级级办理或或者需要要知道的的事项，批批转下级级的公文文或转发发上级公公文，公公布应当当遵守或
6、或周知的的事项。6) 决定：对某某些问题题或者重重大行动动作出安安排。7) 函：平行部部门之间间互相商商洽工作作，答复复问题或或知会有有关事项项。8) 会议纪要和和决议：传达会会议议定定事项和和主要精精神，要要求有关关部门共共同遵守守执行的的。第八条 发文格式式：采有有B5号号纸，横横排。1) 文件抬头：中国xxx投资资集团有有限公司司文件，红红字。2) 文号：加黑黑宋体小小四号字字。3) 主送单位及及标题：加黑宋宋体四号号字。4) 正文：仿宋宋小四号号字，11倍半行行距。5) 单位印章：红色公公司章。6) 日期：加黑黑宋体四四号字，用用大写。7) 抄报、抄送送、存档档：宋体体四号字字。第九条
7、 草拟公文文应注意意以下事事项：1) 内容要符合合党和国国家的路路线、方方针、政政策、法法律、法法令及地地方性行行政规章章。2) 反映情况要要客观，实实事求是是。3) 文字要准确确、精炼炼，条理理要清楚楚，层次次要分明明，结构构要紧密密，用语语要规范范。4) 人、地、物物名、引引文及时时间要具具体、准准确。第十条 发文程序序：1) 发文部门负负责文件件的起草草工作，文文件起草草完成后后，首先先到总裁裁办公室室申请文文号，并并填写发发文登记记表。2) 各部门发文文前，首首先由部部门经理理及主管管总裁审核核，后交交由需会会签的部部门，由由会签部部门经理理签字确确认后，交交总裁审批批。3) 总裁审批
8、后后，由总总裁办公公室秘书书负责盖盖章及形形成正式式文件下下发。第十一条 文件发送与与签收程程序：1) 公司本部采采用书面面签收发发式，总总裁办公公室秘书书直接将将文件交交各部门门经理，由由部门经经理在文文件发文文单上签签收。2) 对公司所属属公司发发文，首首先由秘秘书以传传真方式式发送文文件，然然后采用用邮寄方方式递送送文件原原件，各各公司于于每月225日，将将收到的的公司文文件，以以书面形形式签收收，再将将签收单单邮寄回回公司，由由秘书备案案。若属属紧急事事务，需需立刻知知悉各公公司是否否收到文文件，秘秘书需在在传真中中注明，各各公司收收到传真真后，应应立刻以以传真形形式签收收，并由由秘书
9、在发发文单中中注明。3) 在北京的部部门及公公司，紧紧急文件件以传真真方式，一一般文件件以递送送方式，各各公司在在文件发发文单中中签收。若若由本公公司人员员代交，需需在发文文单中注注明。第十二条 发文的判行行权限：1) 以董事长署署名行文文者，应应送呈董董事长判判行。2) 加盖公司章章的发文文：应送送呈总裁裁判行。3) 若因紧急事事务，总总裁不在在的情况况下，可可由公司司主管行行政的副副总裁代代为判行行，但须须经总裁裁补签。4) 以各部门名名义发文文，无须须加盖公公章者，由由各部门门主管总总裁判行行。第十三条 传真发文管管理：公公司传真真由前台台负责，公公司所有有传真必必须在前前台登记记，未登
10、登记的传传真，前前台有权权拒绝发发送，且且可视为为未经公公司认可可的文件件。第十四条 收文：公司司收文由由前台负负责，发发往公司司的各类类文件均均由前台台进行登登记，公公司人员员若代为为公司传传送文件件，也应应首先将将文件交交与前台台，由前前台登记记。第十五条 收文管理程程序：1) 公文处理：公司的的所有收收文必须须登记，并并注明公公文转移移的去向向。前台台将公文文登记后后，交总总裁办公公室秘书书，由秘书书根据公公文内容容向各部部门及有有关领导导分发。若若秘书不能能判明，由由总裁办办公室主主任决定定。秘书书须将文文件内容容、收到到时间、去去向予以以登记，如如需存档档，秘书书要立刻刻办理文文件存
11、档档手续。2) 信函处理理： 指名营业、工工务、资资材及采采购人员员收受的的信函由由信封上上的记载载可认为为公务文文书者，应应视同公公务文书书拆封，如如系私事事，再予予发还；未能认认为公务务文书的的信函，经经其收信信人本人人拆封后后如系公公务文书书，应交交回前台台依公文文处理。 指名总裁助助理以上上人员的的信函，迳迳送其本本人，如如系公务务文书，再再交回前前台依公公文办理理。3）图书期期刊处理理：当日日的期刊刊报纸，由由前台放放于阅报报处，公公司员工工可自由由取阅，但但员工应应在阅后后及时放放回原处处，如需需摘要，需需采用复复印的形形式。专专业性的的报纸期期刊，由由前台每每月255日整理理一次
12、，统统一交秘秘书存档档。4） 声像材料的的处理；所有声声像材料料交由秘秘书处理理。5） 传真、电报报处理：传真、电电报视同同公文，依依公文原原则办理理。第十六条 收文处理要要点1) 遇有关系重重大足以以影响公公司权益益之重要要文件，秘书应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。2) 为利文书处处理并达达到分层负负责目的的，经办办人应就就内容要要点签拟拟意见或或选稿随随来文呈呈部门经经理核阅阅批办，各各主管人人员应对对文案注注明意见见，避免免只签名名而无意意见。第十七条 文件处理期期限1) 前台及秘书书收文时时，原则则上应随随到随送送，不得得积压，最最迟应于于文到一一小时内内送交有有关人员员。
13、2) 经办人员的的处理期期限。 急件、电报报、机密密文件等等应随到到随办，于于文到一一日内处处理完毕毕为原则则。 一般文件由由部门经经理指定定处理期期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。 来文定有答答复期限限者，应应尽力于于来文所所定期限限内处理理完毕。 计划、研究究、开发发、规章章修订、测测定、搜搜集资料料等特殊殊文件的的管理应应斟酌实实际需要要分别规规定其处处理期限限。3）文件归归档，应应日案日日清，最最迟不得得逾二日日。4）签呈及及传阅文文件：时时接时清清，接到到文件后后立刻签签呈或签签阅，最最迟不得得超过一一日。第十八条 档案管理：总裁办办公室秘秘书为公公司专职职档案管管理员
14、，负负责管理理公司的的全部档档案。各各部门可可设兼职职档案管管理员，负负责管理理各部门门的档案案。公司司档案原原则上均均交由总总裁办公公室负责责保管。文文件处理理完成后后，原稿稿由总裁裁办公室室归档，经经办部门门视实际际需要留留存复印印件。如如因业务务处理特特殊需要要，原稿稿须由经经办部门门保管者者，应经经秘书同意意后妥为为保存，秘书以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交秘书保存。第十九条 归档文件的的检查：1) 检查文件的的本文及及附件是是否完整整，如有有短少，应应即追查查归入。2) 文件的处理理手续是是否完备备，如有有遗漏，应应即退回回经办部部门补办办。3) 与本案
15、无关关的文件件或不应应随案归归档的文文件，应应即退回回经办部部门。第二十条 归档文件的的保存期期限：文件保保存期限限除政府府有关法法令或本本企业其其他规章章特定者者外，依依下列规规定办理理：1) 永久保存：1.公公司章程程；2.股东名名簿；33.规章章制度及及公司条条例；44.董事事会及股股东会纪纪录；55.财务务报表；6.政政府机关关核准文文件；77.不动动产所有有权证及其他他债权凭凭证；88.工程程设计图图；9.其他经经核定须须永久保保存的文文书。2) 10年保存存：1.预算、决决算书类类；2.会计凭凭证；33.事业业计划资资料；44.其他他经核定定须保存存10年年的文书书。3) 5年保存
16、：1.期期满或解解除之合合约；22.其他他经核定定保存55年的文文书。4) 1年保存：无长期期保存必必要者。5) 须销毁的文文件须经经总裁办办公室主主任批准准后，由由秘书负责责并派专专人监销销。第二十一条 档案文件的的调用：1) 各部门经办办人员因因业务需需要需调调阅档案案时，应应填具调卷单单经其部部门经理理批准后后由秘书书调阅。2) 秘书接到调卷单单经核查查后，取取出该项项档案，并并于调卷单单上填注注调阅的的具体文文件名称称、总份份数及借借出日期期，将档档案交与与调卷人人员。调卷单单则依预预定归还还日期之之先后整整理，以以备稽催催。3) 于档案室当当场借阅阅者，可可免填调卷单单。4) 档案归
17、还时时，经秘秘书核查查无误并于调卷单单填注归归还日期期及签字字确认后后，档案案即行归归入档夹夹。调卷单单由管档档人员留留存备查查。5) 档案的借阅阅时间最最长以一一周为限限，如有有特殊情情形欲延延长调阅阅期限时时，应按按调阅程程序重新新办理。6) 调卷人员对对于所调调案卷，不得得抽换增增损。7) 调卷人员调调阅档案案，应于于规定期期限内归归还，如如有其他他人员调调阅同一一档案时时，应重重新填写写“调卷卷单”不不得私自自授受。8) 调阅档案限限与经办办业务有有关者，如如调阅与与经办业业务无关关之档案案，需经经总裁办办公室主主任同意意。9) 公司总裁助助理以上上人员调调卷，由由秘书负责责填写“调调
18、卷单”。由由调卷人人员签字字确认。10) 公司重要档档案须经经总裁批准准后方可可调卷。第二十二条 声像档案管管理：声声像档案案一般由由录单带带、录像像带、摄摄像带、影影片(母母片)、照照片(含含底片)、各种种光电介介质等及及文字说说明两部部分组成成。第二十三条 声像档案是是本公司司档案的的组成部部分，由由总裁办办公室集集中统一一管理。第二十四条 声像档案种种类：1) 反映本公司司主要职职能活动动工作成成果和存存在问题题的声像像资料；2) 各级领导人人和著名名人物参参加的与与本公司司有关的的重大活活动的声声像资料料；3) 本公司有关关人员组组织或参参加的重重要会议议，会见见以及外外事活动动的声像像资料。4) 涉及本公司司权益的的声像资资料。5) 其它单位形形成的与与本公司司有关的的重要声声像资料料。6) 其它具有保保存价值值的声像像资料。第二十五条 电子文档管管理：公公司所有有的档案案应尽可可能制作作成电子子文档，电电子文档档与书面面文档及及其他形形式的文文档要分分别保存存。公司司总裁办办公室秘秘书负责责采用录录入、扫扫描的形形式完成成电子文文档的制制作。借借阅电子子文档的的程序同同借阅档档案。第二十六条 本规定自发发布之日日起生效效，修订订权、废废止权在在总裁办办公会议议，由总总裁办公公室负责责解释与与实施。